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En direct de la team Opentime...

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  1. Depuis 2013 Rémy Dupont, directeur de la production chez NPA Conseil, fait confiance à Opentime. Il nous en dit un peu plus sur son activité et son utilisation d'Opentime.

    Pouvez-vous me présenter votre activité et votre métier en quelques lignes ?

    NPA Conseil est un cabinet de conseil spécialisé sur les stratégies de développement des médias et services numériques. Nous intervenons auprès de nos clients par trois types de prestations : l’accompagnement stratégique et opérationnel, la publication d’études sectorielles et la formation professionnelle.

    Dans quelle mesure aviez-vous besoin d'un logiciel de gestion de temps et d'activités ?

    Les interventions de nos consultants sont facturées sur des bases journalières. Nous avions donc besoin d’un suivi régulier et précis des activités.

    Pourquoi avoir choisi Opentime ?

    Après un benchmark concurrentiel, la solution Opentime a été choisi pour sa simplicité de programmation et l’ergonomie utilisateur, son mode SaaS évitant toute installation logicielle sur notre système d’information et enfin la pré-programmation de rapport d’activités

    Au sein de votre entreprise, quels sont les modules que vous utilisez le plus souvent et pourquoi ?

    Tous les consultants réalisent leur saisie temps depuis leur poste de travail par une simple connexion internet. Les chefs d’équipes disposent de leurs propres vues et rapports d’activité. La direction de la production d’une vue sur l’ensemble de l’effectif. Les rapports sont mensuels et détaillés par rapprochement des consultants et des dossiers client sur lesquels ils interviennent. A la fin de chaque mission, un rapport de rentabilité est réalisé par rapprochement du devis et du bilan de production.

    Recommanderiez-vous le logiciel Opentime ?

    Pour une structure semblable à la nôtre d’une vingtaine de salariés, nous estimons qu’il s’agit d’une solution performante et économiquement satisfaisante. Nous serions donc à même de recommander l’utilisation d’Opentime pour optimiser la gestion de la production.

  2. Pour débuter ce joli mois de décembre, je vous propose de retracer les nouveautés de ces quelques dernières semaines. Dans l'ordre :

    • Résolution du problème sur la date de l'état plan de charge/utilisateur
    • Les notes de frais non confirmées ne sont plus modifiables sur le rapport "projet"
    • Possibilité de saisir du temps en minute
    • Les projets clôturés n'apparaissent plus dans le plan de charge
    • Meilleur prise en charge des évènements transformés en temps
    • Possibilité de créer des projets et sous projets automatiquement
    • Ajout de la couleur des projets dans les lignes de saisie de temps
    • Retouches ergonomiques sur les enregistrement des temps grâce à l'interface "avec glissière"
    • Amélioration des performances du calendrier

    Et pour ne pas déroger à nos bonnes habitudes, nous avons éliminé les méchants bugs.

  3. La grisaille arrive à grands pas... Alors ne nous laissons pas abattre et parlons nouveautés. Pour le mois d'octobre nous pouvons citer :

    • Ajout de la page d'affichage des résultats économiques d'une affaire en fonction des coûts salariaux
    • Mise à jour de la procédure d'import des temps via Excel
    • Commit rapide pour permettre d'afficher les pointages cible sur une semaine type
    • Ajout d'une nouvelle interface sur la saisie des temps : un système entièrement ajaxifié avec des glissières (sliders)

    Et comme à notre habitude, nous avons fait décamper nos chers bugs.

  4. C'est la rentrée chez Opentime, alors pas le temps de rêvasser et on vous raconte les nouveautés de ce mois !

    • Permettre de masquer les onglets dans le suivi pour ne garder que les pointages
    • Ajout de paramètres manquants dans certaines configurations
    • Mise en route des coûts par salarié
    • Amélioration de la compatibilité des appels de méthode statique avec des anciennes versions de PHP
    • Changement des critères pour les utilisateurs affichés par défaut
    • Ajout du choix de la journée à 7h24
    • Permettre de saisir le CA facturé avec le prévisionnel
    • Correction du bouton Se souvenir de moi sur la page de login

    Et bien sûr quelques bugs ont été balayés tendrement.

  5. Sous ce beau soleil d'août, je vous propose la liste des nouveautés apportées durant ces dernières semaines.

    • Meilleur gestion des contact de facturation
    • Remaniement sur la gestion des factures fournisseurs
    • Correction de la description des paramètres
    • Ajout de paramètres manquants dans la version française
    • Ajout du paramètre projectdetails_limited pour ne pas afficher les sous-projets sur l'avancement d'un projet
    • Ajout d'un tri des semaines types pour extraire directement la bonne date même quand elles ont été ajoutés dans un ordre aléatoire

    Et bien sûr quelques bugs ont été jetés à la poubelle sans ménagement.

  6. Nous sommes de retour avec les différents développement apportés sur le mois de juillet. Et non ce n'est pas encore les vacances ...

    • Meilleure prise en compte du type de "balance" pour le comptage des journées de congés
    • Evolution importante concernant l'affichage des absences dans le tableau de bord : il affiche désormais les jours "calculés" (en particulier pour les personnes à temps partiel avec des absences non-proratisées comme les congés payés)
    • Meilleur prise en compte du paramètre d'affichage d'un week-end
    • Correction d'une ancienne fonction de mise à jour
    • Ajout d'une option utilisateur pour le calcul du report annuel
    • Masquer les archives d'un nouveau contact (qui doivent rester vides)
    • Remise en route de la duplication d'un contact via l'entreprise
    • Prise en compte du filtre accès utilisateur et du report de temps dans la colonne écart
    • Prise en compte des heures de report négatives
      • Et bien sûr quelques méchants bugs ont été dézingués.

  7. « Comment réconcilier la gestion des temps avec les contraintes opérationnelles et fonctionnelles de l’entreprise ? »

    La gestion des temps est au cœur du fonctionnement de l’entreprise. Reflet de l’activité, du métier de cette dernière, son interdépendance avec les différentes fonctions de l’entreprise en fait un sujet qui mérite une forte attention. Autrefois appréhendée comme une tâche administrative fastidieuse dont la seule finalité était la paie, ce domaine devient aujourd’hui un réel enjeu stratégique, notamment en termes d’optimisation des processus, de maîtrise des coûts et de rentabilité.

    Le reste de l'article se trouve sur le blog RH chez bearingpoint.com. Bonne lecture et à bientôt !

  8. Malgré l'arrivée du beau temps, nous n'avons pas chômé sur Opentime. Voici les améliorations les plus significatives apportées durant ce premier mois d'été :

    • Ne pas compter les jours non travaillés quand le compteur d'annualisation est en « absence »
    • Afficher le détail des heures d'absences en fonction de l'unité de l'utilisateur
    • Création d'une interface « mobile »
    • Affichage d'un tableau avec les données pour le CIR
    • Permettre à un collaborateur de créer des clients et missions (avec les options permissions_manageallcustomers et permissions_manageallprojects)
    • Permettre le cumul des droits de congés sur l'année en cours et l'année suivante

    Et bien sûr quelques bugs ont été liquidés illico presto.

  9. Sans plus attendre, quelques améliorations apportées pendant le mois de mai.

    • Traduction du logiciel en portugais (pour le Portugal et le Brésil)
    • Création d'une interface avec une échelle de temps dans un menu déroulant pour la saisie
    • Blocage de l'archivage du dernier administrateur
    • Ajout d'un lien vers le calendrier d'un utilisateur afin améliorer l'ergonomie
    • Ajout du paramètre 'ext_estimates' pour permettre la simplification de l'interface
    • Amélioration du paramétrage pour les "crédits d'impôt"

    Et bien sûr quelques bugs ont été éradiqués avec perte et fracas...

  10. Quelques temps sans nouvelles du développement technique, il est temps de retracer mois par mois les nouveautés Opentime.

    Commençons par le mois d'avril.

    • Affichage du pays en plus de la langue dans la description d'une locale (pour distinguer les belges francophones par rapport aux flamands par exemple)
    • Simplification de la gestion des fichiers de configuration et de paramétrage
    • N'envoyer d'emails de validation de congés que si le statut de la demande a changé
    • Amélioration de l'adaptabilité du menu Etats et de ses sous-onglets
    • Rendre configurable l'adresse email pour demander de l'aide en ligne

    Et bien sûr un bon nombre de bugs s'en est allé...

  11. Selon l'IDC, le marché français du SaaS devrait représenter près de 1 800 millions d’euros en 2015. Chez No Parking le virage vers le full SaaS est aujourd'hui bien derrière nous. En effet, la balance entre les clients opentime.info (facturation trimestrielle) et opentime.fr (prélèvement automatique mensuelle) a tendance à s'équilibrer. On estime désormais que 40% de nos clients sont en mode SaaS. Force est de constater que les possibilités qu'offre le web ont fortement démocratisé le logiciel en tant que service.

    La bascule vers ce mode de fonctionnement simplifie énormément nos process en interne et procure des avantages non négligeables :

    • facilité d'installation des comptes opentime.fr
    • meilleure réactivité face aux problèmes de nos clients
    • diminution des créances clients

    Pour nos client, le SaaS offre plus de transparence :

    • pas de surprise sur la facture mensuelle
    • administration automatique de sa formule via son instance Opentime
    • accession automatique aux évolutions d'Opentime
    • pas d'engagement sur la durée
    • l'hébergement des données sécurisées

    Bien sûr, il est certain que des inconvénients au SaaS existent mais ils résultent souvent d'un manque de solidité de l'éditeur. Pour info : No Parking a récemment soufflé sa dixième bougie; résultante d'une longue expertise dans la gestion du temps.

  12. Depuis quelques jours, la page tarifs de notre site a évolué. En effet, nous avons complètement revu notre grille tarifaire pour Opentime. Ces derniers mois, notre solution n'a cessé de se développer mais il manquait encore une clarification de notre offre; plus à l'écoute des besoins de nos clients.

    Adieu le 15 € / mois / pers, Opentime se décline maintenant en 5 packs et 3 échelles de prix pour répondre encore mieux à toutes les problématiques :

    Le pack START

    Parfait pour les entreprises qui ont un besoin simple : gérer le temps des salariés. Ce pack, à 7 € / mois / pers, comprend les deux fonctionnalités principales d'Opentime (saisie du temps et création de clients & projets).

    Le pack FINANCIER

    Il comprend les fonctionnalités du pack START auxquelles on ajoute les modules de gestion financière de l'entreprise comme la gestion des notes de frais, la création de factures et devis, la comptabilité analytique ou encore le Crédit Impôt Recherche. Ce pack commence à 14 € / mois / pers.

    Le pack GESTION DE PROJET

    Comme son nom l'indique, ce pack est particulièrement adapté à la gestion de projet dans l'entreprise. En plus des fonctions du pack START, vous retrouvez tous les modules liés au pilotage des équipes comme les événements et rendez-vous sur le calendrier des utilisateurs, le planning des tâches par salarié ainsi que la création de plans de charge. Également à 14 € / mois / pers.

    Le pack RH

    Un pack orienté ressources humaines pour gérer les absences des utilisateurs et toutes les problématiques liées aux congés comme la récupération, les comptes épargne-temps ou l'annualisation du temps de travail. Ce pack permet également de mettre en place une pointeuse et de préparer des exports spécifiques vers des logiciels de paye. L'offre est elle aussi à 14 € / mois / pers.

    Le pack PREMIUM

    Pour les entreprises qui ont besoin de gérer plusieurs aspects. Ce pack comprend l'ensemble des modules d'Opentime sans aucune limitation. L'offre commence à 20 € / mois / pers.

    Et bien sûr, tous ces tarifs sont dégressifs à partir du 21ème utilisateur. Rendez-vous sur notre page tarifs pour en savoir plus et tester gratuitement Opentime pendant 30 jours !

    nouvelle tarification Opentime

  13. Votre entreprise a choisi Opentime pour suivre le temps des différents collaborateurs et piloter l'activité de l'entreprise au quotidien. Même si nous proposons dans nos tarifs la formation des utilisateurs, il n'est pas toujours évident de s'y retrouver quand on utilise Opentime pour la première fois. Voici donc notre Top 7 des choses à faire quand on découvre Opentime :

    1/ Se connecter

    La première chose est de rentrer dans la barre d'adresse lien pour se connecter à votre instance Opentime. Vous avez également du recevoir un nom d'utilisateur ainsi qu'un mot de passe pour vous connecter. Si vous avez perdu votre mot de passe, vous pouvez en demander un nouveau directement sur cette page. Les responsables de votre entreprise peuvent également vous communiquer un nouveau mot de passe :

    se connecter sur Opentime

    2/ Créer des Clients, des Projets, des Sous-Projets

    Une étape importante quand on arrive dans Opentime : la création de ses clients et projets.

    Il faut commencer par créer le Client. Cliquez l'onglet sur Clients > Nouveau et rentrez le nom de votre client dans le champ nom. Libre à vous de définir une description, un responsable, un avancement etc. Cliquez sur sauvegarder en bas de la page pour enregistrer:

    créer un client dans Opentime

    Une fois que le client est ajouté dans Opentime, il faut créer des projets relatifs à ce client. Le process est le même. Il faut cette fois se positionner sur l'onglet Projets > Nouveau et choisir le client sur le champ client/parent. Le champ nom sert cette fois-ci à définir du projet. Vous pouvez également directement choisir qui va travailler sur ce projet :

    créer un projet dans Opentime

    Pour les sous-projets, le principe est le même que pour les projets. On choisi le client et le projet parents tandis que le champ nom permettra de définir le nom du sous-projet.

    > Envie d'aller plus loin ? Retrouvez notre FAQ sur l'ajout de sous-projets de manière automatique.

    3/ Vérifier ses préférences

    Avant de commencer à utiliser le logiciel, il est important de passer par vos préférences pour vérifier si vos informations personnelles sont exactes. Rendez-vous sur Utilisateurs > Préférences :

    vérifier ses préférences sur Opentime

    Vous pourrez, en autres, consulter votre semaine type, votre métier, votre équipe ainsi que votre responsable. Si vous avez un accès « utilisateur » et que certaines informations sont erronées, reportez-vous à votre responsable qui sera en mesure de faire les modifications.

    > Envie d'aller plus loin ? Retrouvez notre FAQ sur les préférences utilisateurs dans Opentime.

    4/ Vérifier ses affectations

    Pour saisir son temps dans Opentime, il faut être affecté aux différents clients et projets de l'entreprise. Si vous cliquez sur Utilisateurs > Affectation, vous pourrez consulter les clients et projets sur lesquels vous êtes affectés. Votre responsable pourra, encore une fois, vous affecter et vous désaffecter en quelques clics :

    vérifier ses affectations sur Opentime

    5/ Saisir son temps

    La saisie du temps est certainement la partie la plus importante dans Opentime. Rassurez-vous, la saisie est extrêmement simple. Si vos préférences et vos affectations sont correctes, la saisie ne demande que quelques minutes par jour. Cliquez tout d'abord sur Utilisateurs > Temps. La page se décompte en plusieurs points :

    saisir son temps sur Opentime

    • la frise du mois en cours : elle vous indique l'état de votre saisie mensuelle (orange si du temps a été saisie, vert foncé si c'est validé et rouge si rien n'a été saisie).
    • le choix du client et du projet : via deux menus-déroulants et selon vos affectations (voir le point 3). Une fois que vous avez sélectionné vos projets, vous pouvez saisir votre temps dans les cases des jours de la semaine. Un passage par le bouton "sauvegarder" permet de bien prendre en compte votre saisie.
    • le comparatif entre quotidien et théorique : Opentime cumul votre saisie sur la semaine et la compare à votre semaine type (voir point 2). En fonction de ces totaux, vous pourrez valider ou non votre saisie.
    • la validation : valider son temps permet de clôturer définitivement sa saisie. En fonction des règles de votre entreprise, soit vous, soit votre responsable validera le temps saisie. De plus, la validation peut être possible même si votre total semaine ne correspond pas à votre semaine type.

    > Envie d'aller plus loin ? Retrouvez notre FAQ sur la saisie du temps dans Opentime.

    6/ Effectuer une demande de congés

    Avec Opentime, vous avez la possibilité de gérer vos congés. L'outil permet de faire une demande de congés très simplement. Premièrement, cliquez sur Utilisateurs > Congés. Il suffit de préciser sa période, le type de congé ainsi qu'un commentaire pour indiquer la nature du congé par exemple (ici "Vacances en Italie"). Une fois fait, cliquez sur "sauvegarder". Opentime vous demande alors de confirmer votre demande :

    demande de conges sur Opentime

    Le responsable des absences de votre entreprise est alors averti par mail de votre demande. Vous le serez également s'il décide de valider ou non votre demande. En fonction de cette décision, votre feuille de temps sera automatiquement remplie.

    Vous avez également à disposition sur l'onglet Informations le récapitulatif de vos congés acquis, pris et restants :

    consultation des congés sur Opentime

    > Envie d'aller plus loin ? Retrouvez notre FAQ sur la gestion des congés dans Opentime.

    7/ Exporter le temps passé par les utilisateurs au format Excel

    Opentime est maintenant en place depuis quelques temps au sein de votre structure et vous souhaiteriez commencer à générer des rapports sur le temps passé par les utilisateurs. Sur l'onglet États > Export Excel, vous pourrez générer des fichiers Excel selon plusieurs critères paramétrables. Vous pouvez dans un premier temps choisir la période ainsi que les utilisateurs et les clients qui vont rentrer dans ce rapport. Le dernier détail concerne le type de rapport (détails temps passés est le plus utilisé). Pour finir, il suffit de cliquer sur créer en bas de la page pour télécharger votre fichier :

    exporter le temps passé par les utilisateurs au format Excel

    > Envie d'aller plus loin ? Retrouvez notre FAQ sur la création de rapports d'activités dans Opentime.

  14. Pour ce deuxième mois d'hiver, nous continuons dans les fondations d'Opentime. Et à nouveau ce n'est pas très visible :

    • Finalisation des suppresssions de notices pour le passage à PHP5.3 et PHP5.4 en mode strict
    • Renforcement de la cohérence des objets bas niveau (Record et Collector pour ne pas citer leurs petits noms)
    • Retouches sur la gestion des factures
    • Mise en route d'un export des factures via l'API REST (avec OAuth2)
    • Ajout de raccourcis entre les évènements et les projets

    Et bien sûr quelques bugs ont été accompagnés jusqu'aux oubliettes...

  15. Pour ce premier mois d'hiver, les évolutions dans Opentime sont du genre "souterraines", nous avons effectués des remaniements en profondeur dans l'application. Rien de très visible cette fois :

    • Suppression de notices pour le passage à PHP5.3 et PHP5.4 en mode strict (c'est le plus underground des travaux du mois)
    • Passage de l'export Excel vers le BIG workbook pour exporter plus de données d'un coup
    • Ajout d'un paramètre pour gérer le port SMTP d'envoi d'email
    • Ajout d'une action pour dupliquer un devis
    • Préparation d'un API OAuth2 pour échanger les données (on en reparle le mois prochain)

    Et bien sûr quelques bugs ont été mis en charpie...

  16. Plusieurs approfondissements dans Opentime le mois dernier, on peut citer :

    • Ajout des types de factures, pour faire encore plus de statistiques
    • Ajout d'un nouvel rapport par utilisateur, le Compte-Rendu d'Activité
    • Mise en place du forfait jours pour les collaborateurs "cadre"

    Et bien sûr quelques bugs se sont joyeusement fait pulvérisés...

  17. De retour d'une formation Opentime chez un client à Aix en Provence. Profitons en pour exposer certaines questions et remarques qui nous ont été soumises concernant l'utilisation globale d'Opentime.

    La première concerne la notion d'accès. En effet, certaines personnes ayant un accès dirigeant ont souvent du mal à se représenter en tant que tel sur notre solution.

    Les différents utilisateurs ont accès à quoi sur Opentime ? Suis-je le seul à voir à ces données ? La notion d'accès permet donc d'apporter des réponses sur les droits des utilisateurs.

    On continue ensuite sur la création d'exports Excel. Certainement la fonctionnalité la plus importante d'Opentime. Que peux-ton exporter au format Excel ? A priori tout ! Du détail des temps passés par les utilisateurs à une liste de projets en passant par un détail des absences. De plus, depuis un certains temps, la notion d'export Excel s'est harmonisée sur Opentime avec une liste claire des types d'exports disponibles.

    La dernière grosse partie de cette formation a concerné « l'entretien » d'Opentime. Certains utilisateurs ont quitté l'entreprise, d'autres sont arrivés, des projets sont terminés alors que des nouveaux vont commencer. On peut facilement remettre de l'ordre dans les données du logiciel avec le principe d'archivage des utilisateurs et des différents projets qui ont besoin d'être clôturés. On insiste bien sur le terme "archivage" et non suppression. En effet, les données doivent pouvoir être à disposition des responsables s'ils le souhaitent.

    Une des grandes forces d'Opentime réside dans sa flexibilité. Les données et fonctionnalités sont toujours là, mais masquées. On permet à l'utilisateur de toujours retrouver les projets archivés en quelques clics.

  18. En route pour la Belgique : ce pourrait être le motto de ce mois de septembre. En amont de l'ouverture du site Opentime.be, c'est bien l'internationalisation qui aura été le focus principal de l'équipe. Il est désormais possible de choisir une langue pour l'affichage et surtout un pays pour le paramétrage (en particulier pour les congés).

    Et bien sûr quelques bugs se sont fait évincés proprement...

  19. Ce sont les passerelles pour plugin qui ont marqué Opentime pendant l'été : plus de possibilités sont désormais offertes pour ajouter des fonctionnalités externes pour Opentime.

    Parmi les autres nouveautés, nous pouvons quand même citer :

    • Forcer IE à sa version Edge via les headers
    • Permettre de pré-sélectionner les temps passés pour les mettre dans la saisie en cours
    • Simplification de l'ergonomie pour la gestion des tickets
    • Permettre le changement de la locale sur les dates
    • Accélerer le calcul du plan de charge sur l'avancement d'un projet
    • Préserver l'authentification via un cookie
    • Augmenter le nombre de colonnes dans les fichiers Excel par défaut
    • Amélioration des traductions (en anglais en particulier)

    Et bien sûr quelques bugs se sont fait renvoyés vers /dev/null...

  20. En mai dernier, Opentime devenait multilingue grâce à l'ajout d'un paramètre permettant aux utilisateurs de choisir un langage différent du français parmi l'anglais, l'italien, le néerlandais et même le français calédoniens. param locale_lang faisait donc son apparition dans les nombreux paramètres d'Opentime.

    Un premier pas vers l'international auquel s'ajoute aujourd'hui le lancement d'Opentime.be pour nos amis belges.

    Bien sûr, le site est totalement traduit en néerlandais mais ce n'est pas tout : depuis septembre, Sébastien a rejoint l'équipe No Parking dans le but de développer ce marché complètement nouveau pour nous. Venant lui-même de Belgique, Sébastien sera peut-être votre futur interlocuteur !

  21. Un des gros chantiers de 2013 chez No Parking est la mise en place d'une interface mobile pour Opentime. Sous la forme d'une web app, Opentime Mobile sera adapté à tous les types de smartphone. Chaque semaine, nous vous ferons découvrir l'avancement de ce projet jusqu'à son lancement officieux (pour les clients existants, fin juillet ?) puis officiel (via une annonce sur le site web, courant septembre).

    Voici le menu tel qu'il se présente pour l'instant. A ce stade, seules les icônes jaunes sont accessibles :

    Le calendrier affiche les différents éléments mois par mois. Un scroll automatique permet d'arriver directement à la date du jour. Les événements terminés sont sur fond grisé comme sur la version originale d'Opentime :

    Quand on clique sur un événement du calendrier, on accède à plus de détails avec notamment, le contact associé à l'événement :

    L'icône Contact affiche quand à lui tous les contacts triés par ordre alphabétique, par priorité de : Nom - Prénom - Société. Il est également possible de faire une recherche qui filtre les contacts de la liste :

    A la manière de l'événement, le clic sur un contact affiche plus d'éléments comme les événements associés à ce contact :

    La prochaine étape va consister à s'attaquer à la saisie des temps de manière à la rendre la plus simple et ergonomique possible. Mais patience, ce sujet fera l'objet d'un prochain billet...

  22. Nous continuons notre série de portraits des clients Opentime avec aujourd'hui Frank Carosi, Responsable du Système d'Information chez Pramex International.

    Bonjour Frank Carosi, vous travaillez chez Pramex International, pouvez-vous nous présenter votre entreprise ?

    Frank Carosi : Pramex International, filiale du BPCE, deuxième groupe bancaire en France, est le cabinet leader dans le conseil en implantation internationale des PME et ETI. Nos équipes, présentes sur les 15 principaux marchés mondiaux, accompagnent chaque année plus de 600 entreprises dans leur internationalisation par croissance externe ou par création de filiale.

    En quoi consiste votre travail au sein de Pramex International ?

    FC : Je suis Responsable du Système d’Information. Ma mission est d’aligner ce dernier avec la stratégie de l’entreprise. Pour Système d’information on entend l’ensemble des éléments participant à la gestion de l’information : l’infrastructure informatique (matérielle et logicielle), le personnel, les données et les procédures. Les principales activités que j’exerce sont :

    • L’étude des besoins des responsables métier de l’entreprise.
    • La maintenance évolutive de l’infrastructure informatique (matérielle et logicielle) de l’entreprise.
    • Le choix des sous-traitants et leur coordination.
    • L’encadrement des ressources internes et externes.
    • La veille technologique.

    D'où est venu la nécessité d'une solution de gestion du temps ?

    FC : De la nécessité de valoriser et optimiser le temps de travail de nos collaborateurs et accroitre la rentabilité de nos projets.

    Pourquoi avoir choisi Opentime ?

    FC : Pour son inventivité, sa souplesse et sa complétude fonctionnelle.

    Quelle(s) évolution(s) souhaiteriez-vous sur Opentime ?

    FC : En fait, nous avons déjà fait évoluer beaucoup Opentime depuis le début de notre collaboration. Disons que nous l’avons spécialisé en fonction de nos besoins.

  23. Un gros travail sur les performances a été réalisé sur Opentime le mois dernier. Grâce à l'outil XHProf, un benchmark a été réalisé sur certains parties de l'application : il aura revelé certains manquent sur des index dans la base de données.

    Parmi les autres nouveautés, nous pouvons quand même citer :

    • Dupliquer les affectations d'un autre collaborateur déjà existant
    • Mieux gérer les métiers dans certains exports Excel
    • Créer un export Excel avec les affectations
    • Afficher plus de détails lors d'un échect d'authentification

    Et bien sûr quelques bugs se sont fait annihilés...

  24. Voilà maintenant plus de 5 ans que TelNowEdge fait confiance à Opentime. Rencontre avec Bruno Guibert, président et directeur commercial.

    Bonjour Bruno Guibert, pouvez-vous nous parler pour commencer de TelNowEdge ?

    Bruno Guibert : TelNowEdge, éditeur de la solution de "téléphonie managée" leader du marché des appliances logicielles virtuelles qui permet de bénéficier des avantages de la ToIP tout en maîtrisant les besoins critiques des communications unifiées. Dans un contexte d’évolution constante des technologies au service de la téléphonie, TelNowEdge aide les entreprises à améliorer la qualité de leur système de télécommunications, tout en optimisant le coût total d’opérations.

    Et quel est votre travail au sein de TelNowEdge ?

    BG : Je suis Président et Directeur Commercial. Je dirige la politique générale de l'entreprise en relation avec le responsable de la ligne de produit et le directeur technique.

    Comment en arriver à vouloir mettre en place une solution de gestion du temps ?

    BG : A la création de la société, sous l'influence de mon expérience passée, suivant l'adage : "We believe that measurement is the foundation of learning, and that learning is the force that provides continuous quality improvements". Autrement dit : on ne peut progresser dans le monde de demain qu'en se mesurant au quotidien.

    Pourquoi avoir choisi Opentime ?

    BG : Opentime nous a été recommandé par nos amis, voisins, colocataires ou partenaires comme IVèS. ndlr : IVèS est client d'Opentime depuis plus de 6 ans maintenant

    Quelle(s) évolution(s) souhaiteriez-vous sur Opentime ?

    BG : M. Penet a développé un module tickets/actions début 2010 à la demande de Telnowedge. L'idéal serait d'avoir :

    • un couplage email vers le client
    • une génération automatique de ticket sur réception de mail client
    • le décompte automatique du temps passé par ticket

  25. Ce mois-ci, Opentime accueille au sein de ces nouveaux utilisateurs l'entreprise SpeakyPlanet. Estelle Jollivet nous raconte l'histoire de son entreprise et la nécessité de mettre en place un logiciel de gestion du temps et de suivi des activités.

    Pouvez-nous nous parler de SpeakyPlanet ?

    Estelle Jollivet : SpeakyPlanet est un site internet pour apprendre l'anglais aux enfants de primaire et début collège. Pour qu'apprentissage rime avec plaisir, nous privilégions une approche ludique en proposant 3 nouveaux jeux par mois (plus d'une soixantaine sont déjà en ligne), et des fonctionnalités ludiques (classement, médailles à collectionner) ou plus sérieuses (dico interactif, suivi de progrès). Nous organisons également des jeux-concours plusieurs fois par semaine. SpeakyPlanet compte plusieurs milliers d'abonnés et est présent sur plusieurs pays francophones : France évidemment, mais aussi Canada, Belgique et Suisse.

    En quoi consiste votre travail au sein de SpeakyPlanet ?

    E.J : Je suis cofondatrice de SpeakyPlanet et chef de projet. Mon rôle est de concevoir nos différents contenus, rédiger les cahiers des charges, organiser le travail de chacun et assurer le suivi de production. En plus de tout ça, j'interviens sur différentes tâches : conception de supports de communication, illustration de jeux, partenariats et relation avec la presse, et un peu d'administratif également...

    D'où est venu la nécessité d'une solution de gestion de temps ?

    E.J : La gestion de temps, c'est tout nouveau pour nous. C'est notre comptable qui nous y a poussé : nous avons besoin de déterminer précisément le coût de chaque jeu et de chaque fonctionnalité que nous produisons afin de pouvoir les valoriser et les amortir dans notre bilan.

    Pourquoi avoir choisi Opentime ?

    E.J : J'ai été séduite par l'ergonomie conviviale d'Opentime, et par la possibilité d'utiliser uniquement les outils dont nous avons besoin, en masquant les autres. Le contact téléphonique et la formation que nous avons reçue dans nos locaux ont été parfaits pour démarrer. Et le prix est très abordable pour une start-up comme la nôtre.

  26. Les articles traitants de la gestion du temps et des activités dans les entreprises sont assez rares et souvent peu pertinents. Heureusement, certains restent intéressant à parcourir. Celui-ci date de 3 ans déjà mais explique clairement toute la problématique en amont de la mise en place d'une solution de gestion des temps et de suivi d'activités.

    Les auteurs soulignent trois facteurs primordiaux à résoudre :

    • l’intégration globale des données disséminées dans le système d’information.
    • l’ergonomie globale de la solution doit être intuitive et ne pas nécessiter des semaines de formation. Ces systèmes sont destinés au plus grand nombre, des personnes qui ne sont pas des pros de l’informatique mais ont besoin d’accéder à l’information.
    • l’adaptabilité de la solution car la législation et l’organisation des sociétés changent. Le système doit être malléable et évolutif.

    L'article prône également le mode SaaS même si il est vrai qu'il est difficile à mettre en place pour certaines grosses structures qui préfèrent un mode de fonctionnement plus "interne".

    Néanmoins, on remarque que si le travail en amont (à savoir la mise en place) a été correctement effectué, le retour sur investissement est significatif.

  27. Un petit mois en terme de nouveautés dans Opentime. Le temps a été largement consacré à des mises en production de développement spécifique (chez Pramex et GrDF en particulier).

    Parmi les autres nouveautés, nous pouvons quand même citer :

    • Permettre de masquer les métiers via la configuration
    • Ajouter des "hooks" avant l'affichage d'une page pour faciliter le spécifique
    • Utiliser des DECIMAL(13,6) plutôt que des FLOAT(13,6) (pour faciliter le multi-devises)
    • Tansférer les heures supplémentaires vers un compteur spécifique directement depuis la validation d'une semaine
    • Préparer les nouveaux filtres pour la facturation

    Et bien sûr quelques bugs se sont fait balayés...

  28. Quand des entreprises nous contactent pour Opentime, le processus standard consiste à :

    • envoyer notre plaquette ainsi que notre étude sur la gestion du temps
    • proposer une démonstration gratuite par téléphone via la souscription à notre période d'essai de 30 jours

    Grâce aux comptes d'essai, les utilisateurs ont accès à toutes les fonctionnalités d'Opentime. L'objectif est de les accompagner dans la découverte du logiciel à travers une démonstration téléphonique.

    Mais bien souvent, l'étape de la démo par téléphone ne suffit pas pour se faire une idée des possibilités d'Opentime. C'est pourquoi, nous nous efforçons de toujours proposer une deuxième démonstration "face à face"; généralement dans les locaux du demandeur. Questions/Réponses du tac au tac, paramétrage instantané, travaux pratiques et discussions sur les besoins de l'entreprise, tout les sujets sont abordés. Une manière d'explorer le logiciel plus en profondeur.

    De là découle également les 3 demi-journées de formation utilisateur incluses dans nos tarifs. Nous mettons un point d'honneur au suivi pour que chaque utilisateur puisse utiliser Opentime à 100% et dans les meilleures conditions possibles.

  29. Au délà du Crédit Impôt Rercherche, il existe d'autres mécanismes pour améliorer le bilan d'une entreprise d'éditions de logiciel : faire apparaître à l'actif de la société le développement dudit logiciel.

    A partir du moment où certaines conditions sont réunies (le projet est considéré par l'entité comme ayant de sérieuses chances de réussite technique et de rentabilité commerciale et l'entité manifeste sa volonté de produire le logiciel concerné et de s'en servir durablement pour les besoins de la clientèle et identifie les ressources humaines et techniques qui seront mises en oeuvre), une immobilisation incorporelle (ou production immobilisée) peut être effectuée. Il suffit alors d'ajouter une écriture comptable avec le coût de production, ceux liés à la conception, à la programmation, à la réalisation des tests et jeux d'essais et à l'élaboration de la documentation technique. Cela peut faire des montants substantiels. Bien sûr il restera l'amortissement de deux ou trois ans !

    Et quand les chiffres sont appuyés par des temps précis, parce que déclarés dans votre instance d'Opentime par exemple, c'est encore plus facile de glisser ça à votre expert-comptable. Même si un collaborateur s'en va en cours d'année, ce fut le cas chez nous cette année, ses saisies restent accessibles facilement !

  30. Parfois, les entreprises ou les associations qui nous contactent s’étonnent quand vient le moment où nous leur annonçons qu'Opentime est sans engagement.

    La réponse la plus drôle est certainement « mais vous arrivez à survivre comme ça ? »

    Et oui, le fait est que cela fait maintenant plus de 9 ans qu'Opentime se développe au quotidien. Les demandes spécifiques deviennent génériques, les évolutions deviennent des fonctionnalités en plus. Ce n'est pas pour rien qu'Opentime propose plus de 300 clés de paramétrage.

    L'expérience dans notre domaine, la personnalisation du produit, les multiples fonctionnalités font que nous sommes sûr de ce que nous proposons. C'est vrai d'autant plus qu'au moment de signer le contrat sans engagement chaque client a déjà fait l'effort d'ajouter ses salariés et ses projets.

    Pourquoi ne pas demander une démonstration en ligne gratuite pour vous en apercevoir vous-mêmes ?

  31. Le grand chantier du mois d'avril 2013 aura été la gestion des devises pour les clients qui travaillent dans plusieurs pays. Il est désormais possible d'affecter une devise en particulier à chaque projet : tous les éléments financiers seront alors caculés dans cette devise spécifique. La consolidation se faisant dans la devise standard d'Opentime (en général en Euros).

    Parmi les autres nouveautés, nous pouvons citer :

    • Masquer la couleur verte 'validée' sur le timeline de la pointeuse qui n'a pas de sens
    • Afficher le détail de la semaine type en fonction de l'unité de temps du collaborateur
    • Retouche sur l'interface de la saisie avec une pointeuse
    • Sélection automatiques des utilisateurs en fonction de leur département
    • Validation au dimanche si la semaine a été complété jusqu'au vendredi
    • Arrivée progressive du "survol des projets" pour accélerer l'affichage du menu "Suivi"
    • Remaniement sur les notes de frais

    Et bien sûr quelques bugs se sont fait dégommés...

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