Blog

En direct de la team Opentime...

Comment intégrer des nouveaux collaborateurs à distance ?

Nous faisons face à une période relativement compliquée dans laquelle il faut développer de nouvelles compétences et s’adapter. Si le télétravail va et vient en fonction des entreprises, il y en a bon nombre pour lesquelles il est aujourd’hui de mise au moins 2 jours par semaine.

Cette vague de télétravail ne sous-entend pourtant pas que l’on doit délaisser ses collaborateurs ou salariés ! S’il y en a pour qui il peut être encore plus difficile ce sont les nouveaux arrivants, qui doivent s’intégrer dans un domaine, un secteur, une entreprise sans en connaitre les pratiques, les coutumes et la manière de travailler à distance.

Le télétravail n’est pourtant pas voué à disparaitre puisque sous plein d’aspects il peut être bénéfique et valorisant dans vos équipes !

Mais alors comment faire pour intégrer ces nouveaux arrivants tout en restant à distance ou en ayant une partie de l’équipe à distance ?

Recréer virtuellement une expérience

Cette expérience humaine est importante pour deux raisons. La première est qu’une mauvaise intégration d’un employé a des conséquences sur son moral et joue sur son efficacité ainsi que sa volonté à rester dans l’entreprise. La seconde est bien sur que cette intégration a un fort impact sur votre marque employeur, ce qui vous facilitera ensuite la tâche pour avoir de nouveaux collaborateurs compétents.

Digitaliser le cycle d’intégration

L’onboarding doit se faire digitalement comme il aurait pu avoir lieu en présentiel avec des étapes, un guide, un standard. Il ne doit pas disparaitre pour cause de travail à distance même s’il peut se concentrer sur l’essentiel au lieu de durer plusieurs jours comme c’était le cas auparavant. Pour faciliter la mise en place de cet onboarding digital, il est recommandé de regrouper les dates d’arrivée des nouveaux entrants pour le réaliser à plusieurs. Première étape digitale, celle de la réunion de présentation qui peut tout à fait avoir lieu en visioconférence grâce aux outils Zoom ou Meets par exemple. La visite des locaux peut avoir lieu à distance également avec une vidéo préenregistrée si possible en 360 degrés pour rendre le tout plus vivant.

Digitaliser ses évènements et formations

Il s’agit ici de choisir une ou plusieurs plateformes adaptées à vos besoins. Cela peut tout aussi bien être une plateforme de webinar, les réseaux sociaux, ou une application. Pour les évènements, les possibilités sont variées en fonction de la créativité que vous souhaitez y mettre ! Si vous avez l’habitude d’organiser des évènements originaux tels que des jeux d’équipe par exemple, il existe des plateformes d’évènements comme des sites d’escape game qui pourront renforcer l’esprit d’équipe de vos collaborateurs. Le fait de passer certaines des formations en digital est également un atout puisque cela permet de les ancrer dans la durée et dans la simplicité pour les salariés qui seront intégrés par le futur en télétravail ou sur un autre site.

Utiliser des applications et des logiciels de suivi

L’utilisation de logiciels de gestion permet de simplifier l’organisation à distance. Les nouveaux collaborateurs pourront plus facilement se rendre compte de l’organisation interne et des projets. Opentime permet ainsi d’organiser le temps de travail, de suivre les taches en cours et de garder un lien sur le travail de l’équipe et les projets. La team Opentime prévoit également la possibilité d’organiser des formations sur le logiciel si vous intégrez plusieurs collaborateurs à la fois et que vous souhaitez une formation complète sur son utilisation !

Communiquer un maximum

Organiser une visioconférence peut permettre de se comprendre plus facilement et plus rapidement que d’accumuler les emails d’incompréhension ! Le fait de communiquer a plusieurs objectifs, celui d’avancer sur des projets bien sur mais également de conserver ou créer le lien social et de mettre en confiance. Il est conseillé d’appeler directement les membres d’une équipe lorsqu’un échange par mails ou messages dure plus de 5 minutes à la suite par exemple.

Assurer l’interactivité

L’interactivité a pour objectif principal de créer un sentiment d’appartenance au sein d’une équipe. Pour cela, lors de l’onboarding d’un collaborateur, il peut être pertinent de le faire participer aux réunions d’équipe via visioconférence, même s’il n’a rien d’engageant à dire lors de ces réunions. Il s’agira ici de lui donner une idée du fonctionnement de l’équipe en action et des relations interpersonnelles. Lors des premiers jours d’un salarié entrant, vous pouvez également demander à votre équipe de lui envoyer des messages de présentation pour le mettre en confiance.

Assurer le partage d’informations

Un point majeur du télétravail est de s’assurer de favoriser au maximum des bonnes conditions de travail à domicile. Cela passe par la mise à disposition de matériel informatique mais également par le partage d’informations. En effet, toutes les informations nécessaires doivent être disponibles pour le nouveau salarié ! Vous pouvez pour cela dresser une liste des personnes à qui il doit s’adresser pour obtenir ces informations ou lui attribuer un référent qui sera en charge de lui indiquer qui contacter, de quelle manière et de faire des points fréquents avec lui.

Ça y est, vous êtes fin prêts à intégrer de nouveaux collaborateurs en temps de télétravail ! Et surtout, n’hésitez pas à en faire plus que d’habitude, ce ne sera jamais trop pour créer une nouvelle relation de travail efficace et enrichissante 😉

Publication initiale le 28/10/2020
Dernière mise à jour le 01/12/2020