La Robotic Process Automation (RPA) - en français automatisation des procédures par la robotique - prend de l’ampleur depuis quelques années.

Propulsée dans les questionnements internes des entreprises avec la crise sanitaire en raison des bouleversements dus à l’hybridation du travail, elle est aujourd’hui un sujet pour un grand nombre de métiers.

L’institut Mazars a récemment publié les résultats de son étude annuelle sur l’automatisation des processus qui évoque l’importance de la fonction RH dans la mise en place de la RPA.

Un engouement pour la RPA

La RPA consiste à développer des robots logiciels avec une faculté d’apprentissage pour pouvoir reproduire des tâches plus ou moins similaires dans le temps. Il s’agit d’un assistant à l’humain qui est capable de réaliser du travail numérique ou manuel si les tâches sont configurées et répétitives.

Lorsque que la tâche demande de la créativité ou de la déduction, le robot va s’arrêter et effectuer les règles de gestion d’une erreur qui lui auront été prédéfinies. Cette automatisation touche différents métiers : la finance, la santé, les ressources humaines… Il peut s’agir de tâches aussi simples que l’envoi d’un courrier automatique ou plus complexes comme le traitement de données multiples et la gestion de l’expérience client.

En 2013, McKinsey publiait une étude sur les avancées technologiques qui auraient le plus d’impact sur le remodelage de la société d’ici 2025. Les technologies d’automatisation, dont la RPA étaient déjà classées en cinquième position après le cloud ou l’internet mobile.

L’étude de 2021 de l’institut Mazars démontre que les managers d'entreprises « ayant déjà mis en œuvre un projet de RPA déclarent pour 72% d’entre eux que les réactions des collaborateurs ont été positives à la suite du déploiement des robots. Ce taux de satisfaction monte jusqu’à 77% pour les ETI et grandes entreprises. »

D’après cette étude, si les attentes sont fortes pour ces entreprises lors de l’investissement dans la RPA, le retour sur investissement se fait sentir en moins d’un an avec une amélioration de l’environnement de travail pour 90% des personnes interviewées, de la productivité pour 69% et une montée en compétences pour 59%.

Selon l’institut Gartner, 90% des grandes entreprises auront mis en place au moins un projet de petite taille d’automatisation par la RPA avant l’année prochaine.

Amélioration de la QVT

Un des atouts de l’automatisation des processus est celui de l’amélioration du bien-être des travailleurs. En effet, si la RPA a un impact sur la transformation digitale des entreprises puisqu’elle permet d’automatiser la gestion des données et autres processus informatiques, elle libère également les employés de tâches répétitives à faible valeur ajoutée.

Selon l’étude de l’institut Mazars, « 90% des répondants estiment que les projets de robotisation répondent aux attentes des collaborateurs en matière d’amélioration de leur environnement de travail digital, sans doute car l’outil contribue, pour 77% des répondants des ETI et grandes entreprises, à diminuer les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, à sauver du temps ou tout simplement à faciliter le quotidien. »

Il s’agit généralement d’automatiser une partie seulement des processus qui demande peu de créativité et de savoir faire spécifique. L’assistant permet alors de libérer du temps pour d’autres activités au sein du même métier.

Le rôle des ressources humaines

Les responsables des ressources humaines occupent un rôle majeur dans la mise en place de ces technologies. Il s’agit dans un premier temps pour la fonction RH d’être présente lors de l’identification des besoins liés à la RPA. L’automatisation ne doit être mise en place que dans un cas spécifique ou l’on identifie des besoins liés au contexte de l'entreprise et différents critères de faisabilité : les tâches doivent par exemple être répétitives avec des données numériques structurées.

Une collaboration doit également se mettre en place entre la DSI, les métiers concernés et les RH.

Il s’agit d’embarquer non seulement les différents métiers de l’entreprise mais également l'ensemble des utilisateurs pour s’assurer de ne pas avoir de bloquage de la part des employés qui ne seraient pas en accord avec ce nouveau fonctionnement.

Les ressources humaines vont alors avoir un rôle clé d’accompagnement au changement pour s’assurer d’une adoption globale. « Plus de 55% des répondants [de l’étude Mazars] estiment que cette fonction doit être impliquée dans la conduite d’un projet d’automatisation. »

Pour finir, le rôle de la robotique n’est pas de remplacer tous les métiers de l’entreprise. Ainsi, la fonction RH participe à la réévaluation des processus métiers qui vont évoluer suite à cette mise en place. De nouveaux besoins en compétences se feront sentir de la part des collaborateurs !

Cette robotisation vient également se complexifier avec la mise en place du télétravail qui est à la fois un facteur et une limite de la RPA puisque le travail à distance fait évoluer l'environnement numérique des collaborateurs.

Une bonne prise en compte des risques

Un des risques de la mise en place de la RPA est de perdre des compétences et des possibilités d'amélioration. Automatiser une partie des processus ne doit toutefois pas figer les processus dans le marbre. En effet, si les processus sont totalement figés, ils risquent de devenir obsolètes et plus aucun collaborateur ne fera attention à leur amélioration...

Si on prend l'exemple de l'automatisation de la production de rapports, certains documents peuvent être émis chaque année grâce à la robotique alors qu'ils n'apportent plus rien à personne au sein de l'entreprise. Il s'agit donc non pas d'une perte d'énergie pour un collaborateur mais d'une automatisation inutile sur une tâche obsolète !

Un second point essentiel qui doit etre pris en compte lors de la mise en place de l'automatisation est la perte de savoirs. Si une tâche est automatisée et que les salariés évoluent au sein de l'entreprise, en interne ou en externe, il y a un risque de perdre des compétences que ce soit au niveau de la tâche qui a été automatisée ou de tous les savoirs qui l'entourent.

Si cette logique d'automatisation par la robotique prend de l'ampleur, il existe également d'autres possibilités d'amélioration des processus pour les simplifier et pour faciliter l'accompagnement. Dans le cadre des ressources humaines ou de la finance par exemple, il peut s'agir de l'utilisation de logiciels de gestion pour faciliter les différents processus en interne souvent réalisés à partir d'un document Excel. En plus de faciliter ces processus et de libérer les collaborateurs de tâches répétitives, il s'agit aussi d'utiliser ces systèmes pour éviter des erreurs dans la saisie ou l'utilisation des données.