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  1. Depuis 2018, avec la mise en place de la RGPD, la sécurité des données est un sujet qui refait fréquemment surface parmi les problématiques d'actualité.

    La crise sanitaire a elle aussi attiré l'attention sur quelques questions de protection des données !

    Au coeur de l'actualité ces derniers jours, l'application gouvernementale TousAntiCovid Vérif qui permet de lire le QR Code des employés devant justifier d'un pass sanitaire. Dans un souci de respect des données personnelles, celles-ci n'apparaissent que partiellement à la lecture du QR Code et elles ne peuvent pas être conservées par l'employeur même s'il s'agit d'un vaccin ce qui complique parfois la gestion des RH.

    Si la protection des données s'applique aux informations sur les salariés, elle concerne également les données de l'entreprise visibles par les salariés. Avec la montée du télétravail permanent, de nouvelles règles sont de mise pour garantir leur sécurité...

    Sécurité des données et télétravail

    Si une partie des salariés souhaite désormais travailler à domicile un ou plusieurs jours par semaine, les conditions de sécurité de l'équipement informatique ne sont pas toujours optimales. En effet, dans certaines entreprises, il est possible d'obtenir un PC portable professionnel mais dans les petites entreprises ce n'est pas toujours possible. Il est alors nécessaire d'avoir sur votre ordinateur personnel des outils performants pour faire face aux risques de sécurité sur des fichiers professionnels et parfois confidentiels.

    En dehors de cette question de sécurité, de nombreuses entreprises se questionnent sur le confort de l'expérience utilisateur quand il s'agit de travailler à domicile.

    Selon une enquête menée par Enterprise Management Associates (EMA) en Europe et aux USA en 2021 et évoquée dans un article de Le MagIT, « les équipes réseau des entreprises prennent en ce moment même des mesures pour formaliser l’architecture réseau du télétravail. L’enjeu de fournir à domicile une expérience utilisateur comparable à celle du travail dans les locaux de l’entreprise préoccupe 90,7 % des 312 DSI interrogés ».

    La loi RGPD et les outils adaptés

    Il existe depuis Mai 2018 un Règlement Général, le RGPD qui régit les normes de protection des données à caractère personnel sur tout le territoire européen. Comme le soulignait à l'époque la Commission Européenne, les règles ne s’appliquent pas aux données traitées par une personne à des fins purement personnelles ou dans le cadre d’une activité domestique [...]. Lorsqu'une personne utilise les données à caractère personnel en dehors de la « sphère privée », par exemple dans le cadre d’activités sociales et culturelles ou financières, elle est alors tenue de respecter la législation en matière de protection des données.

    Au sein de l'entreprise, des obligations sur le traitement des informations personnelles découlent de ce règlement universel ce qui nécessite pour l'employeur de garantir même en télétravail la protection informatique des données manipulées par les salariés.

    La mise en place rapide et généralisée du cloud et d'autres outils pour faciliter l'accès aux données face au télétravail d'urgence créée de nouvelles menaces. Pour l'instant, aucune nouvelle réglementation généralisée n'a été réalisée concernant le sujet spécifique du télétravail mais chaque entreprise ou groupement d'entreprise peut décider de formuler de nouvelles règles pour l'encadrer.

    Dans une note publiée en 2020 suite à l'obligation de télétravail, la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) apportait différentes recommandations aux entreprises. Il est préférable, pour limiter les risques, d'équiper « tous les postes de travail de vos salariés au minimum d'un pare-feu, d'un anti-virus et d'un outil de blocage de l'accès aux sites malveillants ». La mise en place d'un VPN et d'une charte de sécurité spécialisée au cadre du télétravail peuvent également jouer un rôle clé dans votre protection des données.

    En parallèle de ces actions techniques, il est nécessaire de sensibiliser et de former les collaborateurs puisqu'ils seront les premiers confrontés à certaines attaques. Il peut s'agir de formations sur la nécessité de mise à jour des mots de passes ou la possibilité d'impression et de conservation de différents documents comportant des données personnelles.

    Outre les actions de la part des entreprises, il s'agit également d'une implication de la part des prestataires de services informatiques et d'applications pour fournir des outils sécurisés aux entreprises. Que ce soit des outils comptables, RH ou de CRM, ils regroupent de nombreuses informations nécessitant une protection.

    En tant que logiciel en ligne de gestion du temps et de l'activité, Opentime héberge par exemple un flux important de données à caractère personnel. Ces données se doivent donc d'être stockées en France sur des serveurs sécurisés et chiffrés. En outre les utilisateurs peuvent bénéficier d'un SSO (ie. Single Sign-On) pour éviter qu'un nouveau mot de passe ne les encombrent : une des nombreuses options de sécurisation disponible.

  2. Le mois d'Août touche à sa fin. C'est l'heure de préparer la rentrée et de faire un résumé de l'été.

    Voici ce que la team Opentime a ajouté sur le logiciel ce mois-ci !

    • Nouvelle page de gestion des jours fériés
    • Amélioration du reporting Excel "liste des utilisateurs" avec l’ajout du champ Pôle Métier et Temps par semaine
    • Possibilité - pour un salarié - d’exporter les données sur plusieurs mois
    • Meilleur suivi des demandes de validation du temps

    Nous avons également éliminé quelques bugs remontés par vos soins.


    Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous suivre sur les réseaux Twitter et LinkedIn pour plus de news sur Opentime...

    Nous vous souhaitons à tous une belle rentrée !

  3. Alors que l'on parle #Covid22 sur Twitter, que certains sont encore en vacances au soleil et que les enfants se préparent à retourner à l'école, la rentrée approche à grands pas... Et avec elle son lot de pratiques émergentes et de nouveautés au travail.

    Comment bien préparer la rentrée en entreprise ? Comment arriver sereins au bureau en septembre?

    Un nouveau rythme de travail pour vos équipes

    Une partie d’entre vous adopte sans doute déjà depuis quelques mois un rythme nouveau avec des salariés en travail hybride et d'autres totalement de retour au bureau.

    Si ce n’est pas le cas, la rentrée est l’occasion d’optimiser le rythme de travail de vos salariés en fonction des différentes possibilités actuelles.

    Parmi celles-ci, celle de la normalisation du travail hybride qui mixe quelques jours en présentiel et quelques jours en distanciel en fonction des tâches à accomplir en équipe ou avec le matériel disponible sur le lieu de travail/

    42% des salariés français souhaitent ainsi « une meilleure prise en compte de l’hybridation des modes de travail (présentiel, distanciel) » d’après une enquête de l’entreprise Génie des Lieux publiée le 25 mai dernier.

    Les salariés y voient une possibilité de mieux gérer leur temps, leurs tâches et d’améliorer leur qualité de vie au travail.

    Une seconde pratique émergente en cette période de reprise de l’activité post covid est celle des horaires de travail flexibles.

    Cette solution répond à des problématiques de qualité de vie au travail et de productivité.

    Ainsi différentes entreprises mettent en place une plage horaire fixe de quelques heures par jour (4 par exemple) afin de côtoyer les autres membres de l’équipe. Autour de cette plage horaire, il est possible pour chacun de choisir les jours où il souhaite travailler tant que les tâches et/ou le nombre d’heure total est accompli.

    Cette pratique répond à des envies et besoins nés des longues périodes de confinement avec des horaires parfois décalés qui ont permis à chacun de se rendre compte de leur propre productivité pas nécessairement liée aux horaires.

    La gestion du vaccin et du pass sanitaire

    Contrairement aux Etats-Unis, en France, il n'est pas possible pour l'employeur de rendre le vaccin obligatoire à proprement parler. En effet, de l'autre coté de l'Atlantique, des entreprises comme Google, Facebook ou United Airlines réclament à leurs employés une preuve de vaccination pour pouvoir revenir au bureau, au risque de perdre leur emploi.

    En France, si le Pass sanitaire est obligatoire dans certains secteurs, il s'agit plus d'inciter à la vaccination que de l’obliger.

    Au travail comme en dehors le pass sanitaire est un document qui justifie :

    • De la réalisation d’un schéma vaccinal complet contre le coronavirus
    • Ou d'un « test RT-PCR ou antigénique positif attestant du rétablissement de la Covid-19, datant d'au moins 11 jours et de moins de 6 mois »
    • Ou d’un test négatif

    Le pass s’applique pour les salariés travaillant avec du public à partir du 30 août et jusqu’au 15 novembre. Les salariés devront présenter un pass sanitaire valide dans tous les lieux où il est actuellement demandé au public, établissements recevant plus de 50 personnes.

    La vaccination est tout de même obligatoire en France pour le personnel du milieu de la santé, avec une preuve à présenter d’ici le 15 septembre.

    Pour plus de détails sur le pass sanitaire en entreprise, consultez notre article sur le sujet.

    Recréer du lien

    Avec le télétravail de plus en plus présent, de nombreuses entreprises notent une baisse des relations d’échange entre les salariés.

    Cette rentrée est l’occasion d’agir sur ces liens pour rapprocher les membres de votre équipe.

    Les outils numériques tels que les mails, le téléphone portable, les réseaux sociaux mais aussi les outils collaboratifs et les applications de communication sont de plus en plus utilisés. La communication est un élément clé pour le bien-être des membres d’une équipe. Cette communication est également importante entre les personnes présentes au bureau et celles à distance si vous êtes en fonctionnement hybride puisque certaines discussions informelles mais majeures peuvent échapper aux salariés non présents qui se sentent rejetés ou pas à la page dans leurs actions.

    Utiliser un outil comme Element, une application de messagerie collaborative, décentralisée et chiffrée (Matrix), peut être une bonne solution. Element permet la création de salons pour les discussions par équipes ou en privé. En France, Tchap - la messagerie instantanée sécurisée de l'Etat français - utilise ce système.

    La rentrée peut également permettre d’organiser un évènement qui fasse revenir tous les membres de l’équipe au bureau un même jour comme un repas ou un atelier de team building afin de favoriser la cohésion.

    Faire un point sur votre organisation

    Pour finir, la reprise du travail c’est aussi celle des les bonnes habitudes !

    Elle amène avec elle un ensemble de tâches qui vont s’accumuler rapidement si vous n’avez pas tendance à hiérarchiser vos objectifs.

    C’est l’occasion de mieux organiser votre gestion du temps et des activités notamment à travers des outils et logiciels.

    Plus performant, précis et automatisé que des fichiers Excel, le logiciel Opentime répond par exemple à de nouvelles attentes de suivi des temps avec différentes interfaces remplies au fur et à mesure de la période travaillée.

    Au niveau des responsables des ressources humaines, les attentes et besoins évoluent également vers une digitalisation et une automatisation des modes de travail. Il s’agit par exemple de digitaliser la mise à disposition de documents RH comme le bulletin de paie ou les demandes de congés pour plus d'accessibilité.

    De nouveaux besoins émergent également du côté des collaborateurs avec la généralisation d’un mode hybride de travail. Pour cela, Opentime vous permet de gérer les demandes de télétravail avec ou sans validation de la part des managers en fonction de votre organisation.

    Vous pouvez également mettre en place un outil de gestion des tâches pour travailler chacun de votre côté au sein d’une équipe mais partager les avancées et avoir un aperçu global de celles-ci.

    Autant de possibilités de débuter la rentrée 2021 dans les meilleures dispositions !

  4. Au mois de Juin, la direction générale du Trésor a publié une note concernant la destruction des emplois et les reconversions professionnelles. En 2020, 1,2% des emplois ont été détruits en France à cause du Covid. L’emploi est toutefois reparti à la hausse au premier trimestre 2021 avec notamment des reconversions professionnelles dans différents secteurs.

    La note souligne ainsi l’importance pour les entreprises et pour les salariés de mettre à profit les possibilités de formation en fonction des compétences de chacun.

    Mais alors comment suivre ces compétences ? Et quel dispositif pour accompagner une reconversion due à l’évolution du marché ?

    La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences

    Depuis quelques années, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), est une méthode utilisée dans certaines entreprises pour faire face aux évolutions du marché. Il s’agit d’une stratégie pour « adapter à court et moyen termes les emplois, les effectifs et les compétences aux exigences issues de la stratégie des entreprises et des modifications de leurs environnements économique, technologique, social et juridique ».

    Un objectif d’adaptation qui prend tout son sens dans des situations comme la crise sanitaire actuelle et ses conséquences.

    Si la GPEC est obligatoire pour les entreprises de plus de 300 collaborateurs (Loi Borloo, 2005), elle est aussi intéressante pour les entreprises de moins de 300 salariés afin d’appréhender les prochaines évolutions des marchés et de répondre aux besoins de formations.

    Pourquoi la mettre en place et comment ?

    L'objectif principal de la GPEC est de toujours être au courant au sein de l’entreprise des compétences des salariés par rapport aux besoins de l'entreprise et du marché. Il est ainsi possible de s’assurer que chaque collaborateur est toujours qualifié ou si des formations sont nécessaires.

    Comme le souligne le Ministère du travail, la GPEC permet aux entreprises de renforcer leur dynamisme mais aussi aux salariés d’être acteurs de leur parcours professionnel au sein de l’entreprise, ou en dehors, s'ils envisagent de changer d'organisme.

    Un plan de GPEC peut être appliqué à l’échelle d’une entreprise, d’un territoire ou d’une branche professionnelle. Il s’agit toujours de mettre en place un dispositif composé de plusieurs outils pour suivre les compétences de chacun.

    Tout d’abord, une cartographie des compétences croisée avec l’organigramme d’entreprise permet d’avoir rapidement une idée des compétences de chacun par rapport aux besoins s’ils sont bien définis sur la fiche de poste. Cette cartographie facilite la visibilité sur les possibilités de mobilité interne et les besoins en formation, un second outil essentiel de la GPEC pour agir concrètement.

    Les entretiens professionnels sont un autre outil qui peut vous permettre d’être à jour dans votre objectif de gestion des emplois et des compétences. Il en existe trois types : l'entretien annuel d'évaluation, l'entretien professionnel et l'entretien professionnel récapitulatif.

    Chacun a un objectif précis mais ils vous permettent d'obtenir une vue globale actualisée sur les compétences et les formations réalisées.

    N'hésitez pas à consulter nos conseils pour vous préparer au mieux à ces entretiens de bilan !

    Dispositif TRANSCO lancé en début d’année

    En janvier a été lancé un nouveau dispositif intimement lié à la GPEC pour faciliter les reconversions dues à la crise sanitaire. Il s’agit du dispositif Transitions collectives (Transco) qui a pour mission de « permettre aux entreprises d’anticiper les mutations économiques et d’accompagner leurs salariés à se reconvertir ».

    Il met ainsi en relation les entreprises qui sont en recherche active de main d’oeuvre avec celles qui sont en difficulté. Les entreprises qui recherchent sans succès des salariés sont souvent confrontées à un manque de compétences de la part des candidats potentiels. Il est donc question de mettre à disposition une possibilité de se former pour ces actifs dont l’emploi est menacé par la crise tout en évitant la case chômage.

    Comment fonctionne Transco ?

    Le dispositif est actif depuis le 15 janvier 2021. Le salarié qui souhaite l'utiliser doit monter un dossier avec son entreprise actuelle. Il y a accès s'il travaille depuis 2 ans minimum dont 1 an dans l'entreprise qu'il souhaite quitter et il faut bien sûr que son emploi soit considéré comme en danger.

    Lorsque la demande est acceptée, le salarié a accès à une formation qualifiante d'un maximum de 24 mois durant laquelle il conserve son contrat de travail et donc son salaire. Si la formation aboutit, il obtient un contrat avec l'entreprise qui recherche de nouveaux talents.

    Le dispositif nécessite bien sûr de suivre les compétences du salarié entre l'entreprise de départ et l'entreprise d'accueil pour savoir lesquelles nécessitent une formation. Pour cela, la signature d'un accord de GPEC dans l'entreprise de départ est nécessaire. « Les salariés bénéficieront ensuite d’un accompagnement pour élaborer leur parcours de reconversion auprès d’un conseiller en évolution professionnelle ».

    Au niveau de l'entreprise, l'Etat finance en partie la formation et la rémunération en fonction de la taille de l'entreprise :

    • 100% pour les entreprises de moins de 300 salariés
    • 75 % pour les entreprises de 300 à 1 000 salariés
    • 40 % pour les entreprises de plus de 1 000 salariés

  5. Le pass sanitaire est entré en vigueur pour le public depuis lundi dernier dans de nombreux lieux comme les restaurants ou les transports longue distance. Mais alors, qu’en est-il dans le monde du travail ?

    La team Opentime s’est penchée sur le sujet pour vous faire un résumé des mesures qui s’appliquent à vos entreprises.

    Où s’applique le pass sanitaire ?

    Le pass s’applique pour les salariés travaillant avec du public. A partir du 30 août et jusqu’au 15 novembre, les salariés devront présenter un pass sanitaire valide dans tous les lieux où il est actuellement demandé au public, établissements recevant plus de 50 personnes.

    Le Conseil Constitutionnel a validé le 5 août dernier l’application de cette règle aux agents de la SNCF (pour les trajets longue distance), personnels des restaurants, des lieux de loisirs et de culture et des centres commerciaux.

    A noter que le pass est toutefois obligatoire dans les séminaires et salons professionnels depuis le 9 août.

    Comment fonctionne le pass sanitaire au travail ?

    Contrairement aux Etats-Unis, en France, il n'est pas possible pour l'employeur de rendre le vaccin obligatoire à proprement parler. En effet, de l'autre coté de l'Atlantique, des entreprises comme Google, Facebook ou United réclament à leurs employés une preuve de vaccination pour pouvoir revenir au bureau, au risque de perdre leur emploi.

    Si l'obligation de vaccination rend l'application de la règle plus simple pour certains employeurs aux Etats-Unis, d'autres se questionnent sur le choix qu'ils doivent faire pour garder un maximum d'employés. Un sondage réalisé par Qualtrics montre en effet que si certains employés anti-vaccins souhaitent quitter l'entreprise s'il devient obligatoire, d'autres démissionneraient par crainte de côtoyer des employés non vaccinés. Un casse-tête pour les entreprises quel que soit le pays.

    En France, si le Pass sanitaire est obligatoire dans certains secteurs, il s'agit plus d'inciter à la vaccination que de l'obliger.

    Au travail comme en dehors le pass sanitaire est un document qui justifie :

    • De la réalisation d’un schéma vaccinal complet contre le coronavirus
    • Ou d'un « test RT-PCR ou antigénique positif attestant du rétablissement de la Covid-19, datant d'au moins 11 jours et de moins de 6 mois »
    • Ou d’un test négatif

    Concernant le test négatif, il a été précisé par Olivier Veran le week-end passé qu’il pouvait désormais dater au maximum de 72 heures au lieu de 48 heures précédemment. Il peut s’agir d’un test PCR, antigénique ou désormais d’un autotest réalisé sous la supervision d’un personnel de santé.

    La vaccination est tout de même obligatoire en France pour le personnel du milieu de la santé, avec une preuve à présenter d’ici le 15 septembre.

    Présentation du Pass sanitaire @Mat-Napo

    Quel protocole en cas de non vaccination du salarié ?

    Il a été décidé par le Conseil Constitutionnel le 5 août qu’une règle unique devait s’appliquer aux différents types de contrats : CDD, CDI et intérimaires.

    En cas de non vaccination du salarié, le contrat en cours est donc suspendu jusqu’à ce que le salarié puisse présenter un pass sanitaire à son employeur entrainant également la suspension du versement du salaire durant cette période.

    Pour éviter cette suspension, le ministère du travail prévoit un entretien entre l’employeur et le salarié au bout de trois jours d’absence. Lors de cette entretien, deux propositions doivent être faites au salarié dans la mesure du possible, la pose de congés ou de RTT pour éviter la suspension du contrat et la réaffectation vers un poste qui n’est pas au contact avec du public.

    Les Sages ont pris la décision de ne pas permettre un licenciement pour les CDD pour cause de manque de pass sanitaire. Toutefois, une suspension prolongée peut conduire à un licenciement s’il on se fie au droit commun.

    A noter que pour faciliter l’accès à la vaccination, il est possible de se faire vacciner sur le temps de travail sans perdre de congés ou de rémunération. Il est également toujours possible de se faire vacciner auprès du médecin du travail.

    Qui contrôle les pass et comment ?

    Selon les textes, le contrôle doit être réalisé par une personne autorisée mais aucune autre précision n’est donnée. Pour éviter les soucis avec la conservation des données, il est préférable pour les entreprise d’utiliser TousAnti Covid Verif. Pour ne pas violer le secret médical, la personne qui contrôle ne doit pas être au courant du document et des informations détaillées qui conduisent à un pass sanitaire (vaccination, test négatif…) mais simplement s’intéresser au QR code justificatif.

    Selon le ministère du travail, « l’employeur peut conserver le résultat du contrôle opéré et délivrer, le cas échéant, un titre spécifique permettant ensuite une vérification simplifiée » dans le cas d’un schéma vaccinal complet mais il ne peut pas conserver le justificatif directement pour être conforme au règlement RGPD.

    L’amende pour la conservation de données est de 45 000 euros ainsi qu’un an d’emprisonnement.

    Qu’est ce qu’il reste encore à déterminer ?

    Quelques précisions restent nécessaires dans les prochaines publications du gouvernement. Tout d’abord, au niveau des centre commerciaux, le conseil constitutionnel a émis une réserve concernant les règles applicables. Il est probable que l’obligation du pass ne soit pas nécessaire dans les lieux de vente de produits de première nécessité comme les magasins alimentaires et dans les centres commerciaux qui donnent accès à d’autres services que le shopping (comme le métro).

    
Concernant la suspension des contrats, quelques précisions ont également été demandées par les professionnels des ressources humaines et du droit. Des questions résident quand aux circonstances de la suspension. Il n’a pas été précisé si dans le cadre d’un CDD, la suspension décalait la date de la fin de contrat à une date ultérieure en fonction de la durée de la suspension. Il parait toutefois plus logique, un contrat à durée déterminé étant fixé de date à date, que cette date ne soit pas décalée.

    La Loi précise tout de même déjà que « lorsque le contrat à durée déterminée d’un salarié est suspendu (...), le contrat prend fin au terme prévu si ce dernier intervient au cours de la période de suspension ».

    Les tests antigéniques et PCR sont aujourd’hui gratuits et disponibles en pharmacie. Selon les dernières informations fournies par le gouvernement, ces tests devraient devenir payants à partir du mois d’octobre. Il reste donc à savoir sur qui reposera la prise en charge de ces tests pour les personnes qui ne souhaiteraient pas se faire vacciner.

    Pour plus d'informations sur les règles en vigueur, n'hésitez pas à consulter les questions/réponses du ministère du travail.

  6. Nous espérons que vous passez de bonnes vacances ou que vous allez bientôt pouvoir en profiter !

    Ce mois de juillet, sur Opentime, la team s'est concentrée sur les bugs et demandes spécifiques. Voici tout de même une petite liste de nouveautés :

    • Bascule automatique à la semaine suivante après une validation avec récupération
    • Possibilité de filtrage des responsabilités
    • Possibilité de modification des contraintes
    • Possibilité de supprimer en masse un créneau sur le planning
    • Nouvelle procédure simplifiée de renouvellement de mot de passe sécurisée
    • Amélioration de la gestion des récupérations et de la mise à jour des reliquats de congés
    • Possibilité d'invalider les heures supplémentaires à une date précise
    • Affichage de la durée des congés dans la liste des demandes

    Nous sommes fermés cette première semaine d'Août pour la pause estivale.

    Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter la semaine suivante par téléphone ou par mail si vous souhaitez trouver d'autres nouveautés dans cette liste le mois prochain 😉

  7. Le mois dernier, le gouvernement a publié un document pour revoir les dates et obligations concernant les entretiens professionnels obligatoires.

    La team Opentime a décrypté ce document pour vous afin d'être bien dans les règles à la rentrée !

    Les différents entretiens professionnels

    Il existe trois types d'entretiens professionnels.

    • L'entretien annuel d'évaluation : il a pour objectifs de faire un bilan de l’année, de discuter des objectifs atteints et de fixer ceux pour la période à venir. Il est fortement conseillé mais pas obligatoire.
    • L'entretien professionnel : il est consacré aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié, en termes de qualifications et d’emploi comme une promotion professionnelle, un changement de poste ou une augmentation de ses responsabilités (article L6315-1 du Code du travail). C'est un entretien obligatoire, à réaliser tous les deux ans.
    • L'entretien professionnel récapitulatif : il s'agit d'un rendez-vous obligatoire tous les 6 ans pour récapituler les différents entretiens professionnels. Il permet de s'assurer que le salarié a bénéficié d’au moins une formation, d’un des éléments de certification professionnelle et d’une progression (salariale ou professionnelle).

    Les décisions du mois de Juin 2021

    Si aucun entretien n’est réalisé dans les 6 années ou qu’aucune formation n’a lieu, il n’y a pas de sanction prévue par la loi pour les entreprises de moins de 50 salariés mais pour celles de plus de 50 salariés, le salarié doit être crédité de 3000 euros sur son comptes de formation.

    Toutefois, en raison de la crise sanitaire, les entretiens tous les 6 ans qui devaient avoir lieu à compter du 12 mars 2020 ont été reportés une première fois au 1er janvier 2021 et les sanctions suspendues jusqu’à cette date.

    Selon le dernier rapport émis par le ministère du travail, de l'emploi et de l'insertion, « Les entretiens initialement prévus au cours de l’année 2020 et au cours du premier semestre 2021 pourront avoir lieu jusqu’au 30 juin 2021 ».

    La date du 30 juin étant passée, que se passe-t-il si tous les entretiens n'ont pas encore eu lieu ?

    Pas de panique, cette nouvelle date était également accompagnée d'une seconde date importante : si les entretiens n'ont pas eu lieu avant le 30 juin, l’employeur a jusqu’au 30 septembre 2021 pour les réaliser sans subir de sanction.

    La date limite est donc réellement fixée au 30 septembre 2021. A partir de cette date, la sanction s'appliquera sauf pour les très petites entreprises de moins de 50 salariés qui sont exemptées.

    Dernier entretien individuel

    Le rapport précise qu'il s’agit d’une « possibilité de rattrapage jusqu’au 30 septembre 2021 pour les employeurs qui n’ont pu tenir l’échéance du 30 juin 2021 », il est donc préférable de réaliser ces entretiens le plus rapidement possible si vous ne les avez pas encore faits.

    Il est également possible de réaliser les entretiens en visioconférence, une info importante en cette période estivale de développement du mode hybride (télétravail & présentiel) !

    Un ensemble de questions/réponses est disponible dans le rapport concernant les types de formations considérées comme obligatoires entre chaque entretien professionnel.

    Pour éviter de faire une erreur au niveau du suivi de ces différents entretiens, il est possible d'indiquer dans Opentime la date du dernier entretien dans le profil de chaque utilisateur. N'hésitez pas à consulter nos conseils pour vous préparer au mieux à ces entretiens de bilan !

  8. L’aventure Opentime c’est aussi en interne ! Chaque année, nous accueillons des stagiaires de l'école informatique de Lille, Epitech.

    Ces derniers mois c'est Valentin et Quentin qui nous ont rejoints, le premier pour la seconde fois en stage chez No Parking et le second à la découverte d'Opentime et de l'univers des logiciels de gestion.

    Maintenant que leurs quelques mois parmi nous se terminent, nous leur posons la question suivante : c'était comment l'aventure Opentime ?

    Valentin Masson et Quentin Lavieville en stage chez No Parking

    Tout d'abord, est-ce que vous pouvez vous présentez ?

    Q : « Je m’appelle Quentin, je suis étudiant en 3ème année à Epitech Lille en cursus PGE, un diplôme d’expert en technologie de l’information. »

    Q : « L’année prochaine je serais en MSC, master of sciences qui est le cursus d’alternance à Epitech. »

    V : « Moi c’est Valentin et je suis aussi étudiant en 3ème année à Epitech Lille en cursus PGE. L’année prochaine, je finis ce cursus. »

    Quel métier vous voulez faire plus tard et dans quel domaine ?

    V : « Je voudrais continuer en temps que développeur web et pourquoi pas évoluer en chef de projet. J’aimerais bien découvrir différents types d’entreprise. Je peux bouger, ça me dérange pas, découvrir différents domaines. Pour le moment rien ne me déplait. »

    Quentin va quant à lui découvrir un nouveau domaine l'année prochaine lors de son alternance.

    Qu’est-ce-que vous avez fait pendant ce stage ? Sur quoi avez-vous eu l’occasion de travailler ?

    Quentin a principalement travaillé sur les intégrations web notamment au niveau du nouveau site marchand d’Opentime, disponible très prochainement.

    Q: « J’ai aussi travaillé sur le développement du blog du nouveau produit que proposera No Parking à la rentrée, un logiciel de lean management. Et ensuite j’ai pu travailler sur l’amélioration d’Opentime en ajoutant des fonctionnalités pour nous ou pour nos clients. »

    V : « Moi, j’ai travaillé sur l’application mobile comme j’avais pu le faire aussi lors de mon premier stage. »

    Sur Opentime mobile, il a donc permis d’ajouter de nouvelles pages liées à des demandes spécifiques de nos clients comme la page de saisie de temps par Scan de code barre afin d’obtenir une application de plus en plus complète et personnalisable qui répond aux besoins de chacun.

    V : « J’ai aussi participé comme Quentin à l’amélioration continue d’Opentime et à l’optimisation de l’API puis j'ai réalisé de l’intégration web au niveau de la maquette du nouveau produit proposé par No Parking : kanbans.net . »

    V : « En fait, j’ai fait des tâches proches de mon premier stage mais plus poussées et en étant plus rapide. »

    Valentin et Perrick vérifient la faisabilité d'une demande d'un client

    Entre Epitech et No Parking, comment Opentime vous a permis de développer vos compétences ?

    V : « Je n'ai jamais appris tout ça à Epitech, c’est une école où on apprend à apprendre puis on a la possibilité d’appliquer. »

    Q : « On met en pratique la méthodologie apprise à Epitech pour travailler sur un projet, tout est une histoire de méthodologie. »

    En travaillant chez No Parking, une des découvertes principales de Quentin et Valentin a été celle du lean management. Nous travaillons sur la base des outils Lean (kanbans, one-piece-flow, jidoka, kaizen, PDCA, etc.) et de ses valeurs.

    Q : « J’ai découvert le lean ici et c’est quelque chose auquel j’ai bien adhéré parce que comparé à d’autres entreprises, cela permet de faire des choses différentes tous les jours. »

    Q : « Je trouve aussi que c’est plus satisfaisant puisqu’on a un suivi du résultat de son travail. »

    En effet, Valentin et Quentin considèrent que dans beaucoup d’entreprises, les stagiaires ou alternants en développement informatique font un outil secondaire parfois jamais utilisé, une tâche parfois frustrante.

    Q : « J’ai appris pas mal de choses, j'ai bien monté en compétences en front-end et en back-end. Avant de découvrir No Parking je ne me doutais pas de l’architecture du code et c’est plus ça que j’ai découvert ici, un code déjà présent depuis 2004 et qui continue d’être maintenu mais qui est toujours à jour, c'était nouveau pour moi. »

    Q : « J’ai aussi découvert l’univers Start up qui règne ici, j’ai bien adhéré à l’idée, c’est flexible avec une petite équipe et c’est un vrai confort. »

    Qu’est ce que vous pensez avoir apporté à No Parking pendant votre stage ici ?

    Q : « Sans doute ma participation au nouveau site d’Opentime et j’espère aussi avoir aidé au développement du logiciel Opentime et à son bon maintien. »

    V : « Le commencement du nouveau logiciel lancé par No Parking et peut-être une approche plus moderne de certains points, de nouvelles idées ! »

    Et en résumé, qu’est-ce que vous allez garder de votre expérience dans l’Aventure Opentime ?

    Q : « Le lean et la rigueur de développement (les tests, l’ergonomie du code…) ! »

    V : « Le mobile et l’attrait pour le travail que l’on peut faire dessus. Et je garde aussi en tête mon attrait pour le développement logiciel. »

    Merci à vous pour ce témoignage sympa et bonne continuation pour la suite de vos parcours !

    Et vous, un stage chez No Parking pour suivre l'évolution d'Opentime, ça vous tente ?

  9. Depuis quelques années, alors que les outils digitaux ont pris une place indispensable dans notre quotidien et notre travail, le mobile se développe également dans tous les domaines. Le téléphone portable est aujourd’hui de plus en plus présent pour nous aider dans les tâches du quotidien. Le temps quant à lui est une ressource limitée qui demande une bonne gestion pour pouvoir vivre sereinement.

    La team Opentime s’est donc penchée sur le sujet du mobile pour savoir comment il peut être un outil parfait pour gérer les temps de travail de vous-même et de vos équipes.

    Utiliser un téléphone pour gérer ses tâches et son temps de travail

    La gestion du temps de travail

    Au niveau RH et en tant que responsable de manière générale, la tâche de gestion du temps de travail est centrale. L'organisation de votre journée et de celle de vos collaborateurs peut fortement faire évoluer la réussite de vos objectifs.

    Il est primordial de définir ces objectifs pour pouvoir organiser les plannings en fonction des compétences de vos collaborateurs. Lorsque ces objectifs sont définis, il vous sera par la suite plus simple de définir pour chacun un plan de charge, une semaine type ou un planning que vous pourrez ensuite comparer avec le temps réalisé.

    L'intérêt d'utiliser un logiciel de gestion du temps de travail est multiple : gagner en efficacité avec des tâches plus structurées, dégager du temps disponible pour des temps de partage et de communication sur les tâches réalisées et diminuer le stress pour améliorer la qualité de vie au travail.

    En tant que responsable, il est intéressant d'avoir une vue sur le temps réalisé des membres de votre équipe pour connaitre la répartition du temps alloué à chaque projet et parfois travailler sur une optimisation de ce temps avec chacun.

    Gérer le temps de votre équipe

    D'un point de vue comptable, accéder aux temps de travail des équipe via un logiciel simple permet d'anticiper les factures et de fournir des informations nécessaires aux partenaires externes comme pour le crédit impôt recherche par exemple. Un logiciel de gestion de temps permet ainsi d'avoir un accès digital à l'avancement des activités vis-à-vis du temps et du budget établi.

    Pour les employés, avoir un logiciel de gestion de temps à disposition est également un bon moyen d'avoir une vue d'ensemble sur le travail accompli. En effet, cela permet de visualiser le temps attribué à chaque action pour le faire évoluer en fonction des besoins.

    En quoi le téléphone portable est un bon outil de gestion de temps ?

    Il existe différentes manières d'optimiser l'utilisation de votre smartphone pour gérer votre temps. Différentes applications de calendrier et de planning vous apportent des solutions pour y voir plus clair en termes d'organisation. Il existe également différentes applications de to do list et de gestion des tâches.

    Au travail aussi, le mobile peut être un atout.

    En effet, il peut être utilisé pour accompagner le logiciel de gestion de temps sur ordinateur s'il est disponible sur mobile. Cela vous permet d'avoir une utilisation similaire si vous préférez l'interface mobile ou une utilisation différenciée s'il est utilisé dans des lieux spécifiques, par exemple dans le coeur d'une usine.

    Le mobile vous permet également de gérer vos taches et votre calendrier en ayant toutes ces informations à portée de main, directement dans votre poche !

    Opentime sur mobile

    Quels atouts supplémentaires le mobile apporte à Opentime ?

    Le logiciel de gestion de temps et d'activité Opentime est disponible sur différentes plateformes. Il existe en effet une application Android et IOS que vous pouvez installer directement sur votre téléphone. Vous pouvez alors accéder aux plannings, aux temps, aux congés ou encore aux contacts et au calendrier.

    Selon nos clients, sur Opentime, une fois le paramétrage réalisé par rapport aux besoins spécifiques, on se connecte très rapidement, avec peu de champs à remplir pour déclarer son temps.

    « Et le mieux c’est que l’on peut faire ça sur n’importe quel poste ou téléphone. Le téléphone c’est très utile pour nous, le temps est rentré facilement et nous pouvons le faire de n’importe où, même dans le taxi pour gagner du temps ! […] Et ce qui est bien sur Opentime également c’est que l’affichage est optimisé sur smartphone. »

  10. L'été est arrivé ! La team Opentime vous a préparé quelques nouveautés pour débuter cette période estivale dans les meilleures conditions, que vous soyez au bureau ou à siroter un cocktail au soleil.

    Alors, que nous avons-vous concocté en ce mois de Juin ?

    • Ajout d'un onglet Survol Clients et Survol Utilisateurs
    • Mise en place des exports détail travail de nuit & dimanche
    • Mise à jour de l'onglet temps au niveau des valeurs par défaut
    • Améliorations des graphiques d'affichage de l'avancement des projets dans l'onglet Finances
    • Amélioration de l'affichage des notes de frais
    • Possibilité d'exporter le tableau de bord au format PDF
    • Mise en place de la sélection en drag & drop dans le calendrier des demandes de congés
    • Mise à jour du processus de confirmation des congés avec la prise en compte de la date de dernière validation

    Enfin, nous avons évincé les petits bugs qui s'étaient frayé un chemin sur Opentime.

    Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez trouver d'autres nouveautés dans cette liste le mois prochain.

  11. Ces dernières années, le numérique a pris une place cruciale au sein de l’environnement de travail. Pendant la pandémie, son rôle s’est encore décuplé : réunions en visioconférence, suivi des tâches en cours, emails, webinaires…

    La transformation numérique en cours influe fortement sur la façon dont est pratiqué le travail.

    Une transformation numérique boostée par la crise sanitaire

    Un changement radical a eu lieu dans certaines entreprises puisque contraint par la situation, le numérique s’est imposé à tous, quelque soit les métiers pratiqués.

    Selon une étude de Service Now « 87% des cadres dirigeants ont affirmé que la crise sanitaire avait poussé leur entreprise à repenser la façon de travailler. »

    De manière générale, il est important aujourd’hui de se questionner sur le ressenti des collaborateurs face à cette transformation plus ou moins radicale et sur les outils à conserver s’ils sont bien intégrés dans le parcours collaborateur.

    Utilisation du numérique au travail

    Comment devenir plus productif grâce à la transformation numérique ?

    La transformation numérique est un véritable levier de productivité. Elle permet d’évincer certaines tâches longues et redondantes en les automatisant et de rendre certaines informations plus accessibles.

    En effet, un des secteurs clés de cette transformation est celui de la communication entre les membres d’une équipe. Les outils numériques tels que les mails, le téléphone portable, les réseaux sociaux mais aussi les outils collaboratifs et les applications de communication sont de plus en plus utilisés. La communication est un élément clé pour le bien-être des membres d’une équipe. Cette communication est également importante entre les personnes présentes au bureau et celles à distance si vous êtes en fonctionnement hybride (télétravail et présentiel) puisque certaines discussions informelles mais majeures peuvent échapper aux salariés non présents qui se sentent rejetés ou pas à la page dans leurs actions.

    Utiliser un outil comme Element, une application de messagerie collaborative, décentralisée et chiffrée (Matrix), peut être une bonne solution. Element permet la création de salons pour les discussions par équipes ou en privé.

    Un autre domaine dans lequel la transformation numérique permet une meilleure productivité est celui du suivi du temps et de l’activité. Que ce soit pour gérer au mieux les tâches de vos équipes, obtenir des fichiers pour le Crédit Impôt Recherche ou déterminer le droit aux congés, le suivi du temps se fait de plus en plus à travers des logiciels.

    Plus performant, précis et automatisé que des fichiers Excel, le logiciel Opentime répond par exemple à de nouvelles attentes de suivi des temps avec différentes interfaces remplies au fur et à mesure de la période travaillée.

    Au niveau des responsables des ressources humaines, les attentes et besoins évoluent également vers une digitalisation des modes de travail. Il s’agit par exemple de digitaliser la mise à disposition de documents RH comme le bulletin de paie ou les demandes de congés pour plus d'accessibilité.

    De nouveaux besoins émergent également du côté des collaborateurs avec la généralisation d’un mode hybride de travail. Pour cela, Opentime vous permet de gérer les demandes de télétravail avec ou sans validation de la part des managers en fonction de votre organisation.

    Opentime, tableau de suivi du télétravail

    Bien sur, il s'agit là d'une liste réduite des nombreuses avancées que permet la transformation numérique. Le téléphone portable occupe par exemple une place de plus en plus importante dans les modes de travail.

    Comment s’assurer du bien-être des collaborateurs face au numérique ?

    Dans le cadre de la transformation numérique de vos modes de travail, il est important de s’assurer que le bien-être des collaborateurs évolue positivement. En effet, certaines nouveautés mises en place pendant la pandémie ont été réalisées dans l’urgence et peuvent être améliorées.

    Tout d'abord, il faut s’assurer que l’expérience digitale du collaborateur est agréable. Pour cela, il suffira de s’informer directement auprès des salariés par des points réguliers.

    Ces points vous permettront également de vous assurer que les outils utilisés sont optimisés pour répondre aux besoins de vos équipes. Ils doivent être adaptables en fonction des situations, qui peuvent évoluer très rapidement comme l'année passée nous l'a démontré.

    Différents logiciels comme Opentime sont intégralement modulables et personnalisables. Si une équipe performante vous accompagne dans l’utilisation du logiciel, il vous sera facile de le moduler en fonction de vos attentes !

    Un troisième point concerne le nombre d’outils pour une expérience satisfaisante et productive. Il vaut mieux ne pas démultiplier les outils pour gagner en simplicité notamment pour les salariés qui ont peu l’habitude du numérique.

    Le suivi de ces salariés est majeur pour ne pas perdre en compétences. Un engagement et une satisfaction plus fortes découleront d’un accompagnement fort des collaborateurs notamment par des formations qui leur permettront une montée en compétences sur les sujets digitaux.

    Bien sur, tous ces outils demandent un matériel de qualité, à la maison comme au bureau et une connexion wifi suffisante, deux points qui sont un sujet récurrent mis en lumière par l'Accord national interprofessionnel sur le télétravail.

  12. Le télétravail a pris une place importante depuis le début de la crise sanitaire. Dans une période où il perd de son côté obligatoire (évolution du protocole sanitaire depuis le 9 juin), de nombreux instituts de sondage se sont intéressés à la manière dont il est vécu par les salariés.

    La team Opentime s'est penchée pour vous sur le rapport entre ces nouvelles attentes des salariés et le texte qui encadre depuis le 2 avril 2021 la mise en oeuvre des conditions de télétravail.

    Hybridation des modes de travail

    L’entreprise de conseil en gestion des espaces de travail Génie des Lieux a publié une enquête le 25 mai dernier sur la manière dont les français imaginent leur façon de travailler dans le futur à plus ou moins long terme.

    Il en ressort une information que l’on voit beaucoup ces derniers temps et qui n’étonne pas au vu des apprentissages de la crise ; « 66% des français aimeraient choisir librement leur lieu de travail ». En effet, le télétravail a permis de faire évoluer la vision de tous sur le rapport au lieu de travail et à la gestion du temps.

    42% des salariés français souhaitent également « une meilleure prise en compte de l’hybridation des modes de travail (présentiel, distanciel) ».

    En effet, depuis les dernières annonces concernant la fin du 100% télétravail, il s’agit de mettre en place pour beaucoup d’entreprises un mode hybride du travail. Cette hybridation est un format qui pourrait se pérenniser puisqu’il est déjà adopté par différentes entreprises. Les salariés y voient une possibilité de mieux gérer leur temps, leurs tâches et d’améliorer leur qualité de vie au travail.

    Dans le cadre de cette hybridation des modes de travail, 58% des personnes interrogées souhaitent « une meilleure prise en compte des conditions de travail en home office » (Génie des Lieux). Une attente qui résonne particulièrement dans cette période où la gestion du télétravail est questionnée par les textes qui l’encadrent.

    Accord national interprofessionnel sur le télétravail

    Un premier accord national interprofessionnel (ANI) concernant le télétravail datant du 19 juillet 2005 a été clarifié le 26 novembre 2020 par les organisations patronales et syndicales à travers la publication d’un nouvel ANI. Le texte se veut non normatif puisqu’il ne prévoit pas d’obligations pour les acteurs mais propose un cadre pour la mise en oeuvre du télétravail avec des conseils et recommandations notamment dans le cas de circonstances exceptionnelles de mise en place.

    Un arrêté du 2 avril dernier à étendu l’ANI . Il a ensuite été publié le 13 avril au Journal Officiel, s’appliquant ainsi de manière obligatoire à toutes les entreprises des organisations patronales signataires (MEDEF, CPME et U2P) sauf si un autre texte est réalisé au sein de l’entreprise ou du groupe en question (accord).

    Arrêté du 2 avril 2021

    Dans le texte actif vous retrouverez des précisions intéressantes en matière de télétravail qui ne figurent pas dans le Code du travail notamment sur la formation des managers et les pratiques managériales, l’isolement et le lien social ainsi que l’organisation matérielle.

    Télétravail et frais professionnels

    Lors de l’arrêté du 2 avril, une réserve d’interprétation a été émise concernant la partie du texte sur les frais professionnels.

    L’article en question (3.1.5 de l’ANI) prévoit que « les frais engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l’employeur s’applique à l’ensemble des situations de travail ».

    La réserve stipule quant à elle que « la validation de l’employeur soit interprétée comme étant préalable, et non postérieure, à l’engagement des dépenses par le salarié ». Cette précision a pour objectif d’éviter que le remboursement de frais professionnels se fasse à travers l’imputation sur la rémunération si ce n’était pas prévu comme cela en amont.

    Gestion du télétravail sur Opentime

    Dans le cadre du télétravail et de l’hybridation, la gestion des frais professionnels ainsi que celle de l’organisation matérielle jouent un rôle clé dans la prise en compte des conditions de travail souhaitée par les salariés.

    51 % des personnes interrogées (Génie des Lieux) attendent également « plus de souplesse (ou de liberté) d’organisation équipe par équipe ». Cette souplesse peut en partie être obtenue par l’acceptation d’un travail hybride qui soit géré avec bienveillance et simplicité.

    Chez Opentime, vous pouvez profiter du pack Télétravail pour gérer cette nouvelle période dans les meilleurs conditions.

  13. J’ai eu l’occasion il y a quelques semaines d'échanger avec Bruno Salvi, responsable Informatique chez Saint-Gobain Aérospace.

    Saint Gobain est une multinationale française spécialisée dans la production et la distribution de matériaux.

    Saint-Gobain Sully se spécialise dans la production de transparents de haute performance pour les industries aéronautiques et navales.

    Dans le cadre du Crédit Impôt Recherche, ils se sont tournés vers la team Opentime pour obtenir un logiciel de gestion du temps et de l’activité qui correspondait à leurs besoins.

    Opentime c’est chez vous depuis février 2021 ? Avez-vous toujours utilisé un logiciel de gestion de ce type ?

    « Jusqu’à présent la solution utilisée ne nous satisfaisait pas, et les outils existants au sein du groupe ne couvraient pas vraiment tous nos besoins. »

    Bruno Salvi était donc chargé de gérer ce besoin et il a réalisé différentes recherches pour trouver le logiciel qui lui convenait : « je sentais bien ce que j’ai vu sur Opentime. »

    Quels étaient et quels sont vos besoins ?

    « Alors, mon premier critère était d’avoir des contacts avec l’équipe derrière la solution technique. » Il souhaitait un service qui soit présent pour accompagner le produit et sa mise en place.

    « En faisant des recherches, j’ai commencé à échanger avec Ophélie » afin d’avoir des informations sur Opentime, logiciel qu’il avait découvert sur internet.

    C’est un « outil adaptable, nous pouvons faire ce que l’on veut… Et nous pouvons dire qu’aujourd’hui après 3 mois, nous commençons de plus en plus à le faire de mieux en mieux ! »

    Pourquoi avez-vous choisi Opentime ?

    Bruno Salvi estime qu’il a sélectionné Opentime pour trois raisons majeures, son coût intéressant et dégressif en fonction du nombre d’utilisateurs, ses fonctionnalités qui correspondaient à leurs besoins principaux et sa flexibilité.

    « Nous pouvons manipuler cet outil et le personnaliser en rentrant dans les détails si nous en avons envie. »

    Qu’est-ce-que vous utilisez le plus sur le logiciel ?

    Le besoin principal de Saint-Gobain Sully est dans la gestion des informations nécessaires au Crédit Impôt Recherche (CIR). En effet, dans le cadre de cette réduction d’impôts en faveur de la recherche et du développement, chaque entreprise doit fournir des preuves de l’allocation du temps par projet, les utilisateurs de Saint-Gobain Sully indiquant ainsi chaque semaine en quart de jours le travail réalisé sur leur instance.

    Saint-Gobain Sully utilise donc principalement les onglets Temps et Reporting ainsi que le Prévisionnel et l’Avancement au niveau de l’aspect financier.

    « Nous réalisons une extraction mensuellement à l’aide du reporting pour pouvoir exploiter ces résultats. »

    Qu’est-ce-que vous pensez qu’Opentime vous apporte au quotidien ?

    « Au quotidien, nous gagnons au niveau simplicité et performance de l’outil. »

    Pour Monsieur Salvi, avant, il était parfois compliqué pour eux de comprendre comment la donnée était organisée mais Opentime répond présent à l’écoute des besoins clients afin de proposer des solutions.

    En parlant de nouvelles solutions, qu’aimeriez-vous en plus sur le logiciel ?

    « L’outil est tellement adaptable que nous n’avons pas encore changé beaucoup de choses, il répond tout à fait à notre besoin ! »

    Une fonctionnalité qui pourrait servir au sein de Saint-Gobain est celle du rappel de validation, pour indiquer des dates butoir aux collaborateurs afin qu’ils remplissent leurs grilles de temps.

    Vous avez fait des formations à vos collaborateurs pour prendre en main Opentime ?

    « Nous leur avons seulement donné leur login et leur mot de passe. »

    Il souligne que « les outils comme ça doivent être intuitifs et conviviaux, nous ne demandons pas quelque chose de compliqué ! »

    Recommanderiez-vous le logiciel ?

    Bruno Salvi recommande Opentime surtout pour sa « rapidité de mise en oeuvre puisque quand la décision a été prise, 7 jours plus tard, nous étions ON. Nous avons commencé en février, les collaborateurs se sont connectés et c’est top depuis. »

    Les mots d’ordre pour le responsable informatique sont donc réactivité et flexibilité.

  14. Réouverture des restaurants en intérieur, couvre feu à 23h, pass sanitaire… Le 9 juin sera la date de beaucoup d’évolutions dans le déconfinement progressif.

    En entreprise aussi, les changements ne manquent pas puisqu’un nouveau protocole sanitaire s'applique avec notamment l’assouplissement de l’obligation de télétravail.

    La team Opentime vous propose aujourd'hui un petit tour d'horizon du nouveau protocole sanitaire qui s'impose ce mercredi !

    Nouveau protocole sanitaire, retour progressif en entreprise

    Fin du 100% télétravail

    Elisabeth Borne, ministre du travail a annoncé le 26 mai la fin du 100% télétravail obligatoire pour les entreprises qui le pouvaient. Il s’agit d’un retour toutefois progressif puisqu’elle a insisté sur le fait que les dirigeants ne peuvent pas obliger leurs salariés à revenir totalement en entreprise dès le 9 juin.

    Elle a souligné que le télétravail reste d'actualité puisqu'il constitue une mesure efficace pour éviter la transmission du coronavirus.

    L'objectif à court terme est de définir un nombre de jours minimal de travail à distance instauré par chaque entreprise. Ce chiffre clé sera fixé dans le cadre du dialogue social de proximité (direction DRH, syndicats, salariés) d’après le projet de nouveau protocole sanitaire.

    A titre d’exemple, au sein de la fonction publique il sera de 3 jours de télétravail par semaine.

    Nouveau protocole sanitaire

    Au niveau du reste des mesures énoncées dans le protocole, elles concernent un retour progressif à la normale avec par exemple la possibilité de réorganiser des moments de convivialité « organisés dans le strict respect des gestes barrières, notamment le port du masque dans les espaces clos, les mesures d'aération/ventilation ainsi que des règles de distanciation ».

    Le protocole évoque également les lieux de restaurations internes aux entreprises dans lesquels une jauge de 50% d’occupation sera applicable dès mercredi avec 1 mètre de distanciation entre chaque collaborateur.

    Le protocole incite à privilégier les réunions à distance (visioconférence, téléphone) tout en autorisant leur mise en place au bureau avec respect des gestes barrières et du port du masque.

    Un protocole qui s'assouplit donc en ce mercredi tout en confirmant le besoin de maintenir les mesures de protection des salariés contre le Covid-19 et la possibilité de pérenniser en partie le télétravail.

    Chez Opentime, vous pouvez profiter du pack Télétravail pour gérer cette nouvelle période dans les meilleurs conditions.

  15. Les beaux jours arrivent enfin et la team Opentime espère que vous allez pouvoir profiter des terrasses.

    Qu'avons-nous fait sur Opentime en ce mois de mai pluvieux ?

    • Mise à jour des pages du calendrier
    • Mise en place d'une option pour supprimer toutes les données liées à un utilisateur
    • Mise en place d'un affichage de vision globale du prévisionnel
    • Possibilité de saisir des jours fériés et de les supprimer en masse pour un salarié
    • Amélioration de l'impression des notes de frais
    • Possibilité de stocker le pointage réel en plus du stockage corrigé
    • Amélioration de l'affichage des graphiques dans la page Avancement dans la section Finances
    • Ajout de la saisie de temps avec code barre
    • Gestion des notifications sur le planning sur iOS (version mobile)
    • Possibilité d'ajouter un motif de refus pour les congés
    • Possibilité d'ajouter un message personnalisé sur le formulaire de connexion des utilisateurs
    • Mise en place d'une procédure pour demander le renouvellement régulier des mots de passe
    • Ajustement de l'affichage des pages pour le pack télétravail

    Enfin, nous avons supprimé les bugs qui sont parvenus jusqu'à nous !

    Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez trouver d'autres nouveautés dans cette liste le mois prochain.

  16. J’ai eu l’occasion il y a quelques semaines de discuter d'Opentime avec Monsieur Fabro, avocat associé chez Harmony Avocats et cofondateur du cabinet Backstage Avocats.

    Backstage Avocats est un cabinet d’avocats d’un genre nouveau, entièrement dédié aux avocats eux-mêmes : un projet novateur et unique !

    Pour Franck Fabro, ce projet pensé en mode start-up a pour objectif d’apporter une expertise complémentaire aux cabinets, proposée par des associés expérimentés sur des sujets variés.

    L’expertise des professionnels de Backstage Avocats s’ajoute donc aux expertises existantes dans le cabinet client, de manière plus ou moins ponctuelle. Trois types d’offres de service sont disponibles :

    • L’offre « collaboration » dans laquelle le client avocat sollicite Backstage Avocats en tant que collaborateur sur certains points précis d’un dossier et sans aucun contact avec le client final.
    • L’offre « partenariat » dans laquelle Backstage Avocats se comporte comme le ferait un associé du client avocat, lorsque ce dernier a besoin de compétences complémentaires sur une mission.
    • Pour finir, l’offre « expertise » qui permet d’obtenir de Backstage Avocats un avis technique sur un point de droit.
    Extrait du site internet de Backstage Avocats

    Un beau projet qui a donc pour objectif de répondre à un besoin identifié par Franck Fabro et ses associés, de partage des compétences et savoirs-faire entre avocats expérimentés.

    Pour mettre en place votre nouveau cabinet, vous aviez donc besoin d’un logiciel de gestion du temps et de l’activité ?

    « Oui, nous avions besoin d’une solution complètement dématérialisée. Nous travaillons de manière délocalisée, c’est aussi ce qui nous caractérise. Nous avions donc besoin d’une solution si possible SAAS, disponible en ligne à tout moment et en tous lieux. »

    Pourquoi avez-vous sélectionné Opentime parmi les différentes possibilités de logiciels en ligne ?

    Franck Fabro a entendu parler d’Opentime par le bouche à oreille.

    « Il nous fallait un logiciel facile d’utilisation, pratique ! »

    « Nous souhaitons grandir, bien sûr, donc il nous fallait aussi une solution qui s’adapte à notre croissance ».

    Les fondateurs ont également noté que l’outil était entièrement paramétrable et accessible avec des prix qui s’adaptent au nombre de collaborateurs et donc à leur croissance future. En termes de confidentialité concernant les projets et clients, Opentime répond à leurs exigences puisque les informations sont stockées en France exclusivement.

    « Nous recherchions un outil flexible de suivi de notre activité avec différentes fonctionnalités qui puissent nous être utiles ! »

    Concernant les fonctionnalités, lesquelles utilisez-vous pour l’instant le plus sur le logiciel ?

    Backstage Avocats n’utilise pas les modules de gestion du personnel RH mais se concentre pour le moment sur la saisie du temps passé, par mission et client.

    « Ce qui nous intéresse c’est à la fois d’avoir la possibilité de facturer à un taux horaire standard ou à un taux horaire différencié qui reflète les niveaux d’expertises correspondant à chacune de nos trois offres de services ».

    Le cabinet utilise également le générateur de factures d’Opentime puisqu’il est parfaitement paramétrable en fonction des besoins spécifiques (vocabulaire, catégories, logo…).

    Dans une logique de gestion de projets, il est également possible que Backstage Avocats soit amené à budgéter les projets directement sur Opentime en ajoutant notamment les coûts divers des missions autres que les simples coûts horaires.

    Puisqu’Opentime est un logiciel entièrement en ligne, quelles sont vos habitudes digitales ? Est ce que vous utilisez d’autres logiciels de droit augmenté, de legal tech ?

    « L’offre de Backstage Avocats est axée sur le "sur mesure" et propose donc de l’analyse. Nous sommes très ouverts et à l’écoute des diverses possibilités offertes par la legal tech, mais il faut trouver le bon emploi et il faut que l’on soit convaincu que cela apporte réellement quelque chose. »

    Qu’aimeriez-vous en plus sur Opentime ?

    « Une fonctionnalité peut être intéressante, c’est celle de pouvoir fonctionner comme un CRM en établissant un lien entre les données présentes dans Opentime et notre système de softphone » pour que le dossier/la mission du client apparaisse à l’écran lorsqu’il nous appelle et que l’on obtienne ainsi instantanément une parfaite vision sur les projets en cours.

    En termes de CRM, Opentime permet déjà de gérer les contacts, le calendrier et les événements concernant les clients et projets.

    Opentime, logiciel de gestion de temps et de l'activité

    Avez-vous fait ou souhaitez-vous faire des évolutions sur le logiciel ?

    Les associés n’ont pas encore fait d’évolutions sur le logiciel par manque de temps au vu de la création récente de leur cabinet et des premières missions qu’ils sont amenés à réaliser.

    « Avec d’autres logiciels, on nous a fait miroiter des interfaces intégrant du CRM etc. C’était attractif mais il y avait des points qui n’étaient pas conformes, comme le fait de ne pas être hébergés en France. »

    Un des autres objectifs de Backstage Avocats serait l’interface entre Opentime et un logiciel de comptabilité pour assurer une meilleure conformité des factures notamment au niveau de la réglementation applicable en matière de TVA, en particulier avec la mise en œuvre de l’obligation de facturation électronique en 2023.

    Vous avez fait des formations à vos collaborateurs pour prendre en main Opentime ?

    Pour l’instant seuls Franck Fabro et Fabienne Clavez exercent dans le cabinet, mais il a vocation à se développer rapidement.

    « Nos collaborateurs auront à utiliser Opentime uniquement pour gérer leur temps donc la formation sera assez rapide. S’ils prennent des responsabilités, ils feront peut-être de la facturation et ce sera assez simple de les former nous-même mais un tutoriel pourrait être un plus. »

    Franck Fabro souligne aussi la réactivité d’Ophélie en cas de besoin : « Jusqu'à présent, j’ai toujours pu constater qu’Ophélie était toujours très disponible. Elle est très réactive, nous avons énormément apprécié cet aspect dès le début. »

    « La disponibilité et l’agilité de petites structures telles que la vôtre et la nôtre sont des choses que nous apprécions et que nous recherchons. »

    Recommanderiez-vous le logiciel notamment à d’autres cabinets d’avocats ou de conseil ?

    « Oui ! Les cabinets ne sont pas toujours à l’aise avec tout ce qui est nouveaux outils. C’est pour cela qu’il y a beaucoup de solutions d’outils tout intégré, mais c’est beaucoup moins flexible que ce que permet Opentime. »

  17. Bientôt la réouverture des terrasses ? Des restaurants ? Des magasins ?

    Des news qui sentent bon l'été !

    Chez Opentime aussi, il y a des nouveautés en ce début du mois de mai.

    • Ajout d'un export pour les tickets restaurants et de nouvelles données dans l'export des activités
    • Mise à jour de la timeline avec les couleurs dans la saisie du temps
    • Meilleur gestion des périodes avec une possibilité de créer des périodes sur une seule journée
    • Possibilité de gérer les types de créneaux en fonction des périodes
    • Amélioration de l'affichage du planning
    • Possibilité de gérer le multipointage
    • Ajout d'un bouton Aujourd'hui sur le récapitulatif des absences
    • Tri de l'onglet Contacts par date de dernière modification
    • Amélioration de la saisie du télétravail à la volée avec la possibilité d'une option "journée complète uniquement" (en plus du tryptique "bureau / déplacement / télétravail")

    Enfin, nous avons éliminé quelques bugs remontés par vos soins.

    Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez trouver d'autres nouveautés dans cette liste le mois prochain !

  18. Favoriser le bien-être au travail

    Malgré le déconfinement qui approche, de nombreuses entreprises vont choisir de garder une partie de leurs employés en télétravail pour éviter le nombre de contacts au travail.

    Alors pour vous aider dans cette nouvelle période, nous vous avons regroupé dans cette infographie, un ensemble de tips pour se sentir bien en télétravail.

    On en est où ?

    Selon une enquête de Malakoff Humanis, en fin 2020, « 75 % des salariés et 66 % des dirigeants pensent que le télétravail va continuer à se développer ».

    Une grande majorité de travailleurs sondés estime également qu’elle souhaiterait poursuivre le télétravail même si on remarque tout de même ces derniers mois que la part des managers favorables à celui-ci à baissé.

    « 64% des salariés et 54% des dirigeants s’accordent également à dire que le télétravail risque de créer de nouvelles fractures au sein d’une entreprise ».

    Pour éviter au maximum l’impact des fractures qui peuvent en résulter, la bonne technique serait donc de capitaliser sur ce qu’apporte la possibilité de télétravailler au quotidien.

    Pour cela, certaines pratiques permettent d’avoir un télétravail plus ou moins agréable, que l’on travaille à distance 5j/7 ou moins.

    Gestion de son temps en télétravail

    Apprendre à gérer son temps

    Pour un télétravail productif, il est intéressant d’apprendre à gérer son temps de la façon qui vous convient le mieux.

    Utiliser un logiciel de gestion de temps permet à la fois d’avoir un recul sur le temps réel et de le comparer au plan de charge du temps initialement prévu, par activité.

    Vous pouvez ainsi apprendre de vos tâches précédentes pour gérer au mieux le temps sur les prochains projets.

    Définir un espace de travail

    Favoriser le bien-être au travail passe par une délimitation dans le temps et l’espace.

    Pour éviter au maximum de mélanger vie privée et vie professionnelle, prévoyez un planning avec les heures de travail et les heures de repos, comme si vous étiez au bureau. Vous installer à une table plutôt que dans une position allongée permet également de rester concentré et productif plus longtemps.

    Travailler confortablement de chez soi

    Planifier ses tâches

    Chacun trouve son organisation en termes de planification, les to do list à rallonge n’étant parfois pas les bonnes solutions pour avoir un recul et se sentir accompli.

    Sur Opentime par exemple, les tickets (ou demandes ou kanbans) permettent à chacun de se coordonner avec le client final et les autres membres de l’équipe avec lesquels il faut interagir.

    Cette technique basée sur le lean permet d’apprendre de chaque tâche réalisée et d’éviter les échanges de mails parfois improductifs.

    Communiquer

    La communication est un élément clé pour le bien-être des membres d’une équipe. Favoriser le téléphone ou les outils de gestion et de tchat internes permet d’éviter le temps perdu.

    Pour les tâches longues comme le lancement d’un projet ou les échanges informels pour s’entretenir du bien-être de l’équipe, favoriser les visioconférences permet un meilleur contact avec ses collaborateurs.

    Retrouvez l'infographie complète juste ici :

    Infographie sur la qualité de vie au travail en période de télétravail, gestion de son temps et de l'activité
  19. « Trusted Data, Useful Innovation », de la data qualifiée et de l'innovation utile, le slogan de AAA Data, chez Opentime ça nous parle !

    Nous sommes heureux de compter parmi nos clients fidèles, l'entreprise AAA Data présente dans l’intégralité de la chaîne de valeur de la Data. J’ai discuté il y a quelques semaines avec Nicolas Minos, Directeur Adjoint des Systèmes d’Information, sur le rôle que prend Opentime dans leur organisation.

    Pouvez-vous me présenter votre activité en quelques mots ?

    « Depuis 60 ans, nous donnons du sens à la data et la rendons utile pour délivrer à nos clients les meilleurs éléments de décision. Par exemple, nous récupérons des données depuis le système d’immatriculation des véhicules du Ministère de l’Intérieur. Nous hébergeons ces données, les traitons et les valorisons pour fournir le marché automobile français, des données techniques pour des clients comme Norauto, Assureurs, Banques… »

    « Nous mettons en place des solutions 100% en ligne pour obtenir des fichiers automobiles d’adresses et téléphones ultra-ciblés. Nous réalisons également de l'analyse prédictive pour anticiper le comportement des futurs clients de nos partenaires ou être en capacité d’identifier les facteurs d’un achat (automobile, immobilier,....) ».

    
AAA Data c’est donc une entreprise avec pour coeur de métier la data, qui la valorise et la densifie en fonction des besoins de ses partenaires et clients.

    Comment avez-vous découvert Opentime ? Comment faisiez-vous avant ?

    « Opentime est chez nous depuis 2 ans. Avant d’être sur Opentime nous avions une autre application relativement coûteuse par rapport à notre utilisation quotidienne ».

    L’équipe de AAA Data a donc prospecté auprès de différents logiciels de gestion de temps pour finalement sélectionner Opentime pour ses caractéristiques qui correspondaient bien à leurs besoins.

    « Au début, ce fut un peu compliqué parce que beaucoup de représentants d’équipes sont rentrés dans un niveau de détail trop fin ».

    La DSI de l’entreprise a donc porté un projet de reconstruction il y a un an pour revoir la structure des activités. L’objectif était de simplifier et personnaliser l’interface pour mieux répondre au besoin métier. Il a fallu sonder les collaborateurs, et convaincre la direction sur l’utilité de faire évoluer l’arborescence des projets. La difficulté se situant sur comment revoir cette structure sans tout casser, alors qu’avec Opentime, la personnalisation peut être vraiment simple !

    « Nous avons mis un objectif à chaque collaborateur pour que le temps soit rempli chaque semaine en cohérence avec ce qu’ils font au quotidien. Nous avons besoin de tracer le temps passé sur chaque projet pour suivre les coûts de développement de nos produits ».

    Une fois les activités réorganisées, ils souhaitent prochainement mettre en place le suivi du plan de charge afin de passer sur un mode proactif avec la gestion des équipes en prévisionnel.

    « Avant les salariés remplissaient leur temps par obligation. Maintenant, nous avons mis en place des reportings nous permettant de suivre l’avancée d’un projet, anticiper une dérive de budget liée à des retards... un véritable avantage pour les chefs de projets dans leurs missions au quotidien ».

    Vous avez fait des formations à vos collaborateurs ?

    « Pas de formations mais on a créé des profils types pour se repérer. À chaque nouvel arrivant, je crée l’utilisateur et le chef de projet fait un accompagnement de 20 min sur la prise en main de l’outil ».

    Avant les modifications de cette dernière année sur l'instance AAA Data, chaque utilisateur du logiciel voyait toutes les activités et certains pouvaient se perdre. Désormais, les salariés ont un petit accompagnement pour leur montrer comment se connecter et se repérer dans leur instance personnalisée qui ne comporte que ce qui les concerne.

    Qu’est-ce-que vous utilisez le plus sur le logiciel ?

    Monsieur Minos m'informe que chez AAA Data, la fonctionnalité la plus utilisée est celle du temps. Le reporting est également utilisé pour le suivi de la validation et des projets.

    Au sein de leur instance sont intégrées toutes les personnes concernées par le projet : collaborateurs, prestataires, internes…

    Les dernières évolutions ont été réalisées en communiquant avec l’équipe technique d’Opentime qui a démontré la possibilité de trouver des solutions techniques comme la duplication : « lors de la création d’activités, de sous activités et de prestations, avant, chaque item était créé manuellement, mais grâce à la duplication, nous avons gagné un temps fou ! ».

    Si faire évoluer le logiciel peut paraître compliqué et long à premier abord, on se rend vite compte qu’en utilisant les possibilités techniques, c’est beaucoup plus rapide.

    Qu’aimeriez-vous en plus sur le logiciel ?

    Avec la crise sanitaire et la mise en place renforcée du télétravail, AAA Data était dernièrement à la recherche d’un outil de time tracking pour suivre le droit à la déconnexion.

    « Nous avons eu la présentation par Ophélie de la partie pointeuse d’Opentime, insérée à l’onglet temps. Nous avions besoin d’un petit bout de logiciel installé sur le PC, sur lequel cliquer pour démarrer et stopper sa journée et qui comptabilise le temps de travail via un reporting pour notre DRH ».

    Sur Opentime, la pointeuse est en effet différente puisqu’elle est plus précise et il faut ouvrir le logiciel. « Chez AAA Data, les gens remplissent le logiciel en fin de semaine et pas tous les jours donc on ne voulait pas leur imposer de se connecter chaque jour sur le site ».

    « Nous aurons certainement de nouveaux besoins quand nous allons utiliser la fonctionnalité du plan de charge pour confronter le planifié au réalisé ».

    « Nous avons également un besoin côté technique pour gérer les mots de passe des utilisateurs et les renouveler directement via Windows ».

    Sur ce dernier point, il est en effet possible de lier Opentime à l'annuaire LDAP de l'entreprise.

    Recommanderiez-vous le logiciel ?

    « Je dirais qu’on a eu beaucoup de mal au départ puisqu'on avait une organisation qui pouvait être simplifiée sur Opentime mais à partir du moment où on se retourne vers vos équipes techniques et que nous sommes bien accompagnés, on peut faire de très belles choses avec l’outil. On ne doit pas vouloir porter sa construction et son paramétrage tout seul », il faut s’appuyer sur l’équipe technique toujours disponible pour comprendre notre besoin et trouver une solution simple pour sa réalisation.

    « Aujourd’hui tous les collaborateurs se sont remis à utiliser le produit sans aucune réticence.Tous les acteurs sont convaincus de son utilité et de sa pertinence ».

    Monsieur Minos souligne également sa grande satisfaction de la réactivité des équipes supports :

    « si le besoin n’est pas clair, on s’appelle, à chaque fois j’ai des réponses de Perrick et d’Ophélie qui sont incroyablement réactifs ».

  20. En ce début de semaine #3 du confinement ou #5 pour certains, la team Opentime s’est intéressée aux news au travail en dehors du télétravail toujours bien présent.

    De quoi faire un petit résumé des tendances RH du moment !

    Quoi de neuf pour la vaccination au travail ?

    Depuis le 25 février 2021, il est possible pour les entreprises de vacciner leurs salariés en interne contre la Covid 19. En effet, pour accélérer le processus de vaccination, la Haute Autorité de Santé à délégué à la médecine du travail la possibilité de vacciner les salariés concernés par le processus.

    Toutefois, les critères pour se faire vacciner ont évolué ces derniers temps : seuls les salariés de 55 à 64 ans (au lieu de 50 ans) volontaires ou ceux atteints de comorbidité peu importe l’âge ont le droit de faire vacciner.

    A partir du 19 avril, en plus du vaccin Astra Zeneca, les médecins du travail pourront également se procurer le vaccin Janssen avec les mêmes conditions au niveau de l’âge des salariés à vacciner.

    Concernant les conditions de la réalisation de cette vaccination, c’est à l’employeur de s’exprimer sur la possibilité de la réaliser au sein de l’entreprise même elle est par la suite basé sur le volontariat.

    Il est désormais possible d’obtenir le nombre de doses souhaitées via les pharmacies lorsque le médecin du travail a regroupé la liste des employés volontaires. Par la suite, le vaccin doit être réalisé plus ou moins rapidement en fonction des possibilités de conservation qu’il a sur son lieu de consultation.

    Concernant la deuxième dose, il s’agit ensuite de faire l’injection dans les 8 à 12 semaines avec un rendez-vous prévu auprès du médecin du travail qui a réalisé la première.

    Pour ce qui est du coût de la vaccination, aucune charge financière supplémentaire n’incombe ni au salarié ni à l’employeur puisque le vaccin est fourni gratuitement par l’Etat et la vaccination fait partie de la cotisation versée chaque année au service de santé au travail.

    Vous pouvez retrouver plus d'information sur le site du Ministère du travail.

    Quoi de neuf dans le domaine des formations ?

    D’après le ministère du travail, « en 2021, le Fonds National de l’Emploi-Formation accompagne les entreprises proposant des actions de formation concourant au développement des compétences de leurs salariés et structurées sous la forme de parcours ».

    En effet, depuis janvier 2021, ce fonds vise, dans le cadre du la crise sanitaire, à aider des entreprises qui n’étaient pas concernées auparavant.

    Comment mettre en place une formation prise en charge ?

    Il s’agit tout d’abord pour l’entreprise de contacter son Opérateur de compétences pour préparer la demande.

    Vous pouvez retrouver les pièces à fournir dans les premières pages du rapport du Ministère du travail.

    Quelles entreprises, quels salariés et quelles formations concernés ?

    Ce dispositif concerne toutes les formes juridiques d’entreprise même les associations mais seulement sont éligibles celles qui sont soit placées en activité partielle (classique ou de longue durée) et celle en difficulté.

    Le niveau de prise en charge des formations par l'Etat dépend ensuite de la taille et de la situation de l'entreprise.

    Prise en charge des formations - Ministère du Travail

    Tous les salariés peuvent être éligibles au sein de ces entreprises exceptés ceux en alternance (apprentissage et professionnalisation) et qui sont en contrat court visant à se finir avant la fin de la formation ou souhaitant quitter l’entreprise.

    De nombreuses formations et actions peuvent être prises en charge mais elle ne doivent pas excéder une durée de douze mois. Pour finir, le rapport insiste sur le fait que ces formations peuvent être réalisées pendant le temps de travail ou en dehors tant que le salarié est en accord avec ce choix.

    Et voilà pour aujourd'hui ! Si vous voulez plus de news sur le marché du travail et Opentime, n'hésitez pas à vous inscrire à notre lettre d'informations.

  21. Ce mois-ci, la team Opentime s'est intéressée au numérique au service des organismes à but non lucratif, un petit tour du sujet, ça vous dit ?

    Les associations ont-elles besoin d'intégrer la technologie ?

    Le numérique évolue chaque jour. Il permet à tous types d’organisme de se faire connaitre et de développer ses actions et projets plus efficacement. Les associations et autres organismes à but non lucratif n’échappent pas à la règle puisqu’elles intègrent aujourd’hui de plus en plus le numérique dans leur développement.

    Selon une enquête de Recherches et Solidarité en 2019, le nombre d’associations en activité en France se situait entre 1,35 et 1,45 million. De ces diverses associations découlent des projets variés qu’il s’agit de développer du mieux possible.

    Les associations doivent donc opérer aujourd’hui une véritable transition numérique en intégrant la dimension virtuelle et les nouvelles technologies de l’information et de la communication à leur fonctionnement.

    Si les associations ne sont pas équipées c’est pour la plupart pour des raisons d’une mauvaise estimation des coûts. En effet, le numérique est devenu de plus en plus accessible s’il on sélectionne correctement ses objectifs et les outils pour les atteindre.

    Pourquoi passer au numérique ?

    Utiliser internet est un atout majeur aujourd’hui pour développer des projets. C’est un outil qui permet une coopération et une coordination entre les membres simplifiées ainsi qu'un recrutement d’éléments extérieurs plus rapide.

    Le numérique joue sur plusieurs tableaux pour les associations. Il vous permet tout d’abord d’améliorer l'image et la notoriété de votre organisation. En effet, en termes de marketing et de communication, internet joue un rôle clé que ce soit en interne ou en externe.

    La transition numérique d'une association peut également permettre de répondre aux enjeux majeurs de structuration de l'activité et de prise en charge des ressources d'une association.

    Quels outils choisir pour une association ?

    Site internet

    Internet est avant tout un moyen de communication institutionnelle pour les associations. Il s'agit dans un premier temps de créer un site internet. Pour cela, vous avez à votre disposition de nombreux sites gratuits ou accessibles comme Nursit et Wix qui vous permettent de générer un site plus ou moins personnalisé.

    Réseaux internes et externes

    Pour renforcer votre présence via la communication digitale, il est évident que l'utilisation des réseaux sociaux est de plus en plus indispensable. Il faut toutefois sélectionner les réseaux qui correspondent au public de l'association : plus institutionnel pour Linkedin et plus personnel sur Instagram par exemple. Facebook reste le réseau privilégié des associations puisqu'il permet d'atteindre des personnes de tout âge dans leur utilisation personnelle des réseaux.

    Il peut également être intéressant pour renforcer la coordination des membres de l'association de mettre en place un réseau social interne, encore plus en cette période de crise sanitaire où il est complexe de se réunir pour un projet commun. Ce type d'outil facilitera le travail collaboratif entre vos membres. Il peut ainsi s'agir de créer des groupes avec les adhérents actuels, les mécènes ou les anciens adhérents pour partager idées et avis.

    Designs

    Afin de rendre ces réseaux performants, vous ne devez pas hésiter à vous intéresser aux différents logiciels de conception graphique disponibles sur internet. Evidemment la suite Adobe est un outil performant mais qui demande une maitrise importante. Vous pouvez également utiliser le logiciel gratuit Canva pour réaliser des designs attractifs.

    Gestion

    Il faut toutefois constater que de trop nombreuses associations voient uniquement internet comme un outil de communication.

    Mais attention, vous pouvez également vous en servir pour gagner en efficacité dans vos activités !

    Un outil de gestion des temps et de l'activité peut vous permettre de structurer vos actions, de répartir les tâches entre les membres et de suivre les actions réalisées par chacun même à distance. Sur Opentime, chaque membre et/ou salarié-e se connecte via des identifiants personnels, pour y saisir les temps consacrés à chaque projet, ainsi que les congés, absences et déplacements.

    Vous pouvez suivre l'évolution de votre activité et éditer à n'importe quel moment les reportings demandés par vos subventionneurs. Ainsi, vous pouvez anticiper les attentes de vos financeurs et suivre vos projets d'un coup d'oeil, grâce à une base de données rassemblant vos partenaires, projets, temps, frais, factures.

    Comptabilité

    À ces outils de gestion du temps et de l'activité, vous pouvez également ajouter des outils digitaux de gestion comptable comme Assoconnect qui permettent de suivre les finances de l'association.

    Recrutement & évènements

    Afin de renforcer l'ampleur des actions de l'association, HelloAsso pour obtenir des financements et des participants aux évènements ainsi que Benevolt pour faire appel à des membres bénévoles sur des missions ponctuelles sont des sites internet qu'il peut être intéresser d'intégrer à la transition digitale de votre association.

    Alors, vous êtes partants ?

    La technologie est donc aujourd'hui un vrai atout pour les associations puisqu'en plus des avantages qu'elle offre en termes de communication, elle améliore le fonctionnement de l'organisation au quotidien.

    Les solutions développées à l’origine pour les entreprises sont adaptables aux associations qui ont finalement des problématiques en partie similaires.

    Il s'agit donc de lever les freins qui bloquent les associations dans l'intégration du numérique : appréhensions des membres concernant le maintien des relations humaines et le prix des outils, manque de compétences et d'équipements... Ces freins peuvent être levés par une bonne étude du sujet ainsi que des formations, le marché offrant aujourd'hui des solutions flexibles.

    L'avantage des services en ligne et des logiciels est également leur personnalisation. La team Opentime reste en effet disponible à tout moment pour s'adapter à vos exigences individuelles

    Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez plus d'informations sur la manière dont nous pouvons vous aider.

  22. Pas de nouveautés ce mois... et non c'est une blague !

    Le printemps pointe le bout de son nez, c'est bientôt l'arrivée des stagiaires en entreprise et chez No Parking ça veut dire encore plus de nouveautés pour les prochains mois.

    Mais avant tout, voici ce que nous vous avons concocté durant le mois de mars :

    • Ajout d'un export pour les nuitées et pour les paniers repas
    • Ajout d'une colonne commentaire dans les exports du travail de nuit et du dimanche
    • Possibilité d'avoir la somme (par semaine) des nuitées et paniers repas dans l'onglet temps ainsi que de valider le temps en masse à l'aide d'un bouton
    • Ajout du centre de coûts et d'une date de début dans les exports des utilisateurs et des détails de temps
    • Dans la synthèse, mise en place de l'export en PDF
    • Dans le détail des absences, ajout d'un bouton Aujourd'hui pour revenir plus facilement à la date actuelle
    • Dans les feuilles de congés en version imprimée, ajout du nombre de jours posés
    • Mise en place d'un message d'erreur quand la saisie n'est pas complète
    • Dans le planning, ajout des horaires en première intention et mise en place de l'impossibilité de superposer deux périodes

    Enfin, nous avons supprimé quelques bugs.

    Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez trouver d'autres nouveautés dans cette liste le mois prochain !

  23. Le printemps approche et par la même occasion la période de l’accueil des stagiaires en entreprise. Alors en 2021, comment accueillir au mieux vos stagiaires pour en faire de précieuses ressources ?

    Les nouveautés de 2021

    Il faut déjà noter que certains points ont évolué pour assouplir les conditions de stage depuis mi février 2021. En effet, de nombreuses entreprises ont décidé de ne pas accueillir de stagiaire ces derniers mois en raison des conditions particulières et de l’activité économique.

    Certaines entreprises font par contre le choix de continuer de prendre des stagiaires mais il peut être compliqué de rendre le stage vraiment pertinent pour les étudiants en sachant qu’il sera majoritairement à distance et qu’il est donc difficile de se projeter.

    Pour pallier à ce manque d’offres de stages, la circulaire du 15 février du ministère de l’enseignement supérieur rend possible les stages en distanciel en raison du télétravail intégral conseillé aux entreprises actuellement. Le stage peut également être réalisé dans des « domaines différents de ceux initialement prévus » afin d’éviter l’invalidité de certains cursus ce qui peut vous amener à recruter des profils plus variés.

    On note aussi que le stage peut désormais être poursuivi si les employés sont mis en chômage partiel, au lieu de rompre le contrat comme cela a été beaucoup fait l’an passé au début de la crise.

    Un stage en télétravail complet ou partiel

    En période de crise sanitaire et de travail à distance, au delà de l’insertion, l’intégration des nouveaux entrants dans une organisation se complique également. En effet, l’apprentissage par mimétisme étant souvent primordial, il faut créer un lien entre les stagiaires et l’équipe d’une autre manière qu’en les rencontrant au bureau et éviter le décrochage des jeunes à qui il manque l’écoute des collègues pour réaliser leur travail.

    Beaucoup d'entreprises essayent pour cela de faire évoluer les techniques d'intégration !

    Un accueil si possible en présentiel

    Pour réussir à véhiculer de la proximité et de l’accompagnement lors de l’accueil des stagiaires, l’accueillir en présentiel au moins pour lui faire visiter les locaux et lui fournir des informations sur le fonctionnement de l’entreprise peut être un bon point.

    Vous pouvez ainsi imaginer un parcours d’intégration spécifique pour les stagiaires qui intègrent l'entreprise en ce jour de visite avec les démarches pour obtenir le matériel professionnel ainsi que la présentation de l’équipe de travail en présentiel ou en visioconférence.

    Créer et entretenir le contact

    De tous les retours qui ont été fait ces derniers mois, s’il y a bien une chose qui manque en tant que nouvelle recrue au début comme dans la continuité de la période de travail, c’est le contact. Alors pour ça, chaque entreprise propose une solution différente.

    On a ainsi vu naitre dans de nombreuses entreprises un principe de mentorat. Cette technique est encore plus pertinente dans le cadre de stages puisque les stagiaires sont demandeurs en termes de nouvelles connaissances que peut leur apporter ce parrain ou cette marraine.

    Les moyens technologiques actuels permettent également d’entretenir très facilement le lien entre l’équipe et le stagiaire. En effet, utiliser Teams, Zoom pour des visioconférences ou Element pour communiquer au sein de l’équipe vous permet de fluidifier les échanges et donc de rendre votre nouvel arrivant opérationnel plus rapidement.

    Utiliser Opentime peut être aussi un bon moyen d'assurer un suivi du stagiaire puisque vous pourrez lui fixer des tâches et suivre son avancement au travers de son suivi du temps.

    Fournir différentes ressources

    Pour répondre aux questions des nouvelles recrues, le rôle des documents d’accueil prend encore plus de sens en cette période.

    Le livret d’accueil permettra ainsi au stagiaire d’éviter certains questionnements sur le fonctionnement de l’entreprise.

    Il peut également être pertinent de préparer un carnet de mots de passe pour optimiser la mise en en place du stagiaire et un organigramme de votre entreprise pour remplacer le tour des bureaux !

    Un stagiaire plus responsable ?

    Depuis plusieurs années, beaucoup de responsables des ressources humaines considèrent se fier plus aux stages réalisés par les jeunes qu’à leurs diplômes. Les entreprises ont donc un rôle majeur à jouer dans l’évolution professionnelle des jeunes afin de les aider à construire leur projet professionnel.

    En cette période complexe, il est également interessant de voir qu'en organisant bien cet accueil, on peut déceler de nouvelles compétences chez les stagiaires, celles d'être plus autonomes, indépendants et de s'intégrer à une équipe virtuellement.

    Ainsi, selon un article du Journal du Net, « les entreprises qui arriveront à adapter leur besoin et leur processus de sélection aux nouvelles réalités du marché, augmenteront leur vivier potentiel de candidats sans pour autant perdre en exigence ».

    Plutôt positif comme message !

  24. Nous sommes heureux de compter parmi nos clients fidèles l'entreprise de distribution de gaz naturel GRDF. Embarqués dans l'aventure Opentime depuis 2012, ils reviennent avec nous sur ce parcours et leur utilisation actuelle du logiciel. J'ai eu le plaisir pour l'occasion de discuter avec Cécile Laroussiene qui travaille en accompagnement du pilotage gestion et logistique chez GRDF.

    Pouvez-vous me présenter votre activité et votre métier en quelques phrases ?

    « Je suis Cécile Laroussiène, je travaille depuis septembre 2006 chez GRDF en tant que consultante ».

    Cécile travaille en appui au pilotage du domaine. Elle s’intéresse au nombre de jours des consultants tandis que d’autres équipes s’occupent des activités budgétaires.

    « Je connais depuis très longtemps l’outil puisque avec deux autres personnes, je suis celle qui a fait entrer Opentime chez GRDF ».

    Opentime c’est chez vous depuis quand ?

    Opentime est en effet chez GRDF depuis 2012.

    « A cette époque, nous avions de nouveaux besoins, on utilisait encore les CRA papier…C’est pas très pratique et pas très sécurisé ! Nous avons eu la visite de Monsieur Penet sur le site qui a présenté l’outil et alors on a embarqué sur l’utilisation d’Opentime ».

    « Et puis on en est contents puisqu’on l’a toujours ! ».

    Quelles sont vos habitudes digitales chez GRDF ?

    Chez GRDF, le digital est beaucoup utilisé notamment à la DSI, ce n’est donc pas un problème pour utiliser et gérer Opentime.

    Comment fonctionne Opentime chez vous ?

    « Nous on travaille pour la DSI de GRDF. Chez GRDF, il y a plusieurs domaines, des très grosses équipes sur des secteurs particuliers au sein de la DSI (SIDC). Au sein de notre domaine il y a ensuite plusieurs équipes, qu’on appelle des pôles qui sont catégorisés en fonction de l’activité ».

    On pourrait donc dire qu’il y a une vie Opentime globale au domaine et une vie propre aux différentes équipes dans l’instance GRDF et chaque entité est matérialisée dans l'outil Opentime pour plus de personnalisation.

    Quelles fonctionnalités vous utilisez le plus sur le logiciel ?

    GRDF utilise tout d’abord le module de temps du logiciel.

    « Tous les mois on demande aux consultants externes de saisir leurs temps et activités sur l’outil Opentime. Cela nous permet ensuite de vérifier et contrôler ce qui a été saisi et on communique avec la comptabilité (logiciel spécifique à GRDF) pour facturer ce temps. Le gros de notre activité est donc la gestion des temps ».

    Sur Opentime, Cécile s’occupe également de la configuration de l’instance pour les équipes. Il s’agit en effet de rajouter des profils, des ressources. Dès qu’il y a un problème administratif elle vient en appui.

    Elle utilise également l’onglet Reporting pour connaitre ce qui a été fait sur différents critères et répondre à des questions comme « Quel valideur s’occupe de combien de ressources ? ».

    GRDF utilise également Opentime sous un autre angle, le suivi budgétaire, pour gérer les projets.

    Vous avez fait des formations à vos collaborateurs ?

    « On avait créé il y a quelques années un PowerPoint avec un pas à pas simplifié pour indiquer la marche à suivre pour renseigner les temps et demander la validation. Quand une nouvelle ressource arrive, je créé le compte Opentime et j’envoie le mail avec ce PowerPoint pour m’assurer que la prise en main soit simple ».

    Et vous comment vous le gérez au quotidien ?

    « Avec mes collègues on est trois ou quatre administrateurs dont un qui s’occupe uniquement de la partie budgétaire. On s’est créé un mode opératoire d’administrateur. ».

    Chaque entreprise a en effet des cas de figure un peu particuliers comme la mise en place de la délégation de validation qu’il convient de gérer en interne pour se faciliter la tâche.

    « On a donc un super protocole que l’on suit, que l’on s’est créé et que l’on alimente tout le temps ».

    Et quand vraiment ça ne va pas, s’il y a un bug surtout, Cécile n’hésite pas à contacter Ophélie par mail ou par téléphone pour avoir de l’aide.

    Qu’est-ce-que vous pensez qu’Opentime vous apporte au quotidien ? Il est bien installé chez GRDF ?

    « Il y a un an ou deux, il a été question de se séparer de cet outil pour des questions juridiques ».

    Au final, une entente a été trouvée avec les autres instances en sachant que les informations étaient sécurisées sur le logiciel.

    « Je me suis battue bec et ongles pour le garder car Opentime est simple et facile à utiliser ! »

    En plus, Cécile considère qu’au fur et à mesure des années, elle a connu une montée en compétence dans la gestion du logiciel avec ses collègues et pour former d’autres personnes donc il aurait été difficile de repartir de zéro. Elle est donc ravie d’avoir pu garder Opentime comme outil de gestion.

    Qu’aimeriez-vous en plus sur le logiciel ?

    « Très honnêtement, la façon dont il a été mis à notre disposition nous convient. Certains onglets ne sont pas utilisés mais très peu. Quelques petites améliorations pourraient éventuellement être faites mais avec la situation économique difficile en ce moment, ce n’est pas notre priorité ».

    « En l’état actuel des choses, le logiciel nous convient donc totalement comme ça mais on ne s’interdit pas de le faire évoluer dans les prochaines années ».

    Recommanderiez-vous le logiciel ?

    « Bien sur, c’est un logiciel que je recommanderais tout à fait ! ».

  25. Un mois de février sous le signe de la neige pour beaucoup, alors voici les nouvelles fraiches sur Opentime, en espérant que ça vous plaise !

    Open'actu - février 2021
    • Avancées dans la gestion des tickets restaurant : ajout d'une option d'affichage dans les paramètres, affichage d'informations individuelles dans l'onglet informations, mise en place des commentaires par mois ou encore saisie des paniers repas dans la saisie des temps
    • Possibilité de supprimer ou déplacer un créneau en drag and drop dans le planning et ajout d'une colonne de total en bout de planning avec le temps théorique
    • Possibilité d'indiquer un motif de refus par rapport à une saisie des temps
    • Possibilité de dupliquer une semaine d’un lieu sur une période définie et sur plusieurs salariés
    • Mise en place d'une nouvelle interface de saisie au mois et ajout des nuitées dans la saisie des temps
    • Possibilité d'envoyer un mail automatique à un utilisateur quand son planning est modifié
    • Ajout du code de projet dans les exports Excel et d'un export consacré au prévisionnel
    • Ajout de contraintes sur les absences et de la prise en compte d'absences de type repos
    • Ajout d'annexes à la création de factures
    • Dans le survol des projets, ajout d'un filtre sur le projet et de la somme des temps réels et prévisionnels en bas de page
    • Possibilité de mettre en place une zone de signature sur les frais et les congés
    • Possibilité de tri des heures en fonction du nom du projet et de la date
    • Ajout d'un paramètre "code analytique" dans les entreprises
    • Avancées concernant le télétravail : vue en lecture seule du tableau télétravail, ajout des notions de télétravail, bureau et déplacement professionnel dans les informations des utilisateurs et possibilité de déclarer le télétravail lors du pointage.

    Enfin, nous avons évincé quelques bugs.

    Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez trouver d'autres nouveautés dans cette liste le mois prochain !

  26. Utiliser un outil de CRM, c’est mieux gérer les besoins de vos clients, et vos réponses. Mais alors comment utiliser Opentime en tant que CRM ?

    Un outil de customer relationship management est avant tout un outil indispensable pour gérer toutes les informations et les renseignements utiles dont vous disposez sur vos clients et prospects en les regroupant dans un lieu unique. C’est un outil très précieux puisqu’il permet d’optimiser la productivité du service client : il joue ainsi un rôle sur l’optimisation du suivi de l’activité et du chiffre d’affaires.

    Un outil de CRM doit être bien organisé pour être réellement utilisable par les différents services de votre entreprise.

    En effet, c’est un moyen qui a du sens pour bon nombre de services : le service marketing (amélioration du ciblage et des campagnes), le service après vente (personnalisation des échanges et des demandes clients), la direction (connaissance des clients pour une meilleure stratégie qui répond aux besoins) et le service commercial (meilleur suivi des demandes et de la satisfaction client pour répondre aux attentes).

    En plus d’être organisé, c’est donc un outil qui doit être accessible par ces différentes parties prenantes en mettant le client au centre des démarches.

    Mais alors, comment utiliser Opentime pour gérer les clients et prospects de votre entreprise ?

    Parmi ses diverses fonctionnalités, Opentime permet en effet d'optimiser votre suivi des clients et prospects en tant qu'outil de CRM.

    Les contacts

    Première étape, ajouter un contact en précisant toutes les informations qui vous sont utiles notamment concernant l'entreprise et les moyens de le contacter.

    Vous pouvez ensuite rechercher ce contact dans votre base de données en utilisant le filtre sur plusieurs critères : nom, entreprise, catégorie, fonction...

    Ajouter un contact

    Les évènements

    Deuxième étape, créer un évènement lié à ce contact en complétant la fiche de rendez-vous aussi précisément que vous le souhaitez.

    Vous pouvez indiquer le client et le projet concerné, les personnes concernées, la date et l’heure mais aussi des détails à la suite de l'entretien pour un suivi des demandes personnalisées.

    Ajouter un évènement

    Le calendrier

    Troisième étape, vérifier que l’événement est bien dans le calendrier. Il apparaît dans le calendrier des utilisateurs et dans celui du projet concerné.

    Calendrier des évènements

    Au final vous serez capable de suivre chaque évènement lié à ce contact avec chaque modification au fur et à mesure, la traçabilité étant complète en cas de vacances, de départ, etc.

    Et bien sûr vous pouvez en plus lier ces contacts avec les clients et les projets, ce qui permet un suivi fin du temps passé et une prise de contact simple et rapide.

    Ajouter un accès invité pour les contacts clés

    En ajoutant un plugin supplémentaire à Opentime, vous pouvez également créer un droit d'accès à l'interface Opentime pour vos contacts extérieurs.

    Chacun de vos clients ou partenaires pourra ainsi être associé à un dossier et collaborer avec votre entreprise via son accès à l'interface Opentime.

    N'hésitez pas à nous contacter sur ce point pour que nous étudions ensemble vos besoins précis.

  27. Et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous avez des problématiques précises concernant la gestion du travail à distance ou d'autres questions.

  28. Ce mois-ci, la team Opentime s'est intéressée au numérique au sein du secteur du droit, un sujet qui se développe de plus en plus aujourd'hui, un petit tour du sujet, ça vous dit ?

    De quoi s'agit-il ?

    En 2021 et depuis un certain nombre d’années désormais, le numérique et la technologie digitale occupent de plus en plus de place dans de nombreux secteurs. Un secteur qui en connait bien le développement est celui des professionnels de droit. En effet, de nombreux services sont aujourd’hui disponibles dans le domaine du droit pour aider les particuliers, consommateurs, entreprises, dirigeants de TPE et PME mais aussi les praticiens du droit.

    La legal technology ou technologie juridique, née aux Etats-Unis, en est un exemple puissant. Les legal tech sont un ensemble d’entreprises, principalement des start up qui promeuvent des innovations numériques au service du domaine juridique.

    Quel objectif ?

    L’objectif des acteurs du numérique est ici avant tout d’automatiser le système en utilisant l’innovation de sorte que les compétences juridiques soient plus accessibles à tous, entreprises comme praticiens du droit.

    En quoi le numérique est une valeur ajoutée pour les professions du droit ?

    Le droit augmenté et le numérique en général c’est avant tout un gain de temps pour éviter aux professionnels du métier de perdre ce temps précieux dans des tâches chronophages qui ne leur apportent pas de réelle valeur supplémentaire. Les services étant en ligne, ils sont donc accessibles rapidement mais aussi à un moindre coût puisque certaines legal techs proposent des services gratuits et d’autres à un prix avantageux, l’IA étant utilisée pour réaliser automatiquement les documents juridiques.

    Concernant la legal technology, l’idée est également de faciliter l’accès à des sources fiables avec des compétences véridiques.

    Comment cela fonctionne ?

    Que ce soit les services numériques en général ou plus précisément la legal technology, le fonctionnement est le même, la personne se rend sur une plateforme internet et sélectionne la prestation dont elle a besoin ou le service qui peut lui être utile.

    Dans la legal tech, il s’agit ensuite de remplir un formulaire qui aide à compléter automatiquement les documents nécessaires à la prestation souhaitée grâce à un algorithme de génération documentaire.

    Ainsi, les legal techs proposent différentes procédures dématérialisées comme la rédaction d’un contrat de vente ou d’autres contrats ou actes, les documents nécessaires à la création d’une entreprise en ligne...

    On peut aussi y trouver une assistance en ligne et dans certains cas la mise en relation avec un avocat pour vérifier les documents créés et éviter un risque de contentieux en cas de mauvaise réalisation.

    Des exemples de logiciels numériques utiles en droit ?

    Il existe de nombreuses start ups numériques qui peuvent être un plus pour le secteur juridique. Rien que dans la legal technology on compte plus de 230 start ups en France.

    A Euratechnologie, incubateur et accélérateur de start ups de la métropole Lilloise, vous pouvez par exemple trouver différentes start ups spécialisées dans ce domaine.

    Si vous souhaitez gagner du temps, la team Opentime vous conseille ainsi de choisir :

    • Un outil d’aide à la création d’entreprise comme Statutenentreprise ou Legalstart
    • Un outil d’automatisation de la rédaction et de gestion des documents comme Paprworlk, entreprise de l'écosystème lillois
    • Un outil de gestion des temps et de l’activité comme Opentime

    • Avec Opentime, il est possible de suivre le temps passé sur chaque affaire pour la bonne gestion du cabinet ainsi que les nombreux contacts et évènements du cabinet en une seule interface. Vous pouvez également générer automatiquement en quelques clics factures et devis et suivre votre activité.

    • Un outil de droit du travail et de gestion des documents juridiques comme Lumio et Lecontratdetravail.com
    • Un outil de résolution des litiges comme Justice Express
    • Un outil de gestion des tâches ou kanbans comme Opentime

    • L'avantage d'un outil de gestion des tâches est principalement d'organiser son temps sans en perdre. Vous pouvez ainsi diviser votre charge de travail, la répartir entre les différents membres du cabinet et gérer les tâches d'équipe rapidement.

    • Il existe également des outils de création de site internet pour réaliser un site à moindre coût qui mette en valeur votre activité (Wordpress, Wix, Jimdo…) qui peuvent vous être utiles !

    Alors, vous êtes partants ?

    La technologie est donc aujourd'hui un vrai plus dans le secteur juridique comme dans de nombreux secteurs. L'avantage des services en ligne et des logiciels est également leur personnalisation. La team Opentime reste en effet disponible à tout moment pour s'adapter aux exigences individuelles de nos clients puisque l'écoute de vos besoins est notre spécialité !

    Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez plus d'informations sur la manière dont nous pouvons vous aider.

  29. Comment se passe ce début d'année pour vous ? Nous, on pense à vous !

    Retrouvez ci-dessous les nouveautés développées par la team Opentime rien que pour vous le mois dernier.

    • Amélioration de la mise en page des factures
    • Mise en place d'un lien entre la direction et le département dans les préférences utilisateurs
    • Amélioration des exports PDF de compte rendu d'activité
    • Archivage automatique d'un utilisateur avec la mise en place d'une option "date de sortie"
    • Envoi de notifications si modifications sur le planning sur l'application Android
    • Amélioration de l'affichage du détail des jours de récupération
    • Révision de l'option "page par défaut" dans les préférences utilisateur
    • Possibilité de filtrer les projets qui apparaissent dans les comptes rendus d'activité
    • Amélioration du message d'erreur de dépassement de saisie pour les utilisateurs
    • Mise en place d'un blocage de demande de validation si les dates ne sont pas cohérentes
    • Possibilité de réinitialiser la validation, d'afficher les demandes de validation et de les enregistrer
    • Mise en place d'un planning du temps prévu et du temps disponible et adaptation du planning à la quinzaine
    • Mise en place de la gestion des titres-restaurant

    Nous en avons aussi profité pour supprimer un petit florilège de bugs remontés par vos soins.

    Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez trouver d'autres nouveautés dans cette liste le mois prochain !

  30. Louis a fait son stage de début de cycle Epitech au sein de No Parking en développement web. Il a ainsi fait partie de la team Opentime pendant près de 6 mois. Maintenant que son stage se termine, on lui pose la question suivante : c'était comment l'aventure Opentime ?

    Alors déja Louis, commençons par l'essentiel, qui es-tu et que fais-tu comme études ?

    « Je suis à Epitech, en 2e année d'ingénierie dans les technologies de la communication », une formation pour devenir développeur.

    Quel est le métier qu'il te plairait de faire plus tard ? Dans quel domaine ?

    « Ce que j’ai fait à No Parking me plait beaucoup. J'aimerais maintenant découvrir ce qui se situe à plus bas niveau dans le monde du web, plus au niveau logiciel ou embarqué comme dans les voitures »

    Louis s'intéresse pas mal à l'internet des objets, plus proche de la machine et avec moins d'échelons alors que dans les logiciels comme Opentime, PHP fait beaucoup de chose, sans compter la base de données ou le navigateur qu'il faut aussi prendre en compte.

    Qu’est ce que tu as fait pendant ce stage ? Tu as travaillé sur quoi ?

    « J'ai travaillé en grande partie sur du débuggage et de l’amélioration d’Opentime en fonction des besoins des clients énoncés par Ophélie, Perrick ou toi, Chloé ».

    Ce que Louis a trouvé de plus intéressant comme tâche est celle d'améliorer Lozeil, un outil de comptabilité développé en interne car cela lui a permis d'explorer des points et des techniques qu'il ne connaissait pas encore.

    Quel est ton apport à No Parking et à son activité ?

    « Je pense que j'apporte un gain de temps ».

    Pour Louis, sa présence a permis à Laury, Perrick, Matthieu et Jeff de travailler sur d'autres sujets, notamment par exemple sur Lozeil, ce sont des activités qui prennent du temps et sa présence à été d'une grande aide !

    Qu’est ce que tu penses avoir appris en stage ici ?

    « J'en ai appris plus sur la méthode de travail en entreprise et surtout celle qui est en place ici avec le fonctionnement des kanbans, des différents stades de réalisation d'une tâche, le chemin parcouru... »

    Le fonctionnement en lean management fait en effet une vraie différence pour qui ne le connait pas !

    « J'ai aussi pu voir comment on travaille dans une entreprise, avec plutôt un environnement Start up, c'était cool, tout le monde est cool ici ».

    Est-ce-que tu vas continuer à utiliser ton expérience ici pour la suite ?

    Louis pense pouvoir réutiliser notamment son expérience en organisation du travail avec le fait de diviser chaque tâche en petites tâches et de s'en tenir aux besoins réels.

    « J'ai également appris en rigueur au niveau des tests, le fait d'ajouter tous ces tests pour chaque chose ! On sait quand ça bug, on repasse sur tout, etc. ».

    « J'ai appris pas mal de choses sur l'amélioration globale en PHP, les bases du Machine Learning et comment améliorer le fonctionnement d'un logiciel de manière générale ».

    Merci Louis pour ton retour et bonne continuation ! Et vous, un stage chez No Parking pour suivre l'évolution d'Opentime, ça vous botte ?

  31. Nous sommes heureux de compter parmi nos clients fidèles certaines business units de la multinationale française Veolia. J’ai pu rencontrer il y a quelques semaines Thierry Quesneau, responsable du contrôle des ressources opérationnelles dans l’entreprise de services de gestion d’eau, de propreté et de services énergétiques (Veolia IST).

    Opentime c’est chez vous depuis quand ? Et ça a été mis en place depuis que vous êtes là ?

    « Ce compte a été créé en 2018, mais ça n'était pas moi au début, je l'ai repris en septembre 2019. La gestion des temps est un sujet que j'ai déja beaucoup travaillé chez Veolia sur d'autres systèmes, mais sur Opentime j'ai travaillé pour définir un certain nombre de choses sur la façon d'utiliser le logiciel. Il y a eu beaucoup d'évolutions de faites à partir de la version de base ».

    Comment se passent ces développements ? Ces nouveautés que vous ajoutez ?

    « No Parking c'est une petite boite, on a de très bons rapports, notamment parce qu'il y a une excellente réactivité ».

    Monsieur Quesneau travaille surtout avec Laury, développeuse et Ophélie, customer success manager de la team Opentime.

    « Ça se passe très bien et on a réalisé beaucoup d'améliorations, le logiciel à beaucoup évolué, il s'est complexifié un peu à cause de l'activité puisqu'on manipule beaucoup de projets informatiques ».

    En effet, Opentime est un logiciel qui a la force d’évoluer en fonction des besoins de nos clients s’ils sont réalisables. Avez-vous quelques exemples de nouveautés sur votre instance par rapport à la version basique d’Opentime ?

    « Nous sommes un organisme très matriciel. Ce qu'on a mis en place c'est donc une validation à deux étapes ».

    L'idée est que lorsqu'une personne travaille par activité, elle est pilotée par sa propre équipe ou une autre équipe. Il y a donc, sur leur instance, une validation des temps d'une part par le responsable de l'activité et d'une autre par le manager.

    Ce logiciel est « essentiel dans le travail de l'administrateur pour suivre ce qu’il se passe et pour les managers pour avoir un bon suivi ».

    Beaucoup d'autres choses on été ajoutées comme la création d'un graphique qui permet de challenger les équipes dans la rapidité de la saisie des temps. La notion de suppléance à également été concrétisée avec la possibilité de se faire remplacer en tant que manager afin d'approuver les activités, temps et congés durant une période de congés.

    Un autre point important qui a été concrétisé dans Opentime est le compte rendu de prestation mis en place pour pallier aux délits de marchandage avec les personnels externes. Le document qui ressort de cette mise en place est envoyé automatiquement à la société, aux fournisseurs et au manager pour un suivi efficace.

    « C’est un véritable gain de temps et ça a été totalement intégré à Opentime sous format presque identique à ce que j'avais imaginé il y a quelques années ».

    Qu’aimeriez-vous en plus sur le logiciel ?

    A Veolia, les besoins sont variés et ils évoluent à travers le temps. Thierry Quesneau réalise donc une liste de ses besoins sur une période avant d’en parler avec Perrick ou Laury.

    Une nouvelle demande qu'il va réaliser prochainement concerne le fait de pouvoir avoir un filtre rapide en haut à gauche de la page liste des utilisateurs. C'est un filtre de trigramme ou de nom qui doit être intelligent et qui reconnaitrait l'un ou l'autre en fonction du nombre de lettres saisi.

    Thierry Quesneau insiste sur le fait que lorsque des améliorations sont demandées, il faut toujours faire attention que ça ne pénalise pas les performances du logiciel.

    Et pour ce qui change, vous faites des formations à vos collaborateurs ?

    « Pour tout ce qui est création d’activité seulement moi ou deux de mes collègues sont concernés donc les explications sont relativement rapides ».

    Au niveau des utilisateurs, il s'agit par contre de changements sur la saisie des temps donc cela demande bien sur quelques explications.

    Recommanderiez-vous le logiciel ?

    « J'en suis très content, ce logiciel marche bien, il a une bonne réactivité aux problèmes et au développement » et « je recommande fortement le produit ».

    Comme tout logiciel, Thierry Quesneau note qu'il faut qu'il soit encore plus testé avec des tests fonctionnels de cohérence dans la globalité du logiciel avant de mettre en place une nouvelle fonctionnalité pour que ce soit parfait même si c'est déja très satisfaisant de ce côté-ci.

    Veolia IST a ainsi conseillé Veolia VWT qui utilise déja Opentime à développer une version plutôt similaire à celle développé en partenariat avec Monsieur Quesneau puisqu'ils ont des besoins proches.

    Quelles sont vos habitudes digitales en entreprise ? Vous utilisez beaucoup internet et l’outil informatique chez Veolia ?

    « J'ai fait du développement pendant assez longtemps alors c'est quelque chose qui me parle beaucoup, mais un truc difficile à faire comprendre dans Opentime pour les équipes c’est surtout qu’après avoir saisi les temps il faut demander la validation. Et beaucoup oublient ou ne pensent pas à cette deuxième partie ».

    Qu’est-ce-que vous utilisez le plus sur le logiciel ? Quelles fonctionnalités ?

    Veolia IST utilise uniquement le module de suivi de temps, pas celui de suivi de projet même s'il pourrait être amené à servir.

    Est ce que vous pensez l’utiliser de plus en plus ?

    Selon Thierry Quesneau, ils seront amenés à l'utiliser toujours plus car il y a toujours plus de manières de le rendre plus précis. Aujourd'hui par exemple, il est capable de représenter la vue matricielle par une analyse d'Opentime via Google Data studio.

    La team Opentime remercie chaleureusement Thierry Quesneau pour sa fidélité, son implication et cet échange. Un vrai plaisir de discuter avec vous sur vos besoins et vos avancées à travers Opentime. Nous sommes ravis de continuer avec vous cette aventure Opentime !

  32. En ce premier mois de l'année 2021, il se passe pas mal de choses sur Opentime pour que vous puissiez planifier votre année. Comme promis, la team Opentime vous a donc fait un récap' des manipulations qui pourraient vous aider.

    Mettre à jour l'arborescence de saisie et archiver l'ancienne

    Il est possible que vos projets varient d'une année sur l'autre ou que vous débutiez de nouveaux projets en début 2021. Pour cela, n'oubliez pas de mettre à jour votre arborescence afin que vos collaborateurs rentrent leurs temps sur les bonnes versions des projets et les bons projets. Rendez-vous pour cela dans les sous-onglets Clients et Projets de Configuration.

    Vous pouvez supprimer des projets en les sélectionnant et en cliquant sur Supprimer dans la liste déroulante en bas à gauche. Si vous avez débloqué l'option de statut du projet, vous pouvez archiver un projet en changeant son statut . Vous pouvez également ajouter vos nouveaux projets et clients grâce au + vert en haut à gauche de chacune de ces pages.

    Si vous souhaitez faire évoluer en masse de nombreux projets et clients de votre arborescence, n'hésitez pas à nous contacter directement par mail ou téléphone, nous nous ferons un plaisir de vous aider.

    Charger les jours fériés

    Si vous ne l'avez pas fait fin 2020, vous pouvez charger les jours fériés de l'année 2021 en vous rendant dans le sous-onglet Jours fériés de Configuration. Indiquez alors l’année concernée puis cliquez sur Ajouter automatiquement et ensuite pensez à appuyer sur le bouton Mettre à jour afin d'appliquer ces jours fériés à toutes vos équipes.

    Mettre à jour le plan de charge

    Si vous utilisez les modules de gestion de projet d'Opentime, pensez à bien mettre à jour votre plan de charge via le sous-onglet Plan de charge de Gestion de projet. En complétant ce plan de charge avec les heures prévues pour chaque collaborateur, projet et client, vous aurez la possibilité de réaliser une analyse plus fine de l'avancement de votre projet en comparaison au prévisionnel.

    Réaliser différentes analyses de l'activité

    L'onglet Reporting peut vous aider à commencer l'année sur de bonnes bases en réalisant différentes analyses de l'activité sur la période précédente. Pour cela, vous trouverez les sous-onglets Exports Excel, Compte-rendu d'activité, Synthèse et Rapport. Le compte rendu d'activité vous donnera simplement le détail des temps pour chaque salarié alors que générer une synthèse vous permettra d'obtenir les temps par collaborateur et projet ou activité. Générer un rapport vous permettra une analyse plus détaillée notamment en termes de congés ou par métier. Vous pouvez pour finir réaliser divers exports Excel afin de faire sortir des informations de votre instance Opentime sous forme de tableaux Excel.

    Si vous utilisez les modules de gestion de projet d'Opentime, vous pourrez également utiliser les informations disponibles dans l'onglet Finances notamment sur l'avancement de vos projets.


    La team Opentime vous remercie encore pour cette année passée à vos côtés et vous souhaite une belle année source de réussites.

    N'hésitez surtout pas à nous contacter par mail ou téléphone si ce petit récapitulatif n'a pas répondu à toutes vos questions pour commencer 2021 en beauté !

  33. Toute la team Opentime vous souhaite tout d'abord une très belle année pleine d'innovations et de réussites. Pour commencer l'année dans les meilleures conditions, nous avons ajouté quelques nouveautés à Opentime au mois de décembre que vous pouvez retrouver ci-dessous : 

    • Réorganisation de l'onglet reporting
    • Mise à jour du survol projet
    • Amelioration de la version mobile avec l'affichage des archives des tickets et l'amélioration des préférences sur la pointeuse
    • Amélioration de la sélection dans les groupes de métiers
    • Affichage des affaires dans les onglets synthèse et rapport
    • Possibilité de dupliquer des absences d'un mois sur l'autre
    • Ajout d'une option de changement de statut sur les projets
    • Ajout d'un bouton pour créer une tâche sur la page planning collaborateur
    • Début de la mise en place d'un module de gestion des tickets restaurant
    • Amélioration de l'impression des notes de frais
    • Possibilité de paramétrer des lieux pour le planning
    • Affichage des détails de refus et validation sous les saisies de temps

    Nous en avons aussi profité pour évincer quelques bugs.

    Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez trouver d'autres nouveautés dans cette liste le mois prochain !

  34. L'année 2020 a été marquée de péripéties et il est temps de la clôturer. Alors si vous ne l'avez pas encore fait, voici une liste des actions que vous pouvez faire sur Opentime pour recommencer l'année en beauté !

    Et pas d'inquiétude, la team Opentime vous fera un autre récap' des actions à faire en début d'année dès que 2021 aura pointé le bout de son nez.

    Pour vous aider dans votre bilan de fin d'année

    N'hésitez pas à utiliser les exports directement via votre instance Opentime. Pour cela vous pouvez vous rendre dans le sous-onglet Exports Excel directement disponible dans Reporting.

    Si vous utilisez les modules de gestion de projet d'Opentime, vous pourrez également utiliser les informations disponibles dans l'onglet Finances pour calculer des informations clés comme le restant à facturer ou le produit constaté d'avance en fonction des avancés de vos projets au 31 décembre.

    Pour vous aider dans le bilan des temps

    En cette fin d'année, vous pouvez figer les temps si vous souhaitez faire un bilan par projet, client ou activité des heures réalisées par les utilisateurs.

    Vous devrez alors forcez les dates de validation de chacun de vos collaborateurs. Pour cela, vous pouvez passer par l'onglet temps et valider semaine après semaine les grilles à partir de la dernière semaine validée. Pour aller plus rapidement, vous pouvez également vous rendre dans le sous-onglet Utilisateurs de Configuration et modifier la date de dernière validation directement dans les fiches utilisateurs de chacun ce qui figera le temps avant cette date.

    La fin des périodes de congés pour certains

    Pour certains d'entre vous, les périodes de congés se clôturent au 31 décembre de chaque année. Si c'est votre cas, et que vous n'avez pas mis en place la mise à jour automatique des congés, pensez à recharger les compteurs de congés pour l'année prochaine.

    Vous pouvez également réaliser un rapport ou un export Excel des congés de l'année 2020 si vous souhaitez en avoir un aperçu via l'onglet Reporting.

    Les jours fériés 2021

    Pour finir, vous pouvez charger les jours fériés de l'année 2021 en vous rendant dans le sous-onglet Jours fériés de Configuration. Indiquez alors l’année concernée puis cliquez sur Ajouter automatiquement et ensuite pensez à appuyer sur le bouton Mettre à jour afin d'appliquer ces jours fériés à toutes vos équipes.

    Nous vous souhaitons à tous une très bonne dernière semaine de 2020 !

  35. Les tickets restaurant sont peut-être intégrés depuis longtemps dans vos entreprises respectives mais chez nous c’est un vrai sujet d’actualité : comment vous facilitez la vie en intégrant leur gestion dans Opentime l’année prochaine ? Voyons cela ensemble 😉

    Alors déja, les titres restaurant c’est quoi ?

    Selon l’URSSAF, le titre-restaurant est un « titre spécial de paiement des repas remis par l’employeur au salarié ». C’est une prestation cofinancée par l’employeur et l’employé souvent mise en place dans les entreprises qui ne possèdent pas de service de restauration interne au lieu de travail.

    Quelles sont les règles de leur mise en place ?

    La mise en place des titres-restaurant se fait par décision unilatérale de l'employeur ou du comité d'entreprise, mais certaines règles encadrent sa mise en place.

    Ainsi, un seul titre restaurant peut être attribué par jour de travail et uniquement si un repas est compris au sein des horaires de travail. Il n'y a pas de titre restaurant quand le salarié est absent quel que soit le type d’absence.

    C'est l'employeur qui choisit la valeur faciale du titre-restaurant dont il finance une partie et son pourcentage de prise en charge compris entre 50 et 60%.

    Il existe pour finir un principe d’égalité dans lequel on estime que les titres restaurants doivent être accordés de manière égalitaire entre les salariés d’une même entreprise.

    Quelles sont les règle de leur utilisation ?

    L’utilisation de ces tickets est limitée à 19 euros par jour et par personne quel que soit son format et à la consommation d’un repas, de préparations alimentaires directement consommables et de fruits et légumes. Ils sont nominatifs et peuvent être utilisés uniquement dans le département de travail de l’employé ou des départements limitrophes à l’exception des salariés qui seraient amenés à être en déplacement. Utilisables un an, ils doivent être rendus si non utilisés dans les 15 jours qui suivent la fin pour en avoir des nouveaux pour l'année suivante.

    Pourquoi les entreprises les ont mis en place ?

    Le ticket restaurant est avant tout un avantage social, il permet de manger à moindre coût. Pour les salariés c’est en effet un complément de salaire avantageux puisqu’il est non imposé et pour les entreprises c’est un dispositif attractif notamment en termes de fiscalité et qui valorise la marque employeur.

    Quel type de tickets restaurant choisir ?

    Dans un premier temps il existe seulement quatre fournisseurs agréés de ces tickets restaurants que sont Natixis, Accors Services, Chèque Déjeuner et Sodexho.

    Les tickets restaurants existent également sous plusieurs formes, notamment le format papier, classique et différents formats plus ou moins dématérialisés avec une carte ou sur le portable du salarié. 
La différence fondamentale entre ces différents formats est le fait qu’avec un ticket restaurant, le commerçant ne rend pas forcément la monnaie si le montant à payer est inférieur, il n’a aucune obligation de faire un avoir. Alors qu’avec les formats dématérialisés, le salarié est débité uniquement de la somme à payer !

    Et le coronavirus ça change quoi ?

    La crise sanitaire amène à des changements de partout, et les tickets restaurants ne sont pas une exception. Ainsi, le montant maximum des titres restaurant a été remonté à 38 € par jour, s’ils sont utilisés dans des restaurants, des hôtels-restaurants ou des débits de boissons assimilés à ceux-ci. Ils sont aussi utilisables les jours où ils ne l’étaient pas auparavant comme les jours fériés ou les week-end.

    Deux autres mesures ont été mises en place plus récemment : l’utilisation des titres restaurant en click and collect et pour les livraisons ainsi qu’une prolongation de leur validité après la date indiquée sur le titre (jusqu’en septembre 2021 pour la plupart).

    Comment sont-ils gérés ?

    Que les tickets soient en papier ou non, il faut les gérer et ce n’est pas une mince affaire !

    Vous nous avez fait quelques retours en tant que clients d’Opentime sur votre gestion. En effet, chacun décide de la manière dont l’attribution est gérée tant qu’elle est égalitaire entre les salariés.

    Ainsi, par exemple dans la fédération CINOV, les titres restaurants sont gérés d’un mois sur l’autre. Chez un autre de nos clients, un réajustement est réalisé à chaque fin d’année au niveau des jours d’absence et autres différences d’attribution.

    Pour finir, l'association régionale Afipar fonctionne à l'aide d'un tableau avec le nombre de jours ouvrés pour chacun des salariés permettant de commander directement la bonne quantité de titres restaurant pour l'année. Aucun titre restaurant n’est compté au mois d’août pour compenser les 5 semaines de congés payés par an et ils sont réajustés ensuite pour les absences.

    Vos quelques retours nous ont ainsi permis d’avancer doucement vers une idée de la gestion des tickets restaurants sur Opentime qui serait la plus simple, mais nous avons toujours besoin d’en savoir plus alors n’hésitez pas à nous envoyer un message ou à nous téléphoner 😉

  36. 2020 a été très spéciale, c’est le moins qu’on puisse dire ! Mais l'année touche à sa fin et il est temps de mettre les collaborateurs à l’honneur. Comment réussir les différents entretiens de bilan en cette fin d’année chaotique ?

    La team Opentime vous donne ses conseils pour des entretiens de fin d’année réussis !

    Il existe deux types d’entretien de fin d’année : l’entretien annuel d’évaluation et l’entretien professionnel.

    L’entretien annuel d'évaluation

    L’entretien annuel d’évaluation n’est pas obligatoire mais fortement conseillé. Aujourd’hui, il devient un incontournable pour le salarié qui peut présenter ses attentes et ses envies comme pour l’entreprise qui obtient entre autres un bilan de l’accomplissement des objectifs et un ordre d’idée de la motivation des collaborateurs.

    C’est un entretien qui peut être un peu moins formel que l’entretien professionnel avec un format plus collaboratif, même en visio-conférence, ce système ne devant pas réduire les possibilités d’échanges cordiaux entre le salarié et son supérieur.

    Quels objectifs pour l’EAE ?

    L'EAE a pour premier objectif de faire un bilan de l’année, de discuter des objectifs atteints et de fixer ceux pour la période à venir. Il permet aussi pour l’entreprise d’avoir un retour sur le fonctionnement de l’organisation, des suggestions ou des souhaits de l’employé. Pour finir, il permet de discuter de sujets comme la formation, les objectifs futurs, les souhaits d’évolution ou le rythme de travail sans attendre l’entretien professionnel.

    Comment se prépare-t-il ?

    Le collaborateur doit remplir un premier questionnaire de son côté, l’envoyer à son supérieur qui émet des remarques et le retourne. Ce questionnaire permet un premier échange qui introduit l’entretien et place les grandes ligne, polémiques ou non !

    S'il est nécessaire pour les deux parties de s’y préparer, il ne doit toutefois pas être le moment de découverte de nouveaux éléments comme un nouveau projet de vie du collaborateur puisqu’il doit y avoir des conversations continues entre collaborateur et manager toute l’année pour que la relation soit prospère.

    Bon à savoir :

    Si l’employeur décide de mettre en place les EAE, il doit le faire pour tous ses employés.

    L’entretien professionnel

    Consacré aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié, en termes de qualifications et d’emploi comme une promotion professionnelle, un changement de poste, une augmentation de ses responsabilités (article L6315-1 du Code du travail), cet entretien est quant à lui obligatoire pour toute entreprise et doit avoir lieu tous les deux ans.

    Ce n’est pas une évaluation de la réalisation des missions et des objectifs comme l’entretien annuel mais plus une conversation quant aux objectifs de progression du salarié.

    Il est accompagné tous les 6 ans d’un récapitulatif du parcours professionnel du salarié pour s’assurer que certains points ont bien été validés dans les 6 ans. Il s’agit d’avoir bénéficié d’au moins une formation, d’un des éléments de certification professionnelle et d’une progression (salariale ou professionnelle).

    Quels objectifs pour l’entretien professionnel ?

    L’entretien professionnel a pour objectif principal de faire le point sur les formations suivies sur la période, les certifications obtenues et les compétences mises en avant par le salarié. Il peut permettre d’évoquer les projets des deux parties : en termes d’évolution, de changement pour le salarié et en termes de projets ou besoins en nouvelles compétences pour l’entreprise.

    L’entreprise doit obligatoirement profiter de cet entretien pour informer le salarié de sa capacité à utiliser son compte professionnel de formation.

    Comment se prépare-t-il ?

    Le collaborateur doit lister différentes choses avant ce rendez-vous (missions, compétences, projet professionnel, besoins…) et réunir les documents nécessaires au bilan de la période effectuée. Il peut aussi recourir gratuitement à des services de conseil en évolution professionnel. L'entreprise le prépare quant à elle en faisant le point sur les obligations validées par le salarié.

    Bon à savoir :

    Tous les salariés après deux ans d’ancienneté doivent avoir le droit à cet entretien quel que soit leur contrat même un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation. L’autre cas qui entraine l’entretien professionnel est celui des salariés qui reprennent leur activité après une longue période d’interruption telle qu’un congé maternité, sabbatique, maladie de plus de 6 mois…Depuis le 1er janvier 2019, le salarié peut pour ce cas décider que l'entretien professionnel se déroule à une date antérieure à la reprise de poste.

    Si aucun entretien n’est réalisé dans les 6 années ou qu’aucune formation n’a lieu, il n’y a pas de sanction prévue par la loi pour les entreprises de moins de 50 salariés mais pour celles de plus de 50 salariés, le salarié doit être crédité de 3000 euros. Toutefois, à cause de la crise sanitaire, les entretiens tous les 6 ans qui devaient avoir lieu à compter du 12 mars 2020 ont été reportés au 1er janvier 2021 et les sanctions suspendues jusqu’à cette date.

    Comment réussir ces deux entretiens ?

    • Il est important que les deux parties se préparent en prévoyant le rendez-vous avec une certaine avance.
    • Vous pouvez vous servir des exports Opentime pour faire un point avec le collaborateur sur les missions et projets réalisés et le temps passé sur chacun d'entre eux.
    • Si l’entretien a lieu par écrans, il vaut mieux favoriser la visioconférence que la conférence téléphonique pour éviter des incompréhensions. En effet, un message comprend une grande part de communication non verbale notamment au travail et celle-ci sera plus facile à déceler avec la visioconférence.
    • Il faut créer pour chacun le meilleur espace pour la réalisation de l’entretien en particulier en visioconférence, chacun doit être dans un espace qui le met à l’aise.
    • Il peut être bien pour l’employeur de partager une trame de l’entretien pour prévoir le temps passé sur chaque sujet surtout en visioconférence pour ne pas perdre le salarié.
    • Il faut impérativement garder des traces écrites (obligatoires pour l’entretien professionnel) pour permettre un meilleur suivi dans la durée.
    • Intégrer de nouveaux éléments comme l’autonomie, la confiance, les apprentissages, la créativité à votre l’entretien annuel d’évaluation peut permettre à chacun d’aller plus loin dans sa réflexion.
    • Il peut aussi être pertinent d'intégrer des éléments en rapport avec la situation actuelle notamment des questions sur le bien-être, le télétravail, les objectifs qui ont été avortés et ceux qui se sont créés en période de crise…de nouvelles perspectives naissent peut-être ?


    Pour éviter de faire une erreur au niveau des suivis des différents entretiens, il est possible d'indiquer dans Opentime la date du dernier entretien dans le profil de chaque utilisateur. Nous espérons que ces conseils vous aurons été utiles pour réussir des entretiens sereins et performants !

  37. Pas encore de neige à l'horizon mais nous voila bien en décembre, et avant l'arrivée du Père Noël, voici les nouveautés d'Opentime pour le mois de novembre.

    • Possibilité d'exporter le planning PDF au mois
    • Ajout de l'export Excel pour les types de contrats
    • Passage des tâches en pop-in pour une meilleure visibilité et ajout de différentes fonctionnalités
    • Ajout des centres de coûts
    • Mise en place de la fonctionnalité de compte rendu d'activité dans toutes les versions du logiciel et ajout d'un filtre utilisateur sur la vue globale du compte rendu
    • Amélioration des fonctionnalités de pointage avec une meilleure prise en compte autour des temps de pause
    • Activation automatique du paramètre de télétravail à l'ouverture d'un compte
    • Mise à jour de l'onglet Reporting
    • Meilleure prise en compte des jours fériés à la création d'un nouvel utilisateur
    • Ajout de paramètres de filtre pour les projets et les heures dans l'API

    Enfin, nous avons corrigé quelques bugs qui passaient par là.

    Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez trouver d'autres nouveautés dans cette liste le mois prochain !

  38. Nous sommes heureux de compter parmi nos nouveaux clients Promotion Santé Normandie. Nous les remercions pour la confiance qu'ils nous accordent en rejoignant l'aventure Opentime !

    Promotion Santé Normandie, c'est qui ?

    J’ai eu la chance de discuter il y a quelques jours avec Christelle De Souza, attachée de direction de Promotion Santé Normandie, l'instance régionale d'éducation et de promotion de la santé de Normandie (IREPS Normandie). Cet organisme a pour finalité de contribuer à l’amélioration de l’état de santé globale de la population. Il est né en 2019 de la fusion des IREPS de Haute et Basse Normandie.

    Quel était votre besoin ?

    « Avant nous avions un tableau Excel avec une feuille qui suivait toutes les activités de la structure. Comme nous avons fusionné en février 2019, c'était le moment de se réorganiser, surtout que les tableaux croisés dynamiques, c'est parfois complexe et ça peut amener à des erreurs de calcul ».

    « Nous n'avions pas non plus de logiciel de suivi des congés. De plus en plus nous devons apporter des chiffres précis, des données claires pour justifier nos dépenses et pour ça il y avait besoin d'un bon suivi. »

    Comment avez-vous trouvé et choisi Opentime ?

    Le bouche-à-oreille ! « Nous sommes en lien régulier avec d'autres IREPS qui nous on mentionné à plusieurs reprises dans des échanges l’idée d’Opentime pour gérer les temps de travail des équipes. »

    « Trois structures ont été prospectées et Opentime est ressortie du lot car le logiciel correspondait mieux au besoin. Déjà vous travaillez avec des IREPS donc nous étions surs que vous connaissiez nos problématiques et nos besoins. »

    Comment s'est passée la mise en place d'Opentime ?

    Selon l'attachée de direction, la mise en place a débuté cet été mais le traitement sur Excel étant un peu chaotique auparavant, elle a demandé un peu de temps. Au sein de l'organisme, Opentime est réellement en place et utilisé depuis le 1er octobre.

    Et la prise en main, facile ?

    « La prise en main est assez facile même s’il faut bien connaitre le sujet, s’y intéresser. Mais Ophélie du SAV est très réactive. Dès qu’on a un problème, un souci, on l’appelle. J'ai fait un tuto à mes collègues pour les notes de frais. Ils les faisaient une par une et ça ne facilitait pas la tâche alors j'en ai parlé à Ophélie, qui m'a expliqué et j'ai pu faire un tuto. »

    Si vous avez une question qui vous parait assez classique, n'hésitez pas également à consulter le centre d'aide qui est alimenté régulièrement par les questions fréquentes ! Vous utilisez beaucoup de digital dans l’entreprise ?

    « Oui, on utilise beaucoup internet et l’outil informatique dans la structure donc ça n'est pas un souci pour nous. Mais on est quand même dans un secteur où parfois il y a une certaine réticence au changement, comme partout et on craignait qu'instaurer une nouvelle façon de faire soit compliquée. »

    « Au final, pour l'instant je n'ai que des remontées positives à la mise en place d’Opentime. Chacun ne voit que ce dont il a besoin sur le logiciel et n'est pas perdu. »

    Quels sont les objectifs de votre utilisation d’Opentime ?

    « La facilité. » L'organisme utilise principalement Opentime pour les absences et les temps ainsi que le processus de notes de frais.

    « J'ai commencé à saisir les plans de charge et je vais m'intéresser prochainement aux bilans et à la façon dont je peux lier Opentime au logiciel comptable. »

    Ah oui, grâce aux imports et aux exports, vous pourrez communiquer entre les deux logiciels. Que souhaiteriez-vous améliorer au vu de votre utilisation actuelle ?

    « Ce qui manquait selon nous quand on a découvert Opentime c’était la gestion des tickets restos mais nous en avons parlé à Perrick. »

    En effet, c'est en projet, nous cherchons à mettre ça en place pour 2021 ! Et pour finir, est-ce que vous recommandez Opentime en ce début d'aventure ?

    « Ah oui, complètement. Opentime, ça nous facilite la vie ». Pour Christelle, c'est un véritable gain de temps et selon elle, la personne qui doit gérer les heures supplémentaires a le même avis car tout est facilement visible sur le logiciel.

    « Le jour de la présentation d'Opentime, on avait presque des étincelles dans les yeux ! ».

    Un vrai bonheur d'entendre ça ! Nous remercions chaleureusement Christelle. Vos retours nous sont toujours très précieux dans le cadre de notre amélioration continue d'Opentime.

  39. Dans cette deuxième phase de confinement, le télétravail n’est pas possible pour tout le monde. Alors pour ceux qui doivent rester en entreprise, il faut gérer avec précaution cette nouvelle période.

    La team Opentime a décortiqué pour vous le nouveau protocole du ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion du 13 Novembre en ce confinement#2.

    Qu’est-ce qu’un cas contact au travail ?

    Le ministère du Travail rappelle tout d’abord qu’un cas contact est « une personne ayant eu un contact à risque avec une personne contaminée par la Covid-19 ».

    Pour information, un cas contact est à risque si :

    • Il y eu a une conversation en face à face à moins d’un mètre pendant plus de 15 min, ou dans un lieu clos.
    • Sans masque ou autre protection efficace.
    • La personne éternue ou tousse.
    • Il y a eu un échange de matériel non désinfecté ou d’actes de soins ou d’hygiène.

    Ces situations peuvent donc intervenir au travail lors de repas, pauses, conversations, déplacements ou réunions par exemple. En effet, en entreprise, les risques peuvent être importants puisqu’un certain nombre d’individus se côtoient.

    Les points clés

    Il revient dans un premier temps à votre entreprise ou organisation de réaliser une procédure qui indique les étapes à suivre pour la prise en charge des personnes symptomatiques.

    L’employé cas contact a quant à lui l’obligation de prévenir son employeur étant donné la problématique de santé publique.

    S’il est asymptomatique il doit alors rentrer chez lui, si possible en évitant les transports en commun et en portant un masque, et s’isoler pour une durée de 7 jours avant de réaliser un test.

    L’entreprise doit alors voir avec lui s’il peut télétravailler ou non, ce qui n’est probablement pas le cas en période de confinement puisque la plupart des personnes pouvant faire du télétravail le sont d’ors et déjà. Il doit alors demander un arrêt de travail auprès de l’Assurance-maladie sans jour de carence. Cet arrêt peut être « rétroactif dans la limite de 4 jours » si jamais la personne s’est confinée avant la date. Cette demande est à faire sur declare.ameli.fr avec une déclaration sur l'honneur.

    Dans les deux cas, vous pouvez utiliser Opentime pour déclarer un congé maintien à domicile du au coronavirus ou une période de télétravail et ainsi vous assurer du suivi de ces périodes.

    « En présence d’une personne symptomatique (notamment fièvre et/ou toux, difficulté respiratoire, à parler ou à avaler, perte du gout et de l’odorat), la prise en charge repose sur l’isolement, la protection et la recherche de signes de gravité ». Il faut en effet tout de suite isoler la personne dans une sale dédiée et lui apporter l’aide d’un médecin ou du référent covid afin de voir si ces signes sont graves.

    Si les symptômes ne sont pas graves, la personne doit rentrer chez elle si possible en évitant les transports en commun et en portant un masque et consulter un médecin qui lui indiquera quand réaliser le test.

    Si les signaux sont graves, il en vient de la responsabilité de l'entreprise de la faire parvenir jusqu’à un centre de soin qui pourra s’en occuper et s’occuper du test de dépistage covid.

    Suite à la réalisation du test

    • Si le test est négatif, le salarié peut revenir en entreprise sans certificat médical.
    • S’il est positif, le salarié doit s’isoler 7 jours de plus afin d’éviter toute contamination. Il peut rester en télétravail pendant cette durée s’il n’a aucun symptômes ou envoyer son arrêt de travail si celui-ci lui est impossible. A la fin de cette période, il peut revenir sans certificat.

    Il est précisé qu’à la fin de la période d’isolement, « si la personne a de la fièvre, elle consulte son médecin et poursuit son isolement pendant 48 h après la fin de la fièvre »

    Dans le cas où un de vos collaborateurs passe de cas contact à cas confirmé positif, l’identification de ses cas contact sera prise en charge par les acteurs du contact-tracing c’est à dire le médecin et l’Assurance Maladie. Ainsi, si vos collaborateurs se sont potentiellement contaminés entre eux, ils seront pris en charge pour réaliser à leur tour le test.

    Attention, si plusieurs cas sont avérés positifs dans une période de 7 jours vous devez en informer les autorités sanitaires (ARS, Assurance maladie, services de santé au travail) pour éviter la création d’un cluster. Le service de santé au travail rattaché à votre entreprise vous informera au niveau des consignes de désinfection.

  40. Nous sommes heureux de compter parmi nos clients depuis 2018 le cabinet de conseil Pragma 9. Nous les remercions pour leur confiance et leurs précieux retours !


    Mais alors, Pragma 9, qui est-ce ?

    J’ai eu la chance d’interviewer Marie Prince, dirigeante d’un de nos fidèles clients : Pragma 9. Société de conseil créée en 2015 à Paris, Pragma 9 est un cabinet indépendant expert des marchés publics informatiques qui assiste les administrations dans la conception, l’optimisation et la mise en oeuvre des politiques d’achats.

    Depuis combien de temps utilisez vous Opentime ?

    « Nous utilisons Opentime depuis au moins 3 ans maintenant ! A la base, nous recherchions un logiciel pour gérer les congés mais nous utilisons désormais tous les modules. »

    Pourquoi avoir choisi ce logiciel ?

    « Nous l’avons choisi car il est :

    • Propre
    • Agréable à utiliser
    • Facile à utiliser pour plusieurs activités, plusieurs métiers… »

    Utilisez-vous beaucoup de digital dans l’entreprise ?

    « Oui, nous sommes une entreprise très tournée vers le digital, il fait partie intégrale de notre activité donc ce n’est pas compliqué pour nous d’utiliser ce type de logiciel. »

    Quels sont les objectifs de votre utilisation d’Opentime ?

    Selon Marie Prince, Pragma 9 utilise le logiciel principalement pour la saisie des CRA (comptes-rendus d’activité), des congés et la partie finance afin que chaque chef de projet puisse avoir accès à sa rentabilité.

    Quels sont les modules et fonctionnalités qui vous servent le plus ?

    Tout d’abord, Ophélie, notre customer success manager, est selon la dirigeante toujours très à l’écoute, très réactive et prête à faire développer des nouveautés dans Opentime pour répondre aux besoins et questions de l’équipe !

    Pour les onglets, si nous les prenons un par un, l’onglet temps est toujours très utilisé chez Pragma.

    « Il est vraiment bien développé notamment l’affichage dynamique. »

    L’onglet gestion de projet est aussi très utilisé, surtout par les chefs de projet pour voir les temps prévisionnels et les charges.

    « Chez Pragma nous avons d’ailleurs beaucoup d’utilisations variées du logiciel. »

    L’onglet d’export leur permet d’exporter les informations d’Opentime vers une document Excel qui est ensuite rentré dans un outil financier.

    « Cela nous apporte une prévision budgétaire assez fine et donc une gestion du prévisionnel. »

    Le prévisionnel de l'onglet finance leur permet également de voir la marge réalisée sur les projets.

    L’onglet Ressources Humaines est enfin « essentiel » puisqu’il permet de gérer absences et frais de l'équipe Pragma 9.

    Que souhaiteriez-vous intégrer de nouveau ou améliorer au vu de votre utilisation ?

    « J’aimerais avoir une gestion du prévisionnel encore plus fine et précise. Il faudrait pour cela que tous les projets soient saisies mais ce n’est pas forcément le cas car beaucoup de chefs de projets utilisent aujourd’hui Excel. L’onglet finance n’est pas utilisé à son maximum chez nous car il n’est pas remplit au fil de l’eau par tous les chefs de projet par exemple. Ils ne le font pas systématiquement. Je souhaiterais mettre en place un import de fichiers Excel si c’est possible qui pourrait également servir dans les catégories Achat et Vente et dans le survol de projet. »

    En effet, c’est possible de réaliser des imports sur Opentime ! Nous allons voir pour mettre cela en place avec vous, d’autres besoins vous viennent en tête ?

    « Il nous est parfois difficile d’expliquer aux nouveaux collaborateurs certains termes du logiciel ou facettes de son utilisation. Il pourrait être bien d’avoir des tutoriels sous format vidéo par exemple ou d’avoir des définitions des termes utilisés dans le logiciel lorsqu’ils ne peuvent pas être personnalisés. »

    Un dernier bémol selon la dirigeante, le temps prévu dans la gestion de projet n’est pas reporté d’un mois sur l’autre, il serait peut-être possible de mettre le résiduel qui se répercuterait d’un mois sur l’autre par exemple pour un meilleur suivi.

    Est-ce que vous recommandez ce logiciel?

    « Opentime ? Ah oui, tout à fait, complètement ! »


    Nous remercions chaleureusement Marie Prince. Vos retours nous sont toujours très précieux dans le cadre de notre amélioration continue d'Opentime !

  41. Un mois a passé depuis notre dernier billet de nouveautés et les choses bougent vite ! Nous voilà de nouveau confinés mais heureusement vous avez Opentime pour vous aider. Vous trouverez juste ici la liste des nouveautés que nous avons développé pour vous en ce mois d'octobre !

    • Nouvelles possibilités d’export Excel (Entités, Entreprises, Planning, Paye dans la section RH)
    • Ajout d’un rapport pour consulter les heures supplémentaires
    • Révision de l’affichage des tickets pour un utilisateur invité
    • Ajout du montant total dans la liste de frais et d'une possibilité de créer des frais liés à un sous-projet
    • Ajout de la vue globale dans les frais
    • Amélioration du champ type de contrat sur la fiche utilisateur avec une date de contrat
    • Possibilité de déplacer en drag & drop les utilisateurs dans le planning
    • Dans RH, ajout d'une possibilité d'envoi à des contacts externes notamment d'éléments de paye
    • Corrections sur le tableau de bord avec l’affichage uniquement des utilisateurs qui ont déjà intégré l’organisation
    • Possibilité de cliquer sur la vue équipe pour rentrer dans la vue de l'équipe en question

    Enfin, nous avons corrigé les quelques bugs signalés par vos soins.

    Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez trouver d'autres nouveautés dans cette liste le mois prochain !

  42. Nous faisons face à une période relativement compliquée dans laquelle il faut développer de nouvelles compétences et s’adapter. Si le télétravail va et vient en fonction des entreprises, il y en a bon nombre pour lesquelles il est aujourd’hui de mise au moins 2 jours par semaine.

    Cette vague de télétravail ne sous-entend pourtant pas que l’on doit délaisser ses collaborateurs ou salariés ! S’il y en a pour qui il peut être encore plus difficile ce sont les nouveaux arrivants, qui doivent s’intégrer dans un domaine, un secteur, une entreprise sans en connaitre les pratiques, les coutumes et la manière de travailler à distance.

    Le télétravail n’est pourtant pas voué à disparaitre puisque sous plein d’aspects il peut être bénéfique et valorisant dans vos équipes !

    Mais alors comment faire pour intégrer ces nouveaux arrivants tout en restant à distance ou en ayant une partie de l’équipe à distance ?

    Recréer virtuellement une expérience

    Cette expérience humaine est importante pour deux raisons. La première est qu’une mauvaise intégration d’un employé a des conséquences sur son moral et joue sur son efficacité ainsi que sa volonté à rester dans l’entreprise. La seconde est bien sur que cette intégration a un fort impact sur votre marque employeur, ce qui vous facilitera ensuite la tâche pour avoir de nouveaux collaborateurs compétents.

    Digitaliser le cycle d’intégration

    L’onboarding doit se faire digitalement comme il aurait pu avoir lieu en présentiel avec des étapes, un guide, un standard. Il ne doit pas disparaitre pour cause de travail à distance même s’il peut se concentrer sur l’essentiel au lieu de durer plusieurs jours comme c’était le cas auparavant. Pour faciliter la mise en place de cet onboarding digital, il est recommandé de regrouper les dates d’arrivée des nouveaux entrants pour le réaliser à plusieurs. Première étape digitale, celle de la réunion de présentation qui peut tout à fait avoir lieu en visioconférence grâce aux outils Zoom ou Meets par exemple. La visite des locaux peut avoir lieu à distance également avec une vidéo préenregistrée si possible en 360 degrés pour rendre le tout plus vivant.

    Digitaliser ses évènements et formations

    Il s’agit ici de choisir une ou plusieurs plateformes adaptées à vos besoins. Cela peut tout aussi bien être une plateforme de webinar, les réseaux sociaux, ou une application. Pour les évènements, les possibilités sont variées en fonction de la créativité que vous souhaitez y mettre ! Si vous avez l’habitude d’organiser des évènements originaux tels que des jeux d’équipe par exemple, il existe des plateformes d’évènements comme des sites d’escape game qui pourront renforcer l’esprit d’équipe de vos collaborateurs. Le fait de passer certaines des formations en digital est également un atout puisque cela permet de les ancrer dans la durée et dans la simplicité pour les salariés qui seront intégrés par le futur en télétravail ou sur un autre site.

    Utiliser des applications et des logiciels de suivi

    L’utilisation de logiciels de gestion permet de simplifier l’organisation à distance. Les nouveaux collaborateurs pourront plus facilement se rendre compte de l’organisation interne et des projets. Opentime permet ainsi d’organiser le temps de travail, de suivre les taches en cours et de garder un lien sur le travail de l’équipe et les projets. La team Opentime prévoit également la possibilité d’organiser des formations sur le logiciel si vous intégrez plusieurs collaborateurs à la fois et que vous souhaitez une formation complète sur son utilisation !

    Communiquer un maximum

    Organiser une visioconférence peut permettre de se comprendre plus facilement et plus rapidement que d’accumuler les emails d’incompréhension ! Le fait de communiquer a plusieurs objectifs, celui d’avancer sur des projets bien sur mais également de conserver ou créer le lien social et de mettre en confiance. Il est conseillé d’appeler directement les membres d’une équipe lorsqu’un échange par mails ou messages dure plus de 5 minutes à la suite par exemple.

    Assurer l’interactivité

    L’interactivité a pour objectif principal de créer un sentiment d’appartenance au sein d’une équipe. Pour cela, lors de l’onboarding d’un collaborateur, il peut être pertinent de le faire participer aux réunions d’équipe via visioconférence, même s’il n’a rien d’engageant à dire lors de ces réunions. Il s’agira ici de lui donner une idée du fonctionnement de l’équipe en action et des relations interpersonnelles. Lors des premiers jours d’un salarié entrant, vous pouvez également demander à votre équipe de lui envoyer des messages de présentation pour le mettre en confiance.

    Assurer le partage d’informations

    Un point majeur du télétravail est de s’assurer de favoriser au maximum des bonnes conditions de travail à domicile. Cela passe par la mise à disposition de matériel informatique mais également par le partage d’informations. En effet, toutes les informations nécessaires doivent être disponibles pour le nouveau salarié ! Vous pouvez pour cela dresser une liste des personnes à qui il doit s’adresser pour obtenir ces informations ou lui attribuer un référent qui sera en charge de lui indiquer qui contacter, de quelle manière et de faire des points fréquents avec lui.

    Ça y est, vous êtes fin prêts à intégrer de nouveaux collaborateurs en temps de télétravail ! Et surtout, n’hésitez pas à en faire plus que d’habitude, ce ne sera jamais trop pour créer une nouvelle relation de travail efficace et enrichissante 😉

  43. 2021, prochaine étape avec les tickets restaurants


    Bonjour à tous,

    Alors que notre président annonce un « couvre-feu entre 21h et 6h » pour les principales agglomérations françaises, le travail continue chez No Parking. La moitié de l’équipe est en télétravail, l’autre moitié encadre les nouveaux (stagiaire et apprentie) au bureau. On ouvre les fenêtres, on force un courant d’air mécanique en plus et au passage on pousse un peu le chauffage. Bien sûr on commence aussi à préparer 2021.

    Première grosse nouvelle fonctionnalité à l’horizon, la gestion des tickets restaurant. C’est peut-être paradoxale avec tous ces restaurateurs qui tirent la langue, à moins que ce soit juste une occasion de vous soulager de tâches administratives (dans une période qui n'en manquent pas) tout en soutenant une branche particulièrement en difficulté.

    Nous sommes donc en quête de clients (ou prospects) qui souhaiteraient nous expliquer comment ils en gèrent la distribution auprès de leurs équipes : en nombre fixe par mois avec une régularisation en fin d’année ? un calcul savant en fonction des présences du mois précédent ? une combinaison interne qui tienne compte du poste, du service et de l’établissement ? Autant de stratégies que nous avons déjà identifiées : il y en a vraisemblablement d’autres…

    N’hésitez à contacter Ophélie au support (03 20 06 51 26) pour lancer la discussion : nous pourrions ajouter votre formule dans notre roadmap pour le premier trimestre 2021. Et peut-être même que cela pourrait être l'occasion d'influer sur les autres fonctionnalités de l'année prochaine !

    Au plaisir de vous accompagner numériquement pendant cette période de couvre-feu,
             Perrick et toute l’équipe Opentime




  44. Entre les entreprises qui se mettent au 100 % télétravail et vendent leurs locaux et les entreprises d’ameublement et d’informatique qui vendent des kits de télétravail, le moins que l’on puisse dire est que le télétravail se démocratise ! Sans s’apparenter aux extrêmes, il est important pour vous de mettre en place quelques mesures pour rendre les prochaines périodes de télétravail sereines.

    Le télétravail ne doit en effet pas être une source d’angoisse pour les salariés ou les managers malgré la difficulté qu'apporte celui-ci dans la coordination des rythmes des différents membres de vos équipes.

    Pour cela la team Opentime vous a fait une petite sélection des actions primordiales à mettre en place.

    S’organiser

    L’organisation est un élément principal du télétravail et de la gestion des équipes à distance. Il faut en effet vous assurer que chacun trouve son rythme de travail et gère son temps correctement pour réaliser ses missions. Utiliser un logiciel de gestion de temps permet de rendre plus facile la gestion des heures travaillées. Pour cela Opentime est un vrai plus puisqu’il vous permet de gérer les heures de travail en indiquant les activités réalisées sur le temps à distance ainsi que de gérer le télétravail avec le module développé cette année. Notre module vous permet à la fois de discerner le temps passé en télétravail et celui passé en entreprise mais également de mettre en place des demandes de télétravail dans la même configuration que des demandes d’absence afin de gérer ces périodes au mieux au sein de l’équipe.



    Communiquer

    La communication est un élément clé pour le bien-être des membres d’une équipe. N’hésitez pas à organiser des évènements à distance qui puissent rapprocher vos salariés. En effet, le télétravail rend les relations plus compliquées mais les logiciels de visioconférence sont une bonne alternative pour remédier à ce manque de communication et de proximité. Mettre en place des activités de team building plus ou moins informelles peut permettre de rassembler vos équipes pour garder le lien social, indispensable à la survie de l’esprit d’équipe. Cette communication est également importante entre les personnes présentes au bureau et celles à distance si vous êtes en télétravail partiel puisque certaines discussions informelles mais majeures peuvent échapper aux salariés non présents qui se sentent à la fois rejetés et pas à la page dans leurs actions.



    Fixer des limites

    Eviter l’épuisement professionnel de votre équipe en fixant des limites et des règles est indispensable. Pour cela il est important d’établir des programmes, des taches, des missions pour amener vos collaborateurs à un sentiment d’épanouissement et de réalisation. Les managers doivent également faire prendre conscience à leurs équipes de l’importance des horaires et des habitudes malgré le flou qui s’installe entre le temps de travail et le temps personnel. Vos collaborateurs doivent pour cela éviter de communiquer par téléphone ou par mail en dehors des horaires de travail. La mise en œuvre d’un outil de gestion de temps peut aider à ce sujet. Opentime est également une bonne solution pour apprendre à gérer des missions et des tâches au sein de votre équipe à distance. Sur le logiciel, les tickets (ou demandes ou kanbans) permettent à chacun de se coordonner avec le client final et les autres membres de l’équipe avec lesquels il faut interagir. Pour finir, définir un espace de travail est également une action saine pour éviter le conflit entre repos et concentration en période de télétravail.


    La team Opentime vous conseille donc de définir des limites pour que votre équipe gère au mieux son temps de travail, de maintenir une communication forte et efficace et de ne pas hésiter à utiliser les outils technologiques à votre disposition ou à en mettre en place de nouveaux pour rendre cette période productive et enrichissante pour tous !

  45. Les vacances sont déjà bien loin et nous avons profité de ce premier mois de rentrée pour travailler sur les nouveautés d'Opentime.

    • Amélioration des possibilités d'export Excel
    • Mise en place de l'accès à la vue globale du plan de charge pour tous les collaborateurs
    • Possibilité d'indiquer les heures des congés plus facilement sans spécifier les minutes
    • Dans le planning, ajout d'une option permettant d'avoir des types de créneaux pour certains lieux uniquement et d'une option de suppression de créneaux sur une période large
    • Ajout d'un blocage de la saisie de temps en dehors des dates de lancement et clôture d'un projet
    • Possibilité de saisie avant le début de la journée de travail
    • Amélioration de la limite de saisie de temps en fonction de la semaine type par utilisateur
    • Amélioration de la gestion du télétravail sur les différentes interfaces d'Opentime
    • Ajout de l'option de répétition d'un évènement d'une période sur une autre
    • Mise en place d'un filtre pour masquer certains tickets ou catégories de tickets

    Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez trouver d'autres nouveautés dans cette liste le mois prochain !

  46. Une des priorités chez No Parking est la satisfaction du client : elle passe en particulier par la rapidité de prise en charge des besoins et soucis sur l'outil. Pour cela, nous mettons tout en place pour traiter les bugs sur Opentime le plus rapidement possible.

    Alors, que se passe-t-il chez nous, lorsqu'un bug est remonté par un client ?

    Tout d'abord, Ophélie, notre customer success manager, reçoit l'information par téléphone ou par mail...

    Opentime bonjour...

    Lorsqu'elle a compris le problème (et si elle ne peut pas le traiter directement), elle crée un ticket - que l'on appelle aussi kanban - directement dans notre propre instance d'Opentime pour informer l'équipe technique et attribuer la tâche de résoudre ce problème à un développeur en particulier. Elle ajoute au passage une description pour s'assurer qu'ils comprennent le bug (avec une copie écran par exemple) ainsi qu'un contact : une fois le bug résolu, elle pourra recontacter rapidement la personne qui a remonté le problème. Elle peut également indiquer qu'il s'agit d'une urgence et qu'on doit réagir au plus vite.

    SOS

    Aussitôt dit, aussitôt fait, notre équipe technique reçoit le ticket via leur interface Opentime : il apparait en haut de la pile des choses à faire. Il sera traité une fois que la tâche en cours sera terminée : on évite de sortir un développeur de sa concentration du moment. Et comme chaque kanban est prévu pour durer une journée maximum, il y a toujours quelqu'un pour le prendre en charge dans la journée.

    Opération en cours

    Et voilà, le souci est résolu ! C'est le tour d'Ophélie de récupérer la main en vérifiant de son côté sur l'interface du client que son souci est bien résolu et en le prévenant que désormais tout va bien.

  47. En ce mois d'août, nous avons profité de la période plus calme pour faire un peu de nettoyage et pas mal de remaniements de fond.

    Seule nouveauté du mois, la possibilité de lier un établissement à un client ou à un projet apparaît dans le logiciel.

    Bonne rentrée - si particulière - à tous.

  48. Toute l'équipe d'Opentime vous souhaite une bonne rentrée, en espérant que vous ayez passé un bel été.

    Voici les nouveautés que nous avons pu mettre en place au cours du mois de juillet.

    • Possibilité de limiter la saisie des utilisateurs en fonction de la semaine type qui leur est attribuée
    • Possibilité de clôturer un projet à partir de l'onglet avancement
    • Ajout d'une vue équipe dans la liste des tickets
    • Amélioration de la précision du barème des frais
    • Ajout des options dernier entretien individuel et dernière visite médicale dans les informations utilisateur
    • Sur la version mobile, ajout d'un calendrier et d'une possibilité de déclarer son temps avec des boutons démarrer / arrêter
    • Intégration de la saisie du télétravail dans de nouveaux types de saisie de temps

    Vous pouvez consulter notre dernier article pour connaître tous les avancements concernant le télétravail sur Opentime.

  49. Télé-rentrée et rentrée avec distance : plonger dans la reprise


    Bonjour à tous,

    Les enfants sont rentrés à l’école, les masques sont devenus obligatoires au bureau et tout le monde espère que ça tiendra. Au moins quelques temps. Le plus longtemps possible.

    Début 2020, nous avions décidé de focaliser notre attention et les évolutions d’Opentime sur le télétravail : besoin émergeant chez certains de nos clients, nous n’imaginions pas que le Covid19 forcerait tout le monde (ou presque) à expérimenter cette forme de travail à distance.

    Avance rapide de quelques mois : plusieurs modules sont disponibles pour cette rentrée si particulière. On commence bien sûr par tous les types d’absence liés à la pandémie : travail partiel, congés pour garde d’enfants sans mode de garde, etc. Il y a aussi le suivi administratif des jours en télétravail. Ainsi un salarié peut consulter, demander ou poser une journée de télétravail sans que ce soit considéré comme un type d’absence ! Ophélie - qui est revenue de son congé maternité - sera heureuse de paramétrer ces options avec vous dès à présent.

    L’équipe technique avance désormais sur la troisième phase du projet « Ipeka » : comment aider les équipes à s’orienter dans l’activité du quotidien quand elle doit se faire à distance ? La brique que nous développons s’appelle les tickets (ou demandes ou kanbans). Ils permettent à chacun de se coordonner avec le client final (celui qui a fait la demande initiale) et les autres membres de l’équipe avec lesquels il faut interagir. Nous avons par exemple ajouté un bouton « Signaler un problème » : il permet d’alerter la chaîne d’aide (team leader, manager et/ou responsable) et de recevoir un appui quand on se retrouve bloqué avec un besoin mal exprimé, une contrainte gênante ou une dépendance hors de son périmètre.

    Comme pour toutes les évolutions dans Opentime, nous avançons avec les retours et les désirs de toutes les parties prenantes (client, prospect, utilisateur final, etc.) : si vous souhaitez une présentation de ce module - ou d’un autre bien sûr, nous nous ferons un plaisir de trouver un créneau.

    Au plaisir de relever avec vous les défis de cette rentrée si particulière,
             Perrick et toute l’équipe Opentime




    PS : en décembre, l’équipe Opentime choisit un nom de code pour marquer les développements de l’année à venir. Après Genova en 2018 et Hevea en 2019, Ipeka avait été choisi pour 2020.

  50. 17 mars – 11 mai 2020. 55 jours de confinement strict pour les secteurs professionnels « non essentiels ». Malgré l'inquiétude face au contexte, malgré la fatigue causée par le cumul des charges familiales et professionnelles, malgré les douloureuses restrictions, l'expérience collective du télétravail a aussi apporté sa part d'enseignements. Dans cette série d'articles, la penseuse et écrivaine Peggy Avez propose un regard philosophique sur certains effets libérateurs du télétravail.


    La liberté de choisir son heure

    Avoir l'initiative de son emploi du temps transforme l'acte de travailler. Un leitmotiv récurrent chez les free-lance. C'est aussi ce que de nombreuses personnes salariées ont (re)découvert durant la crise du coronavirus. Quitte à travailler lorsque les enfants dorment, à jongler d'improvisations en improvisations pour pallier à court terme la fermeture des écoles, le fait de ne plus subir les horaires rigides uniformément imposés par les entreprises leur a restitué la jouissance d'un plaisir simple : organiser soi-même sa journée. Même lorsqu'on ne décide pas de ses contraintes, pouvoir choisir la façon dont on les articule dans sa journée, en respectant le rythme propre de ses besoins, comporte une part de liberté dont nous prive le fonctionnement habituel, uniforme et hiérarchisé du travail salarié.

    Pourquoi est-ce si important non pas seulement de choisir ce qu'on fait, mais de choisir le moment où on le fait ? Pourquoi certain·e·s se disent prêt·e·s à travailler plus à condition de pouvoir choisir leurs horaires ?

    Cette motivation aux apparences toutes contemporaines se trouve déjà finement décrite chez Jean- Jacques Rousseau. Le penseur de l'émancipation politique et pédagogique avait découvert pour lui- même une autre forme de liberté, à la première personne : celle d'une temporalité rendue possible par la solitude (récemment appelée « distanciation sociale » !) et ses rêveries. Disposer de son propre temps constitue une expérience fondamentale de liberté.

    « Jean-Jacques – c'est ainsi qu'il se dépeint – déteste la gêne autant qu'il aime l'occupation. Le travail ne lui coûte rien pourvu qu'il le fasse à son heure et non à celle d'autrui. »
    Rousseau, juge de Jean-Jacques

    Il suffit qu'on lui prescrive le moment d'une action pour que celle-ci devienne illico un obstacle tant à son plaisir qu'à sa liberté. Car le timing imposé par autrui m'interdit d'avoir l'initiative de mon action, initiative pourtant déterminante pour le plaisir que j'en tirerai. La planification des mes journées par autrui me dépossède de ma capacité d'initier mon présent, de telle sorte qu'elle suffit à transformer une action en travail servile. Initier, c'est commencer intentionnellement. L'initiative n'est donc pas seulement le choix d'une action, mais le choix du moment où j'entreprends cette action. Le contexte temporel de mon existence détermine mon degré de liberté.

    Soit, mais le temps n'est-il pas toujours contraint par sa limite quantitative et par son irréversibilité ? Le temps n'est-il pas toujours un obstacle douloureux pour mes projets ? Rousseau nous interpelle au contraire : le temps n'est pas une contrainte, pas plus que ne le seraient nos instruments de mesure (montres, horloges, smarphones...). Mais il devient vecteur de contraintes lorsqu'autrui en use pour me prescrire mes actions. Assujetti aux attentes, pressions, désirs des personnes qui m'entourent, le temps cesse de m'appartenir ainsi que tout ce que j'y accomplis. À l'inverse, il suffit que je puisse initier moi-même une action pour qu'à mes yeux au moins, elle devienne libre.

    « Après avoir donné la matinée à divers soins que je remplissais tous avec plaisir, parce que je pouvais les remettre à un autre temps, je me hâtais de dîner pour échapper aux importuns, et de me ménager un plus long après-midi. (...) Me voilà maître de moi pour le reste de ce jour ! »
    Rousseau, Lettre à Malesherbes

    On remarque ici le plaisir évoqué par celles et ceux qui apprécient des formes souples de télétravail : les tâches peuvent me devenir agréables si je les exécute au moment où je choisis de le faire. Je peux faire avec enthousiasme ce que j'aurais fait dans la souffrance sous l'injonction arbitraire de quelqu'un.

    Conformément à l'idéal moderne de liberté, résumé par Benjamin Constant dans De la liberté des Anciens comparée à celle des Modernes, la jouissance privée suppose l'indépendance protectrice de l'individu à l'égard de la volonté d'autrui. La liberté s'accompagne toujours du plaisir d'avoir fait ce qu'on a voulu et non ce qu'autrui a voulu qu'on fasse. Nous ne nous épargnerons jamais certaines contraintes, mais nous pouvons vivre de telle sorte que ces contraintes ne soient pas instrumentalisées dans un rapport de domination. Pouvoir organiser soi-même ses journées, c'est faire ce qu'on a à faire sans jamais obéir à un ordre.

    « Je n'ai jamais cru que la liberté de l'homme consistât à faire ce qu'il veut, mais bien à ne jamais faire ce qu'il ne veut pas, et voilà celle que j'ai toujours clamée, souvent conservée, et par qui j'ai été le plus en scandale avec mes contemporains. »
    Rousseau, Rêveries du promeneur solitaire (Sixième promenade)

    Ces quelques remarques rousseauistes nous permettent d'approfondir la dimension temporelle de notre liberté : nous n'avons pas seulement besoin d'espace pour agir librement. Il nous faut aussi libérer le temps des multiples pressions et compressions qu'il subit dans nos pratiques actuelles, ce qui suppose de modifier en profondeur notre représentation du travail et de ses impératifs soi-disant incontournables.

    Contrairement à l'approche quantitative management néolibéral, le temps de travail n'est pas qu'une ressource mesurable à maximiser ! Pour être humain, l'organisation de notre temps doit pouvoir exprimer notre intentionnalité, donc notre capacité à tenir compte de notre rythme, de nos contraintes, de nos facilités et difficultés, en vue de travailler de la façon la plus adéquate. Cela ne nous empêche bien sûr pas de comprendre certaines contraintes de synchronisation sociale lorsque les échéances, réunions ou rendez-vous sont indispensables. Mais ces contraintes professionnelles et personnelles – si elles sont pertinentes – doivent pouvoir être appropriées par la personne qui peut user de sa capacité à les évaluer et à les articuler au mieux. À l'inverse, l'hyperplanification épuise et conduit souvent les salarié·e·s à devoir s'arrêter plus ou moins ponctuellement, faute d'avoir pu initier un rythme respirable. Plus les horaires sont rigides, plus les individus doivent perdre leur énergie à subir, plutôt qu'à agir.

    Ce constat déborde la sphère professionnelle. Bien que nous aimions nos ami·e·s, nos loisirs, nos familles, le remplissage de nos agendas finit par nous ôter la possibilité d'improviser – d'improviser ne serait-ce qu'un repos nécessaire mais non planifié ! – et réduit par là notre entrain. C'est que nous avons besoin de reconnaître dans le fil de nos journées la marque de notre pouvoir d'initiative, tout comme nous avons besoin de reconnaître dans les espaces que nous habitons la marque de notre personnalité. Au fond, ce n'est sans doute pas le bonheur que nous attendons du travail, mais la possibilité d'habiter personnellement le monde par ses actions et ses talents, au lieu d'y être réduit à une main d'oeuvre mesurable.