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En direct de la team Opentime...

Avec le mot-clé 'opentime' nous avons trouvé...

  1. Olivier Milon, Responsable Offre AMOA IT chez Visaltis, fait confiance à Opentime. Il nous en dit un peu plus sur son activité et son utilisation d'Opentime.

    Pouvez-vous me présenter votre activité et votre métier en quelques lignes ?

    Nous sommes un groupe associatif spécialisé dans le recrutement, l'intérim et la mise à dispostion de personnel.

    Dans quelle mesure aviez-vous besoin d'un logiciel de gestion de temps et d'activités ?

    Notre personnel permanent est partagé sur plusieurs associations et affecté sur plusieurs tâches. Opentime nous permet de suivre la répartition de leur temps de travail mais aussi sur chacune des structures du groupe.

    Pourquoi avoir choisi Opentime?

    Pour son prix et sa rapidité de mise en place.

    Au sein de votre entreprise, quels sont les modules que vous utilisez le plus souvent et pourquoi?

    Le module temps pour suivre nos salariés sur les différentes structures du groupe. Les modules absence et frais également.

    Recommandez-vous le logiciel Opentime?

    Oui, car il est très facile d'accès, tout en étant évolutif.

  2. Depuis 2013 Rémy Dupont, directeur de la production chez NPA Conseil, fait confiance à Opentime. Il nous en dit un peu plus sur son activité et son utilisation d'Opentime.

    Pouvez-vous me présenter votre activité et votre métier en quelques lignes ?

    NPA Conseil est un cabinet de conseil spécialisé sur les stratégies de développement des médias et services numériques. Nous intervenons auprès de nos clients par trois types de prestations : l’accompagnement stratégique et opérationnel, la publication d’études sectorielles et la formation professionnelle.

    Dans quelle mesure aviez-vous besoin d'un logiciel de gestion de temps et d'activités ?

    Les interventions de nos consultants sont facturées sur des bases journalières. Nous avions donc besoin d’un suivi régulier et précis des activités.

    Pourquoi avoir choisi Opentime ?

    Après un benchmark concurrentiel, la solution Opentime a été choisi pour sa simplicité de programmation et l’ergonomie utilisateur, son mode SaaS évitant toute installation logicielle sur notre système d’information et enfin la pré-programmation de rapport d’activités

    Au sein de votre entreprise, quels sont les modules que vous utilisez le plus souvent et pourquoi ?

    Tous les consultants réalisent leur saisie temps depuis leur poste de travail par une simple connexion internet. Les chefs d’équipes disposent de leurs propres vues et rapports d’activité. La direction de la production d’une vue sur l’ensemble de l’effectif. Les rapports sont mensuels et détaillés par rapprochement des consultants et des dossiers client sur lesquels ils interviennent. A la fin de chaque mission, un rapport de rentabilité est réalisé par rapprochement du devis et du bilan de production.

    Recommanderiez-vous le logiciel Opentime ?

    Pour une structure semblable à la nôtre d’une vingtaine de salariés, nous estimons qu’il s’agit d’une solution performante et économiquement satisfaisante. Nous serions donc à même de recommander l’utilisation d’Opentime pour optimiser la gestion de la production.

  3. Votre entreprise a choisi Opentime pour suivre le temps des différents collaborateurs et piloter l'activité de l'entreprise au quotidien. Même si nous proposons dans nos tarifs la formation des utilisateurs, il n'est pas toujours évident de s'y retrouver quand on utilise Opentime pour la première fois. Voici donc notre Top 7 des choses à faire quand on découvre Opentime :

    1/ Se connecter

    La première chose est de rentrer dans la barre d'adresse lien pour se connecter à votre instance Opentime. Vous avez également du recevoir un nom d'utilisateur ainsi qu'un mot de passe pour vous connecter. Si vous avez perdu votre mot de passe, vous pouvez en demander un nouveau directement sur cette page. Les responsables de votre entreprise peuvent également vous communiquer un nouveau mot de passe :

    se connecter sur Opentime

    2/ Créer des Clients, des Projets, des Sous-Projets

    Une étape importante quand on arrive dans Opentime : la création de ses clients et projets.

    Il faut commencer par créer le Client. Cliquez l'onglet sur Clients > Nouveau et rentrez le nom de votre client dans le champ nom. Libre à vous de définir une description, un responsable, un avancement etc. Cliquez sur sauvegarder en bas de la page pour enregistrer:

    créer un client dans Opentime

    Une fois que le client est ajouté dans Opentime, il faut créer des projets relatifs à ce client. Le process est le même. Il faut cette fois se positionner sur l'onglet Projets > Nouveau et choisir le client sur le champ client/parent. Le champ nom sert cette fois-ci à définir du projet. Vous pouvez également directement choisir qui va travailler sur ce projet :

    créer un projet dans Opentime

    Pour les sous-projets, le principe est le même que pour les projets. On choisi le client et le projet parents tandis que le champ nom permettra de définir le nom du sous-projet.

    > Envie d'aller plus loin ? Retrouvez notre FAQ sur l'ajout de sous-projets de manière automatique.

    3/ Vérifier ses préférences

    Avant de commencer à utiliser le logiciel, il est important de passer par vos préférences pour vérifier si vos informations personnelles sont exactes. Rendez-vous sur Utilisateurs > Préférences :

    vérifier ses préférences sur Opentime

    Vous pourrez, en autres, consulter votre semaine type, votre métier, votre équipe ainsi que votre responsable. Si vous avez un accès « utilisateur » et que certaines informations sont erronées, reportez-vous à votre responsable qui sera en mesure de faire les modifications.

    > Envie d'aller plus loin ? Retrouvez notre FAQ sur les préférences utilisateurs dans Opentime.

    4/ Vérifier ses affectations

    Pour saisir son temps dans Opentime, il faut être affecté aux différents clients et projets de l'entreprise. Si vous cliquez sur Utilisateurs > Affectation, vous pourrez consulter les clients et projets sur lesquels vous êtes affectés. Votre responsable pourra, encore une fois, vous affecter et vous désaffecter en quelques clics :

    vérifier ses affectations sur Opentime

    5/ Saisir son temps

    La saisie du temps est certainement la partie la plus importante dans Opentime. Rassurez-vous, la saisie est extrêmement simple. Si vos préférences et vos affectations sont correctes, la saisie ne demande que quelques minutes par jour. Cliquez tout d'abord sur Utilisateurs > Temps. La page se décompte en plusieurs points :

    saisir son temps sur Opentime

    • la frise du mois en cours : elle vous indique l'état de votre saisie mensuelle (orange si du temps a été saisie, vert foncé si c'est validé et rouge si rien n'a été saisie).
    • le choix du client et du projet : via deux menus-déroulants et selon vos affectations (voir le point 3). Une fois que vous avez sélectionné vos projets, vous pouvez saisir votre temps dans les cases des jours de la semaine. Un passage par le bouton "sauvegarder" permet de bien prendre en compte votre saisie.
    • le comparatif entre quotidien et théorique : Opentime cumul votre saisie sur la semaine et la compare à votre semaine type (voir point 2). En fonction de ces totaux, vous pourrez valider ou non votre saisie.
    • la validation : valider son temps permet de clôturer définitivement sa saisie. En fonction des règles de votre entreprise, soit vous, soit votre responsable validera le temps saisie. De plus, la validation peut être possible même si votre total semaine ne correspond pas à votre semaine type.

    > Envie d'aller plus loin ? Retrouvez notre FAQ sur la saisie du temps dans Opentime.

    6/ Effectuer une demande de congés

    Avec Opentime, vous avez la possibilité de gérer vos congés. L'outil permet de faire une demande de congés très simplement. Premièrement, cliquez sur Utilisateurs > Congés. Il suffit de préciser sa période, le type de congé ainsi qu'un commentaire pour indiquer la nature du congé par exemple (ici "Vacances en Italie"). Une fois fait, cliquez sur "sauvegarder". Opentime vous demande alors de confirmer votre demande :

    demande de conges sur Opentime

    Le responsable des absences de votre entreprise est alors averti par mail de votre demande. Vous le serez également s'il décide de valider ou non votre demande. En fonction de cette décision, votre feuille de temps sera automatiquement remplie.

    Vous avez également à disposition sur l'onglet Informations le récapitulatif de vos congés acquis, pris et restants :

    consultation des congés sur Opentime

    > Envie d'aller plus loin ? Retrouvez notre FAQ sur la gestion des congés dans Opentime.

    7/ Exporter le temps passé par les utilisateurs au format Excel

    Opentime est maintenant en place depuis quelques temps au sein de votre structure et vous souhaiteriez commencer à générer des rapports sur le temps passé par les utilisateurs. Sur l'onglet États > Export Excel, vous pourrez générer des fichiers Excel selon plusieurs critères paramétrables. Vous pouvez dans un premier temps choisir la période ainsi que les utilisateurs et les clients qui vont rentrer dans ce rapport. Le dernier détail concerne le type de rapport (détails temps passés est le plus utilisé). Pour finir, il suffit de cliquer sur créer en bas de la page pour télécharger votre fichier :

    exporter le temps passé par les utilisateurs au format Excel

    > Envie d'aller plus loin ? Retrouvez notre FAQ sur la création de rapports d'activités dans Opentime.

  4. En mai dernier, Opentime devenait multilingue grâce à l'ajout d'un paramètre permettant aux utilisateurs de choisir un langage différent du français parmi l'anglais, l'italien, le néerlandais et même le français calédoniens. param locale_lang faisait donc son apparition dans les nombreux paramètres d'Opentime.

    Un premier pas vers l'international auquel s'ajoute aujourd'hui le lancement d'Opentime.be pour nos amis belges.

    Bien sûr, le site est totalement traduit en néerlandais mais ce n'est pas tout : depuis septembre, Sébastien a rejoint l'équipe No Parking dans le but de développer ce marché complètement nouveau pour nous. Venant lui-même de Belgique, Sébastien sera peut-être votre futur interlocuteur !

  5. Un des gros chantiers de 2013 chez No Parking est la mise en place d'une interface mobile pour Opentime. Sous la forme d'une web app, Opentime Mobile sera adapté à tous les types de smartphone. Chaque semaine, nous vous ferons découvrir l'avancement de ce projet jusqu'à son lancement officieux (pour les clients existants, fin juillet ?) puis officiel (via une annonce sur le site web, courant septembre).

    Voici le menu tel qu'il se présente pour l'instant. A ce stade, seules les icônes jaunes sont accessibles :

    Le calendrier affiche les différents éléments mois par mois. Un scroll automatique permet d'arriver directement à la date du jour. Les événements terminés sont sur fond grisé comme sur la version originale d'Opentime :

    Quand on clique sur un événement du calendrier, on accède à plus de détails avec notamment, le contact associé à l'événement :

    L'icône Contact affiche quand à lui tous les contacts triés par ordre alphabétique, par priorité de : Nom - Prénom - Société. Il est également possible de faire une recherche qui filtre les contacts de la liste :

    A la manière de l'événement, le clic sur un contact affiche plus d'éléments comme les événements associés à ce contact :

    La prochaine étape va consister à s'attaquer à la saisie des temps de manière à la rendre la plus simple et ergonomique possible. Mais patience, ce sujet fera l'objet d'un prochain billet...

  6. Ce mois-ci, Opentime accueille au sein de ces nouveaux utilisateurs l'entreprise SpeakyPlanet. Estelle Jollivet nous raconte l'histoire de son entreprise et la nécessité de mettre en place un logiciel de gestion du temps et de suivi des activités.

    Pouvez-nous nous parler de SpeakyPlanet ?

    Estelle Jollivet : SpeakyPlanet est un site internet pour apprendre l'anglais aux enfants de primaire et début collège. Pour qu'apprentissage rime avec plaisir, nous privilégions une approche ludique en proposant 3 nouveaux jeux par mois (plus d'une soixantaine sont déjà en ligne), et des fonctionnalités ludiques (classement, médailles à collectionner) ou plus sérieuses (dico interactif, suivi de progrès). Nous organisons également des jeux-concours plusieurs fois par semaine. SpeakyPlanet compte plusieurs milliers d'abonnés et est présent sur plusieurs pays francophones : France évidemment, mais aussi Canada, Belgique et Suisse.

    En quoi consiste votre travail au sein de SpeakyPlanet ?

    E.J : Je suis cofondatrice de SpeakyPlanet et chef de projet. Mon rôle est de concevoir nos différents contenus, rédiger les cahiers des charges, organiser le travail de chacun et assurer le suivi de production. En plus de tout ça, j'interviens sur différentes tâches : conception de supports de communication, illustration de jeux, partenariats et relation avec la presse, et un peu d'administratif également...

    D'où est venu la nécessité d'une solution de gestion de temps ?

    E.J : La gestion de temps, c'est tout nouveau pour nous. C'est notre comptable qui nous y a poussé : nous avons besoin de déterminer précisément le coût de chaque jeu et de chaque fonctionnalité que nous produisons afin de pouvoir les valoriser et les amortir dans notre bilan.

    Pourquoi avoir choisi Opentime ?

    E.J : J'ai été séduite par l'ergonomie conviviale d'Opentime, et par la possibilité d'utiliser uniquement les outils dont nous avons besoin, en masquant les autres. Le contact téléphonique et la formation que nous avons reçue dans nos locaux ont été parfaits pour démarrer. Et le prix est très abordable pour une start-up comme la nôtre.

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