Nous souhaiterions mettre en place un suivi des projets dans notre entreprise. J'ai vu qu'Opentime permettait la création de prévisionnels en fonction des métiers de l'entreprise. Pouvez-vous m'en dire davantage ?

Sur Opentime, vous pouvez mettre en place un prévisionnel et le comparer à l'avancement réel de vos projets grâce au temps déclaré par les utilisateurs.

• Rendez-vous sur Configuration → Paramétrage → Editer le fichier de paramètres
• Cocher Oui pour activer le paramètre ext_finances et sauvegardez en bas de page
• Rendez-vous dans Finances → Prévisionnel
• Dans Vue Projet en haut à gauche indiquez le nom d'un projet

Suivi des projets en jours

Dans le tableau qui s'affiche :

• Vous retrouvez la liste des métiers que vous pouvez personnaliser dans Opentime
• Chaque métier doit être assigné à un utilisateur pour un bon suivi
• Estimez le temps nécessaire à la réalisation du projet dans chaque case en face du nom du métier
• Indiquez, si vous le souhaitez, un chiffre d'affaire prévisionnel et un montant des achats et frais estimés

Dans le prévisionnel l'unité de temps est la même que l'unité principale que vous avez définie pour la saisie des utilisateurs (heures, jours...).

En fonction du temps saisi par les utilisateurs dans Opentime, vous allez ensuite pouvoir comparer votre prévisionnel avec le réel.

Pour cela, rendez-vous dans Finances → Avancement et choisissez un projet. Opentime calcule l'écart entre ce que vous avez prévu et le temps réel.

Suivi des projets en euros

Pour aller plus loin dans l'analyse financière, vous pouvez associer un coût pour chaque métier.

Après cette étape, dans le prévisionnel du projet :

• Vous pouvez renseigner un chiffre d'affaire en euros
• Chaque métier retrouve son coût de production
• Opentime multiplie le coût de production d'un métier par le temps prévu sur ce métier
• Une marge et un taux de rentabilité se dégagent en fonction du chiffre d'affaires et des coûts globaux que vous avez enregistré

Au niveau de l'avancement, on retrouve à côté du tableau de temps, un tableau qui vient comparer les notions financières de votre projet. Cette fois-ci, les coûts prévisionnels viennent se comparer aux coûts réels, toujours en fonction de la saisie des utilisateurs.

Cela donne un aperçu de la viabilité du projet en cours.

Dans l'onglet Reporting → Survol Projet, vous allez retrouver une autre vue des différents projets de votre entreprise. C'est une manière de consulter en un coup d’œil les projets qui nécessitent des ajustements.

Pour afficher uniquement un projet, rendez-vous dans Filtrer en haut à droite de la page et indiquez le nom de votre projet ou client puis filtrez.

Notez que dans le survol, pour que le chiffre d'affaire réel apparaisse, il faut avoir rentré des ventes dans Opentime.

Pour aller plus loin, on peut également prendre en compte les notes de frais des différents salariés ainsi que les factures clients et fournisseurs.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin de précisions sur ces différents sujets.