Questions & réponses

Nous souhaiterions mettre en place un suivi des projets dans notre entreprise. J'ai vu qu'Opentime permettait la création de prévisionnels en fonction des métiers de l'entreprise. Pouvez-vous m'en dire davantage ?

Il faut tout d'abord activer le param ext_finances au niveau de l'onglet Configuration > Paramétrage > Éditer le fichier de paramètres. Ce paramètre permet d'activer le prévisionnel pour les projets :

prévisionnel et avancement des projets dans Opentime

1°/ Suivi des projets en jours :

Pour commencer à renseigner le prévisionnel d'un projet, choisissez votre projet et cliquez sur Projets > Prévisionnel. Vous retrouvez la liste des métiers que vous avez créés dans Opentime. Chaque métier est assigné à un utilisateur. Vous pouvez alors estimer le nombre de jours nécessaires à la réalisation du projet comme pour notre exemple :

prévisionnel et avancement des projets dans Opentime

En fonction du temps saisie par les utilisateurs dans Opentime, vous aller pouvoir comparer votre prévisionnel avec le réel. Pour cela, cliquez sur Projets > Avancement. Opentime calcul l'écart entre ce que vous avez prévu et ce qui a été réellement saisie. Ainsi, vous pouvez suivre la bonne route d'un projet. Dans notre exemple, on remarque que sur les 25 jours prévus, 17,7 ont réellement été utilisés. Le projet, dans sa globalité, est donc dans le vert. Si on examine le tableau de plus prêt on remarque alors que les métiers administratif et intégrateur ont dépassé les prévisions :

prévisionnel et avancement des projets dans Opentime

Cette première étape ne présente qu'une analyse de temps. Il est possible d'aller plus loin dans Opentime en associant un coût journalier pour chaque métier et ainsi dégager une analyse plus financière.

2°/ Suivi des projets en euros :

Pour assigner un coût journalier à chacun de vos métiers, cliquez sur Configuration > Coût journalier. 2 types sont paramétrables : les coûts journaliers directs et les coûts journaliers de production. Vous pouvez consulter notre FAQ sur les coûts journaliers pour de plus amples détails sur leur signification.

Dans notre exemple, nous avons déterminé les coûts journaliers de production pour chacun des métiers enregistrés dans Opentime :

prévisionnel et avancement des projets dans Opentime

Un retour sur notre prévisionnel de projet pour comprendre les modifications :

  • vous pouvez renseigner un chiffre d'affaire en euros
  • chaque métier retrouve son coût journalier de production
  • Opentime multiplie le coût journalier de production d'un métier par le nombre de jours prévus sur ce métier
  • une marge est un taux de rentabilité se dégagent en fonction du chiffre d'affaires et des coûts globaux que vous avez enregistré
prévisionnel et avancement des projets dans Opentime

Au niveau de l'avancement, on retrouve à côté du tableau de temps, un tableau qui vient comparer les notions financières de votre projet. Cette fois-ci, les coûts prévisionnels viennent se comparer aux coûts réels (toujours en fonction de la saisie des utilisateurs). De la même manière, on peut savoir à tout moment si un projet est viable financièrement :

prévisionnel et avancement des projets dans Opentime

Dans l'onglet Suivi > Survol projet, vous allez retrouver une vue de haut des différents projets de votre entreprise. Une manière de consulter en un coup d’œil quels sont les projets dans les clous et ceux qui nécessitent des ajustements :

prévisionnel et avancement des projets dans Opentime

NB : Il est également possible de définir un prévisionnel en heures à la places des jours. Pour aller plus loin, on peut également prendre en compte les notes de frais des différents salariés ainsi que les factures clients et fournisseurs.

Dernière mise à jour le 16/05/2014