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Depuis l’année dernière, l’Institut français des productions cidricoles a rejoint nos clients dans l’aventure Opentime !
Il y a quelques semaines, j’ai eu l’opportunité d’échanger avec Véronique Daigneau-Birraux, assistante de direction au sein de l’IFPC. Nous avons fait le point ensemble sur l’intégration de notre outil dans leur quotidien. Un moment idéal pour comprendre leur utilisation d’Opentime et explorer de nouvelles pistes d’amélioration.
Qu’est-ce que l’Institut Français des productions Cidricoles (IFPC) ?
L'IFPC est un acteur central de la filière cidricole. Il soutient et accompagne les professionnels du secteur dans l’adoption de pratiques permettant d’assurer une production de qualité, tout en répondant aux enjeux de durabilité, dans un environnement en perpétuelle transformation.
Quels étaient vos besoins lors de votre recherche d’un logiciel de gestion du temps et des activités (GTA) ?
« Nous avions besoin de suivre les projets pour lesquels nous percevons des subventions donc pour lesquels nous sommes obligés de justifier le temps passé. On avait absolument besoin d’avoir cet outil pour le faire. »
« Concrètement, on recherchait un logiciel pour rentrer nos temps de travaux et nos frais de déplacements. C’était nos deux demandes initiales essentielles. »
Comment avez-vous sélectionné Opentime parmi les différents outils de GTA ?
« Avant nous avions un logiciel pour saisir nos temps de travaux. Mais nous avions arrêté de l’utiliser depuis plus d’un an parce qu’il était obsolète. En allant sur internet, on a trouvé Opentime. C’est un outil qui avait l’air intéressant par rapport à ce que nous recherchions. »
« J’ai comparé Opentime avec d’autres logiciels mais ils n’étaient pas adaptés à nous, à nos besoins. Il y avait trop de choses dessus, je trouvais que ça ne nous correspondait pas. Il existe sûrement d’autres logiciels mais Opentime nous correspondait vraiment bien. »
Comment s'est passée la mise en place d'Opentime ?
« Une fois que nous avons sélectionné Opentime, j'ai envoyé les données à Monsieur Penet, c’est lui qui a fait la configuration et rentré les informations des frais dans le logiciel. »
Gérant de No Parking - l’entreprise qui édite et commercialise Opentime - Perrick Penet accompagne certains clients dans la prise en main et l’utilisation du logiciel.
Est-ce que la prise en main a été facile pour les collaborateurs de l’IFPC ?
« Tout le monde a l’air satisfait du logiciel, c’est assez simple ! La prise en main s’est bien passée. »
« J’ai commencé à l’utiliser seule en juillet août 2025 et c’est seulement à partir de septembre qu’on a donné un accès à tous nos salariés. Nous sommes une douzaine. J’avais préparé un petit guide d’utilisation très simple avec l’identifiant et le mot de passe de chacun et ça s’est fait naturellement, ça s’est bien fait. »
Quelles fonctionnalités utilisez-vous le plus au quotidien ?
« Bien sûr, ce qu’on utilise le plus ce sont les temps et les frais. J’utilise aussi un peu de reporting. »
Est-ce que vos besoins peuvent évoluer ?
« Nos besoins restent les mêmes, mais on a vu que sur Opentime on pouvait faire beaucoup plus de choses que ce qu’on fait pour le moment donc on découvre au fur et à mesure, on explore progressivement et on va faire en sorte d’utiliser plus de fonctionnalités. »
En effet, toutes les associations ont accès à l’ensemble des fonctionnalités Premium d’Opentime avec le Pack Association.
« On est par exemple en train de voir pour utiliser le plan de charge. On avait déjà un plan de charge sur Excel mais on a vu qu’on pouvait le faire sur Opentime. Chez nous ce sont des plans de charge à l’année : sur chaque projet on va demander avec le plan de charge à chaque salarié d’avoir tant de jours sur une année. »
« Pour ma part, j’aimerais bien voir tout ce qui est compteurs de congés et de RTT. J’avais téléchargé une notice sur internet, ce serait plus simple parce que pour le moment j'ai un fichier sur Excel et on en discute directement de vive voix. »
Si vous aviez une baguette magique, est-ce qu’il y a des besoins auxquels nous pourrions mieux répondre ?
« Au niveau des frais le processus est un peu compliqué, on pourrait essayer de le simplifier. Aujourd’hui chaque utilisateur rentre ses frais de déplacement et quand il a fini, il imprime la liste, la signe et me donne la feuille. Ensuite je paye directement ces frais. Sur Opentime, une fois que ces frais sont payés, il y a tout un processus de validation et je les vois toujours. J’aimerais retirer la partie validation et archiver ceux qui sont payés, ou pouvoir sélectionner ceux du mois en cours. »
« J’ai remarqué aussi que lorsque les utilisateurs entrent des temps de travaux ou des frais, on a une petite cellule où on peut mettre des commentaires. Et lorsqu’on imprime ces frais, souvent la case est vide alors qu’elle avait été remplie. »
En effet lorsque les frais sont ajoutés via la page des Temps, des commentaires peuvent être saisis mais ils ne sont pas reliés avec la case Description dans la page des Frais qui est présente à l’impression. Nous allons réfléchir à une solution avec l’équipe technique pour faire apparaître ces commentaires et pour faciliter la validation des frais.
Véronique me demande également quelques explications sur le fonctionnement des absences.
En parlant d’absences, est-ce que vous utilisez d’autres outils notamment pour la paie ?
« Nous avons un cabinet comptable qui fait la paie. Nous leur envoyons la paie tous les mois donc je ne connais pas leur outil. Par contre ma collègue comptable recopie les frais à la main dans sa comptabilité, est-ce qu’il y aurait un moyen de transférer les frais de déplacements vers Sage ? »
Opentime propose différents types d’interconnexion avec des logiciels de paie ou de comptabilité. Certains exports ont été pensés pour s’intégrer directement dans ces outils, ce n’est pas encore le cas des frais de déplacement mais c’est possible de le créer en échangeant avec le service comptabilité de l’association.
Pour finir, est-ce que vous recommanderiez Opentime notamment à d’autres associations ?
« Je n’ai pas eu l’occasion d’en parler mais oui je la recommanderais puisqu’on est très contents. »
Je remercie chaleureusement Véronique pour cet échange. Nous sommes ravis d’accompagner de plus en plus d’associations et d’organismes publics dans leurs besoins quotidiens avec un outil adapté et un tarif spécialement pensé pour ces structures.
