On compte aujourd’hui plus d’1.5 million d’associations réparties partout en France. Chez Opentime nous sommes ravis de pouvoir proposer un outil à ces structures afin d'optimiser la gestion du temps et le suivi des activités qui constitue une tâche trop chronophage pour leurs salariés.

Il y a quelques semaines, j'ai rencontré une association qui a rejoint l’aventure Opentime en 2020. Connaissez-vous Afipar, l’association de formation et d’information des paysans et des ruraux située en Nouvelle Aquitaine ?

Si la réponse est non, c’est l’occasion de la découvrir : je vous embarque dans mon échange concernant leur aventure Opentime avec Annie Baillargeau, salariée de l’association !

Quel est le rôle d’Afipar ?

L’association de formation et d’information des paysans et des ruraux (Afipar) est une structure qui travaille depuis plus de 30 ans pour le développement durable en accompagnant les acteurs du territoire dans leurs projets.

« Nous intervenons sur deux grands axes de travail : l’axe agricole pour accompagner les initiatives collectives de magasins de producteurs et la création d’activité dans laquelle nous accompagnons les collectifs et les individuels à créer leur activité et leur emploi en milieu rural. »

Quel est votre métier ?

« Je m’occupe de l’accompagnement des projets sur la création d’activité ainsi que de tout l’administratif de l’association. »

Chez Afipar, la coordination est partagée entre les salariés de l’association, il n’y a pas de coordinateur ou de directeur.

« Avec notre coordination partagée, nous avons apprécié que dans Opentime il soit possible pour chacun de tout faire sur le logiciel. »

En effet, il est possible de gérer le niveau d’accès de chacun et de faire en sorte que tous les utilisateurs aient un accès administrateur si c’est l’organisation interne de la structure.

Comment avez-vous découvert Opentime lors de la création du compte en 2020 ?

« Avant Opentime, nous avions une solution développée en interne sur Access. Nous pouvions l’utiliser uniquement sur un ordinateur fixe pour rentrer notre temps. Nous avons changé de logiciel de comptabilité puis d’ordinateur et au moment des confinements, ça ne fonctionnait plus et nous avions un peu plus de temps pour réfléchir à une solution. »

« C’est notre conseiller informatique qui l’a découvert chez un autre de ses clients et qui nous en a parlé. »

Quel était votre besoin et pourquoi avez-vous sélectionné Opentime ?

En tant qu’association, Afipar est en grande partie financée à travers des budgets publics.

« Nous devons informer nos financeurs de ce qui a été fait en justifiant le temps travaillé dans un bilan. »

Opentime permet donc aux 5 salariées d’Afipar de saisir leur temps travaillé par projet et d’exporter les données lorsqu’elles doivent justifier de ce temps.

« On a regardé d’autres possibilités mais on a fini par choisir Opentime. Ce qui nous plaisait c’est déjà qu’il est possible d’exporter les données sur Libre Office, c’est important pour moi. Ensuite, il y a une histoire de coût, c’est à la limite de nos possibilités financières comme on est une association mais c’est bien moins cher que d’autres. »

« Il y a aussi un côté plus politique. Opentime c’est une petite équipe, ça nous correspond bien. On a beaucoup apprécié au démarrage d'avoir toujours quelqu’un qui répond à nos questions dans les 24 heures maximum. »

A quels modules et quelles fonctionnalités faites-vous appel au quotidien sur Opentime ?

« Nous utilisons principalement la saisie du temps et les exports. La grosse partie gestion que nous avons à faire chez Afipar concerne le temps passé sur les projets par rapport aux conventions signées. »

« Pour les congés, j’ai essayé d’utiliser Opentime mais notre temps étant annualisé, je n’ai pas trouvé le mode adapté. »

Nous allons regarder ça de notre côté pour intégrer au mieux les structures avec un temps annualisé. Avez-vous souvent de nouveaux besoins sur le logiciel ?

« Nous avons besoin de quelque chose d’efficace et c’est tout ! Donc nous n’avons pas vraiment fait appel à des évolutions. »

Au début, ça n’a pas été trop difficile de passer à un suivi du temps sur un logiciel web ?

« Non, ça n'a pas été difficile. Je pense que les outils informatiques sont simplement conçus par quelqu’un et qu’au début il faut toujours un temps pour comprendre la manière de penser de cette personne. »

« Mais ça permet d’avoir de la rigueur dans l’enregistrement du temps de travail. »

Et est-ce qu’il y a des points que vous avez relevés récemment et qui pourraient être améliorés dans votre utilisation quotidienne d’Opentime ?

Annie a fait le tour de l’équipe d’Afipar pour recueillir les différents avis des salariés. Chacune d’entre elles utilise le logiciel différemment, certaines saisissent le temps chaque jour et d’autres une fois par mois. Chacune à leur rythme !

« C’est pratique d’avoir un outil qui est disponible en ligne, de partout. Quand on est en télétravail, on peut rentrer son temps chez soi, avant c'était sur un ordinateur fixe. »

« Dans la saisie du temps, nous avons un compteur Autonome à la fin de chaque journée et certaines oublient parfois de le compléter dans leur saisie de temps. Ce serait bien d’être obligé de le compléter avant de passer à la journée ou à la semaine suivante. »

Ce compteur autonome est lié au mode de comptabilisation du temps de travail au forfait jours.

Une autre utilisatrice a évoqué le fait d’avoir un bouton en bas de la page du temps pour remonter en haut lorsque l’écran est trop petit.

Annie m’informe pour finir qu’elle aimerait une petite démo des fonctionnalités dont elle ne se sert pas encore notamment la possibilité de suivre les budgets puisqu'elle le fait aujourd'hui sur Excel.

Avec le pack Association, toutes les fonctionnalités du logiciel sont disponibles, il suffit de les activer ! Pour mieux les comprendre, nous pouvons bien sûr organiser une démo ou une formation avec Ophélie, notre chargée de clientèle.

Est-ce que vous pensez qu’Opentime a amélioré votre productivité et diminué la pénibilité de certaines de vos tâches ?

« Comme nous avions déjà quelque chose avant, pas forcément. Mais c’est bien plus pratique ! »

Recommanderiez-vous le logiciel notamment à des associations ?

« Oui. »

« Opentime répond totalement à nos besoins. Les exports sont faciles et se font sous excel et sous libre office. Ils sont simples à faire et à comprendre… Je fais un peu de retraitement d’informations mais j’ai pris mes petites habitudes et c’est parfait. »

Je remercie chaleureusement Annie Baillargeau pour cet échange. Un vrai plaisir de discuter avec vous sur vos besoins et vos avancées à travers le logiciel. Nous sommes ravis de continuer cette aventure Opentime avec Afipar !