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Chez Planète Publique, Opentime fait partie du quotidien depuis plus de 10 ans !
En 2025, ils ont décidé de revoir le paramétrage de leur outil pour en tirer pleinement profit. Une occasion parfaite pour échanger avec Olivier Mérelle - directeur associé chez Planète Publique - sur les spécificités de leur métier et leurs besoins en gestion du temps et suivi d’activité. C'est parti pour découvrir leur retour d'expérience !
Bonjour Olivier, quel est votre métier chez Planète Publique ?
« Planète Publique est un cabinet de conseil en politique publique. Nous travaillons pour les collectivités locales, les services de l’Etat, les régions, les organismes parapublics etc. »
« Nous faisons de l’évaluation des politiques publiques et nous avons aussi une activité de conception et d’animation de concertation et de démarche de participation citoyenne, à tous les niveaux. »
Quelles sont les spécificités de votre équipe ?
« On est des méthodologues, on travaille sur plein de sujets différents (écologie, santé…) »
« On travaille aussi en équipe projet et on est une vingtaine répartis entre Lyon et Paris. »
Quelles étaient vos besoins lors de votre recherche d’un logiciel de gestion du temps et des activités ?
« Nous sommes des clients historiques ! »
« Comme tout bureau d’étude, ce qu’on vend c’est du temps, il y a un enjeu assez stratégique à pouvoir suivre le temps passé sur les différents projets. »
« Je suis arrivé en 2010 chez Planète Publique et à l’époque on le suivait à l’aide d’une feuille Excel ce qui ne permettait pas d’avoir de la visibilité. Je sortais d’une entreprise où à l’inverse, le suivi était poussé à l'extrême. Le fait de ne rien voir du tout paraissait spécial donc j’ai souhaité qu’on ait un outil qui nous permette de simplifier le suivi des temps. »
« Il y aussi l’enjeu des plans de charge, on avait sans doute une feuille excel auparavant, je ne me rappelle plus très bien… Mais aujourd’hui avec Opentime, le pilotage des missions est vraiment facilité. »
Comment l'outil est perçu par vos équipes ?
« Aujourd’hui, on considère Opentime comme un outil de pilotage des missions mis en place pour que le chef de projet puisse voir où il en est et piloter sa mission. »
« Il ne faut pas tomber dans une logique de suivi de la rentabilité individuelle de chaque jour, ce qui serait effectivement du flicage, mais il faut que chacun joue le jeu pour avoir une image fiable de la rentabilité globale de chaque mission. »
« La rentabilité des missions est importante aussi bien sûr, mais nous ne sommes pas dans une culture d’entreprise avec de nombreuses revues de projet. On dédramatise beaucoup les missions déficitaires car on sait que c’est un équilibre qu’il faut trouver entre toutes nos missions. »
Comment aviez-vous sélectionné Opentime parmi les différents outils de GTA ?
« À l'époque, j’avais fait un benchmark avec d’autres solutions et le fondateur de votre logiciel, Perrick, était passé nous faire une présentation à Paris. Ce dont je me souviens c’est le côté assez ergonomique, que j’apprécie toujours, et la simplicité pour les utilisateurs. »
« Comme on est vraiment satisfaits, on n’a jamais cherché ce qui se fait ailleurs ! Il y a peut-être d’autres solutions qui font des ponts avec d’autres outils. »
Et même avec Opentime, on peut faire des ponts avec d’autres outils !
Est-ce que vous utilisez d’autres outils justement ?
« Non pas vraiment, à part Excel. Je ne sais pas quel outil est utilisé par notre cabinet comptable… ça m’intéresserait de le savoir car il est sans doute possible de leur faire gagner du temps si c’est un outil pour lequel Opentime peut fournir un fichier qui correspond parfaitement. »
Est-ce que vos besoins ont évolué au cours du temps ?
« Honnêtement, ces dernières années on s’était un peu endormis dessus, on avait apporté aucune modification à Opentime et depuis quelques mois on travaille à nouveau sur son utilisation chez nous. »
« Le déclencheur a été un travail avec le CSE sur le forfait-jour en vigueur dans l’entreprise. Il fallait de toute façon prendre contact avec votre équipe pour voir comment ça fonctionnait dans Opentime et ça a été l’occasion pour moi de revoir d’autres choses. »
« Là je suis dans un processus d’automatisation de la partie RH car on est encore sous Excel pour certaines choses donc ça démultiplie le nombre d’outils et c’est dangereux en termes de suivi des données et d’archivage, on peut faire des erreurs. On a creusé dernièrement avec vos collègues le compteur des congés payés. C’est un service aux salariés qui simplifie leur suivi des congés donc c’est un vrai plus. »
L'entreprise n’a pas changé d’activité ni de besoins mais Olivier s’intéresse à de nouveaux services pour se simplifier la vie.
« Pour moi l'intérêt c’était vraiment de rebalayer l’ensemble du sujet avec Ophélie dans le cadre de ce travail mené sur le forfait-jour. J’ai notamment activé le module ticket restaurant pour que leur gestion soit centralisée et qu’on puisse éviter les doubles saisies. Pour l’instant on ne s’y est pas mis, mais ça va venir ! »
« Pour certaines personnes ça peut être difficile de se dire que de nouveaux processus vont rentrer dans un outil mais l’intérêt ici c’est que ce n’est pas un nouvel outil. Aujourd’hui pour les congés on demande de les valider par mail avec le responsable puis de les rentrer dans Opentime, c’est une double saisie. Pour les notes de frais tout le monde utilise déjà Opentime donc je pense que ça ira aussi pour les demandes de congés. »
Est-ce que vous organisez des formations à vos collaborateurs pour prendre en main Opentime quand une nouvelle personne arrive dans votre équipe ?
« Oui, ça fait partie du pack d’entrée, on a un guide du nouvel arrivant où je pense qu’il doit y avoir une ou deux copies d’écran. Mais surtout, je leur montre à quoi sert le suivi du temps, notamment via les feuilles d’avancement pour les consultants, ce qui leur permet de bien comprendre pourquoi on doit saisir son temps. »
« Pour le reste, je me repose sur leurs collègues de bureau pour expliquer concrètement comment saisir son temps par projet, comment faire une note de frais et peut-être bientôt comment faire une demande d’absence. »
« C’est vraiment assez simple, surtout pour les consultants. Je prends un peu plus de temps avec ceux qui créent des projets, afin qu’ils rentrent bien toutes les informations nécessaires. »
Est-ce que vous faites facilement appel à notre équipe ?
« Oui, complètement ! »
« On communique bien avec l’équipe, surtout par email. Et on trouve que c’est assez réactif. Si je devais suggérer une amélioration je dirais juste que tous les deux ou trois ans, dans votre processus de suivi, vous pourriez proposer un passage en revue de tout le paramétrage et des nouveautés pour les anciens clients qui ne s’y intéressent pas tous les jours. On a tendance à s’endormir sur l’outil et donc on ne fait pas attention à ce qui pourrait être amélioré. »
« Je suis par contre au courant des améliorations car je regarde la newsletter à chaque fois que je la reçois par mail…et que je ne la rate pas. Je la trouve claire et ça me permet de voir s’il y a des nouveautés qui pourraient nous intéresser. »
Quelles fonctionnalités utilisez-vous le plus au quotidien ?
Les fonctionnalités les plus utilisées par Planète Publique sur Opentime sont le suivi du temps et le reporting notamment l’extraction des heures pour la paie. Ils utilisent depuis peu de nouvelles fonctionnalités RH.
« On utilise aussi l’onglet plan de charge toutes les deux semaines, pour planifier la charge de travail et vérifier si les différents collaborateurs n’ont pas 8 jours de charge par semaine ! »
Si vous aviez une baguette magique, est-ce qu’il y a des besoins auxquels nous pourrions mieux répondre ?
Olivier m’explique dans un premier temps qu’il se pose différentes questions au sujet des niveaux d’accès des collaborateurs pour accéder aux différentes fonctionnalités.
« Comme on est une PME, on a pas vraiment de processus interne. La notion de responsable est très organique chez nous et on a des consultants qui sont à cheval sur deux pôles. Le processus où il faut une validation d’une personne n'a donc pas trop de sens chez nous. »
« Dernièrement, pour qu’ils puissent accéder aux bilans d’avancement des projets, j'ai mis beaucoup de personnes en administrateurs. Pour moi l’idéal ce serait un statut où ils ne puissent pas modifier les congés et les temps des autres mais voir les avancements de missions, créer des projets et créer des clients. Sinon il n’y a plus de traçabilité. Et ce qui m’inquiète le plus en leur mettant les droits à modification c’est les erreurs bien sûr. Pas les mauvaises intentions. »
Ce besoin de granularité dans les rôles et les droits d’accès peut être couvert par les options de personnalisation proposées dans Opentime. Il fera donc l’objet d’un petit travail de paramétrage avec notre équipe, pour que les droits correspondent au mieux à la manière de fonctionner au quotidien chez Planète Publique.
Dans un second temps, Olivier évoque un problème que nous pouvons résoudre en personnalisant le paramétrage du logiciel : « Nous avons un exercice comptable qui est du 1er avril au 31 mars. Plusieurs tableaux sur Opentime sont par année civile, ça pourrait être bien de pouvoir choisir. Pendant les entretiens annuels notamment, on va regarder ce qu’a fait chaque consultant sur l’exercice donc on va passer d’une page à l’autre et c’est dommage que toutes les informations ne soient pas sur la même période. »
Et au niveau des options de reporting ?
Le dernier sujet sur lequel Olivier me partage ses recommandations concerne les exports, le reporting et la facturation.
« L’export Excel correspond bien, j’en utilise plusieurs mais à chaque fois je me regratte un peu la tête. Selon l’analyse en coût de projet ou en taux de charge, je dois trouver le bon fichier et je ne peux pas avoir les temps et les coûts dans le même, je dois créer un fichier qui les regroupe. »
« Je fais des Exports Excel avec des feuilles pré-calculées et des tableaux dynamiques. C’est très intéressant d’avoir le code analytique des missions pour ça, c’est bien que ça ai été ajouté. Par contre, tout ça me prend beaucoup de temps. Nous avons généralement besoin de regarder au niveau des missions la rentabilité globale puis celle sur l’exercice. Chaque fois à la maille du projet et de la personne et de manière plus globale ou par type d’activité. La page survol projet n’est pas assez lisible je trouve, elle pourrait devenir bien plus précieuse si elle regroupait ces informations. »
« Sur la question des factures, il y a aussi le sujet des retards de facturation qui est important. Lorsqu’on a beaucoup dépensé et que ça ne facture pas. Ainsi que les retards de paiement. On pourrait avoir plus de visibilité sur tout ça grâce à Opentime.. »
« La page prévisionnel financier notamment pourrait nous aider. Elle devrait pouvoir être triée par statut de facture. Et pour que ce soit idéal il faudrait un rappel du budget, de combien on a facturé et de combien on a consommé. »
Une partie de ces données est en effet accessible sur la page Avancement puisqu’elle compare le prévisionnel et le réel mais ne comprend pas toutes ces informations.
Dernière petite question : recommanderiez-vous Opentime ?
« Oui ! J’en ai déjà parlé, notamment à d’autres cabinets. Je ne suis pas capable de vous dire si c'est devenu des clients mais c’est sur qu’en plus de 10 ans j’en ai parlé plus d’une fois ! »
Merci à Olivier pour ces précieux retours. Les idées proposées représentent des axes d’amélioration significatifs, qui demandent du temps à notre équipe de développement mais ce sont des retours très riches pour alimenter notre réflexion sur le service Opentime ! Nous allons donc en discuter avec l’équipe Opentime, dans l’objectif de proposer dans le futur des solutions concrètes à l’équipe de Planète Publique.
Si vous aussi, vous utilisez déjà Opentime et vous souhaitez nous faire vos retours, n'hésitez pas, contactez-nous !
