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Depuis 2014, la Fédération de pêche de l’Oise fait confiance à Opentime pour suivre ses activités au quotidien. Avant l’été, nous avons discuté avec Mathilde Castro, directrice de la Fédération, de comment l’outil s’est intégré dans leur fonctionnement, et de ce qu’il leur apporte concrètement. L’occasion de faire le point sur leur utilisation… et de voir ce que nous pourrions améliorer.
La Fédération départementale de l’Oise pour la Pêche et la protection du milieu aquatique est une structure associative composée de 7 salariés et de 15 bénévoles. Ses deux domaines de compétences principaux sont le développement du loisir pêche et la protection du milieu aquatique.
Quels étaient vos besoins lors de votre recherche d’un logiciel de gestion du temps et des activités (GTA) ?
Mathilde m’explique qu’Opentime était déjà en place lorsqu’elle est arrivée à la Fédération de Pêche de l’Oise. « Je suis arrivée en 2019 et la Fédération utilisait déjà Opentime depuis quelques temps. »
« Je pense que le besoin d’origine était de pouvoir faire le bilan des activités au fur et à mesure de l’année. Ce bilan est nécessaire pour les subventions et pour nous en interne pour avoir de la visibilité. »
Savez-vous comment Opentime a été sélectionné parmi les différentes possibilités de logiciels de gestion du temps ?
« D’autres Fédérations l’utilisaient déjà et c'est un outil assez simple d’utilisation. Je n’étais pas là quand il a été choisi mais j’imagine que ce sont ces deux raisons qui ont déterminé le choix. »
Quelles fonctionnalités utilisez-vous le plus au quotidien ?
« On utilise surtout Opentime pour entrer les temps et pour poser les congés et les repos. Suivre les temps par dossier nous permet d'obtenir un rapport annuel pour les subventions. »
« Concrètement, chacun indique le temps qu’il a passé sur chaque projet et saisit ses récupérations ou absences. »
Le logiciel leur permet aussi d’avoir de la visibilité sur le plan de charge de chaque salarié, de mieux équilibrer les missions et de gérer les absences et les heures de récupération.
Et côté support, faîtes-vous régulièrement appel à notre équipe quand vous avez une question ?
« Oui j’ai eu votre équipe assez souvent au téléphone. Quand il y a un problème, on arrive bien à joindre le support et on a les informations rapidement, l’équipe est très réactive. »
Organisez-vous des formations à vos collaborateurs pour prendre en main Opentime quand une nouvelle personne arrive ?
« Non pas vraiment. Nous n’avons pas fait de guide interne au sujet d’Opentime pour les nouveaux arrivants. Je leur explique simplement comment ça fonctionne moi-même, à leur arrivée. En termes d’utilisation tout le monde maîtrise, c’est vraiment simple et chaque collaborateur a son compte pour se connecter. Personne n’a jamais eu de gros problème à l’utiliser, tout le monde y arrive facilement et la prise en main est rapide. »
Et vos besoins, ont-ils évolué au cours du temps ?
« Non, nos besoins n’ont pas évolué, ils sont toujours les mêmes aujourd’hui. »
Opentime de son côté évolue régulièrement. De nouvelles fonctionnalités sont ajoutées chaque mois, en grande partie grâce aux retours des utilisateurs. Je profite notamment de ce moment pour informer Mathilde qu’une nouvelle interface Opentime plus moderne est disponible pour tous ceux qui souhaitent la découvrir.
Si vous aviez une baguette magique, est-ce qu’il y a des choses que vous souhaiteriez tout de même améliorer ?
« Oui, ce qui serait bien pour nous quand on fait du reporting ce serait de pouvoir le mettre en jours et pas en heures. Le reporting qu’on utilise le plus est celui du temps passé par activité sur chaque dossier. Je le transforme en jours sur Excel alors que ce serait mieux de le faire sur l’outil. »
« Ensuite, par rapport aux récupérations, quand les salariés en prennent, elles sont en jour. Ils doivent prendre 3h30 pour une demi journée alors qu’il faudrait qu’ils puissent prendre 2h par exemple. Ça me demande d’y penser moi-même. »
« Il y a aussi quelque chose qui nous manque, c’est les majorations automatiques. Quand on dépasse les 36h il y a des majorations qui s’appliquent et avec Opentime ça ne se calcule pas automatiquement pour l’instant, c’est moi qui les rajoute dans les absences. »
Bonne nouvelle : toutes ces suggestions peuvent être mises en place. Avec un peu de paramétrage, l’équipe Opentime peut rapidement résoudre ces trois premiers points. Il suffira d’activer la fonctionnalité de calcul des majorations déjà existante sur leur instance et de changer l’unité de temps de certains reporting et des récupérations.
« A côté de ça, il y a une autre amélioration qui me serait utile. Actuellement pour chaque utilisateur j’applique un type d’accès “chef de projet” pour qu’ils puissent tous voir les temps saisis par les autres personnes. Ils aiment avoir accès à ces informations pour se souvenir de ce qu’ils ont fait et saisir leur temps pour les missions communes en prenant exemple les uns sur les autres. Le souci c’est qu’en les mettant en chefs de projet, chacun peut aussi modifier les temps des autres. Est-ce qu’on pourrait faire en sorte de voir les temps saisis sans pouvoir les modifier ? »
Là aussi, il est possible de modifier les préférences afin que les utilisateurs accèdent en lecture seule à certaines pages.
« Pour le reste, ça se fait bien. Créer les dossiers, les collaborateurs, ce genre de choses… ça se fait très bien. On a d’ailleurs refait nos catégories récemment et ça s’est bien passé. »
Utilisez-vous d’autres outils au quotidien ?
« Pour les frais on utilise aujourd’hui une autre méthode. On fait encore des fiches où on a nos tickets, nos notes de frais et on envoie au secrétaire qui vérifie et qui valide. On calcule nous-mêmes les kilométrages et les repas sous tableur Excel. »
J’informe Mathilde que la gestion des notes de frais est aussi disponible sur Opentime (et incluse dans le Pack Association). Un petit bonus à explorer s’ils souhaitent un jour tout regrouper dans un même outil.
Vous recommanderiez Opentime notamment à d’autres associations ?
« Oui j’ai même déjà eu l’occasion de le faire ! Il y a une Fédération qui avait envoyé un mail à d’autres Fédérations pour savoir de quelle manière ils géraient leurs temps et nous leur avons dit que nous utilisions Opentime et que ça fonctionnait bien. »
Je remercie chaleureusement Mathilde pour cet échange transparent et utile. Nous sommes ravis d’accompagner de plus en plus de Fédérations et d’associations dans leurs besoins quotidiens avec un outil adapté et un tarif spécialement pensé pour ces structures.
Vous souhaitez vous aussi découvrir Opentime pour votre association ? Rendez-vous sur notre site dédié.
