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Depuis 2017, Promotion Santé Nouvelle-Aquitaine fait partie de nos clients fidèles dans l’aventure Opentime !
Il y a quelques semaines, j’ai eu l’opportunité d’échanger avec Fabienne Loreau, Gestionnaire de Paie au sein de la structure. Ensemble, nous avons fait le point sur l’intégration de notre outil dans leur quotidien. Un moment idéal pour mieux comprendre leurs usages sur le terrain, mais aussi pour identifier de nouveaux axes d’amélioration pour Opentime.
Qu’est-ce que Promotion Santé Nouvelle-Aquitaine ?
Affiliée à la Fédération Promotion Santé, Promotion Santé Nouvelle-Aquitaine s'appuie sur 12 antennes régionales pour promouvoir la santé globale (physique, psychologique, sociale et environnementale).
L'association accompagne les professionnels, élus et habitants via du conseil, de la formation, des ressources documentaires et des programmes de terrain.
Quels étaient vos besoins lors de votre recherche d’un logiciel de gestion du temps et des activités (GTA) ?
« Nous avions besoin de suivre les projets pour lesquels nous percevons des subventions, donc pour lesquels nous sommes obligés de justifier le temps passé. On avait absolument besoin d’avoir cet outil pour le faire. »
« Concrètement, on recherchait un logiciel pour rentrer nos temps de travaux et nos frais de déplacements. C’étaient nos deux demandes initiales essentielles. »
Comment avez-vous sélectionné Opentime parmi les différents outils de GTA ?
« C'est une histoire qui date d'il y a 10 ans, je n'ai plus tout en tête ! Mais dans mes souvenirs, mon directeur venait d'une autre IREPS dans le Nord où il l'utilisait déjà. Il était aussi en contact avec Perrick Penet. D'autres structures Promotion Santé travaillaient déjà dessus, et c'est comme ça qu'on a connu Opentime. La décision est vraiment venue de là, par le réseau et ces retours d’expérience. »
Perrick Penet — Gérant de No Parking — l’entreprise qui édite et commercialise Opentime
Comment s’est passée la transition au début ?
« Concernant la transition, cela fait tellement longtemps que j'utilise Opentime que je m'y suis habituée très rapidement. Dans l'ensemble, c’est un logiciel simple et accessible qui ne me pose aucun problème pour les fonctions du quotidien. Le plus compliqué au tout début, c'était la mise en route : savoir comment créer les lignes et quoi y mettre. »
« Côté équipe, il n'y a pas vraiment eu de réticences. J'ai juste quelques personnes, mais très peu, qui ne remplissent pas leur temps régulièrement et qu'il faut relancer, souvent par manque de temps ou parce qu'elles ne voyaient pas l'intérêt au départ. Mais globalement, tout le monde le remplit bien et, franchement, ça roule ! »
Organisez-vous des formations afin d'aider vos collaborateurs à prendre en main Opentime quand une nouvelle personne arrive ?
« Quand une nouvelle personne arrive, je prends un temps en visio pour lui montrer comment fonctionne Opentime. C'est essentiel de comprendre que le but n'est pas de pointer nos horaires car nous sommes très souples là-dessus, mais de répondre à nos besoins de bilans et de budgets. »
« Si la prise en main est simple pour certains, elle est parfois plus fastidieuse pour d'autres. Avec nos trois niveaux de lignes de programmes, il faut prendre le coup de main pour tout imputer au bon endroit. »
Quelles fonctionnalités utilisez-vous le plus au quotidien ?
« Au quotidien, on utilise la saisie des temps par projet, les demandes d'absence pour la partie RH, et la gestion des frais. On passe par Opentime pour ces trois choses, ainsi que pour les exports Excel et PDF des données et rapports. »
Et côté support, faites-vous régulièrement appel à notre équipe quand vous avez une question ?
« Je ne sais pas si c'est "souvent", mais je fais régulièrement appel à vous. Je suis bien en lien avec Ophélie, on travaille très bien ensemble et ça se passe très bien. Si j'ai une question ou un souci, j'envoie un mail ou j'appelle et j'ai une réponse de suite : ils sont très réactifs. Je suis complètement satisfaite ! »
Ophélie Iogna — Customer Success Manager de No Parking — l’entreprise qui édite et commercialise Opentime
Qu’est-ce que l’outil a changé concrètement dans votre quotidien de gestionnaire ?
« Concrètement, sans l'outil, on ne pourrait pas travailler. Nous sommes 70 salariés répartis sur toute la Nouvelle-Aquitaine. Avec autant de programmes et de financeurs, ce ne serait pas possible de faire nos bilans et de suivre le temps par projet sans logiciel. »
« Opentime m'apporte un gain de temps énorme grâce aux exports que j'utilise très régulièrement. Pour suivre le temps de chacun et répondre à nos exigences de reporting, c’est devenu un outil indispensable. »
Y a-t-il des fonctionnalités que vous connaissez mais que vous n’avez pas encore commencé à tester ?
« On sait que le plan de charge existe et on va le tester fin décembre pour démarrer l'année avec. Ça va nous permettre de remplacer nos fichiers Excel et de tout centraliser sur Opentime, avec l'aide d'Ophélie si besoin ! »
Utilisez-vous d’autres outils au quotidien ?
« Oui, on utilise pas mal d'outils, avec Opentime et Podio en logiciels principaux, plus le logiciel de paie et encore de l'Excel à côté. »
« La direction souhaite aujourd'hui rationaliser nos outils. C'est pour cela qu'on se tourne vers le plan de charge sur Opentime : l'objectif est de réduire la multiplication des logiciels et des fichiers Excel en exploitant ce qu'on a déjà ! »
Si vous aviez une baguette magique, est-ce qu’il y a des choses que vous voudriez tout de même améliorer ?
« À l'instant T, je ne vois pas quoi améliorer, l'outil nous convient très bien ! Je remarque parfois de tout petits détails lors des exports que je fais remonter à l'équipe, mais globalement sur le logiciel, je n'ai rien à changer. »
Pour finir, est-ce que vous recommanderiez Opentime notamment à d’autres associations ?
« Oui, tout à fait ! Au-delà de l'outil, le suivi est essentiel : le support est très réactif et c'est indispensable d'avoir une personne ressource comme Ophélie dès qu'on a une question. »
« J'utilise aussi la FAQ sur l'outil et je lis la newsletter Open’Actu pour relayer les nouveautés utiles à mes collègues, c'est franchement bien fait ! »
Je remercie chaleureusement Fabienne pour cet échange. Nous sommes ravis d’accompagner de plus en plus d’associations et d’organismes publics dans leurs besoins quotidiens avec un outil adapté et un tarif spécialement pensé pour ces structures.
