Nous sommes heureux de compter parmi nos clients fidèles l'entreprise de distribution de gaz naturel GRDF. Embarqués dans l'aventure Opentime depuis 2012, ils reviennent avec nous sur ce parcours et leur utilisation actuelle du logiciel. J'ai eu le plaisir pour l'occasion de discuter avec Cécile Laroussiene qui travaille en accompagnement du pilotage gestion et logistique chez GRDF.

Pouvez-vous me présenter votre activité et votre métier en quelques phrases ?

« Je suis Cécile Laroussiène, je travaille depuis septembre 2006 chez GRDF en tant que consultante ».

Cécile travaille en appui au pilotage du domaine. Elle s’intéresse au nombre de jours des consultants tandis que d’autres équipes s’occupent des activités budgétaires.

« Je connais depuis très longtemps l’outil puisque avec deux autres personnes, je suis celle qui a fait entrer Opentime chez GRDF ».

Opentime c’est chez vous depuis quand ?

Opentime est en effet chez GRDF depuis 2012.

« A cette époque, nous avions de nouveaux besoins, on utilisait encore les CRA papier…C’est pas très pratique et pas très sécurisé ! Nous avons eu la visite de Monsieur Penet sur le site qui a présenté l’outil et alors on a embarqué sur l’utilisation d’Opentime ».

« Et puis on en est contents puisqu’on l’a toujours ! ».

Quelles sont vos habitudes digitales chez GRDF ?

Chez GRDF, le digital est beaucoup utilisé notamment à la DSI, ce n’est donc pas un problème pour utiliser et gérer Opentime.

Comment fonctionne Opentime chez vous ?

« Nous on travaille pour la DSI de GRDF. Chez GRDF, il y a plusieurs domaines, des très grosses équipes sur des secteurs particuliers au sein de la DSI (SIDC). Au sein de notre domaine il y a ensuite plusieurs équipes, qu’on appelle des pôles qui sont catégorisés en fonction de l’activité ».

On pourrait donc dire qu’il y a une vie Opentime globale au domaine et une vie propre aux différentes équipes dans l’instance GRDF et chaque entité est matérialisée dans l'outil Opentime pour plus de personnalisation.

Quelles fonctionnalités vous utilisez le plus sur le logiciel ?

GRDF utilise tout d’abord le module de temps du logiciel.

« Tous les mois on demande aux consultants externes de saisir leurs temps et activités sur l’outil Opentime. Cela nous permet ensuite de vérifier et contrôler ce qui a été saisi et on communique avec la comptabilité (logiciel spécifique à GRDF) pour facturer ce temps. Le gros de notre activité est donc la gestion des temps ».

Sur Opentime, Cécile s’occupe également de la configuration de l’instance pour les équipes. Il s’agit en effet de rajouter des profils, des ressources. Dès qu’il y a un problème administratif elle vient en appui.

Elle utilise également l’onglet Reporting pour connaitre ce qui a été fait sur différents critères et répondre à des questions comme « Quel valideur s’occupe de combien de ressources ? ».

GRDF utilise également Opentime sous un autre angle, le suivi budgétaire, pour gérer les projets.

Vous avez fait des formations à vos collaborateurs ?

« On avait créé il y a quelques années un PowerPoint avec un pas à pas simplifié pour indiquer la marche à suivre pour renseigner les temps et demander la validation. Quand une nouvelle ressource arrive, je créé le compte Opentime et j’envoie le mail avec ce PowerPoint pour m’assurer que la prise en main soit simple ».

Et vous comment vous le gérez au quotidien ?

« Avec mes collègues on est trois ou quatre administrateurs dont un qui s’occupe uniquement de la partie budgétaire. On s’est créé un mode opératoire d’administrateur. ».

Chaque entreprise a en effet des cas de figure un peu particuliers comme la mise en place de la délégation de validation qu’il convient de gérer en interne pour se faciliter la tâche.

« On a donc un super protocole que l’on suit, que l’on s’est créé et que l’on alimente tout le temps ».

Et quand vraiment ça ne va pas, s’il y a un bug surtout, Cécile n’hésite pas à contacter Ophélie par mail ou par téléphone pour avoir de l’aide.

Qu’est-ce-que vous pensez qu’Opentime vous apporte au quotidien ? Il est bien installé chez GRDF ?

« Il y a un an ou deux, il a été question de se séparer de cet outil pour des questions juridiques ».

Au final, une entente a été trouvée avec les autres instances en sachant que les informations étaient sécurisées sur le logiciel.

« Je me suis battue bec et ongles pour le garder car Opentime est simple et facile à utiliser ! »

En plus, Cécile considère qu’au fur et à mesure des années, elle a connu une montée en compétence dans la gestion du logiciel avec ses collègues et pour former d’autres personnes donc il aurait été difficile de repartir de zéro. Elle est donc ravie d’avoir pu garder Opentime comme outil de gestion.

Qu’aimeriez-vous en plus sur le logiciel ?

« Très honnêtement, la façon dont il a été mis à notre disposition nous convient. Certains onglets ne sont pas utilisés mais très peu. Quelques petites améliorations pourraient éventuellement être faites mais avec la situation économique difficile en ce moment, ce n’est pas notre priorité ».

« En l’état actuel des choses, le logiciel nous convient donc totalement comme ça mais on ne s’interdit pas de le faire évoluer dans les prochaines années ».

Recommanderiez-vous le logiciel ?

« Bien sur, c’est un logiciel que je recommanderais tout à fait ! ».