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En direct de la team Opentime...

Avec le mot-clé '2021' nous avons trouvé...

  1. Le printemps approche et par la même occasion la période de l’accueil des stagiaires en entreprise. Alors en 2021, comment accueillir au mieux vos stagiaires pour en faire de précieuses ressources ?

    Les nouveautés de 2021

    Il faut déjà noter que certains points ont évolué pour assouplir les conditions de stage depuis mi février 2021. En effet, de nombreuses entreprises ont décidé de ne pas accueillir de stagiaire ces derniers mois en raison des conditions particulières et de l’activité économique.

    Certaines entreprises font par contre le choix de continuer de prendre des stagiaires mais il peut être compliqué de rendre le stage vraiment pertinent pour les étudiants en sachant qu’il sera majoritairement à distance et qu’il est donc difficile de se projeter.

    Pour pallier à ce manque d’offres de stages, la circulaire du 15 février du ministère de l’enseignement supérieur rend possible les stages en distanciel en raison du télétravail intégral conseillé aux entreprises actuellement. Le stage peut également être réalisé dans des « domaines différents de ceux initialement prévus » afin d’éviter l’invalidité de certains cursus ce qui peut vous amener à recruter des profils plus variés.

    On note aussi que le stage peut désormais être poursuivi si les employés sont mis en chômage partiel, au lieu de rompre le contrat comme cela a été beaucoup fait l’an passé au début de la crise.

    Un stage en télétravail complet ou partiel

    En période de crise sanitaire et de travail à distance, au delà de l’insertion, l’intégration des nouveaux entrants dans une organisation se complique également. En effet, l’apprentissage par mimétisme étant souvent primordial, il faut créer un lien entre les stagiaires et l’équipe d’une autre manière qu’en les rencontrant au bureau et éviter le décrochage des jeunes à qui il manque l’écoute des collègues pour réaliser leur travail.

    Beaucoup d'entreprises essayent pour cela de faire évoluer les techniques d'intégration !

    Un accueil si possible en présentiel

    Pour réussir à véhiculer de la proximité et de l’accompagnement lors de l’accueil des stagiaires, l’accueillir en présentiel au moins pour lui faire visiter les locaux et lui fournir des informations sur le fonctionnement de l’entreprise peut être un bon point.

    Vous pouvez ainsi imaginer un parcours d’intégration spécifique pour les stagiaires qui intègrent l'entreprise en ce jour de visite avec les démarches pour obtenir le matériel professionnel ainsi que la présentation de l’équipe de travail en présentiel ou en visioconférence.

    Créer et entretenir le contact

    De tous les retours qui ont été fait ces derniers mois, s’il y a bien une chose qui manque en tant que nouvelle recrue au début comme dans la continuité de la période de travail, c’est le contact. Alors pour ça, chaque entreprise propose une solution différente.

    On a ainsi vu naitre dans de nombreuses entreprises un principe de mentorat. Cette technique est encore plus pertinente dans le cadre de stages puisque les stagiaires sont demandeurs en termes de nouvelles connaissances que peut leur apporter ce parrain ou cette marraine.

    Les moyens technologiques actuels permettent également d’entretenir très facilement le lien entre l’équipe et le stagiaire. En effet, utiliser Teams, Zoom pour des visioconférences ou Element pour communiquer au sein de l’équipe vous permet de fluidifier les échanges et donc de rendre votre nouvel arrivant opérationnel plus rapidement.

    Utiliser Opentime peut être aussi un bon moyen d'assurer un suivi du stagiaire puisque vous pourrez lui fixer des tâches et suivre son avancement au travers de son suivi du temps.

    Fournir différentes ressources

    Pour répondre aux questions des nouvelles recrues, le rôle des documents d’accueil prend encore plus de sens en cette période.

    Le livret d’accueil permettra ainsi au stagiaire d’éviter certains questionnements sur le fonctionnement de l’entreprise.

    Il peut également être pertinent de préparer un carnet de mots de passe pour optimiser la mise en en place du stagiaire et un organigramme de votre entreprise pour remplacer le tour des bureaux !

    Un stagiaire plus responsable ?

    Depuis plusieurs années, beaucoup de responsables des ressources humaines considèrent se fier plus aux stages réalisés par les jeunes qu’à leurs diplômes. Les entreprises ont donc un rôle majeur à jouer dans l’évolution professionnelle des jeunes afin de les aider à construire leur projet professionnel.

    En cette période complexe, il est également interessant de voir qu'en organisant bien cet accueil, on peut déceler de nouvelles compétences chez les stagiaires, celles d'être plus autonomes, indépendants et de s'intégrer à une équipe virtuellement.

    Ainsi, selon un article du Journal du Net, « les entreprises qui arriveront à adapter leur besoin et leur processus de sélection aux nouvelles réalités du marché, augmenteront leur vivier potentiel de candidats sans pour autant perdre en exigence ».

    Plutôt positif comme message !

  2. Et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous avez des problématiques précises concernant la gestion du travail à distance ou d'autres questions.

  3. En ce premier mois de l'année 2021, il se passe pas mal de choses sur Opentime pour que vous puissiez planifier votre année. Comme promis, la team Opentime vous a donc fait un récap' des manipulations qui pourraient vous aider.

    Mettre à jour l'arborescence de saisie et archiver l'ancienne

    Il est possible que vos projets varient d'une année sur l'autre ou que vous débutiez de nouveaux projets en début 2021. Pour cela, n'oubliez pas de mettre à jour votre arborescence afin que vos collaborateurs rentrent leurs temps sur les bonnes versions des projets et les bons projets. Rendez-vous pour cela dans les sous-onglets Clients et Projets de Configuration.

    Vous pouvez supprimer des projets en les sélectionnant et en cliquant sur Supprimer dans la liste déroulante en bas à gauche. Si vous avez débloqué l'option de statut du projet, vous pouvez archiver un projet en changeant son statut . Vous pouvez également ajouter vos nouveaux projets et clients grâce au + vert en haut à gauche de chacune de ces pages.

    Si vous souhaitez faire évoluer en masse de nombreux projets et clients de votre arborescence, n'hésitez pas à nous contacter directement par mail ou téléphone, nous nous ferons un plaisir de vous aider.

    Charger les jours fériés

    Si vous ne l'avez pas fait fin 2020, vous pouvez charger les jours fériés de l'année 2021 en vous rendant dans le sous-onglet Jours fériés de Configuration. Indiquez alors l’année concernée puis cliquez sur Ajouter automatiquement et ensuite pensez à appuyer sur le bouton Mettre à jour afin d'appliquer ces jours fériés à toutes vos équipes.

    Mettre à jour le plan de charge

    Si vous utilisez les modules de gestion de projet d'Opentime, pensez à bien mettre à jour votre plan de charge via le sous-onglet Plan de charge de Gestion de projet. En complétant ce plan de charge avec les heures prévues pour chaque collaborateur, projet et client, vous aurez la possibilité de réaliser une analyse plus fine de l'avancement de votre projet en comparaison au prévisionnel.

    Réaliser différentes analyses de l'activité

    L'onglet Reporting peut vous aider à commencer l'année sur de bonnes bases en réalisant différentes analyses de l'activité sur la période précédente. Pour cela, vous trouverez les sous-onglets Exports Excel, Compte-rendu d'activité, Synthèse et Rapport. Le compte rendu d'activité vous donnera simplement le détail des temps pour chaque salarié alors que générer une synthèse vous permettra d'obtenir les temps par collaborateur et projet ou activité. Générer un rapport vous permettra une analyse plus détaillée notamment en termes de congés ou par métier. Vous pouvez pour finir réaliser divers exports Excel afin de faire sortir des informations de votre instance Opentime sous forme de tableaux Excel.

    Si vous utilisez les modules de gestion de projet d'Opentime, vous pourrez également utiliser les informations disponibles dans l'onglet Finances notamment sur l'avancement de vos projets.


    La team Opentime vous remercie encore pour cette année passée à vos côtés et vous souhaite une belle année source de réussites.

    N'hésitez surtout pas à nous contacter par mail ou téléphone si ce petit récapitulatif n'a pas répondu à toutes vos questions pour commencer 2021 en beauté !

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