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  1. Depuis 2018, avec la mise en place de la RGPD, la sécurité des données est un sujet qui refait fréquemment surface parmi les problématiques d'actualité.

    La crise sanitaire a elle aussi attiré l'attention sur quelques questions de protection des données !

    Au coeur de l'actualité ces derniers jours, l'application gouvernementale TousAntiCovid Vérif qui permet de lire le QR Code des employés devant justifier d'un pass sanitaire. Dans un souci de respect des données personnelles, celles-ci n'apparaissent que partiellement à la lecture du QR Code et elles ne peuvent pas être conservées par l'employeur même s'il s'agit d'un vaccin ce qui complique parfois la gestion des RH.

    Si la protection des données s'applique aux informations sur les salariés, elle concerne également les données de l'entreprise visibles par les salariés. Avec la montée du télétravail permanent, de nouvelles règles sont de mise pour garantir leur sécurité...

    Sécurité des données et télétravail

    Si une partie des salariés souhaite désormais travailler à domicile un ou plusieurs jours par semaine, les conditions de sécurité de l'équipement informatique ne sont pas toujours optimales. En effet, dans certaines entreprises, il est possible d'obtenir un PC portable professionnel mais dans les petites entreprises ce n'est pas toujours possible. Il est alors nécessaire d'avoir sur votre ordinateur personnel des outils performants pour faire face aux risques de sécurité sur des fichiers professionnels et parfois confidentiels.

    En dehors de cette question de sécurité, de nombreuses entreprises se questionnent sur le confort de l'expérience utilisateur quand il s'agit de travailler à domicile.

    Selon une enquête menée par Enterprise Management Associates (EMA) en Europe et aux USA en 2021 et évoquée dans un article de Le MagIT, « les équipes réseau des entreprises prennent en ce moment même des mesures pour formaliser l’architecture réseau du télétravail. L’enjeu de fournir à domicile une expérience utilisateur comparable à celle du travail dans les locaux de l’entreprise préoccupe 90,7 % des 312 DSI interrogés ».

    La loi RGPD et les outils adaptés

    Il existe depuis Mai 2018 un Règlement Général, le RGPD qui régit les normes de protection des données à caractère personnel sur tout le territoire européen. Comme le soulignait à l'époque la Commission Européenne, les règles ne s’appliquent pas aux données traitées par une personne à des fins purement personnelles ou dans le cadre d’une activité domestique [...]. Lorsqu'une personne utilise les données à caractère personnel en dehors de la « sphère privée », par exemple dans le cadre d’activités sociales et culturelles ou financières, elle est alors tenue de respecter la législation en matière de protection des données.

    Au sein de l'entreprise, des obligations sur le traitement des informations personnelles découlent de ce règlement universel ce qui nécessite pour l'employeur de garantir même en télétravail la protection informatique des données manipulées par les salariés.

    La mise en place rapide et généralisée du cloud et d'autres outils pour faciliter l'accès aux données face au télétravail d'urgence créée de nouvelles menaces. Pour l'instant, aucune nouvelle réglementation généralisée n'a été réalisée concernant le sujet spécifique du télétravail mais chaque entreprise ou groupement d'entreprise peut décider de formuler de nouvelles règles pour l'encadrer.

    Dans une note publiée en 2020 suite à l'obligation de télétravail, la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) apportait différentes recommandations aux entreprises. Il est préférable, pour limiter les risques, d'équiper « tous les postes de travail de vos salariés au minimum d'un pare-feu, d'un anti-virus et d'un outil de blocage de l'accès aux sites malveillants ». La mise en place d'un VPN et d'une charte de sécurité spécialisée au cadre du télétravail peuvent également jouer un rôle clé dans votre protection des données.

    En parallèle de ces actions techniques, il est nécessaire de sensibiliser et de former les collaborateurs puisqu'ils seront les premiers confrontés à certaines attaques. Il peut s'agir de formations sur la nécessité de mise à jour des mots de passes ou la possibilité d'impression et de conservation de différents documents comportant des données personnelles.

    Outre les actions de la part des entreprises, il s'agit également d'une implication de la part des prestataires de services informatiques et d'applications pour fournir des outils sécurisés aux entreprises. Que ce soit des outils comptables, RH ou de CRM, ils regroupent de nombreuses informations nécessitant une protection.

    En tant que logiciel en ligne de gestion du temps et de l'activité, Opentime héberge par exemple un flux important de données à caractère personnel. Ces données se doivent donc d'être stockées en France sur des serveurs sécurisés et chiffrés. En outre les utilisateurs peuvent bénéficier d'un SSO (ie. Single Sign-On) pour éviter qu'un nouveau mot de passe ne les encombrent : une des nombreuses options de sécurisation disponible.

  2. Le pass sanitaire est entré en vigueur pour le public depuis lundi dernier dans de nombreux lieux comme les restaurants ou les transports longue distance. Mais alors, qu’en est-il dans le monde du travail ?

    La team Opentime s’est penchée sur le sujet pour vous faire un résumé des mesures qui s’appliquent à vos entreprises.

    Où s’applique le pass sanitaire ?

    Le pass s’applique pour les salariés travaillant avec du public. A partir du 30 août et jusqu’au 15 novembre, les salariés devront présenter un pass sanitaire valide dans tous les lieux où il est actuellement demandé au public, établissements recevant plus de 50 personnes.

    Le Conseil Constitutionnel a validé le 5 août dernier l’application de cette règle aux agents de la SNCF (pour les trajets longue distance), personnels des restaurants, des lieux de loisirs et de culture et des centres commerciaux.

    A noter que le pass est toutefois obligatoire dans les séminaires et salons professionnels depuis le 9 août.

    Comment fonctionne le pass sanitaire au travail ?

    Contrairement aux Etats-Unis, en France, il n'est pas possible pour l'employeur de rendre le vaccin obligatoire à proprement parler. En effet, de l'autre coté de l'Atlantique, des entreprises comme Google, Facebook ou United réclament à leurs employés une preuve de vaccination pour pouvoir revenir au bureau, au risque de perdre leur emploi.

    Si l'obligation de vaccination rend l'application de la règle plus simple pour certains employeurs aux Etats-Unis, d'autres se questionnent sur le choix qu'ils doivent faire pour garder un maximum d'employés. Un sondage réalisé par Qualtrics montre en effet que si certains employés anti-vaccins souhaitent quitter l'entreprise s'il devient obligatoire, d'autres démissionneraient par crainte de côtoyer des employés non vaccinés. Un casse-tête pour les entreprises quel que soit le pays.

    En France, si le Pass sanitaire est obligatoire dans certains secteurs, il s'agit plus d'inciter à la vaccination que de l'obliger.

    Au travail comme en dehors le pass sanitaire est un document qui justifie :

    • De la réalisation d’un schéma vaccinal complet contre le coronavirus
    • Ou d'un « test RT-PCR ou antigénique positif attestant du rétablissement de la Covid-19, datant d'au moins 11 jours et de moins de 6 mois »
    • Ou d’un test négatif

    Concernant le test négatif, il a été précisé par Olivier Veran le week-end passé qu’il pouvait désormais dater au maximum de 72 heures au lieu de 48 heures précédemment. Il peut s’agir d’un test PCR, antigénique ou désormais d’un autotest réalisé sous la supervision d’un personnel de santé.

    La vaccination est tout de même obligatoire en France pour le personnel du milieu de la santé, avec une preuve à présenter d’ici le 15 septembre.

    Présentation du Pass sanitaire @Mat-Napo

    Quel protocole en cas de non vaccination du salarié ?

    Il a été décidé par le Conseil Constitutionnel le 5 août qu’une règle unique devait s’appliquer aux différents types de contrats : CDD, CDI et intérimaires.

    En cas de non vaccination du salarié, le contrat en cours est donc suspendu jusqu’à ce que le salarié puisse présenter un pass sanitaire à son employeur entrainant également la suspension du versement du salaire durant cette période.

    Pour éviter cette suspension, le ministère du travail prévoit un entretien entre l’employeur et le salarié au bout de trois jours d’absence. Lors de cette entretien, deux propositions doivent être faites au salarié dans la mesure du possible, la pose de congés ou de RTT pour éviter la suspension du contrat et la réaffectation vers un poste qui n’est pas au contact avec du public.

    Les Sages ont pris la décision de ne pas permettre un licenciement pour les CDD pour cause de manque de pass sanitaire. Toutefois, une suspension prolongée peut conduire à un licenciement s’il on se fie au droit commun.

    A noter que pour faciliter l’accès à la vaccination, il est possible de se faire vacciner sur le temps de travail sans perdre de congés ou de rémunération. Il est également toujours possible de se faire vacciner auprès du médecin du travail.

    Qui contrôle les pass et comment ?

    Selon les textes, le contrôle doit être réalisé par une personne autorisée mais aucune autre précision n’est donnée. Pour éviter les soucis avec la conservation des données, il est préférable pour les entreprise d’utiliser TousAnti Covid Verif. Pour ne pas violer le secret médical, la personne qui contrôle ne doit pas être au courant du document et des informations détaillées qui conduisent à un pass sanitaire (vaccination, test négatif…) mais simplement s’intéresser au QR code justificatif.

    Selon le ministère du travail, « l’employeur peut conserver le résultat du contrôle opéré et délivrer, le cas échéant, un titre spécifique permettant ensuite une vérification simplifiée » dans le cas d’un schéma vaccinal complet mais il ne peut pas conserver le justificatif directement pour être conforme au règlement RGPD.

    L’amende pour la conservation de données est de 45 000 euros ainsi qu’un an d’emprisonnement.

    Qu’est ce qu’il reste encore à déterminer ?

    Quelques précisions restent nécessaires dans les prochaines publications du gouvernement. Tout d’abord, au niveau des centre commerciaux, le conseil constitutionnel a émis une réserve concernant les règles applicables. Il est probable que l’obligation du pass ne soit pas nécessaire dans les lieux de vente de produits de première nécessité comme les magasins alimentaires et dans les centres commerciaux qui donnent accès à d’autres services que le shopping (comme le métro).

    
Concernant la suspension des contrats, quelques précisions ont également été demandées par les professionnels des ressources humaines et du droit. Des questions résident quand aux circonstances de la suspension. Il n’a pas été précisé si dans le cadre d’un CDD, la suspension décalait la date de la fin de contrat à une date ultérieure en fonction de la durée de la suspension. Il parait toutefois plus logique, un contrat à durée déterminé étant fixé de date à date, que cette date ne soit pas décalée.

    La Loi précise tout de même déjà que « lorsque le contrat à durée déterminée d’un salarié est suspendu (...), le contrat prend fin au terme prévu si ce dernier intervient au cours de la période de suspension ».

    Les tests antigéniques et PCR sont aujourd’hui gratuits et disponibles en pharmacie. Selon les dernières informations fournies par le gouvernement, ces tests devraient devenir payants à partir du mois d’octobre. Il reste donc à savoir sur qui reposera la prise en charge de ces tests pour les personnes qui ne souhaiteraient pas se faire vacciner.

    Pour plus d'informations sur les règles en vigueur, n'hésitez pas à consulter les questions/réponses du ministère du travail.

  3. Le mois dernier, le gouvernement a publié un document pour revoir les dates et obligations concernant les entretiens professionnels obligatoires.

    La team Opentime a décrypté ce document pour vous afin d'être bien dans les règles à la rentrée !

    Les différents entretiens professionnels

    Il existe trois types d'entretiens professionnels.

    • L'entretien annuel d'évaluation : il a pour objectifs de faire un bilan de l’année, de discuter des objectifs atteints et de fixer ceux pour la période à venir. Il est fortement conseillé mais pas obligatoire.
    • L'entretien professionnel : il est consacré aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié, en termes de qualifications et d’emploi comme une promotion professionnelle, un changement de poste ou une augmentation de ses responsabilités (article L6315-1 du Code du travail). C'est un entretien obligatoire, à réaliser tous les deux ans.
    • L'entretien professionnel récapitulatif : il s'agit d'un rendez-vous obligatoire tous les 6 ans pour récapituler les différents entretiens professionnels. Il permet de s'assurer que le salarié a bénéficié d’au moins une formation, d’un des éléments de certification professionnelle et d’une progression (salariale ou professionnelle).

    Les décisions du mois de Juin 2021

    Si aucun entretien n’est réalisé dans les 6 années ou qu’aucune formation n’a lieu, il n’y a pas de sanction prévue par la loi pour les entreprises de moins de 50 salariés mais pour celles de plus de 50 salariés, le salarié doit être crédité de 3000 euros sur son comptes de formation.

    Toutefois, en raison de la crise sanitaire, les entretiens tous les 6 ans qui devaient avoir lieu à compter du 12 mars 2020 ont été reportés une première fois au 1er janvier 2021 et les sanctions suspendues jusqu’à cette date.

    Selon le dernier rapport émis par le ministère du travail, de l'emploi et de l'insertion, « Les entretiens initialement prévus au cours de l’année 2020 et au cours du premier semestre 2021 pourront avoir lieu jusqu’au 30 juin 2021 ».

    La date du 30 juin étant passée, que se passe-t-il si tous les entretiens n'ont pas encore eu lieu ?

    Pas de panique, cette nouvelle date était également accompagnée d'une seconde date importante : si les entretiens n'ont pas eu lieu avant le 30 juin, l’employeur a jusqu’au 30 septembre 2021 pour les réaliser sans subir de sanction.

    La date limite est donc réellement fixée au 30 septembre 2021. A partir de cette date, la sanction s'appliquera sauf pour les très petites entreprises de moins de 50 salariés qui sont exemptées.

    Dernier entretien individuel

    Le rapport précise qu'il s’agit d’une « possibilité de rattrapage jusqu’au 30 septembre 2021 pour les employeurs qui n’ont pu tenir l’échéance du 30 juin 2021 », il est donc préférable de réaliser ces entretiens le plus rapidement possible si vous ne les avez pas encore faits.

    Il est également possible de réaliser les entretiens en visioconférence, une info importante en cette période estivale de développement du mode hybride (télétravail & présentiel) !

    Un ensemble de questions/réponses est disponible dans le rapport concernant les types de formations considérées comme obligatoires entre chaque entretien professionnel.

    Pour éviter de faire une erreur au niveau du suivi de ces différents entretiens, il est possible d'indiquer dans Opentime la date du dernier entretien dans le profil de chaque utilisateur. N'hésitez pas à consulter nos conseils pour vous préparer au mieux à ces entretiens de bilan !

  4. Et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous avez des problématiques précises concernant la gestion du travail à distance ou d'autres questions.

  5. Dans cette deuxième phase de confinement, le télétravail n’est pas possible pour tout le monde. Alors pour ceux qui doivent rester en entreprise, il faut gérer avec précaution cette nouvelle période.

    La team Opentime a décortiqué pour vous le nouveau protocole du ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion du 13 Novembre en ce confinement#2.

    Qu’est-ce qu’un cas contact au travail ?

    Le ministère du Travail rappelle tout d’abord qu’un cas contact est « une personne ayant eu un contact à risque avec une personne contaminée par la Covid-19 ».

    Pour information, un cas contact est à risque si :

    • Il y eu a une conversation en face à face à moins d’un mètre pendant plus de 15 min, ou dans un lieu clos.
    • Sans masque ou autre protection efficace.
    • La personne éternue ou tousse.
    • Il y a eu un échange de matériel non désinfecté ou d’actes de soins ou d’hygiène.

    Ces situations peuvent donc intervenir au travail lors de repas, pauses, conversations, déplacements ou réunions par exemple. En effet, en entreprise, les risques peuvent être importants puisqu’un certain nombre d’individus se côtoient.

    Les points clés

    Il revient dans un premier temps à votre entreprise ou organisation de réaliser une procédure qui indique les étapes à suivre pour la prise en charge des personnes symptomatiques.

    L’employé cas contact a quant à lui l’obligation de prévenir son employeur étant donné la problématique de santé publique.

    S’il est asymptomatique il doit alors rentrer chez lui, si possible en évitant les transports en commun et en portant un masque, et s’isoler pour une durée de 7 jours avant de réaliser un test.

    L’entreprise doit alors voir avec lui s’il peut télétravailler ou non, ce qui n’est probablement pas le cas en période de confinement puisque la plupart des personnes pouvant faire du télétravail le sont d’ors et déjà. Il doit alors demander un arrêt de travail auprès de l’Assurance-maladie sans jour de carence. Cet arrêt peut être « rétroactif dans la limite de 4 jours » si jamais la personne s’est confinée avant la date. Cette demande est à faire sur declare.ameli.fr avec une déclaration sur l'honneur.

    Dans les deux cas, vous pouvez utiliser Opentime pour déclarer un congé maintien à domicile du au coronavirus ou une période de télétravail et ainsi vous assurer du suivi de ces périodes.

    « En présence d’une personne symptomatique (notamment fièvre et/ou toux, difficulté respiratoire, à parler ou à avaler, perte du gout et de l’odorat), la prise en charge repose sur l’isolement, la protection et la recherche de signes de gravité ». Il faut en effet tout de suite isoler la personne dans une sale dédiée et lui apporter l’aide d’un médecin ou du référent covid afin de voir si ces signes sont graves.

    Si les symptômes ne sont pas graves, la personne doit rentrer chez elle si possible en évitant les transports en commun et en portant un masque et consulter un médecin qui lui indiquera quand réaliser le test.

    Si les signaux sont graves, il en vient de la responsabilité de l'entreprise de la faire parvenir jusqu’à un centre de soin qui pourra s’en occuper et s’occuper du test de dépistage covid.

    Suite à la réalisation du test

    • Si le test est négatif, le salarié peut revenir en entreprise sans certificat médical.
    • S’il est positif, le salarié doit s’isoler 7 jours de plus afin d’éviter toute contamination. Il peut rester en télétravail pendant cette durée s’il n’a aucun symptômes ou envoyer son arrêt de travail si celui-ci lui est impossible. A la fin de cette période, il peut revenir sans certificat.

    Il est précisé qu’à la fin de la période d’isolement, « si la personne a de la fièvre, elle consulte son médecin et poursuit son isolement pendant 48 h après la fin de la fièvre »

    Dans le cas où un de vos collaborateurs passe de cas contact à cas confirmé positif, l’identification de ses cas contact sera prise en charge par les acteurs du contact-tracing c’est à dire le médecin et l’Assurance Maladie. Ainsi, si vos collaborateurs se sont potentiellement contaminés entre eux, ils seront pris en charge pour réaliser à leur tour le test.

    Attention, si plusieurs cas sont avérés positifs dans une période de 7 jours vous devez en informer les autorités sanitaires (ARS, Assurance maladie, services de santé au travail) pour éviter la création d’un cluster. Le service de santé au travail rattaché à votre entreprise vous informera au niveau des consignes de désinfection.

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