En direct de la team Opentime...

1. Rencontre avec Nicolas Minos de chez AAA Data

   « Trusted Data, Useful Innovation », de la data qualifiée et de l'innovation utile, le slogan de AAA Data, chez Opentime ça nous parle !

   Nous sommes heureux de compter parmi nos clients fidèles, l'entreprise AAA Data présente dans l’intégralité de la chaîne de valeur de la Data. J’ai discuté il y a quelques semaines avec Nicolas Minos, Directeur Adjoint des Systèmes d’Information, sur le rôle que prend Opentime dans leur organisation.

   

   Pouvez-vous me présenter votre activité en quelques mots ?

   « Depuis 60 ans, nous donnons du sens à la data et la rendons utile pour délivrer à nos clients les meilleurs éléments de décision. Par exemple, nous récupérons des données depuis le système d’immatriculation des véhicules du Ministère de l’Intérieur. Nous hébergeons ces données, les traitons et les valorisons pour fournir le marché automobile français, des données techniques pour des clients comme Norauto, Assureurs, Banques… »

   « Nous mettons en place des solutions 100% en ligne pour obtenir des fichiers automobiles d’adresses et téléphones ultra-ciblés. Nous réalisons également de l'analyse prédictive pour anticiper le comportement des futurs clients de nos partenaires ou être en capacité d’identifier les facteurs d’un achat (automobile, immobilier,....) ».

   
AAA Data c’est donc une entreprise avec pour coeur de métier la data, qui la valorise et la densifie en fonction des besoins de ses partenaires et clients.

   Comment avez-vous découvert Opentime ? Comment faisiez-vous avant ?

   « Opentime est chez nous depuis 2 ans. Avant d’être sur Opentime nous avions une autre application relativement coûteuse par rapport à notre utilisation quotidienne ».

   L’équipe de AAA Data a donc prospecté auprès de différents logiciels de gestion de temps pour finalement sélectionner Opentime pour ses caractéristiques qui correspondaient bien à leurs besoins.

   « Au début, ce fut un peu compliqué parce que beaucoup de représentants d’équipes sont rentrés dans un niveau de détail trop fin ».

   La DSI de l’entreprise a donc porté un projet de reconstruction il y a un an pour revoir la structure des activités. L’objectif était de simplifier et personnaliser l’interface pour mieux répondre au besoin métier. Il a fallu sonder les collaborateurs, et convaincre la direction sur l’utilité de faire évoluer l’arborescence des projets. La difficulté se situant sur comment revoir cette structure sans tout casser, alors qu’avec Opentime, la personnalisation peut être vraiment simple !

   « Nous avons mis un objectif à chaque collaborateur pour que le temps soit rempli chaque semaine en cohérence avec ce qu’ils font au quotidien. Nous avons besoin de tracer le temps passé sur chaque projet pour suivre les coûts de développement de nos produits ».

   Une fois les activités réorganisées, ils souhaitent prochainement mettre en place le suivi du plan de charge afin de passer sur un mode proactif avec la gestion des équipes en prévisionnel.

   « Avant les salariés remplissaient leur temps par obligation. Maintenant, nous avons mis en place des reportings nous permettant de suivre l’avancée d’un projet, anticiper une dérive de budget liée à des retards... un véritable avantage pour les chefs de projets dans leurs missions au quotidien ».

   Vous avez fait des formations à vos collaborateurs ?

   « Pas de formations mais on a créé des profils types pour se repérer. À chaque nouvel arrivant, je crée l’utilisateur et le chef de projet fait un accompagnement de 20 min sur la prise en main de l’outil ».

   Avant les modifications de cette dernière année sur l'instance AAA Data, chaque utilisateur du logiciel voyait toutes les activités et certains pouvaient se perdre. Désormais, les salariés ont un petit accompagnement pour leur montrer comment se connecter et se repérer dans leur instance personnalisée qui ne comporte que ce qui les concerne.

   Qu’est-ce-que vous utilisez le plus sur le logiciel ?

   Monsieur Minos m'informe que chez AAA Data, la fonctionnalité la plus utilisée est celle du temps. Le reporting est également utilisé pour le suivi de la validation et des projets.

   Au sein de leur instance sont intégrées toutes les personnes concernées par le projet : collaborateurs, prestataires, internes…

   Les dernières évolutions ont été réalisées en communiquant avec l’équipe technique d’Opentime qui a démontré la possibilité de trouver des solutions techniques comme la duplication : « lors de la création d’activités, de sous activités et de prestations, avant, chaque item était créé manuellement, mais grâce à la duplication, nous avons gagné un temps fou ! ».

   Si faire évoluer le logiciel peut paraître compliqué et long à premier abord, on se rend vite compte qu’en utilisant les possibilités techniques, c’est beaucoup plus rapide.

   Qu’aimeriez-vous en plus sur le logiciel ?

   Avec la crise sanitaire et la mise en place renforcée du télétravail, AAA Data était dernièrement à la recherche d’un outil de time tracking pour suivre le droit à la déconnexion.

   « Nous avons eu la présentation par Ophélie de la partie pointeuse d’Opentime, insérée à l’onglet temps. Nous avions besoin d’un petit bout de logiciel installé sur le PC, sur lequel cliquer pour démarrer et stopper sa journée et qui comptabilise le temps de travail via un reporting pour notre DRH ».

   Sur Opentime, la pointeuse est en effet différente puisqu’elle est plus précise et il faut ouvrir le logiciel. « Chez AAA Data, les gens remplissent le logiciel en fin de semaine et pas tous les jours donc on ne voulait pas leur imposer de se connecter chaque jour sur le site ».

   « Nous aurons certainement de nouveaux besoins quand nous allons utiliser la fonctionnalité du plan de charge pour confronter le planifié au réalisé ».

   « Nous avons également un besoin côté technique pour gérer les mots de passe des utilisateurs et les renouveler directement via Windows ».

   Sur ce dernier point, il est en effet possible de lier Opentime à l'annuaire LDAP de l'entreprise.

   Recommanderiez-vous le logiciel ?

   « Je dirais qu’on a eu beaucoup de mal au départ puisqu'on avait une organisation qui pouvait être simplifiée sur Opentime mais à partir du moment où on se retourne vers vos équipes techniques et que nous sommes bien accompagnés, on peut faire de très belles choses avec l’outil. On ne doit pas vouloir porter sa construction et son paramétrage tout seul », il faut s’appuyer sur l’équipe technique toujours disponible pour comprendre notre besoin et trouver une solution simple pour sa réalisation.

   « Aujourd’hui tous les collaborateurs se sont remis à utiliser le produit sans aucune réticence.Tous les acteurs sont convaincus de son utilité et de sa pertinence ».

   Monsieur Minos souligne également sa grande satisfaction de la réactivité des équipes supports :

   « si le besoin n’est pas clair, on s’appelle, à chaque fois j’ai des réponses de Perrick et d’Ophélie qui sont incroyablement réactifs ».