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  1. J’ai eu l’occasion il y a quelques semaines d'échanger avec Bruno Salvi, responsable Informatique chez Saint-Gobain Aérospace.

    Saint Gobain est une multinationale française spécialisée dans la production et la distribution de matériaux.

    Saint-Gobain Sully se spécialise dans la production de transparents de haute performance pour les industries aéronautiques et navales.

    Dans le cadre du Crédit Impôt Recherche, ils se sont tournés vers la team Opentime pour obtenir un logiciel de gestion du temps et de l’activité qui correspondait à leurs besoins.

    Opentime c’est chez vous depuis février 2021 ? Avez-vous toujours utilisé un logiciel de gestion de ce type ?

    « Jusqu’à présent la solution utilisée ne nous satisfaisait pas, et les outils existants au sein du groupe ne couvraient pas vraiment tous nos besoins. »

    Bruno Salvi était donc chargé de gérer ce besoin et il a réalisé différentes recherches pour trouver le logiciel qui lui convenait : « je sentais bien ce que j’ai vu sur Opentime. »

    Quels étaient et quels sont vos besoins ?

    « Alors, mon premier critère était d’avoir des contacts avec l’équipe derrière la solution technique. » Il souhaitait un service qui soit présent pour accompagner le produit et sa mise en place.

    « En faisant des recherches, j’ai commencé à échanger avec Ophélie » afin d’avoir des informations sur Opentime, logiciel qu’il avait découvert sur internet.

    C’est un « outil adaptable, nous pouvons faire ce que l’on veut… Et nous pouvons dire qu’aujourd’hui après 3 mois, nous commençons de plus en plus à le faire de mieux en mieux ! »

    Pourquoi avez-vous choisi Opentime ?

    Bruno Salvi estime qu’il a sélectionné Opentime pour trois raisons majeures, son coût intéressant et dégressif en fonction du nombre d’utilisateurs, ses fonctionnalités qui correspondaient à leurs besoins principaux et sa flexibilité.

    « Nous pouvons manipuler cet outil et le personnaliser en rentrant dans les détails si nous en avons envie. »

    Qu’est-ce-que vous utilisez le plus sur le logiciel ?

    Le besoin principal de Saint-Gobain Sully est dans la gestion des informations nécessaires au Crédit Impôt Recherche (CIR). En effet, dans le cadre de cette réduction d’impôts en faveur de la recherche et du développement, chaque entreprise doit fournir des preuves de l’allocation du temps par projet, les utilisateurs de Saint-Gobain Sully indiquant ainsi chaque semaine en quart de jours le travail réalisé sur leur instance.

    Saint-Gobain Sully utilise donc principalement les onglets Temps et Reporting ainsi que le Prévisionnel et l’Avancement au niveau de l’aspect financier.

    « Nous réalisons une extraction mensuellement à l’aide du reporting pour pouvoir exploiter ces résultats. »

    Qu’est-ce-que vous pensez qu’Opentime vous apporte au quotidien ?

    « Au quotidien, nous gagnons au niveau simplicité et performance de l’outil. »

    Pour Monsieur Salvi, avant, il était parfois compliqué pour eux de comprendre comment la donnée était organisée mais Opentime répond présent à l’écoute des besoins clients afin de proposer des solutions.

    En parlant de nouvelles solutions, qu’aimeriez-vous en plus sur le logiciel ?

    « L’outil est tellement adaptable que nous n’avons pas encore changé beaucoup de choses, il répond tout à fait à notre besoin ! »

    Une fonctionnalité qui pourrait servir au sein de Saint-Gobain est celle du rappel de validation, pour indiquer des dates butoir aux collaborateurs afin qu’ils remplissent leurs grilles de temps.

    Vous avez fait des formations à vos collaborateurs pour prendre en main Opentime ?

    « Nous leur avons seulement donné leur login et leur mot de passe. »

    Il souligne que « les outils comme ça doivent être intuitifs et conviviaux, nous ne demandons pas quelque chose de compliqué ! »

    Recommanderiez-vous le logiciel ?

    Bruno Salvi recommande Opentime surtout pour sa « rapidité de mise en oeuvre puisque quand la décision a été prise, 7 jours plus tard, nous étions ON. Nous avons commencé en février, les collaborateurs se sont connectés et c’est top depuis. »

    Les mots d’ordre pour le responsable informatique sont donc réactivité et flexibilité.

  2. J’ai eu l’occasion il y a quelques semaines de discuter d'Opentime avec Monsieur Fabro, avocat associé chez Harmony Avocats et cofondateur du cabinet Backstage Avocats.

    Backstage Avocats est un cabinet d’avocats d’un genre nouveau, entièrement dédié aux avocats eux-mêmes : un projet novateur et unique !

    Pour Franck Fabro, ce projet pensé en mode start-up a pour objectif d’apporter une expertise complémentaire aux cabinets, proposée par des associés expérimentés sur des sujets variés.

    L’expertise des professionnels de Backstage Avocats s’ajoute donc aux expertises existantes dans le cabinet client, de manière plus ou moins ponctuelle. Trois types d’offres de service sont disponibles :

    • L’offre « collaboration » dans laquelle le client avocat sollicite Backstage Avocats en tant que collaborateur sur certains points précis d’un dossier et sans aucun contact avec le client final.
    • L’offre « partenariat » dans laquelle Backstage Avocats se comporte comme le ferait un associé du client avocat, lorsque ce dernier a besoin de compétences complémentaires sur une mission.
    • Pour finir, l’offre « expertise » qui permet d’obtenir de Backstage Avocats un avis technique sur un point de droit.
    Extrait du site internet de Backstage Avocats

    Un beau projet qui a donc pour objectif de répondre à un besoin identifié par Franck Fabro et ses associés, de partage des compétences et savoirs-faire entre avocats expérimentés.

    Pour mettre en place votre nouveau cabinet, vous aviez donc besoin d’un logiciel de gestion du temps et de l’activité ?

    « Oui, nous avions besoin d’une solution complètement dématérialisée. Nous travaillons de manière délocalisée, c’est aussi ce qui nous caractérise. Nous avions donc besoin d’une solution si possible SAAS, disponible en ligne à tout moment et en tous lieux. »

    Pourquoi avez-vous sélectionné Opentime parmi les différentes possibilités de logiciels en ligne ?

    Franck Fabro a entendu parler d’Opentime par le bouche à oreille.

    « Il nous fallait un logiciel facile d’utilisation, pratique ! »

    « Nous souhaitons grandir, bien sûr, donc il nous fallait aussi une solution qui s’adapte à notre croissance ».

    Les fondateurs ont également noté que l’outil était entièrement paramétrable et accessible avec des prix qui s’adaptent au nombre de collaborateurs et donc à leur croissance future. En termes de confidentialité concernant les projets et clients, Opentime répond à leurs exigences puisque les informations sont stockées en France exclusivement.

    « Nous recherchions un outil flexible de suivi de notre activité avec différentes fonctionnalités qui puissent nous être utiles ! »

    Concernant les fonctionnalités, lesquelles utilisez-vous pour l’instant le plus sur le logiciel ?

    Backstage Avocats n’utilise pas les modules de gestion du personnel RH mais se concentre pour le moment sur la saisie du temps passé, par mission et client.

    « Ce qui nous intéresse c’est à la fois d’avoir la possibilité de facturer à un taux horaire standard ou à un taux horaire différencié qui reflète les niveaux d’expertises correspondant à chacune de nos trois offres de services ».

    Le cabinet utilise également le générateur de factures d’Opentime puisqu’il est parfaitement paramétrable en fonction des besoins spécifiques (vocabulaire, catégories, logo…).

    Dans une logique de gestion de projets, il est également possible que Backstage Avocats soit amené à budgéter les projets directement sur Opentime en ajoutant notamment les coûts divers des missions autres que les simples coûts horaires.

    Puisqu’Opentime est un logiciel entièrement en ligne, quelles sont vos habitudes digitales ? Est ce que vous utilisez d’autres logiciels de droit augmenté, de legal tech ?

    « L’offre de Backstage Avocats est axée sur le "sur mesure" et propose donc de l’analyse. Nous sommes très ouverts et à l’écoute des diverses possibilités offertes par la legal tech, mais il faut trouver le bon emploi et il faut que l’on soit convaincu que cela apporte réellement quelque chose. »

    Qu’aimeriez-vous en plus sur Opentime ?

    « Une fonctionnalité peut être intéressante, c’est celle de pouvoir fonctionner comme un CRM en établissant un lien entre les données présentes dans Opentime et notre système de softphone » pour que le dossier/la mission du client apparaisse à l’écran lorsqu’il nous appelle et que l’on obtienne ainsi instantanément une parfaite vision sur les projets en cours.

    En termes de CRM, Opentime permet déjà de gérer les contacts, le calendrier et les événements concernant les clients et projets.

    Opentime, logiciel de gestion de temps et de l'activité

    Avez-vous fait ou souhaitez-vous faire des évolutions sur le logiciel ?

    Les associés n’ont pas encore fait d’évolutions sur le logiciel par manque de temps au vu de la création récente de leur cabinet et des premières missions qu’ils sont amenés à réaliser.

    « Avec d’autres logiciels, on nous a fait miroiter des interfaces intégrant du CRM etc. C’était attractif mais il y avait des points qui n’étaient pas conformes, comme le fait de ne pas être hébergés en France. »

    Un des autres objectifs de Backstage Avocats serait l’interface entre Opentime et un logiciel de comptabilité pour assurer une meilleure conformité des factures notamment au niveau de la réglementation applicable en matière de TVA, en particulier avec la mise en œuvre de l’obligation de facturation électronique en 2023.

    Vous avez fait des formations à vos collaborateurs pour prendre en main Opentime ?

    Pour l’instant seuls Franck Fabro et Fabienne Clavez exercent dans le cabinet, mais il a vocation à se développer rapidement.

    « Nos collaborateurs auront à utiliser Opentime uniquement pour gérer leur temps donc la formation sera assez rapide. S’ils prennent des responsabilités, ils feront peut-être de la facturation et ce sera assez simple de les former nous-même mais un tutoriel pourrait être un plus. »

    Franck Fabro souligne aussi la réactivité d’Ophélie en cas de besoin : « Jusqu'à présent, j’ai toujours pu constater qu’Ophélie était toujours très disponible. Elle est très réactive, nous avons énormément apprécié cet aspect dès le début. »

    « La disponibilité et l’agilité de petites structures telles que la vôtre et la nôtre sont des choses que nous apprécions et que nous recherchons. »

    Recommanderiez-vous le logiciel notamment à d’autres cabinets d’avocats ou de conseil ?

    « Oui ! Les cabinets ne sont pas toujours à l’aise avec tout ce qui est nouveaux outils. C’est pour cela qu’il y a beaucoup de solutions d’outils tout intégré, mais c’est beaucoup moins flexible que ce que permet Opentime. »

  3. « Trusted Data, Useful Innovation », de la data qualifiée et de l'innovation utile, le slogan de AAA Data, chez Opentime ça nous parle !

    Nous sommes heureux de compter parmi nos clients fidèles, l'entreprise AAA Data présente dans l’intégralité de la chaîne de valeur de la Data. J’ai discuté il y a quelques semaines avec Nicolas Minos, Directeur Adjoint des Systèmes d’Information, sur le rôle que prend Opentime dans leur organisation.

    Pouvez-vous me présenter votre activité en quelques mots ?

    « Depuis 60 ans, nous donnons du sens à la data et la rendons utile pour délivrer à nos clients les meilleurs éléments de décision. Par exemple, nous récupérons des données depuis le système d’immatriculation des véhicules du Ministère de l’Intérieur. Nous hébergeons ces données, les traitons et les valorisons pour fournir le marché automobile français, des données techniques pour des clients comme Norauto, Assureurs, Banques… »

    « Nous mettons en place des solutions 100% en ligne pour obtenir des fichiers automobiles d’adresses et téléphones ultra-ciblés. Nous réalisons également de l'analyse prédictive pour anticiper le comportement des futurs clients de nos partenaires ou être en capacité d’identifier les facteurs d’un achat (automobile, immobilier,....) ».

    
AAA Data c’est donc une entreprise avec pour coeur de métier la data, qui la valorise et la densifie en fonction des besoins de ses partenaires et clients.

    Comment avez-vous découvert Opentime ? Comment faisiez-vous avant ?

    « Opentime est chez nous depuis 2 ans. Avant d’être sur Opentime nous avions une autre application relativement coûteuse par rapport à notre utilisation quotidienne ».

    L’équipe de AAA Data a donc prospecté auprès de différents logiciels de gestion de temps pour finalement sélectionner Opentime pour ses caractéristiques qui correspondaient bien à leurs besoins.

    « Au début, ce fut un peu compliqué parce que beaucoup de représentants d’équipes sont rentrés dans un niveau de détail trop fin ».

    La DSI de l’entreprise a donc porté un projet de reconstruction il y a un an pour revoir la structure des activités. L’objectif était de simplifier et personnaliser l’interface pour mieux répondre au besoin métier. Il a fallu sonder les collaborateurs, et convaincre la direction sur l’utilité de faire évoluer l’arborescence des projets. La difficulté se situant sur comment revoir cette structure sans tout casser, alors qu’avec Opentime, la personnalisation peut être vraiment simple !

    « Nous avons mis un objectif à chaque collaborateur pour que le temps soit rempli chaque semaine en cohérence avec ce qu’ils font au quotidien. Nous avons besoin de tracer le temps passé sur chaque projet pour suivre les coûts de développement de nos produits ».

    Une fois les activités réorganisées, ils souhaitent prochainement mettre en place le suivi du plan de charge afin de passer sur un mode proactif avec la gestion des équipes en prévisionnel.

    « Avant les salariés remplissaient leur temps par obligation. Maintenant, nous avons mis en place des reportings nous permettant de suivre l’avancée d’un projet, anticiper une dérive de budget liée à des retards... un véritable avantage pour les chefs de projets dans leurs missions au quotidien ».

    Vous avez fait des formations à vos collaborateurs ?

    « Pas de formations mais on a créé des profils types pour se repérer. À chaque nouvel arrivant, je crée l’utilisateur et le chef de projet fait un accompagnement de 20 min sur la prise en main de l’outil ».

    Avant les modifications de cette dernière année sur l'instance AAA Data, chaque utilisateur du logiciel voyait toutes les activités et certains pouvaient se perdre. Désormais, les salariés ont un petit accompagnement pour leur montrer comment se connecter et se repérer dans leur instance personnalisée qui ne comporte que ce qui les concerne.

    Qu’est-ce-que vous utilisez le plus sur le logiciel ?

    Monsieur Minos m'informe que chez AAA Data, la fonctionnalité la plus utilisée est celle du temps. Le reporting est également utilisé pour le suivi de la validation et des projets.

    Au sein de leur instance sont intégrées toutes les personnes concernées par le projet : collaborateurs, prestataires, internes…

    Les dernières évolutions ont été réalisées en communiquant avec l’équipe technique d’Opentime qui a démontré la possibilité de trouver des solutions techniques comme la duplication : « lors de la création d’activités, de sous activités et de prestations, avant, chaque item était créé manuellement, mais grâce à la duplication, nous avons gagné un temps fou ! ».

    Si faire évoluer le logiciel peut paraître compliqué et long à premier abord, on se rend vite compte qu’en utilisant les possibilités techniques, c’est beaucoup plus rapide.

    Qu’aimeriez-vous en plus sur le logiciel ?

    Avec la crise sanitaire et la mise en place renforcée du télétravail, AAA Data était dernièrement à la recherche d’un outil de time tracking pour suivre le droit à la déconnexion.

    « Nous avons eu la présentation par Ophélie de la partie pointeuse d’Opentime, insérée à l’onglet temps. Nous avions besoin d’un petit bout de logiciel installé sur le PC, sur lequel cliquer pour démarrer et stopper sa journée et qui comptabilise le temps de travail via un reporting pour notre DRH ».

    Sur Opentime, la pointeuse est en effet différente puisqu’elle est plus précise et il faut ouvrir le logiciel. « Chez AAA Data, les gens remplissent le logiciel en fin de semaine et pas tous les jours donc on ne voulait pas leur imposer de se connecter chaque jour sur le site ».

    « Nous aurons certainement de nouveaux besoins quand nous allons utiliser la fonctionnalité du plan de charge pour confronter le planifié au réalisé ».

    « Nous avons également un besoin côté technique pour gérer les mots de passe des utilisateurs et les renouveler directement via Windows ».

    Sur ce dernier point, il est en effet possible de lier Opentime à l'annuaire LDAP de l'entreprise.

    Recommanderiez-vous le logiciel ?

    « Je dirais qu’on a eu beaucoup de mal au départ puisqu'on avait une organisation qui pouvait être simplifiée sur Opentime mais à partir du moment où on se retourne vers vos équipes techniques et que nous sommes bien accompagnés, on peut faire de très belles choses avec l’outil. On ne doit pas vouloir porter sa construction et son paramétrage tout seul », il faut s’appuyer sur l’équipe technique toujours disponible pour comprendre notre besoin et trouver une solution simple pour sa réalisation.

    « Aujourd’hui tous les collaborateurs se sont remis à utiliser le produit sans aucune réticence.Tous les acteurs sont convaincus de son utilité et de sa pertinence ».

    Monsieur Minos souligne également sa grande satisfaction de la réactivité des équipes supports :

    « si le besoin n’est pas clair, on s’appelle, à chaque fois j’ai des réponses de Perrick et d’Ophélie qui sont incroyablement réactifs ».

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