Comment archiver une demande d'absence sur Opentime ?

Nous utilisons Opentime depuis plusieurs années et la liste des demandes d'absences passées est longue pour les utilisateurs. Ils voient notamment des vieilles demandes refusées. Peut-on les cacher ?

Vous pouvez archiver les demandes d'absences afin de garder leur historique, pour ne pas perdre de données, mais de ne plus les voir affichées dans la liste des demandes actives.

Une fois qu'un utilisateur a créée une demande d'absence, elle passe en brouillon puis en confirmée. Le responsable reçoit un mail de notification pour valider ou refuser. Ces deux états vont clôturer la demande. Seules les demandes clôturées peuvent être archivées.

Qu'elle soit validée ou refusée, une demande apparait toujours par défaut dans la liste des demandes d'absences de l'utilisateur. Si vous avez un grand nombre de demandes d'absences validées ou refusées dans le passé, il est possible que vous souhaitiez faire du ménage dans cette liste.

Archiver une demande d'absence

• Pour archiver une demande d'absence, rendez-vous dans Ressources Humaines → Demandes d'absences
• Cochez la case en début de ligne de la demande que vous souhaitez archiver
• Dans la liste déroulante en bas de page, sélectionnez Archiver
• Cliquez sur OK sur le message Vous êtes sur ? qui s'affiche
• La demande est archivée, elle n'apparait plus dans la liste !

Retrouver des demandes d'absences archivées

• Pour afficher les demandes d'absences archivées, rendez-vous sur Ressources Humaines → Demandes d'absences
• Dans Vue utilisateur en haut de la page, choisissez l'utilisateur dont vous souhaitez afficher les demandes d'absences
• Rendez-vous dans le filtre en haut à droite de l'écran
• Cochez archivés (ou tous pour afficher les demandes en cours et archivées) et cliquez sur le bouton vert Filtrer



• Les demandes archivées apparaissent avec des hachures grises, vous pouvez les modifier en cliquant sur les dates de la demande

Pour désarchiver une demande, refaites la même procédure en cochant la case du début de ligne en en sélectionnant Désarchiver dans la liste déroulante.