Dans mon entreprise nous utilisons Opentime pour le suivi du temps et Sage pour la paie. Existe-t-il un fichier d'export simple pour importer les données dans Sage ?

Avec Opentime vous pouvez générer différents fichiers de reporting des données saisies dans le logiciel. Pour la paie, nous vous avons préparé un export spécialement pensé pour être importé dans votre plateforme de paie Sage SBCP (Sage Business Cloud Paie).

Paramétrer l'export

Activer le paramètre

• Rendez-vous dans Configuration → Paramétrage → Editer le fichier de paramètres
• Assurez-vous tout d'abord que le paramètre ext_payrollelements est activé, en cliquant sur Oui

Si vous ne pouvez pas cliquer sur Oui car le paramètre est grisé, cette fonctionnalité n'est peut-être pas disponible dans votre pack. Contactez-nous pour en savoir plus !

• Rendez-vous ensuite au paramètre payrollelements_exportformat et sélectionnez Sage (SBCP) dans la liste déroulante des différents exports disponibles
• Rendez-vous pour finir au paramètre useroptions_external et activez-le en cliquant sur Oui
• N'oubliez pas de sauvegarder en bas de page

Configurer les codes des absences et des utilisateurs

Afin que votre fichier corresponde aux attentes de votre logiciel de paie, deux informations sont à configurer impérativement.

La première est le code externe de l'utilisateur, nécessaire pour identifier les collaborateurs.

Rendez-vous dans Configuration → Utilisateurs. Cliquez sur le nom d'un collaborateur pour ouvrir sa fiche et à la ligne Code externe, vous pourrez indiquer le numéro correspondant et valider en bas de la fenêtre. Reproduisez cette action pour chaque collaborateur.

La seconde information demandée par Sage est le code des absences.

Rendez-vous dans Configuration → Absences. De la même façon que pour les utilisateurs, vous pouvez cliquer sur l'intitulé de l'absence pour ouvrir sa fiche de paramétrage. A la ligne Code analytique, indiquez le code correspondant et reproduisez cette action pour chaque absence.

Certains types d'absence ont un code classique comme le code RTT, mais le code analytique est d'autant plus important si vous avez créé des types d'absences personnalisés dans votre logiciel de paie. Il vous permettra de faire concorder le fichier avec votre outil en quelques clics.

Vous pouvez aussi choisir d'exclure certaines catégories d'absences de l'export des informations de paie en décochant la case Exporté sur la fiche de paramétrage de l'absence. La case Exporté est cochée par défaut.

Exporter les données

Votre instance est désormais paramétrée pour obtenir le fichier à importer dans Sage SBCP et vous faire gagner un temps précieux !

Pour récupérer le fichier, à chaque fin de période, rendez-vous dans Ressources humaines → Éléments de paye. Dans la zone bleue en bas de page, un bouton Prendre un instantané des absences vous invite à exporter toutes les données du compte relatives aux absences qui pourront être utiles pour la paie. La date par défaut est celle du jour en cours, mais vous pouvez indiquer une date dans le passé ou le futur à l'aide du calendrier puis cliquer sur le bouton bleu Prendre un instantané des absences.

Votre nouveau fichier s'est créé et s'est ajouté au tableau en haut de page. Pour l'exporter, cliquez sur le bouton Exporter dans la dernière colonne du tableau à la ligne correspondante.

Vous retrouverez ensuite le document dans le dossier Téléchargements de votre moteur de recherche ou de votre ordinateur et pourrez l'ajouter en toute confiance dans votre outil de paie !