Dans notre entreprise, certains salariés sont en astreinte une semaine tous les 2 mois. Pendant ces périodes ils doivent déclarer les fois où ils ont été appelés pour résoudre un problème. Peut-on gérer ce cas dans Opentime ?

Dans Opentime, il existe un système déclaratif qui permet aux salariés d'indiquer les heures où ils ont été d'astreinte et le nombre de fois où ces astreintes se sont déclenchées.

Activer le suivi des astreintes

• Rendez-vous dans Configuration → Paramétrage → Editer le fichier de paramètres
• Assurez-vous tout d'abord que le paramètre ext_oncalls est activé, en cliquant sur Oui

Si vous ne pouvez pas cliquer sur Oui car le paramètre est grisé, cette fonctionnalité n'est peut-être pas disponible dans votre pack. Contactez-nous pour en savoir plus !

• N'oubliez pas de sauvegarder en bas de page

Ajouter une astreinte

Rendez-vous dans Temps et dans le nouveau sous-onglet Astreintes.

• Indiquez le nom du collaborateur concerné dans la barre bleue Vue utilisateur en haut de la page. Si vous êtes sur un profil Utilisateur, seul votre nom est disponible.
• Pour déclarer une période en astreinte, cliquez sur + Astreinte en haut à gauche de la page
• Sélectionnez ensuite le Client et le Projet concernés dans la liste déroulante (ces champs peuvent porter un autre nom si votre compte Opentime est personnalisé).
• Vous pouvez ensuite indiquer la date et l'heure de début ainsi que la date et l'heure de fin en les écrivant ou en les sélectionnant grâce à la petite horloge à droite de chaque ligne.
• Vous pouvez également indiquer le nombre de fois où cette astreinte s'est déclenchée dans la liste déroulante Déclenchements et ajouter une description pour donner plus de contexte
• Sauvegardez les informations en bas de la fenêtre

Modifier une astreinte

Si les informations concernant une astreinte ont évoluées, vous pouvez toujours les modifier. Pour cela, rendez-vous sur Temps → Astreintes puis cliquez sur le nom du collaborateur ou le nom du Client / Projet à la ligne concernée. Vous pouvez ensuite modifier les horaires, le nombre de déclenchements ou la description et cliquer sur Sauvegarder en bas de la fenêtre qui s'affiche.

Exporter les informations des astreintes

Vous souhaitez exporter les données relatives aux astreintes ? Rien de plus simple !

• Rendez-vous sur Reporting → Export Excel
• Choisissez l'export Liste astreintes dans la liste déroulante Fichier Excel (il se trouve dans la catégorie Configuration)
• La page s'adapte automatiquement à l'export choisi pour vous permettre de sélectionner les données correspondantes. Choisissez la période et les utilisateurs concernés.
• Cliquez ensuite sur le bouton vert Créer

Un fichier Excel est généré et il inclue dans son nom le type d'export et la date d'exportation, retrouvez-le dans vos téléchargements ! Il s’agit d’un export Excel brut que vous pouvez donc modifier en fonction de vos besoins.