Il arrive à nos utilisateurs d’oublier de saisir leur temps et c’est contraignant de devoir les rappeler au quotidien. Existe-il une manipulation dans Opentime permettant de les relancer automatiquement ?

Activer la relance automatique

Dans Opentime, il existe en effet une fonctionnalité permettant un envoi automatique de rappel à tous les utilisateurs en retard dans leur saisie ou dans leur validation de temps.

Avant d'activer ce paramètre de rappel, il ne faut pas oublier de vérifier que chaque utilisateur a bien une adresse mail indiquée dans la case Email de sa fiche utilisateur.

• Rendez-vous ensuite sur Configuration → Paramétrage → Configurer les rappels
• Activez l’envoi automatique d’email de rappel en cochant la case reminder_auto
• Puis définissez la fréquence d’envoi de rappel dans la case Reminder_notice
• Vous pouvez choisir un rappel journalier en mettant un d, hebdomadaire avec un w ou mensuel avec un m
• Pour être plus précis, vous pouvez indiquer le jour et l'heure de rappel en suivant l'exemple ci-dessous (également visible en haut de la page des rappels). Attention votre texte doit être en anglais et ne doit pas comporter de caractère spécial autre que @ et # comme dans l'exemple. Vous ne pouvez saisir que des heures, pas de minutes.



• Sauvegardez en cliquant sur OK

Un calendrier sous le bouton OK vous permet de consulter les rappels configurés sur l'année en cours.

Dans l'exemple ci-dessous, un rappel a été configuré le premier vendredi de chaque mois à 9h en indiquant m@9#first friday dans la case Reminder_notice

Maintenant que avez activé l’envoi d’email de rappel et définit sa fréquence, les utilisateurs recevront une notification par mail dès qu'un retard sur la saisie sera constaté.

Exclure un utilisateur de la relance automatique

Il est possible que vous ayez besoin d'exclure certains utilisateurs de ce rappel automatique. C'est le cas notamment des managers qui ne saisissent pas leur temps mais ont seulement un rôle de valideur du temps des membres de leur équipe sur Opentime.

• Pour rendre l'exclusion possible, rendez-vous sur Configuration → Paramétrage → Editer le fichier de paramètres
• Cochez oui dans le paramètre param useroptions_notime
• Sauvegardez en bas de page

Rendez-vous désormais dans Configuration → Utilisateurs et cliquez sur le nom de la personne concernée.

Une nouvelle ligne Aucune saisie de temps est apparue sur la fiche de chaque utilisateur. Il vous suffit de cocher la petite case présente à droite de cette ligne sur les fiches utilisateurs des personnes concernées.

Les mails automatiques de rappel de saisie sont désormais bloqués pour les utilisateurs dont la case est cochée.