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L’entreprise Hekat fluidics est née en 2023 et a commencé à utiliser Opentime dès sa création ! J’ai eu le plaisir d’échanger fin 2024 avec Sophie Bourzeix, fondatrice de la start up, pour revenir avec elle sur ses besoins en matière de gestion du temps et sa découverte du logiciel Opentime.
Quel est le métier d’Hekat fluidics ?
L'entreprise, spécialisée dans les nanotechnologies, souhaite devenir la première entreprise mondiale à proposer un dispositif microfluidique et optique capable d'identifier, de quantifier et de trier rapidement des nano-objets biologiques.
Quelles étaient vos besoins lors de votre recherche d’un logiciel de gestion du temps et des activités (GTA) ?
« Nous sommes une petite structure de 7 personnes, mais avec seulement 5 personnes qui pointent leur temps. »
« Nous avions besoin d’un suivi vraiment détaillé pour le crédit impôt recherche, et pour fournir des comptes rendus de ce suivi à nos financeurs notamment la BPI et la région. Notre spécificité est d’avoir une saisie du temps matricielle puisque nous souhaitions regrouper les deux types de financement dans une seule saisie. Il faut que nous puissions bien les distinguer mais avec des catégories de saisie qui s’imbriquent ensemble. »
Le Crédit d’Impôt Recherche (CIR) permet aux entreprises, notamment les PME et startups, de déduire une partie de leurs dépenses de R&D de leur impôt sur les sociétés. Pour être éligible au crédit, il est crucial de pouvoir justifier des dépenses engagées, notamment le temps passé par les équipes sur chaque projet de recherche ou de développement expérimental. Grâce à des outils comme Opentime, la déclaration CIR est simplifiée.
Comment avez-vous choisi Opentime parmi les différentes possibilités de logiciels de gestion du temps ?
« Avant d’avoir Opentime, nous n’existions pas ! L’entreprise a été créée en janvier 2023. Avant, nous étions en maturation dans un centre technologique. En 2023, nous nous sommes embauchés et nous avons pris Opentime sur conseil de mon expert comptable au moment où a été faite notre première levée de fonds. »
« Pour l’instant c’est notre première année et l’exercice est à cheval sur deux années. Opentime va nous servir à faire du suivi et donc à faire des prévisions pour le futur. »
Comment s’est passée la mise en place du logiciel et où en êtes-vous aujourd’hui ?
« J’ai eu différents échanges avec l’équipe Opentime à la mise en place, notamment parce que je ne voulais pas de jours fériés automatiques, à cause des contrats en forfait jour. J’ai tâtonné au tout début mais j’ai eu une personne de votre service au téléphone […], Ophélie, et ça a avancé vite. »
« Au début, il y a notamment un sujet qui m’a nécessité des explications, c’est le choix du mode d’interface. Dans les FAQ il faudrait des copies d’écran de chaque type d’affichage pour ne pas avoir à toutes les tester une par une. Ce sont aussi les mots utilisés pour les définir qui ne sont pas transparents, peut-être qu’un pop up au survol qui explique chaque mode de présentation ou un glossaire pourrait aider. »
Nous sommes en cours d’amélioration à ce niveau, grâce à ce retour, pour simplifier la découverte et la prise en main des différentes interfaces de saisie.
Faîtes-vous régulièrement appel à notre équipe quand vous avez une question de ce type ?
« Pas forcément, je regarde plutôt dans la FAQ. L’autre jour j’avais une question et c’est ce que j’ai fait. »
« Après, si je ne trouve pas les réponses, je sais que je peux vous contacter. J’ai eu un problème de configuration au début, c’était un bug, donc j’ai appelé et il y avait quelqu’un au bout du fil. Le fait de ne pas être laissé en plan, de pouvoir débloquer la situation rapidement, c’est vraiment bien. »
Quelles fonctionnalités utilisez-vous le plus au quotidien ?
« C’est la saisie du temps que j’utilise le plus, pour les financements. »
« Dans mon équipe, il y a des personnes qui sont hyper consciencieuses et qui remplissent au fur et à mesure, mais globalement on remplit plutôt nos feuilles de temps à la fin du mois. Et ensuite, je fais des comptes rendus. »
Vous avez organisé des formations à vos collaborateurs pour la prise en main du logiciel ?
« Non, pas du tout ! Lorsque j’ai mis en place l’outil en octobre 2023, je leur ai expliqué mais très succinctement. On est tous ingénieurs dans l’entreprise donc je n'ai pas eu besoin d’expliquer beaucoup, ils sont habitués à l’outil informatique. Je leur ai donné leurs codes d’accès et ils ont appris de leur côté à utiliser Opentime. »
« Ce qu’on a construit ensemble par contre, c’est la façon de gérer les projets, l’arborescence. On en a discuté pour que ce soit cohérent pour tous, et après je l’ai légèrement fait évoluer suite à des discussions avec les consultants sur le crédit impôt recherche. »
Vous utilisez d’autres outils de gestion chez Hekat ?
« Pour la comptabilité, notre expert comptable utilise Fulll donc nous l’utilisons pour communiquer avec lui, pour envoyer toutes les factures, tickets restaurant etc. C’est très pratique. »
« Pour la paie, nous avons un cabinet qui s’en occupe donc nous lui envoyons les données et il y a un logiciel pour la paie où je rentre à la main les congés. [...] Nous faisons partie de la convention collective de la métallurgie et nous sommes au forfait jour donc les feuilles de paie doivent être très sérieusement éditées et avec des types de congés très spécifiques. »
Et concernant Opentime, est-ce qu’aujourd’hui il y a des améliorations que vous aimeriez voir sur votre interface ?
« Le seul point qui n’est pas optimal pour moi c’est que l’interface utilisateur n’est pas toujours très user friendly. »
Sophie me partage différents besoins liés à la saisie du temps au mois qu’elle a sélectionné pour son équipe.
« Le tableau est un peu trop gros quand on arrive sur la page Temps car il y a trop de projets affichés. Certains collaborateurs travaillent sur le même projet pendant plusieurs mois, c’est dommage qu’il n’y ai pas une possibilité de copier coller, ils doivent ressaisir à chaque fois la même chose et comme le tableau est très complet, ça leur prend du temps. »
« Il y a autre chose qui n’est pas simple quand on ne l’a pas fait depuis longtemps c’est les exports. Notamment le rapport, la synthèse et la consolidation totale, partielle, intermédiaire… je ne comprends pas vraiment les termes et le fichier qui sort n’est parfois pas celui que j’attendrais. »
Pour ces premiers points, notre équipe a contacté Sophie depuis l’interview afin de développer de nouvelles fonctionnalités qui permettront de répondre aux besoins de son équipe. Nous avons également parlé workflow de validation et affection aux projets afin de voir ensemble comment simplifier l’usage d’Opentime au quotidien chez Hekat fluidics.
« Oh et aussi il y avait ce cas où j’ai eu une frayeur. Deux personnes sont parties de notre structure donc je les ai complètement supprimées d’Opentime. Et ensuite j’ai eu un moment d’inquiétude car je ne trouvais plus leurs données, ça m’a inquiétée car pour le crédit impôt recherche, ils étaient là à un moment, je les ai payé, donc je voulais pouvoir accéder à leurs données !
Dans les FAQ je n’ai pas trouvé ça complètement clair de savoir ce qu’il se passe quand on enlève quelqu’un. Je n’étais pas sûre que leurs données étaient toujours bien présentes dans les archives. »
A ce sujet, j’explique à Sophie qu’à partir du moment où des données ont été saisies en lien avec une personne sur Opentime, lorsqu’on supprime son profil, il est archivé automatiquement et non supprimé. Il peut donc toujours être désarchivé et les données peuvent être consultées, justement pour éviter ce type de problème. Nous allons faire en sorte que cette information soit plus visible dans la FAQ pour éviter toute inquiétude !
Merci pour tous ces retours ! Un mot de la fin au sujet d’Opentime ?
« Globalement je suis très contente de l’outil ! Il ne bug pas, il marche très bien, j’en suis vraiment contente. »
« Je ne l’ai pas recommandé pour le moment, mais c’est plutôt parce que je ne sais pas ce qu’utilisent les autres start up. »
De nombreuses entreprises innovantes comme Hekat Fluidics choisissent aujourd'hui de s’équiper d’un logiciel de suivi du temps de travail par projet pour sécuriser leurs déclarations de Crédit d’Impôt Recherche (CIR) ou de Crédit d’Impôt Innovation (CII).
Ces outils, comme Opentime, permettent non seulement un meilleur pilotage des activités de R&D en interne, mais aussi une meilleure traçabilité pour les différentes déclarations obligatoires. Ce type de solution est particulièrement adapté aux PME, jeunes entreprises innovantes (JEI) ou entreprises en croissance qui souhaitent bénéficier du crédit d’impôt tout en assurant une bonne gestion de leurs dépenses éligibles.
Un grand merci à Hekat Fluidics pour cet entretien qui nous a permis de découvrir leur univers ainsi que leurs besoins d’améliorations. Opentime est un logiciel édité par l’entreprise lilloise No Parking et chez No Parking, notre objectif est de répondre de la manière la plus précise possible aux besoins spécifiques de chaque client. Opentime est amélioré en continu avec des nouveautés au quotidien donc les retours clients sont essentiels à sa progression !
Si vous aussi, vous utilisez déjà Opentime et vous souhaitez nous faire vos retours, n'hésitez pas, contactez-nous.
Et si vous souhaitez tester le logiciel, c’est par ici !
