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En direct de la team Opentime...

Avec le mot-clé 'client' nous avons trouvé...

  1. Utiliser un outil de CRM, c’est mieux gérer les besoins de vos clients, et vos réponses. Mais alors comment utiliser Opentime en tant que CRM ?

    Un outil de customer relationship management est avant tout un outil indispensable pour gérer toutes les informations et les renseignements utiles dont vous disposez sur vos clients et prospects en les regroupant dans un lieu unique. C’est un outil très précieux puisqu’il permet d’optimiser la productivité du service client : il joue ainsi un rôle sur l’optimisation du suivi de l’activité et du chiffre d’affaires.

    Un outil de CRM doit être bien organisé pour être réellement utilisable par les différents services de votre entreprise.

    En effet, c’est un moyen qui a du sens pour bon nombre de services : le service marketing (amélioration du ciblage et des campagnes), le service après vente (personnalisation des échanges et des demandes clients), la direction (connaissance des clients pour une meilleure stratégie qui répond aux besoins) et le service commercial (meilleur suivi des demandes et de la satisfaction client pour répondre aux attentes).

    En plus d’être organisé, c’est donc un outil qui doit être accessible par ces différentes parties prenantes en mettant le client au centre des démarches.

    Mais alors, comment utiliser Opentime pour gérer les clients et prospects de votre entreprise ?

    Parmi ses diverses fonctionnalités, Opentime permet en effet d'optimiser votre suivi des clients et prospects en tant qu'outil de CRM.

    Les contacts

    Première étape, ajouter un contact en précisant toutes les informations qui vous sont utiles notamment concernant l'entreprise et les moyens de le contacter.

    Vous pouvez ensuite rechercher ce contact dans votre base de données en utilisant le filtre sur plusieurs critères : nom, entreprise, catégorie, fonction...

    Ajouter un contact

    Les évènements

    Deuxième étape, créer un évènement lié à ce contact en complétant la fiche de rendez-vous aussi précisément que vous le souhaitez.

    Vous pouvez indiquer le client et le projet concerné, les personnes concernées, la date et l’heure mais aussi des détails à la suite de l'entretien pour un suivi des demandes personnalisées.

    Ajouter un évènement

    Le calendrier

    Troisième étape, vérifier que l’événement est bien dans le calendrier. Il apparaît dans le calendrier des utilisateurs et dans celui du projet concerné.

    Calendrier des évènements

    Au final vous serez capable de suivre chaque évènement lié à ce contact avec chaque modification au fur et à mesure, la traçabilité étant complète en cas de vacances, de départ, etc.

    Et bien sûr vous pouvez en plus lier ces contacts avec les clients et les projets, ce qui permet un suivi fin du temps passé et une prise de contact simple et rapide.

    Ajouter un accès invité pour les contacts clés

    En ajoutant un plugin supplémentaire à Opentime, vous pouvez également créer un droit d'accès à l'interface Opentime pour vos contacts extérieurs.

    Chacun de vos clients ou partenaires pourra ainsi être associé à un dossier et collaborer avec votre entreprise via son accès à l'interface Opentime.

    N'hésitez pas à nous contacter sur ce point pour que nous étudions ensemble vos besoins précis.

  2. Nous sommes heureux de compter parmi nos clients fidèles certaines business units de la multinationale française Veolia. J’ai pu rencontrer il y a quelques semaines Thierry Quesneau, responsable du contrôle des ressources opérationnelles dans l’entreprise de services de gestion d’eau, de propreté et de services énergétiques (Veolia IST).

    Opentime c’est chez vous depuis quand ? Et ça a été mis en place depuis que vous êtes là ?

    « Ce compte a été créé en 2018, mais ça n'était pas moi au début, je l'ai repris en septembre 2019. La gestion des temps est un sujet que j'ai déja beaucoup travaillé chez Veolia sur d'autres systèmes, mais sur Opentime j'ai travaillé pour définir un certain nombre de choses sur la façon d'utiliser le logiciel. Il y a eu beaucoup d'évolutions de faites à partir de la version de base ».

    Comment se passent ces développements ? Ces nouveautés que vous ajoutez ?

    « No Parking c'est une petite boite, on a de très bons rapports, notamment parce qu'il y a une excellente réactivité ».

    Monsieur Quesneau travaille surtout avec Laury, développeuse et Ophélie, customer success manager de la team Opentime.

    « Ça se passe très bien et on a réalisé beaucoup d'améliorations, le logiciel à beaucoup évolué, il s'est complexifié un peu à cause de l'activité puisqu'on manipule beaucoup de projets informatiques ».

    En effet, Opentime est un logiciel qui a la force d’évoluer en fonction des besoins de nos clients s’ils sont réalisables. Avez-vous quelques exemples de nouveautés sur votre instance par rapport à la version basique d’Opentime ?

    « Nous sommes un organisme très matriciel. Ce qu'on a mis en place c'est donc une validation à deux étapes ».

    L'idée est que lorsqu'une personne travaille par activité, elle est pilotée par sa propre équipe ou une autre équipe. Il y a donc, sur leur instance, une validation des temps d'une part par le responsable de l'activité et d'une autre par le manager.

    Ce logiciel est « essentiel dans le travail de l'administrateur pour suivre ce qu’il se passe et pour les managers pour avoir un bon suivi ».

    Beaucoup d'autres choses on été ajoutées comme la création d'un graphique qui permet de challenger les équipes dans la rapidité de la saisie des temps. La notion de suppléance à également été concrétisée avec la possibilité de se faire remplacer en tant que manager afin d'approuver les activités, temps et congés durant une période de congés.

    Un autre point important qui a été concrétisé dans Opentime est le compte rendu de prestation mis en place pour pallier aux délits de marchandage avec les personnels externes. Le document qui ressort de cette mise en place est envoyé automatiquement à la société, aux fournisseurs et au manager pour un suivi efficace.

    « C’est un véritable gain de temps et ça a été totalement intégré à Opentime sous format presque identique à ce que j'avais imaginé il y a quelques années ».

    Qu’aimeriez-vous en plus sur le logiciel ?

    A Veolia, les besoins sont variés et ils évoluent à travers le temps. Thierry Quesneau réalise donc une liste de ses besoins sur une période avant d’en parler avec Perrick ou Laury.

    Une nouvelle demande qu'il va réaliser prochainement concerne le fait de pouvoir avoir un filtre rapide en haut à gauche de la page liste des utilisateurs. C'est un filtre de trigramme ou de nom qui doit être intelligent et qui reconnaitrait l'un ou l'autre en fonction du nombre de lettres saisi.

    Thierry Quesneau insiste sur le fait que lorsque des améliorations sont demandées, il faut toujours faire attention que ça ne pénalise pas les performances du logiciel.

    Et pour ce qui change, vous faites des formations à vos collaborateurs ?

    « Pour tout ce qui est création d’activité seulement moi ou deux de mes collègues sont concernés donc les explications sont relativement rapides ».

    Au niveau des utilisateurs, il s'agit par contre de changements sur la saisie des temps donc cela demande bien sur quelques explications.

    Recommanderiez-vous le logiciel ?

    « J'en suis très content, ce logiciel marche bien, il a une bonne réactivité aux problèmes et au développement » et « je recommande fortement le produit ».

    Comme tout logiciel, Thierry Quesneau note qu'il faut qu'il soit encore plus testé avec des tests fonctionnels de cohérence dans la globalité du logiciel avant de mettre en place une nouvelle fonctionnalité pour que ce soit parfait même si c'est déja très satisfaisant de ce côté-ci.

    Veolia IST a ainsi conseillé Veolia VWT qui utilise déja Opentime à développer une version plutôt similaire à celle développé en partenariat avec Monsieur Quesneau puisqu'ils ont des besoins proches.

    Quelles sont vos habitudes digitales en entreprise ? Vous utilisez beaucoup internet et l’outil informatique chez Veolia ?

    « J'ai fait du développement pendant assez longtemps alors c'est quelque chose qui me parle beaucoup, mais un truc difficile à faire comprendre dans Opentime pour les équipes c’est surtout qu’après avoir saisi les temps il faut demander la validation. Et beaucoup oublient ou ne pensent pas à cette deuxième partie ».

    Qu’est-ce-que vous utilisez le plus sur le logiciel ? Quelles fonctionnalités ?

    Veolia IST utilise uniquement le module de suivi de temps, pas celui de suivi de projet même s'il pourrait être amené à servir.

    Est ce que vous pensez l’utiliser de plus en plus ?

    Selon Thierry Quesneau, ils seront amenés à l'utiliser toujours plus car il y a toujours plus de manières de le rendre plus précis. Aujourd'hui par exemple, il est capable de représenter la vue matricielle par une analyse d'Opentime via Google Data studio.

    La team Opentime remercie chaleureusement Thierry Quesneau pour sa fidélité, son implication et cet échange. Un vrai plaisir de discuter avec vous sur vos besoins et vos avancées à travers Opentime. Nous sommes ravis de continuer avec vous cette aventure Opentime !

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