Chez Opentime, nous sommes heureux de compter parmi nos clients la fédération départementale des chasseurs et de la nature de l’Aude. J’ai eu l’occasion de rencontrer il y a quelques semaines Garance Gautherot, assistante de direction et chargée d’étude à la fédération avec qui j’ai discuté de leur découverte et de leur utilisation d’Opentime au quotidien.

Tout d’abord, qu’est-ce qu’une fédération départementale de chasse ?

« Avant, nous faisions majoritairement du terrain. Aujourd’hui, les missions se séparent entre administratives et techniques sur tout ce qui est gestion des milieux de la faune et gestion de la chasse en général. »

Comment et dans quelles circonstances avez-vous découvert Opentime ?

« Chez nous, ça se met doucement en place. Nous avions un logiciel en interne qui ressemblait mais il n’était pas aussi poussé. Il ne comptait pas les heures mais était plus sous la forme d’un agenda en ligne. »

« Nous avons un statut d’association donc nous fonctionnons grâce aux subventions. Pour chaque projet financé nous devons justifier du temps réalisé donc nous avons décidé de pousser plus [la saisie des temps] avec un logiciel. »

Ainsi, c’est en tant qu’association et pour des besoins de justification du temps travaillé que la fédération de chasse a rejoint l’aventure Opentime courant 2021.

Pourquoi avez-vous sélectionné Opentime parmi les différentes possibilités de logiciels de gestion du temps et des activités?

Opentime a été recommandé à la fédération des chasseurs de l’Aude par d’autres fédérations de chasse.

« Nous savions que celui-ci était utilisé par d’autres fédés. Nous avions fait appel à un autre pour un devis mais [Opentime] me paraissait plus simple d’utilisation, plus intuitif et plus adaptable. »

Comment utilisez-vous Opentime au quotidien ?

Les utilisateurs saisissent leur temps avec différentes spécificités notamment le travail de nuit et Garance et sa collègue s’occupent ensuite de l’extraction d’un document qui regroupe toutes ces saisies de temps via l’onglet Reporting du logiciel.

« Chez nous, tout le monde a des missions différentes et travaille à des endroits différents. C’est donc pratique de pouvoir faire une extraction de document Excel avec la somme des heures réalisées par projet. [... ] En général c’est très rapide. »

Est-ce que vous avez fait appel à des évolutions pour améliorer votre instance depuis que vous utilisez Opentime ?

« Pour les ressources humaines et sur le temps de travail, nous avons rajouté la saisie des nuités et des paniers repas. »

Et avec ces différentes fonctionnalités, est-ce que vous pensez qu’Opentime a diminué la pénibilité de certaines de vos tâches ?

« Pour ma collègue et moi qui nous occupons de l’administratif, oui c'est beaucoup plus simple. Pour les salariés au départ pas forcément puisque pour eux c’était un peu de temps en plus. Surtout que chez nous, il est demandé beaucoup de détails : temps de trajet aller, temps d’action et temps de trajet retour. »

Finalement, « Opentime a permis de cadrer notre suivi des temps. »

Avez-vous organisé des formations à vos collaborateurs pour la prise en main du logiciel ?

« La prise en main dépend des salariés ! [...] Mais dans l’ensemble, ils ont tous pris le coup. Au départ, nous avions choisi l’interface mobile mais comme notre arborescence est très détaillée et que nous souhaitons pouvoir ajouter un commentaire, c’est plus pratique sur ordinateur. »

Est-ce qu’il y a des points que vous avez relevés récemment et qui pourraient le rendre encore plus pratique ?

« On commence à bien comprendre l’utilisation du tableau récapitulatif mais on aimait bien sur le logiciel d’avant voir ce que chacun faisait. »

Garance m’indique qu’il pourrait être intéressant de pouvoir voir si les salariés sont au bureau, en télétravail ou sur le terrain en plus de pouvoir distinguer les jours où ils sont au travail de ceux où ils sont en congés. C’est quelque chose qu’il est possible de mettre en place sur Opentime !

Pour Garance, l'arborescence des projets sur laquelle est saisie le temps pourrait également être simplifiée sur leur instance.

« La liste des activités et des opérations telle qu’on l’a définie est un peu longue car nous avons beaucoup de projets différents. [...] Malgré tout, ça roule plutôt pas mal ! Ce qui nous plait bien c’est la case commentaire car pour nous elle est très utile, elle nous permet de donner plus de détails dont on se sert au moment de l’extraction. »

Et pour la gestion des ressources humaines ?

« Au niveau des congés, les demandes d’absence, c’est parfait, c’est simple. »

Garance aimerait toutefois mieux comprendre les différentes catégories de congés (RTT, congés payés, repos compensateur…), leur fonctionnement et leur décompte dans Opentime.

« Les demandes de remboursements de notes de frais, [c’est simple] également. C’est beaucoup mieux qu’au format papier puisque c’est enregistré dans le logiciel. »

« La seule chose qu’il nous manque un peu et que nous avions sur l’autre logiciel c’est les alertes pour les réunions par mail ou sur l’ordinateur. »

« Avant, je ne rentrais pas mon temps, je rentrais uniquement mes réunions. Ça nous permet désormais d’être beaucoup plus précis mais j’aimerais avoir un meilleur prévisionnel pour organiser les réunions. »

Nous allons regarder ce qu’il est possible de faire du côté du calendrier disponible sur le logiciel afin de prendre en compte ce besoin.

Pour finir, recommanderiez-vous le logiciel notamment aux autres fédérations de chasse ou de pêche ?

« Oui, je recommande Opentime car on s’en sert tous les jours ! »

« Nous l’avons même déjà recommandé car au niveau des fédérations, nous sommes un peu tous sur le même schéma d’organisation et de besoins. Nous avions fait une réunion au moment où nous avons commencé à devoir plus justifier notre temps car c’était nouveau. D’autres fédérations n’ont pas de logiciel donc on a parlé de comment on faisait chez nous.»

Je remercie chaleureusement Garance Gautherot pour cet échange. Un vrai plaisir de discuter avec vous sur vos besoins et vos avancées à travers le logiciel.Nous sommes ravis de continuer avec la fédération des chasseurs de l'Aude cette aventure Opentime !