Nous sommes heureux de compter parmi nos nouveaux clients Promotion Santé Normandie. Nous les remercions pour la confiance qu'ils nous accordent en rejoignant l'aventure Opentime !

Promotion Santé Normandie, c'est qui ?

J’ai eu la chance de discuter il y a quelques jours avec Christelle De Souza, attachée de direction de Promotion Santé Normandie, l'instance régionale d'éducation et de promotion de la santé de Normandie (IREPS Normandie). Cet organisme a pour finalité de contribuer à l’amélioration de l’état de santé globale de la population. Il est né en 2019 de la fusion des IREPS de Haute et Basse Normandie.

Quel était votre besoin ?

« Avant nous avions un tableau Excel avec une feuille qui suivait toutes les activités de la structure. Comme nous avons fusionné en février 2019, c'était le moment de se réorganiser, surtout que les tableaux croisés dynamiques, c'est parfois complexe et ça peut amener à des erreurs de calcul ».

« Nous n'avions pas non plus de logiciel de suivi des congés. De plus en plus nous devons apporter des chiffres précis, des données claires pour justifier nos dépenses et pour ça il y avait besoin d'un bon suivi. »

Comment avez-vous trouvé et choisi Opentime ?

Le bouche-à-oreille ! « Nous sommes en lien régulier avec d'autres IREPS qui nous on mentionné à plusieurs reprises dans des échanges l’idée d’Opentime pour gérer les temps de travail des équipes. »

« Trois structures ont été prospectées et Opentime est ressortie du lot car le logiciel correspondait mieux au besoin. Déjà vous travaillez avec des IREPS donc nous étions surs que vous connaissiez nos problématiques et nos besoins. »

Comment s'est passée la mise en place d'Opentime ?

Selon l'attachée de direction, la mise en place a débuté cet été mais le traitement sur Excel étant un peu chaotique auparavant, elle a demandé un peu de temps. Au sein de l'organisme, Opentime est réellement en place et utilisé depuis le 1er octobre.

Et la prise en main, facile ?

« La prise en main est assez facile même s’il faut bien connaitre le sujet, s’y intéresser. Mais Ophélie du SAV est très réactive. Dès qu’on a un problème, un souci, on l’appelle. J'ai fait un tuto à mes collègues pour les notes de frais. Ils les faisaient une par une et ça ne facilitait pas la tâche alors j'en ai parlé à Ophélie, qui m'a expliqué et j'ai pu faire un tuto. »

Si vous avez une question qui vous parait assez classique, n'hésitez pas également à consulter le centre d'aide qui est alimenté régulièrement par les questions fréquentes ! Vous utilisez beaucoup de digital dans l’entreprise ?

« Oui, on utilise beaucoup internet et l’outil informatique dans la structure donc ça n'est pas un souci pour nous. Mais on est quand même dans un secteur où parfois il y a une certaine réticence au changement, comme partout et on craignait qu'instaurer une nouvelle façon de faire soit compliquée. »

« Au final, pour l'instant je n'ai que des remontées positives à la mise en place d’Opentime. Chacun ne voit que ce dont il a besoin sur le logiciel et n'est pas perdu. »

Quels sont les objectifs de votre utilisation d’Opentime ?

« La facilité. » L'organisme utilise principalement Opentime pour les absences et les temps ainsi que le processus de notes de frais.

« J'ai commencé à saisir les plans de charge et je vais m'intéresser prochainement aux bilans et à la façon dont je peux lier Opentime au logiciel comptable. »

Ah oui, grâce aux imports et aux exports, vous pourrez communiquer entre les deux logiciels. Que souhaiteriez-vous améliorer au vu de votre utilisation actuelle ?

« Ce qui manquait selon nous quand on a découvert Opentime c’était la gestion des tickets restos mais nous en avons parlé à Perrick. »

En effet, c'est en projet, nous cherchons à mettre ça en place pour 2021 ! Et pour finir, est-ce que vous recommandez Opentime en ce début d'aventure ?

« Ah oui, complètement. Opentime, ça nous facilite la vie ». Pour Christelle, c'est un véritable gain de temps et selon elle, la personne qui doit gérer les heures supplémentaires a le même avis car tout est facilement visible sur le logiciel.

« Le jour de la présentation d'Opentime, on avait presque des étincelles dans les yeux ! ».

Un vrai bonheur d'entendre ça ! Nous remercions chaleureusement Christelle. Vos retours nous sont toujours très précieux dans le cadre de notre amélioration continue d'Opentime.

L’Instance Régionale d’Éducation et de Promotion de la Santé, l’IREPS Bretagne, est une association promouvant la santé et la qualité de vie en Bretagne. Aujourd’hui, Sandrine Chevalier, comptable à l’IREPS Bretagne, nous explique comment Opentime a su répondre à leurs demandes.

Pouvez-vous me présenter votre activité et votre métier en quelques lignes ?

IREPS est une association à but non-lucratif œuvrant pour l’accès à la prévention, aux soins et à la qualité de vie de la population bretonne. Par exemple, on intervient pour les publics en situation de précarité sociale ou on met en place des politiques visant à faciliter l’accès à la santé, tout cela en prenant en compte les contraintes sociétales, environnementales et économiques. Quant à mon rôle, je m’occupe de la comptabilité générale de l’association. C’est-à-dire, je gère les opérations comptables au quotidien, je prépare les comptes annuels, j’établis les fiches de paie des salariés, etc.

Dans quelle mesure aviez-vous besoin d'un logiciel de gestion de temps et d'activités ?

Nos projets nous demandent beaucoup d’organisation. On a besoin d’un outil polyvalent, regroupant plusieurs fonctionnalités, nous permettant de saisir des temps, analyser nos activités ou encore prendre nos congés.

Comment avez-vous découvert Opentime et pourquoi l’avoir choisi ?

On a réalisé une étude comparative, des offres existantes, suite à la recommandation d’une collègue. On l’a fait étudier à l’ensemble du personnel et on s’est rendu compte qu’il convenait à tout le monde. Il sert à tous les corps de métier au sein de l’association.

Quels sont les modules que vous utilisez le plus souvent et pourquoi ?

En tant que comptable, j'utilise principalement les factures fournisseurs et les modules d’absences et de congés. Tandis que mes collègues, utilisent majoritairement la fonction projet. On a vraiment une utilisation très large du logiciel, on l’exploite au maximum !

Qu’aimeriez-vous en plus dans le logiciel ? Suggestion(s) ?

À la date d'aujourd'hui, rien. À chaque fois, qu’on a eu l'occasion de poser une question et de savoir si c'était faisable, ça l’a été. En ce qui me concerne, il me satisfait tout à fait.

Recommanderiez-vous le logiciel Opentime ?

Oui, je le recommanderai.