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En direct de la team Opentime...

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  1. Nous sommes heureux de compter parmi nos clients fidèles l'entreprise de distribution de gaz naturel GRDF. Embarqués dans l'aventure Opentime depuis 2012, ils reviennent avec nous sur ce parcours et leur utilisation actuelle du logiciel. J'ai eu le plaisir pour l'occasion de discuter avec Cécile Laroussiene qui travaille en accompagnement du pilotage gestion et logistique chez GRDF.

    Pouvez-vous me présenter votre activité et votre métier en quelques phrases ?

    « Je suis Cécile Laroussiène, je travaille depuis septembre 2006 chez GRDF en tant que consultante ».

    Cécile travaille en appui au pilotage du domaine. Elle s’intéresse au nombre de jours des consultants tandis que d’autres équipes s’occupent des activités budgétaires.

    « Je connais depuis très longtemps l’outil puisque avec deux autres personnes, je suis celle qui a fait entrer Opentime chez GRDF ».

    Opentime c’est chez vous depuis quand ?

    Opentime est en effet chez GRDF depuis 2012.

    « A cette époque, nous avions de nouveaux besoins, on utilisait encore les CRA papier…C’est pas très pratique et pas très sécurisé ! Nous avons eu la visite de Monsieur Penet sur le site qui a présenté l’outil et alors on a embarqué sur l’utilisation d’Opentime ».

    « Et puis on en est contents puisqu’on l’a toujours ! ».

    Quelles sont vos habitudes digitales chez GRDF ?

    Chez GRDF, le digital est beaucoup utilisé notamment à la DSI, ce n’est donc pas un problème pour utiliser et gérer Opentime.

    Comment fonctionne Opentime chez vous ?

    « Nous on travaille pour la DSI de GRDF. Chez GRDF, il y a plusieurs domaines, des très grosses équipes sur des secteurs particuliers au sein de la DSI (SIDC). Au sein de notre domaine il y a ensuite plusieurs équipes, qu’on appelle des pôles qui sont catégorisés en fonction de l’activité ».

    On pourrait donc dire qu’il y a une vie Opentime globale au domaine et une vie propre aux différentes équipes dans l’instance GRDF et chaque entité est matérialisée dans l'outil Opentime pour plus de personnalisation.

    Quelles fonctionnalités vous utilisez le plus sur le logiciel ?

    GRDF utilise tout d’abord le module de temps du logiciel.

    « Tous les mois on demande aux consultants externes de saisir leurs temps et activités sur l’outil Opentime. Cela nous permet ensuite de vérifier et contrôler ce qui a été saisi et on communique avec la comptabilité (logiciel spécifique à GRDF) pour facturer ce temps. Le gros de notre activité est donc la gestion des temps ».

    Sur Opentime, Cécile s’occupe également de la configuration de l’instance pour les équipes. Il s’agit en effet de rajouter des profils, des ressources. Dès qu’il y a un problème administratif elle vient en appui.

    Elle utilise également l’onglet Reporting pour connaitre ce qui a été fait sur différents critères et répondre à des questions comme « Quel valideur s’occupe de combien de ressources ? ».

    GRDF utilise également Opentime sous un autre angle, le suivi budgétaire, pour gérer les projets.

    Vous avez fait des formations à vos collaborateurs ?

    « On avait créé il y a quelques années un PowerPoint avec un pas à pas simplifié pour indiquer la marche à suivre pour renseigner les temps et demander la validation. Quand une nouvelle ressource arrive, je créé le compte Opentime et j’envoie le mail avec ce PowerPoint pour m’assurer que la prise en main soit simple ».

    Et vous comment vous le gérez au quotidien ?

    « Avec mes collègues on est trois ou quatre administrateurs dont un qui s’occupe uniquement de la partie budgétaire. On s’est créé un mode opératoire d’administrateur. ».

    Chaque entreprise a en effet des cas de figure un peu particuliers comme la mise en place de la délégation de validation qu’il convient de gérer en interne pour se faciliter la tâche.

    « On a donc un super protocole que l’on suit, que l’on s’est créé et que l’on alimente tout le temps ».

    Et quand vraiment ça ne va pas, s’il y a un bug surtout, Cécile n’hésite pas à contacter Ophélie par mail ou par téléphone pour avoir de l’aide.

    Qu’est-ce-que vous pensez qu’Opentime vous apporte au quotidien ? Il est bien installé chez GRDF ?

    « Il y a un an ou deux, il a été question de se séparer de cet outil pour des questions juridiques ».

    Au final, une entente a été trouvée avec les autres instances en sachant que les informations étaient sécurisées sur le logiciel.

    « Je me suis battue bec et ongles pour le garder car Opentime est simple et facile à utiliser ! »

    En plus, Cécile considère qu’au fur et à mesure des années, elle a connu une montée en compétence dans la gestion du logiciel avec ses collègues et pour former d’autres personnes donc il aurait été difficile de repartir de zéro. Elle est donc ravie d’avoir pu garder Opentime comme outil de gestion.

    Qu’aimeriez-vous en plus sur le logiciel ?

    « Très honnêtement, la façon dont il a été mis à notre disposition nous convient. Certains onglets ne sont pas utilisés mais très peu. Quelques petites améliorations pourraient éventuellement être faites mais avec la situation économique difficile en ce moment, ce n’est pas notre priorité ».

    « En l’état actuel des choses, le logiciel nous convient donc totalement comme ça mais on ne s’interdit pas de le faire évoluer dans les prochaines années ».

    Recommanderiez-vous le logiciel ?

    « Bien sur, c’est un logiciel que je recommanderais tout à fait ! ».

  2. Utiliser un outil de CRM, c’est mieux gérer les besoins de vos clients, et vos réponses. Mais alors comment utiliser Opentime en tant que CRM ?

    Un outil de customer relationship management est avant tout un outil indispensable pour gérer toutes les informations et les renseignements utiles dont vous disposez sur vos clients et prospects en les regroupant dans un lieu unique. C’est un outil très précieux puisqu’il permet d’optimiser la productivité du service client : il joue ainsi un rôle sur l’optimisation du suivi de l’activité et du chiffre d’affaires.

    Un outil de CRM doit être bien organisé pour être réellement utilisable par les différents services de votre entreprise.

    En effet, c’est un moyen qui a du sens pour bon nombre de services : le service marketing (amélioration du ciblage et des campagnes), le service après vente (personnalisation des échanges et des demandes clients), la direction (connaissance des clients pour une meilleure stratégie qui répond aux besoins) et le service commercial (meilleur suivi des demandes et de la satisfaction client pour répondre aux attentes).

    En plus d’être organisé, c’est donc un outil qui doit être accessible par ces différentes parties prenantes en mettant le client au centre des démarches.

    Mais alors, comment utiliser Opentime pour gérer les clients et prospects de votre entreprise ?

    Parmi ses diverses fonctionnalités, Opentime permet en effet d'optimiser votre suivi des clients et prospects en tant qu'outil de CRM.

    Les contacts

    Première étape, ajouter un contact en précisant toutes les informations qui vous sont utiles notamment concernant l'entreprise et les moyens de le contacter.

    Vous pouvez ensuite rechercher ce contact dans votre base de données en utilisant le filtre sur plusieurs critères : nom, entreprise, catégorie, fonction...

    Ajouter un contact

    Les évènements

    Deuxième étape, créer un évènement lié à ce contact en complétant la fiche de rendez-vous aussi précisément que vous le souhaitez.

    Vous pouvez indiquer le client et le projet concerné, les personnes concernées, la date et l’heure mais aussi des détails à la suite de l'entretien pour un suivi des demandes personnalisées.

    Ajouter un évènement

    Le calendrier

    Troisième étape, vérifier que l’événement est bien dans le calendrier. Il apparaît dans le calendrier des utilisateurs et dans celui du projet concerné.

    Calendrier des évènements

    Au final vous serez capable de suivre chaque évènement lié à ce contact avec chaque modification au fur et à mesure, la traçabilité étant complète en cas de vacances, de départ, etc.

    Et bien sûr vous pouvez en plus lier ces contacts avec les clients et les projets, ce qui permet un suivi fin du temps passé et une prise de contact simple et rapide.

    Ajouter un accès invité pour les contacts clés

    En ajoutant un plugin supplémentaire à Opentime, vous pouvez également créer un droit d'accès à l'interface Opentime pour vos contacts extérieurs.

    Chacun de vos clients ou partenaires pourra ainsi être associé à un dossier et collaborer avec votre entreprise via son accès à l'interface Opentime.

    N'hésitez pas à nous contacter sur ce point pour que nous étudions ensemble vos besoins précis.

  3. Nous sommes heureux de compter parmi nos clients fidèles certaines business units de la multinationale française Veolia. J’ai pu rencontrer il y a quelques semaines Thierry Quesneau, responsable du contrôle des ressources opérationnelles dans l’entreprise de services de gestion d’eau, de propreté et de services énergétiques (Veolia IST).

    Opentime c’est chez vous depuis quand ? Et ça a été mis en place depuis que vous êtes là ?

    « Ce compte a été créé en 2018, mais ça n'était pas moi au début, je l'ai repris en septembre 2019. La gestion des temps est un sujet que j'ai déja beaucoup travaillé chez Veolia sur d'autres systèmes, mais sur Opentime j'ai travaillé pour définir un certain nombre de choses sur la façon d'utiliser le logiciel. Il y a eu beaucoup d'évolutions de faites à partir de la version de base ».

    Comment se passent ces développements ? Ces nouveautés que vous ajoutez ?

    « No Parking c'est une petite boite, on a de très bons rapports, notamment parce qu'il y a une excellente réactivité ».

    Monsieur Quesneau travaille surtout avec Laury, développeuse et Ophélie, customer success manager de la team Opentime.

    « Ça se passe très bien et on a réalisé beaucoup d'améliorations, le logiciel à beaucoup évolué, il s'est complexifié un peu à cause de l'activité puisqu'on manipule beaucoup de projets informatiques ».

    En effet, Opentime est un logiciel qui a la force d’évoluer en fonction des besoins de nos clients s’ils sont réalisables. Avez-vous quelques exemples de nouveautés sur votre instance par rapport à la version basique d’Opentime ?

    « Nous sommes un organisme très matriciel. Ce qu'on a mis en place c'est donc une validation à deux étapes ».

    L'idée est que lorsqu'une personne travaille par activité, elle est pilotée par sa propre équipe ou une autre équipe. Il y a donc, sur leur instance, une validation des temps d'une part par le responsable de l'activité et d'une autre par le manager.

    Ce logiciel est « essentiel dans le travail de l'administrateur pour suivre ce qu’il se passe et pour les managers pour avoir un bon suivi ».

    Beaucoup d'autres choses on été ajoutées comme la création d'un graphique qui permet de challenger les équipes dans la rapidité de la saisie des temps. La notion de suppléance à également été concrétisée avec la possibilité de se faire remplacer en tant que manager afin d'approuver les activités, temps et congés durant une période de congés.

    Un autre point important qui a été concrétisé dans Opentime est le compte rendu de prestation mis en place pour pallier aux délits de marchandage avec les personnels externes. Le document qui ressort de cette mise en place est envoyé automatiquement à la société, aux fournisseurs et au manager pour un suivi efficace.

    « C’est un véritable gain de temps et ça a été totalement intégré à Opentime sous format presque identique à ce que j'avais imaginé il y a quelques années ».

    Qu’aimeriez-vous en plus sur le logiciel ?

    A Veolia, les besoins sont variés et ils évoluent à travers le temps. Thierry Quesneau réalise donc une liste de ses besoins sur une période avant d’en parler avec Perrick ou Laury.

    Une nouvelle demande qu'il va réaliser prochainement concerne le fait de pouvoir avoir un filtre rapide en haut à gauche de la page liste des utilisateurs. C'est un filtre de trigramme ou de nom qui doit être intelligent et qui reconnaitrait l'un ou l'autre en fonction du nombre de lettres saisi.

    Thierry Quesneau insiste sur le fait que lorsque des améliorations sont demandées, il faut toujours faire attention que ça ne pénalise pas les performances du logiciel.

    Et pour ce qui change, vous faites des formations à vos collaborateurs ?

    « Pour tout ce qui est création d’activité seulement moi ou deux de mes collègues sont concernés donc les explications sont relativement rapides ».

    Au niveau des utilisateurs, il s'agit par contre de changements sur la saisie des temps donc cela demande bien sur quelques explications.

    Recommanderiez-vous le logiciel ?

    « J'en suis très content, ce logiciel marche bien, il a une bonne réactivité aux problèmes et au développement » et « je recommande fortement le produit ».

    Comme tout logiciel, Thierry Quesneau note qu'il faut qu'il soit encore plus testé avec des tests fonctionnels de cohérence dans la globalité du logiciel avant de mettre en place une nouvelle fonctionnalité pour que ce soit parfait même si c'est déja très satisfaisant de ce côté-ci.

    Veolia IST a ainsi conseillé Veolia VWT qui utilise déja Opentime à développer une version plutôt similaire à celle développé en partenariat avec Monsieur Quesneau puisqu'ils ont des besoins proches.

    Quelles sont vos habitudes digitales en entreprise ? Vous utilisez beaucoup internet et l’outil informatique chez Veolia ?

    « J'ai fait du développement pendant assez longtemps alors c'est quelque chose qui me parle beaucoup, mais un truc difficile à faire comprendre dans Opentime pour les équipes c’est surtout qu’après avoir saisi les temps il faut demander la validation. Et beaucoup oublient ou ne pensent pas à cette deuxième partie ».

    Qu’est-ce-que vous utilisez le plus sur le logiciel ? Quelles fonctionnalités ?

    Veolia IST utilise uniquement le module de suivi de temps, pas celui de suivi de projet même s'il pourrait être amené à servir.

    Est ce que vous pensez l’utiliser de plus en plus ?

    Selon Thierry Quesneau, ils seront amenés à l'utiliser toujours plus car il y a toujours plus de manières de le rendre plus précis. Aujourd'hui par exemple, il est capable de représenter la vue matricielle par une analyse d'Opentime via Google Data studio.

    La team Opentime remercie chaleureusement Thierry Quesneau pour sa fidélité, son implication et cet échange. Un vrai plaisir de discuter avec vous sur vos besoins et vos avancées à travers Opentime. Nous sommes ravis de continuer avec vous cette aventure Opentime !

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