En direct de la team Opentime...

1. Se former au Lean

   Réapprendre à penser le développement de No Parking, celui de l’équipe et le mien

   

   Ma première lecture Lean fut Implementing Lean Software Development de Mary Popendick : nous étions en 2007 et je n’en avais retiré qu’une idée, celle du flux. À l’époque, l’équipe technique de No Parking se sentait à l’étroit dans les itérations « agiles » : pourquoi attendre la fin du sprint en cours, une semaine le plus souvent, avant de pousser en production une correction de bug ou une demande client ? Nous avions déjà des outils de tests unitaires et de déploiement automatisé et le rythme imposé par le sprint ressemblait trop à un carcan. Avec la bénédiction du Lean, nous avons donc mis à la poubelle les itérations. Et nous en avons profité pour appeler nos post-its des « kanbans » et notre tableau au mur un « management visuel », avant de nous auto-déclarer « praticiens Lean ».

   Ce n’est que 10 ans plus tard, que j’ai décidé de m’y replonger et d’y entraîner toute l’entreprise. No Parking allait bien (la société était toujours rentable) mais j’avais l’impression qu’on ronronnait un petit peu : l’énergie des débuts me manquait alors que l’envie de franchir un cap était encore présente. Lors de ma colonie de vacances annuelle pour informaticiens, j’ai repensé à ces confrères passés par la case Lean et je suis tombé sur une vidéo de Theodo : il était plus que temps de creuser un peu plus.

   Je prends donc contact avec un premier coach Lean (ce sera Régis) : sous sa houlette, je replonge dans le Gemba. Dès la première journée, je redécouvre l’importance des 5 pourquoi et du lead time. Au fur et à mesure, nous mettons en place un certain nombre de routines : certaines sont quotidiennes (comme le petit train avec 6 tickets terminés ou l’exploration d’un problème interne), d’autres hebdomadaires (tel l’objectif d’un nouveau client signé par semaine) ou annuelles (un kaizen pour chacun).

   En parallèle, j’entame une grosse acculturation livresque (qui continue encore) :

   • Le Gold Mine, un récit lean de Freddy Ballé et Michael Ballé
   • Lean Selling de Robert J Pryor
   • Le Lean au service du client de Jim Womack et Dan Jones
   • Le management Lean de Michael Ballé et Godefroy Beauvallet
   • Lead with Lean: On Lean Leadership and Practice de Michael Balle
   • The Lean Manager de Freddy Ballé et Michael Ballé
   • Lead With Respect de Michael Ballé
   • The Lean Strategy de Michael Ballé, Daniel Jones, Jacques Chaize et Orest Fiume
   • Toyota Kaizen Methods : Six steps to improvement de Isao Kato et Art Smalley
   • The Lean Turnaround de Art Byrne
   • The Machine That Changed the World de James P. Womack, Daniel T. Jones et Daniel Roos
   • Lean en ingénierie : Guide de voyage de Cécile Roche et Luc Delamotte
   • Taiichi Ohnos Workplace Management de Taiichi Ohno
   • The Secret Behind the Success of Toyota de Takao Sakai
   • Designing the Future de James M. Morgan et Jeffrey K. Liker
   • The Lean Sensei de Michael Ballé et al.

   Chaque lecture - ou presque - est l’occasion de comprendre un nouvel aspect du Lean et de tester des trucs dans l’équipe. Ainsi les tableaux de management visuel se sont enrichis avec l’avancement des kaizens individuels (grâce au livre de Isao Kato et Art Smalley), puis avec le takt produit (grâce à celui de Cécile Roche et Luc Delamotte) et encore avec les lignes parallèles du macro-planning d’Opentime (grâce à celui de James M. Morgan et Jeffrey K. Liker).

   Dans ma manière d’apprendre, un deuxième point important est d’intégrer un « groupe de pratique ». Pour approcher cette nouvelle communauté, il y a bien sûr les évènements physiques comme le Lean Tour à Lille (en 2018 et en 2019), le Lean Summit à Lyon (en 2018), les séminaires « Lean en France » à Paris ou les visites du Cercle de l’Excellence Opérationnel des Hauts-de-France. Mais bien d’avantage, il y a les rencontres, les échanges avec d’autres praticiens qui tentent d’explorer le même chemin, parfois avec un peu d’avance ou dans un autre domaine. Avec souvent la simplicité d’entendre « ma porte t'est ouverte quand tu veux » : leur Gemba est aussi une inspiration.

   Reste qu’il y a un passage obligé qu’on appelle « Senseï » dans la communauté Lean. Elle - puisque dans mon cas il s’agit de Sandrine - vient m’ouvrir les yeux sur le seul Gemba qui compte pour de vrai, le mien. Et nous repartons de ce terrain, toujours : une réclamation d’un utilisateur, une visite chez un client, un bug en production ou un retard de livraison servira de point d’entrée pour toujours améliorer la qualité, les délais, la satisfaction. On appelle « faire l’hélicoptère » ce yo-yo incessant entre le micro des expériences de terrain et le macro de la stratégie, de la vision, des valeurs et du marché. Surtout, il faut apprendre à lâcher prise, faire confiance à ses équipes et laisser la « magie » du Lean opérer. Chez nous, cette magie s’appelle désormais les 32 heures pour tout le monde.

   Reste qu’il faut faire les premiers pas.

   Pour le premier je conseille Le Gold Mine, un récit lean . Le roman - écrit à quatre mains par un vétéran du Lean en France (Freddy Ballé) et son fils, écrivain et initiateur de l’Institut Lean France (Michael Ballé) - vous fera découvrir les concepts de base du Lean dans une forme agréable, avec même une dose de suspense. Et attention vous risquez même d’enchaîner rapidement avec la suite, The Lean Manager !

   Le deuxième pourrait être The Toyota Way: 14 Management Principles from the World's Greatest Manufacturer : il est en anglais (pas si facile quand on est franco-français, mais personne ne vous a dit que le Lean était facile), il parle de Toyota (c’est quand même avec eux et au Japon, à 豊田市, que l’histoire à commencé) et je ne l’ai pas lu (mais avec sa structure en liste, il devrait être assez digeste pour passer à l’action).

   Et le troisième sera The Lean Sensei. Il devrait vous convaincre de chercher enfin un - ou une - Senseï, de le solliciter et de lui faire confiance avant d’appuyer sur l’accélérateur.

   Note : cet article est une réponse étendue à la question de Quentin.

2. Top 7 des choses à faire quand on découvre Opentime

   Votre entreprise a choisi Opentime pour suivre le temps des différents collaborateurs et piloter l'activité de l'entreprise au quotidien. Même si nous proposons dans nos tarifs la formation des utilisateurs, il n'est pas toujours évident de s'y retrouver quand on utilise Opentime pour la première fois. Voici donc notre Top 7 des choses à faire quand on découvre Opentime :

   1/ Se connecter

   La première chose est de rentrer dans la barre d'adresse lien pour se connecter à votre instance Opentime. Vous avez également du recevoir un nom d'utilisateur ainsi qu'un mot de passe pour vous connecter. Si vous avez perdu votre mot de passe, vous pouvez en demander un nouveau directement sur cette page. Les responsables de votre entreprise peuvent également vous communiquer un nouveau mot de passe :

   

   2/ Créer des Clients, des Projets, des Sous-Projets

   Une étape importante quand on arrive dans Opentime : la création de ses clients et projets.

   Il faut commencer par créer le Client. Cliquez l'onglet sur Clients > Nouveau et rentrez le nom de votre client dans le champ nom. Libre à vous de définir une description, un responsable, un avancement etc. Cliquez sur sauvegarder en bas de la page pour enregistrer:

   

   Une fois que le client est ajouté dans Opentime, il faut créer des projets relatifs à ce client. Le process est le même. Il faut cette fois se positionner sur l'onglet Projets > Nouveau et choisir le client sur le champ client/parent. Le champ nom sert cette fois-ci à définir du projet. Vous pouvez également directement choisir qui va travailler sur ce projet :

   

   Pour les sous-projets, le principe est le même que pour les projets. On choisi le client et le projet parents tandis que le champ nom permettra de définir le nom du sous-projet.

   > Envie d'aller plus loin ? Retrouvez notre FAQ sur l'ajout de sous-projets de manière automatique.

   3/ Vérifier ses préférences

   Avant de commencer à utiliser le logiciel, il est important de passer par vos préférences pour vérifier si vos informations personnelles sont exactes. Rendez-vous sur Utilisateurs > Préférences :

   

   Vous pourrez, en autres, consulter votre semaine type, votre métier, votre équipe ainsi que votre responsable. Si vous avez un accès « utilisateur » et que certaines informations sont erronées, reportez-vous à votre responsable qui sera en mesure de faire les modifications.

   > Envie d'aller plus loin ? Retrouvez notre FAQ sur les préférences utilisateurs dans Opentime.

   4/ Vérifier ses affectations

   Pour saisir son temps dans Opentime, il faut être affecté aux différents clients et projets de l'entreprise. Si vous cliquez sur Utilisateurs > Affectation, vous pourrez consulter les clients et projets sur lesquels vous êtes affectés. Votre responsable pourra, encore une fois, vous affecter et vous désaffecter en quelques clics :

   

   5/ Saisir son temps

   La saisie du temps est certainement la partie la plus importante dans Opentime. Rassurez-vous, la saisie est extrêmement simple. Si vos préférences et vos affectations sont correctes, la saisie ne demande que quelques minutes par jour. Cliquez tout d'abord sur Utilisateurs > Temps. La page se décompte en plusieurs points :

   

   • la frise du mois en cours : elle vous indique l'état de votre saisie mensuelle (orange si du temps a été saisie, vert foncé si c'est validé et rouge si rien n'a été saisie).
   • le choix du client et du projet : via deux menus-déroulants et selon vos affectations (voir le point 3). Une fois que vous avez sélectionné vos projets, vous pouvez saisir votre temps dans les cases des jours de la semaine. Un passage par le bouton "sauvegarder" permet de bien prendre en compte votre saisie.
   • le comparatif entre quotidien et théorique : Opentime cumul votre saisie sur la semaine et la compare à votre semaine type (voir point 2). En fonction de ces totaux, vous pourrez valider ou non votre saisie.
   • la validation : valider son temps permet de clôturer définitivement sa saisie. En fonction des règles de votre entreprise, soit vous, soit votre responsable validera le temps saisie. De plus, la validation peut être possible même si votre total semaine ne correspond pas à votre semaine type.

   > Envie d'aller plus loin ? Retrouvez notre FAQ sur la saisie du temps dans Opentime.

   6/ Effectuer une demande de congés

   Avec Opentime, vous avez la possibilité de gérer vos congés. L'outil permet de faire une demande de congés très simplement. Premièrement, cliquez sur Utilisateurs > Congés. Il suffit de préciser sa période, le type de congé ainsi qu'un commentaire pour indiquer la nature du congé par exemple (ici "Vacances en Italie"). Une fois fait, cliquez sur "sauvegarder". Opentime vous demande alors de confirmer votre demande :

   

   Le responsable des absences de votre entreprise est alors averti par mail de votre demande. Vous le serez également s'il décide de valider ou non votre demande. En fonction de cette décision, votre feuille de temps sera automatiquement remplie.

   Vous avez également à disposition sur l'onglet Informations le récapitulatif de vos congés acquis, pris et restants :

   

   > Envie d'aller plus loin ? Retrouvez notre FAQ sur la gestion des congés dans Opentime.

   7/ Exporter le temps passé par les utilisateurs au format Excel

   Opentime est maintenant en place depuis quelques temps au sein de votre structure et vous souhaiteriez commencer à générer des rapports sur le temps passé par les utilisateurs. Sur l'onglet États > Export Excel, vous pourrez générer des fichiers Excel selon plusieurs critères paramétrables. Vous pouvez dans un premier temps choisir la période ainsi que les utilisateurs et les clients qui vont rentrer dans ce rapport. Le dernier détail concerne le type de rapport (détails temps passés est le plus utilisé). Pour finir, il suffit de cliquer sur créer en bas de la page pour télécharger votre fichier :

   

   > Envie d'aller plus loin ? Retrouvez notre FAQ sur la création de rapports d'activités dans Opentime.

3. Formation spécifique Opentime

   De retour d'une formation Opentime chez un client à Aix en Provence. Profitons en pour exposer certaines questions et remarques qui nous ont été soumises concernant l'utilisation globale d'Opentime.

   La première concerne la notion d'accès. En effet, certaines personnes ayant un accès dirigeant ont souvent du mal à se représenter en tant que tel sur notre solution.

   Les différents utilisateurs ont accès à quoi sur Opentime ? Suis-je le seul à voir à ces données ? La notion d'accès permet donc d'apporter des réponses sur les droits des utilisateurs.

   On continue ensuite sur la création d'exports Excel. Certainement la fonctionnalité la plus importante d'Opentime. Que peux-ton exporter au format Excel ? A priori tout ! Du détail des temps passés par les utilisateurs à une liste de projets en passant par un détail des absences. De plus, depuis un certains temps, la notion d'export Excel s'est harmonisée sur Opentime avec une liste claire des types d'exports disponibles.

   La dernière grosse partie de cette formation a concerné « l'entretien » d'Opentime. Certains utilisateurs ont quitté l'entreprise, d'autres sont arrivés, des projets sont terminés alors que des nouveaux vont commencer. On peut facilement remettre de l'ordre dans les données du logiciel avec le principe d'archivage des utilisateurs et des différents projets qui ont besoin d'être clôturés. On insiste bien sur le terme "archivage" et non suppression. En effet, les données doivent pouvoir être à disposition des responsables s'ils le souhaitent.

   Une des grandes forces d'Opentime réside dans sa flexibilité. Les données et fonctionnalités sont toujours là, mais masquées. On permet à l'utilisateur de toujours retrouver les projets archivés en quelques clics.