J’ai rencontré Dominique Neyrand, expert comptable et gérant-associé du cabinet SCOP-CE. SCOP-CE est une société d’expertise comptable et d’accompagnement pour les institutions représentatives du personnel créée en 2015 de la fusion de plusieurs experts du domaine. Ils utilisent Opentime dans leur structure pour leur saisie du temps quotidienne depuis 2019.

Comment fonctionne la saisie du temps dans un cabinet d’expertise comptable ?

« En tant que cabinet d’expertise comptable, nous ne vendons pas de boîtes de petits pois, pas de produits, que du temps ! »

Le cabinet ne facture pas au forfait mais vend à ses clients le temps passé sur chaque mission.

« Nous ne sommes pas non plus aussi précis que les fonctions juridiques au niveau du temps avec le chronomètre allumé lors d’un appel téléphonique, en revanche nous pouvons passer un certain nombre d’heures à répondre au téléphone et ne plus savoir ce que nous avons fait ensuite. »

« Ne pas tenir compte de ces heures, c’est un risque de perte de chiffre d’affaires et de rentabilité, car le temps n’est pas facturé. Nous avons donc besoin d'avoir une feuille de temps qui indique que nous avons réalisé 7 heures de travail après chaque journée. »

Quelles étaient vos besoins lors de votre recherche d’un logiciel de gestion du temps et des activités (GTA) ?

« Nous étions à la recherche d’un logiciel de temps raisonnable en termes de coût et dont la simplicité était le maître mot. Les documents que nous utilisons sont déjà coûteux et les logiciels aussi donc nous avions besoin d’un outil pas trop onéreux. »

Pourquoi avez-vous sélectionné Opentime parmi les différentes possibilités de logiciels ?

« Opentime est très très simple. S’il y a un problème de complexité avec ce genre d’outils, on a directement une opposition. En fait, quand on baigne dans la gestion de temps depuis le début de sa carrière professionnelle, on a une certaine habitude de la saisie du temps. Certains n’ont jamais travaillé en cabinet, ou alors ils ont souvent très mal vécu cet aspect du temps, comme un flicage et une tâche vraiment pas naturelle pour eux. Dans ce cas, ils ont certaines craintes par rapport à un outil de gestion du temps et il est mieux que l’outil soit vraiment simple ! »

« On a trouvé sympa aussi l’application smartphone. Pour moi personnellement ce n’est pas forcément un besoin mais en sortant de chez le client ça peut aider d’écrire son temps sur le téléphone. Dans mon utilisation, j’ouvre Opentime le matin sur mon ordinateur, je le ferme le soir et je le remplis en permanence à chaque mission. »

Quelles fonctionnalités utilisez-vous le plus au quotidien au sein du cabinet SCOP-CE ?

La fonctionnalité la plus utilisée par le cabinet est la saisie du temps.

« J’utilise ensuite Opentime pour faire des extractions du temps. Je sors des documents pour pouvoir creuser des bases de données et ainsi rapprocher le temps prévu par client et le temps passé. »

« J’exporte la base de données avec les jours facturés de notre autre logiciel, au niveau comptabilité et gestion commerciale, et je la rapproche avec la quantité de jours présente dans Opentime pour voir si c'est correct ou incorrect. »

« Tout le temps interne est aussi noté mais pas facturé, ça nous donne une vue sur le temps non productif. C’est intéressant aussi de pouvoir le suivre. »

Avez-vous organisé des formations à vos collaborateurs pour prendre en main Opentime ?

« Non. C’est tellement simple que nous n’avons pas fait de formation. Les utilisateurs ont directement accès à des options pour ajouter des clients et saisir du temps. »

« Je pense qu'un certain nombre de collaborateurs ont d’autres outils personnels. Je les invite ensuite à remettre leur temps sur Opentime. »

Est-ce qu’Opentime facilite votre quotidien opérationnel ?

« Oui, nous sommes très contents. Il n’y a pas de bug significatif. Je suis tout à fait favorable à ce logiciel : il est simple, il ne coûte pas trop cher et il répond quand même bien à notre problématique. »

« Nous n’avons pas de problème de justification de notre temps vis-à-vis de nos clients aujourd’hui, ça ne nous est encore jamais arrivé qu’on nous pose une question mais on est sereins, on a des arguments au cas où ce serait le cas. »

Avez-vous fait appel à l’équipe Opentime pour le paramétrage du logiciel ?

A la mise en place du logiciel, Dominique a construit avec Ophélie (customer success manager de l'équipe Opentime) une arborescence qui correspondait aux besoins de SCOP-CE pour suivre le temps passé sur leurs clients et missions.

« Nous voulions quelque chose d’hyper simple, qui n’allait pas trop loin dans le niveau de détails de ce que nous faisions dans la journée. L’objectif c’est d’avoir le temps que chacun a passé sur un client. Nous avons travaillé avec Ophélie lors de la réflexion pour qu’elle nous aide et après nous lui avons donné une base avec les noms des clients, activités et sous-activités que nous souhaitions ajouter. Cette étape s’est très bien passée ! »

Est-ce qu’aujourd’hui vous avez des nouveaux besoins ou des améliorations à nous partager ?

Dominique me remonte deux besoins.

Le premier concerne la mise à jour de leur arborescence de saisie pour l’année 2024 avec quelques modifications au passage et l’ajout de missions en masse sur chaque client. Il souligne également qu’il est problématique pour lui de pouvoir écrire le projet de différentes manières, en majuscules, minuscules et avec différentes orthographes ce qui peut amener à des confusions dans le reporting.

Le second besoin concerne le suivi des déplacements des collaborateurs.

« Nous faisons beaucoup de déplacements pour aller voir nos clients. J’aimerais avoir tous les trajets des collaborateurs mais par client et mission, pas uniquement avec une catégorie générale “déplacements”. »

Notre équipe Opentime travaille sur ces deux sujets afin de voir ensemble comment les résoudre au mieux !

Pour finir, est-ce que vous recommanderiez Opentime à d’autres entreprises ?

« Oui oui et je l’ai déjà fait. Notamment dans mon métier qui est ce qu’il est, avec nos contraintes. Ce que j’aime c’est qu’Opentime est simple, très simple et c’est une qualité. A un prix très abordable. »