J’ai eu l’occasion d’échanger il y a quelques mois avec Karelle Chevrier, directrice du centre de ressources illettrisme d’Auvergne. L’association utilise Opentime pour le suivi quotidien du temps de travail.

Leur aventure Opentime a débuté il y a tout juste un an… On vous raconte !

Quelles sont les missions du Centre de Ressources Illettrisme Auvergne ?

Le C.R.I. Auvergne est une association spécialisée dans la prévention et la lutte contre l’illettrisme en favorisant la coordination, l’appui technique et pédagogique et le développement des initiatives publiques et privées pour la lutte contre l’illettrisme au niveau régional.

« Nous travaillons sur l'illettrisme ainsi que sur la maîtrise de la langue, l’alphabétisation et le français langue étrangère. […] Le périmètre est celui de l’ancienne région Auvergne composé de 4 départements » (Allier, Cantal, Haute-Loire et Puy-de-Dôme).

Quel est votre métier ?

Karelle occupe depuis octobre 2023 le poste de directrice du CRI Auvergne. Elle faisait déjà partie de l’association auparavant, en tant que coordinatrice.

Comment avez-vous découvert Opentime ?

« J’ai trouvé Opentime en faisant des recherches sur internet. Avant nous travaillions sur des fichiers Excel, ce qui n’était pas très pratique alors nous avions besoin d’un outil comme Opentime. »

Au sein de l’association, il y avait un souhait de trouver un logiciel qui permette à chaque collaborateur de saisir leur temps simplement et qui les incite à le faire.

Quels étaient et quels sont vos besoins en termes de logiciel de gestion du temps ?

« Nous sommes une association donc nous recevons des subventions. Pour cela nous devons fournir des bilans concernant le temps passé sur chaque action. »

« Il y a aussi le bilan des subventions annuelles [à réaliser]. Opentime me permet de faire la comptabilité analytique. »

« La partie RH est également intéressante pour nous car les demandes de congés et de récupérations sont faites sur l’outil. Certaines me sont faites par mail mais le tableau disponible sur Opentime avec les congés de chaque collaborateur me permet de garder une trace. »

Pourquoi avez-vous sélectionné Opentime par rapport aux autres outils ?

« Avant, dans une autre structure, je travaillais avec un outil développé en interne. C'était très pratique car RH et reporting étaient regroupés dans le même outil » comme sur Opentime.

« Dans Opentime, j’ai aussi la possibilité de suivre les heures supplémentaires. Cela nous permet de suivre le temps de chaque collaborateur et de prendre conscience du nombre d’heures supplémentaires effectuées. »

« Pour finir, le tarif association est aussi intéressant ! Le tarif d’un outil peut-être un frein pour les associations, nous sommes des structures où c’est important d’avoir un outil clair, simple et accessible. »

Comment s’est passée l'appropriation par votre équipe ?

L’association a commencé à utiliser Opentime il y a un peu plus d’un an, en février 2023.

L’appropriation par l’équipe du C.R.I. s’est faite au fil du temps pour être utilisé par tous en 2024.

« Il faut que mes collègues s'approprient l’outil au fur et à mesure car tout le monde n’a pas le réflexe du reporting mais ça avance. [...] Pour nous c'est très important de savoir ce qu’on a fait chaque jour et Opentime permet de suivre ça. »

« Pour le mettre en place, nous avons travaillé ensemble avec les membres de l’équipe à la création des différentes rubriques. »

L’arborescence a donc été définie avec toute l’équipe afin qu’il soit simple pour tous de saisir leur temps chaque jour sur les bons projets, actions et financeurs.

Quelles nouvelles fonctionnalités pourriez-vous utiliser sur Opentime ?

Karelle aimerait en savoir plus sur la fonctionnalité de suivi des notes de frais incluse dans le pack association.

« Une collègue gère actuellement les frais et quand elle n’est pas là, nous ne savons pas comment faire. »

Il y a aussi la partie Éléments de paye. « Aujourd’hui j’envoie un document word au cabinet de paie, que je signe. Mais Opentime pourrait faciliter. »

« L’onglet Finances par contre est un peu en trop, il ne me sert pas. »

Est-ce qu’il y a des points qui pourraient être améliorés dans votre utilisation quotidienne ?

Karelle me remonte des besoins spécifiquement liés au type de saisie du temps sélectionné par sa structure. Elle souhaiterait qu’il soit plus facile de mettre des commentaires sur la saisie de temps pour indiquer précisément ce qui a été fait chaque jour et que cette zone soit plus lisible à postériori. Nous allons travailler ensemble à améliorer cette saisie avec commentaires pour la rendre plus simple d’utilisation !

« Une collègue aimerait aussi pouvoir accéder au reporting, mais pas à la validation.

Notamment pour faire les bilans, ce serait vraiment pratique qu’elle accède au reporting de tous mais sans pouvoir saisir du temps sur les autres personnes. »

Les niveaux d’accès dépendent du paramétrage de chaque compte, à voir avec notre équipe la meilleure configuration pour le centre.

En parlant d’équipe, avez-vous des échanges réguliers avec l’équipe Opentime ?

« J’ai souvent sollicité Ophélie. Pour des petits soucis et des réglages au niveau des compteurs des congés. Elle m’a fourni des explications concernant l’archivage, l’ajout d’une personne et le compteur d’une nouvelle personne. »

« Ophélie est très disponible, l’équipe Opentime est très disponible. »

« Parfois je suis encore un peu perdue dans Opentime. J’ai des questions techniques sur lesquelles je dois faire appel à Ophélie sur la saisie des congés ou la validation du temps par exemple. […] Il pourrait m’être utile d’avoir un aide-mémoire pour retrouver les informations. »

J’explique à Karelle qu’il existe un centre d’aide accessible pour tous directement via le site web Opentime.fr. Vous pouvez retrouver dans ce centre d’aide l’ensemble des informations nécessaires et même télécharger les différentes FAQ au format PDF pour les enregistrer sur votre ordinateur.

Pour finir, est-ce que vous recommanderiez Opentime ?

« Au sein de l’association, nous nous habituons à Opentime. Mes collègues sont satisfaits et contents, c’est très bien ! »

« Je le recommanderais. »

Un grand merci à Karelle pour cet échange !

Nous sommes ravis de pouvoir aider de nombreuses associations dans leur suivi quotidien du temps de travail avec un tarif avantageux réservé à ces structures.