Chez Opentime nous sommes heureux de compter parmi nos clients depuis fin 2022 la fédération départementale des pêcheurs de l’Ardèche. J’ai échangé il y a quelques semaines avec Claude Gallin-Martel, directrice de la fédération.

Quel est le rôle de la fédération de pêche ardéchoise ?

En Ardèche, la fédération départementale des pêcheurs est composée de 8 salariés et de plusieurs bénévoles qui s’engagent pour la promotion de la pêche et la protection des milieux aquatiques. Après avoir travaillé à la fédération des Landes puis du Vaucluse, Claude Gallin-Martel a rejoint la fédération de l’Ardèche en tant que directrice en novembre dernier.

C’est une véritable ambassadrice pour Opentime puisqu’elle l’a utilisé et implémenté dans chacune des fédérations où elle a travaillé jusqu’à présent !

Pourquoi avoir choisi Opentime comme logiciel de gestion du temps et des activités ?

« J’ai découvert Opentime en arrivant à la fédération de pêche des Landes où le logiciel était en place depuis un petit moment déjà. Je suis rentrée dans le bain d’Opentime assez vite, je m’en servais côté direction pour la gestion des congés et d’autres notions de management. Je l'ai aussi beaucoup utilisé pour les subventions ».

Comme Claude était habituée à l’outil et qu’il lui convenait, elle l’a emmené avec elle dans les autres fédérations dont elle a pris la direction.

Quels étaient et quels sont vos besoins vis-à-vis d’Opentime ?

« La gestion des congés et des récupérations est une fonctionnalité que j’utilise assez régulièrement. Il y a aussi un aspect que je vais pour l’instant moins utiliser ici c’est l’export des données. Je l’utilisais avant pour le suivi des subventions ».

Les fédérations déposent chaque année des demandes de subventions qui indiquent le nombre d’heures de travail estimées par métier et par projet. En fin d’année les informations du temps qui ont été saisies sur Opentime et qui peuvent être exportées permettent d’avoir des données précises pour valider ce nombre d’heures et justifier du temps réel travaillé.

« En fin d’année, avec ce qu’on a renseigné sur Opentime, on valide le nombre d’heures que le technicien a saisi sur le projet. Ensuite les financements viennent en fonction de cette évaluation du temps. Ça permet de valoriser le temps du technicien mais aussi le temps des fonctions support par projet ce qui aide à la constitution des dossiers pour l’année suivante ».

Est-ce que vous pensez qu’Opentime a diminué la pénibilité de certaines de vos tâches ?

« Oui bien sûr. C’est un outil de facilitation pour moi. [...] Il fait gagner du temps puisque le temps de mes collaborateurs est renseigné chaque semaine et cela me permet de valider les temps de travail et de récupération au fur et à mesure. »

« En parallèle, ça me permet d’évaluer le temps passé par projet. C’est quand même beaucoup plus facile ! »

En saisissant le temps sur Opentime, Claude obtient ainsi une visibilité sur l’avancement des projets tout en simplifiant l’aspect management lié au temps de travail de son équipe.

Est-ce que vous avez eu besoin de faire des formations à vos collaborateurs pour prendre en main le logiciel ?

« Je travaille avec une équipe assez jeune donc en matières d’habitudes digitales c’était facile ».

« Avant, ils fonctionnaient avec des fichiers Excel ».

Ce nouvel outil est plus simple pour Claude et permet de ne pas perdre d’informations en cours de route dans les transferts de fichiers notamment au niveau de la validation des congés.

Est-ce que vous avez demandé à faire des évolutions sur le logiciel ?

« Dans les Landes, j’avais déjà travaillé avec Ophélie pour faire évoluer Opentime. Nous avions fait appel à du développement pour le prévisionnel de planning hebdomadaire ».

Pour la directrice de la fédération, c’est intéressant de pouvoir réutiliser dans sa structure actuelle des améliorations apportées à Opentime lors de ses précédents postes. Lorsque l’équipe d’Opentime développe des nouvelles fonctionnalités ou des améliorations sur le logiciel, une grande partie sont disponibles sur tous les comptes clients.

« Dans chaque fédération, on se retrouve tous à avoir des fonctionnements un peu différents mais avec une base commune donc on profite des évolutions amenées pour les uns et les autres ».

Est-ce qu’il y a des points que vous avez relevés récemment et qui pourraient être améliorés dans votre utilisation quotidienne ?

« En ce moment, je demande à mon équipe de poser tous leurs congés jusqu’à la fin de l’été. Il y a un tableau très bien fait, [le tableau récapitulatif des absences] mais ce tableau est sur un mois ».

« Je reprends ensuite leurs demandes de congés que je positionne sur un tableau Excel, sur un calendrier. Ça me permet d’avoir un planning sur plusieurs mois pour avoir de la visibilité sur les congés de chacun et aussi d’afficher le calendrier dans le bureau ».

Pour Claude, il serait donc intéressant d’avoir un planning prévisionnel des congés par an sur Opentime notamment dans le cadre où la période de forte activité de la fédération a lieu de début mai à mi octobre et donc il est important d’assurer une continuité de leur activité en période de congés. Nous allons nous pencher sur ce besoin au sein de l’équipe Opentime !

En parlant de l’équipe Opentime, est-ce que vous faites souvent appel au support lorsque vous avez des questions ?

« Oui, quand j’ai un besoin, une question, j’appelle Ophélie au secours et elle m’indique comment faire… j’apprends en marchant ! C’est toujours super réactif avec Ophélie, c’est facile, on a la réponse dans l'heure qui vient à peu près, c’est super confort ».

« Par exemple, je ne m’étais pas intéressée à comment on implémente les congés chaque mois dans Opentime. Je l’ai vu il y a peu de temps avec Ophélie et c’est assez intuitif au final, une fois qu’on a compris la logique ».

Est-ce que vous avez des questions qui reviennent régulièrement ?

« Je recevais dans mon ancien poste une newsletter que vous faisiez qui était vraiment bien ».

« C’est toujours utile si on a des tutos ou des choses comme ça, notamment pour des actions qui reviennent tous les ans où je fais toujours appel à Ophélie ».

Claude me parle par exemple du 1er janvier de chaque année où les entreprises et associations doivent remettre à zéro les compteurs de congés et de RTT et reporter le reliquat.

« En général je ne me casse pas trop la tête car je demande à Ophélie. Comme je disais c’est assez confort d’avoir Ophélie mais c’est vrai que c’est aussi confort de se dire qu’on est autonome donc la newsletter et les tutos c’est intéressant ».

La newsletter d’Opentime est envoyée une fois par mois, n’hésitez pas à vous abonner en bas du site Opentime.fr ou à nous demander directement !

Concernant les tutos, vous pouvez également consulter la FAQ d'Opentime qui donne les réponses aux questions les plus fréquemment posées par nos clients.

Est-ce que vous utilisez d’autres outils, notamment pour la paie, avec lesquels nous pourrions faciliter le transfert de données ?

« Non, pas d’autres outils. Chez nous, au niveau de la paie tout est externalisé ».

« J’utilise Opentime en suivi par rapport aux feuilles de salaire concernant les congés. Mais c’est intéressant aussi d’avoir Opentime car les membres de l’équipe l’utilisent pour voir leurs compteurs au quotidien. Il est très bien fait le tableau compteur, on a toutes les infos des congés qu’on a pris et obtenu en cliquant sur le petit + ».

Recommanderiez-vous le logiciel notamment aux autres fédérations de pêche ou de chasse ?

« Généralement quand on en parle avec d’autres directeurs de fédérations je dis que j’utilise Opentime. Je l’ai mis en place deux fois donc oui, je le recommande ! »

« C’est un outil qui a le mérite de simplifier et d'officialiser un certain nombre de choses en termes de planning et de demandes de congés. Ce côté validation qui se fait par la direction, c’est vraiment pratique pour moi et mon équipe ».

Je remercie chaleureusement Claude Gallin-Martel pour cet échange très intéressant sur son utilisation d’Opentime. Nous sommes ravis de pouvoir chaque année aider de plus en plus de fédérations et associations dans leurs besoins quotidiens avec un tarif avantageux réservé à ce type de structures.

Si vous aussi, vous souhaitez nous faire vos retours, n’hésitez pas à nous contacter pour un échange !