Nous sommes heureux de compter parmi nos nouveaux clients l’association Sos Racisme qui a rejoint l’aventure Opentime il y a quelques mois !

J’ai rencontré Sylvie Duminil, directrice administrative et financière de l’association pour discuter ensemble de leur découverte du logiciel et de la place qu’il prend dans leur organisation interne.

Quelles sont les missions de Sos Racisme ?

Sos Racisme est une association française créée en 1984.

« Elle lutte contre les discriminations, l’antisémitisme et le racisme. Elle prône la liberté, la fraternité et l’égalité des chances. »

Comment et dans quelles circonstances avez-vous découvert Opentime ?

« Avant chez nous, tout était fait sous forme de tableaux excel pour les congés et les temps. Il y avait des espaces temps pour chaque pôle car tout le monde ne pouvait pas saisir en même temps. Ça n'était plus possible de vivre comme ça. »

« Donc on a cherché, sur internet, autour de nous. Je me disais, il doit bien exister des plateformes où on peut enregistrer tout ce qu’il nous manque au quotidien. »

A cette occasion, Sylvie a comparé différents logiciels de gestion du temps et de suivi d’activité dont le logiciel Opentime.

Pourquoi avez-vous sélectionné Opentime parmi les différentes possibilités de logiciels ?

« Opentime m’a donné l’impression d’être assez familial ! C’est important pour notre association qui est une association de jeunesse, ça ne fait pas peur à nos salariés de l’utiliser. »

« Depuis janvier, on l’a essayé, j’ai eu des bons retours et là ça se met en place au quotidien. »

Quels étaient et quels sont vos besoins en termes de logiciel de gestion du temps ?

« Aujourd’hui, on utilise vraiment Opentime pour le temps/homme, avant tout se faisait sur un tableau Excel et c'était très pénible. Il y a une habitude à prendre mais c’est beaucoup plus facile maintenant. »

Les associations comme Sos Racisme déposent chaque année des demandes de subventions, dans lesquelles elles fournissent des estimations du nombre d’heures de travail par mission. Ces demandes sont destinées à obtenir un financement pour les projets et les activités de l’association.

A la fin de l’année, il leur est crucial d’avoir des données précises sur le temps réellement travaillé pour valider les estimations d’heures et justifier l’utilisation des fonds alloués. Les informations sur le temps qui ont été saisies dans Opentime peuvent être exportées pour obtenir des données précises.

Utilisez-vous Opentime au quotidien au sein de Sos Racisme ?

« Oui, mais on l’utilise depuis janvier seulement. Pour ma part, je m’occupe de la vérification, je suis là pour regarder, je n'inscrit pas mon temps. »

Sylvie se connecte sur Opentime chaque matin afin de suivre la saisie du temps, les demandes de congés et les notes de frais des salariés.

« J’aimerais avoir des alertes tout au long de la journée pour être au courant quand des frais et des demandes sont ajoutés. »

Afin que Sylvie reçoive des alertes lorsque des modifications ou des demandes sont faites dans le logiciel, nous pouvons lui donner le statut de responsable des membres de son équipe. Elle recevra ainsi les informations par email et pourra y accéder en cliquant sur un lien présent dans le mail.

« Comme nous utilisons Opentime depuis seulement 5 mois, je n’ai pas encore fait de traitement des données. Au départ j’avais supprimé des choses dont je pensais qu’on ne se servirait jamais mais au fur et à mesure, on voit que ça s’adapte à notre façon de faire. »

C’est le cas notamment du prévisionnel et du suivi de l’avancement des projets.

« On va amener les gens à remplir cette fonctionnalité progressivement, qu’avant on ne faisait pas. »

Est-ce que vous pensez qu’Opentime a diminué la pénibilité de certaines de vos tâches ?

« Oui, oui. Bien sûr. Du fait que tout est regroupé dans un seul endroit, c’est beaucoup plus facile. »

« Il y a juste des personnes qui ne remplissent pas encore leur temps. C’est un manque d’habitude. On pourrait peut-être mettre en place une notification, un rappel pour qu’ils pensent à le faire. »

En effet, des rappels peuvent être paramétrés du côté de la saisie et de la validation pour garantir une saisie dans les temps.

Avez-vous organisé des formations à vos collaborateurs pour prendre en main Opentime ?

« Pour les congés et les frais, tout était très bien expliqué, Ophélie l’a très bien fait. »

Sylvie m’explique qu’il n’y a pas eu besoin de formations puisque c'était simple pour son équipe de passer à un suivi du temps sur un logiciel web notamment en raison d’une équipe assez jeune avec de fortes habitudes digitales.

« Peut-être qu’une formation sera pas mal pour les fonctionnalités que vous proposez sur Opentime mais qu’on utilise pas encore et qu’on mettra en place ensuite. »

« Les projets par exemple... chez nous on parle de missions. On a un budget établi sur une année par ville. On doit ensuite gérer virtuellement le budget sur l’année. Ce serait génial de pouvoir le faire sur Opentime, et ce serait une formation pas mal à mettre en place que de découvrir comment ça fonctionne. »

Est-ce que vous avez déjà demandé des améliorations depuis que vous travaillez avec Opentime ?

« Non avec Ophélie nous avons juste mis nos actions en place. Et sur les congés, je voulais enlever des choses et en rajouter d’autres. Tout a été fait ensemble. »

Et dans le futur, est-ce qu'il y a des point que vous aimeriez qui soient améliorés pour une meilleure utilisation au quotidien ?

Sylvie m’explique tout d’abord un problème de configuration des jours fériés qui n’ont pas été chargés sur leur compte Opentime au début d’année et qui n’apparaissent donc pas dans la saisie du temps.

« Sinon, l’app sur téléphone, c’est génial car les gens saisissent leur temps quand ils rentrent chez eux. Le seul problème est que ça ne correspond pas aux intitulés de congés disponibles sur la présentation sur ordinateur. »

Nous allons regarder comment améliorer ce point avec l’équipe technique, il s’agit d’un bug au niveau de l’application mobile.

Pour finir, Sylvie me fait part d’un besoin au niveau des notes de frais.

« Pouvoir enregistrer les frais, c’est super. Tout est rassemblé dans Opentime, ça me donne une facilité dans la gestion des notes de frais mais surtout dans le cas où ce sont les salariés qui avancent les frais. J’aurais besoin d’une gestion différente pour les frais avancés par l’association, quand les personnes partent en mission, là c’est moins facile. »

Dans Opentime, il est possible de différencier les notes de frais prépayées par la structure des notes de frais avancées par le salarié en cochant une option présente dans le paramétrage. Nous allons activer cette option sur le compte de Sos Racisme afin de faciliter la gestion de ce type de frais.

Pour finir, est-ce que vous recommanderiez le logiciel notamment à d’autres associations ?

« Ah oui oui bien sur ! C’est ce que je fais. »

« C’est vraiment une habitude qu’il faut commencer à prendre. C’est agréable d’avoir un logiciel simple visuellement. Il nous convient très bien ! »

Je remercie chaleureusement Sylvie Duminil pour cet échange sur l'utilisation d'Opentime au quotidien chez Sos Racisme.

Depuis cet échange, nous avons travaillé ensemble sur les différents besoins remontés en termes de paramétrage d'Opentime.

Nous sommes ravis de pouvoir accompagner au quotidien des associations comme Sos Racisme dans la simplification de leur gestion interne avec un tarif avantageux réservés à ce type de structures.

Si vous aussi, vous souhaitez nous faire vos retours, n’hésitez pas à nous contacter pour un échange !