J’ai échangé il y a quelques semaines avec Mounir Geimel, responsable contrôle de gestion chez Episens. Leur aventure Opentime a débuté il y a tout juste un an afin de simplifier le suivi de leur temps de travail pour le crédit impôt recherche.
Mounir nous raconte !

Bonjour Mounir, merci d’avoir accepté de partager ton témoignage. Quel est ton métier chez InVivo ?

« Je suis responsable contrôle de gestion chez Episens by InVivo. »

Peux-tu nous expliquer ce qu’est Episens ?

Mounir m’explique qu’Episens est une entité du groupe InVivo lancée en 2023. InVivo est une coopérative agricole française qui exerce dans divers domaines de l'agroalimentaire, de l'agriculture et de l'agrofourniture. Ses activités couvrent un large éventail, de la production agricole à la distribution de produits agricoles et alimentaires.

Au sein du groupe, Episens by InVivo se spécialise dans la filière Blé en regroupant 3 métiers : la meunerie avec Moulins Soufflet, les ingrédients avec AIT ingrédients et Soufflet Biotechnologies et la boulangerie industrielle avec Neuhauser.

Présent en France et à l’international, Episens réunit 24 sites de production et 2400 collaborateurs et son objectif est de valoriser la chaîne de valeur du blé du champ à l’assiette.

Quel était votre besoin en termes de logiciel de GTA lorsque vous avez sélectionné Opentime chez Episens ?

« Quand je suis arrivé il y a à peu près 2 ans, nous avions un besoin fort de revoir le mode de gestion et particulièrement de suivi du temps. »

« Nous utilisons notamment deux méthodes de suivi : la méthode cost plus et une autre plus dans la justesse qui se base sur des codes projets et qui permet de suivre le temps investi par chacun sur ces projets. »

Pour l’instant ces deux méthodes cohabitent encore mais Mounir souhaiterait qu’Opentime leur permette au fur et à mesure de passer définitivement à la seconde méthode.

Comment avez-vous découvert Opentime et pourquoi l’avoir choisi ?

« Ma première proposition a été d’utiliser la fonctionnalité timesheet [feuilles de temps] du logiciel que nous avions déjà en interne. C’est un outil que j’utilisais déjà dans une autre structure avant d’être chez Episens et comme ça nous n’avions pas un outil en plus. »

« Le problème est que le support en interne était un peu perdu sur cet outil et je n’avais pas le temps suffisant pour comprendre comment il fonctionnait exactement et expliquer puis persuader ceux qui n’étaient pas convaincus. »

Mounir s’est donc tourné vers InVivo Group pour savoir quel outil était utilisé par la structure pour répondre à ce besoin de suivi du temps de travail. Ils étaient en cours de mise en place du logiciel Opentime à cette période.

« Ils n’avaient pas encore de contact concret donc nous avons regardé sur le site internet d’Opentime et nous avons appelé au numéro disponible. Notre premier contact a été un échange avec Ophélie, qui nous a présenté la solution rêvée... Et aujourd’hui c’est vrai, le résultat est là ! »

Comment s’est passée la mise en place du logiciel et où en êtes-vous aujourd’hui ?

Pour mettre en place l’outil, Mounir m’explique qu’ils ont tout d’abord assisté à une démo réalisée par Ophélie. Ils ont ensuite poussé un peu plus loin le besoin et réalisé des tests pour confirmer qu’Opentime y répondait bien. Des ateliers ont également été organisés avec les équipes pour construire l’arborescence et comprendre le logiciel. S’il a fait face à une réticence au début de la mise en place, car le changement d’outil est toujours un sujet complexe, aujourd’hui les utilisateurs se sont approprié Opentime.

« Opentime a été mis en place chez nous il y a moins d’un an. Aujourd'hui on s’y fait et ça porte ses fruits. Je suis en train de recueillir les premiers retours de chacun et ils sont très positifs. »

« Nous sommes dans le confort avec Opentime. Nous avons fait la première extraction pour le crédit impôt recherche et je suis ravi car nous avons désormais un schéma complet. »

« J’ai eu l’occasion de travailler sur ce genre d’outils de saisie du temps ailleurs et pour garantir le suivi, il faut vraiment un outil fiable qui porte concrètement le sujet. Il faut abandonner les tableaux Excel qui peuvent apporter des erreurs. »

« Aujourd’hui nous nous transformons même en site pilote puisque lors de cette première extraction, les responsables des autres entités nous ont demandé d’où provenaient nos tableaux ! Je leur ai parlé d’Opentime. Par contre, pour arriver à un résultat vraiment fiable, il faut prendre le temps de travailler sur le sujet. Il ne faut pas sous-estimer la charge de l’arborescence, Il faut faire des ateliers de travail et construire la logique de codification des projets. »

A quelles fonctionnalités faites-vous appel au quotidien ?

L’équipe d’Episens utilise aujourd’hui Opentime essentiellement pour suivre les heures travaillées par projet afin de justifier de ce temps de travail pour le crédit impôt recherche.

« Pour le crédit impôt recherche, nous faisons appel à un cabinet. Une grande partie de l’assiette sur laquelle le montant de la subvention est calculée provient du décompte des heures, c’est donc vraiment important. Avec Opentime, nous arrivons à suivre l’avancée des pointages et à avoir des données sur la totalité des heures réalisées. »

« Après, il y a d’autres postes de dépenses au niveau des investissements comme l’intervention de prestataires sur des technologies de pointe ou l’achat de matériel par exemple mais le temps de travail est le plus important, c’est ce qui coûte le plus cher. »

« Cette année, comme nous avons débuté Opentime en avril, nous avons dû retoucher un petit peu les données extraites en intégrant celles des 3 premiers mois. L’année prochaine ce sera encore plus simple, il n’y aura aucune donnée manquante ! »

Est-ce qu’il y a des points que vous avez relevés récemment et qui pourraient être améliorés dans votre utilisation d’Opentime ?

Mounir aimerait intensifier son utilisation d’Opentime.

« Nous l’utilisons aujourd’hui seulement en partie. J’aimerais embarquer notre prévisionnel d’heures dans le logiciel. En tant que contrôleur de gestion, le prévisionnel est un sujet vraiment important pour moi. J’ai besoin de savoir chaque mois si nous avançons sur l’effort, sur le résultat et si nous respectons la mensualisation par exemple. »

« Je dois donc suivre des indicateurs comme le pourcentage d’avancement d’un projet par rapport au prévisionnel embarqué, le taux de mutualisation des tâches et différents ratios. »

« Aujourd'hui mon prévisionnel est sur Excel et j’ai besoin de faire en interne le calcul du taux journalier par salarié. L’ingrédient de base pour tout ça, c’est les salariés qui vont pointer leur temps mais en parallèle il me faut aussi les prévisionnels de temps. »

« Notre structure de comptes est en train d'être remise à jour et j’aurais besoin d’une solution clé en main avec toutes les données interprétables, donc ce serait vraiment utile que nous intégrions notre prévisionnel dans Opentime. »

Est-ce que vous avez eu des échanges avec l’équipe Opentime notamment à ce sujet ?

« J’ai déjà appelé Ophélie pour lui donner notre premier besoin et je vais vous recontacter par mail avec mes attentes prochainement pour mettre tout ça en place au 1er juillet. »

De manière plus générale, s’il n’a pas encore développé tous les réflexes sur Opentime, Mounir a déjà fait plusieurs fois appel à l’équipe support d’Opentime lorsqu’il a une question.

« Opentime est vraiment un outil que je trouve intuitif. J’ai pu résoudre quelques cas tout seul, comme un grand. Mais à chaque fois que j’ai un blocage, vous avez une réactivité exemplaire, vraiment rapide. ça donne un confort qu’on ne peut même pas imaginer d’avoir un support réactif. En plus, Ophélie est agréable comme tout, toujours à l'écoute ! »

Est-ce que vous recommandez Opentime pour diminuer la pénibilité de vos tâches ?

« Complètement ! »

« Je suis vraiment très content de cette solution. J’appréhende juste un peu la prochaine marche d’intégrer le prévisionnel car c’est une nouvelle étape. Il faudra embarquer tout un département mais ça va vraiment nous être utile. »

Merci Mounir pour vos retours bienveillants !
Nous avons hâte de vous accompagner dans cette nouvelle étape de votre utilisation d’Opentime.