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  1. « Trusted Data, Useful Innovation », de la data qualifiée et de l'innovation utile, le slogan de AAA Data, chez Opentime ça nous parle !

    Nous sommes heureux de compter parmi nos clients fidèles, l'entreprise AAA Data présente dans l’intégralité de la chaîne de valeur de la Data. J’ai discuté il y a quelques semaines avec Nicolas Minos, Directeur Adjoint des Systèmes d’Information, sur le rôle que prend Opentime dans leur organisation.

    Pouvez-vous me présenter votre activité en quelques mots ?

    « Depuis 60 ans, nous donnons du sens à la data et la rendons utile pour délivrer à nos clients les meilleurs éléments de décision. Par exemple, nous récupérons des données depuis le système d’immatriculation des véhicules du Ministère de l’Intérieur. Nous hébergeons ces données, les traitons et les valorisons pour fournir le marché automobile français, des données techniques pour des clients comme Norauto, Assureurs, Banques… »

    « Nous mettons en place des solutions 100% en ligne pour obtenir des fichiers automobiles d’adresses et téléphones ultra-ciblés. Nous réalisons également de l'analyse prédictive pour anticiper le comportement des futurs clients de nos partenaires ou être en capacité d’identifier les facteurs d’un achat (automobile, immobilier,....) ».

    
AAA Data c’est donc une entreprise avec pour coeur de métier la data, qui la valorise et la densifie en fonction des besoins de ses partenaires et clients.

    Comment avez-vous découvert Opentime ? Comment faisiez-vous avant ?

    « Opentime est chez nous depuis 2 ans. Avant d’être sur Opentime nous avions une autre application relativement coûteuse par rapport à notre utilisation quotidienne ».

    L’équipe de AAA Data a donc prospecté auprès de différents logiciels de gestion de temps pour finalement sélectionner Opentime pour ses caractéristiques qui correspondaient bien à leurs besoins.

    « Au début, ce fut un peu compliqué parce que beaucoup de représentants d’équipes sont rentrés dans un niveau de détail trop fin ».

    La DSI de l’entreprise a donc porté un projet de reconstruction il y a un an pour revoir la structure des activités. L’objectif était de simplifier et personnaliser l’interface pour mieux répondre au besoin métier. Il a fallu sonder les collaborateurs, et convaincre la direction sur l’utilité de faire évoluer l’arborescence des projets. La difficulté se situant sur comment revoir cette structure sans tout casser, alors qu’avec Opentime, la personnalisation peut être vraiment simple !

    « Nous avons mis un objectif à chaque collaborateur pour que le temps soit rempli chaque semaine en cohérence avec ce qu’ils font au quotidien. Nous avons besoin de tracer le temps passé sur chaque projet pour suivre les coûts de développement de nos produits ».

    Une fois les activités réorganisées, ils souhaitent prochainement mettre en place le suivi du plan de charge afin de passer sur un mode proactif avec la gestion des équipes en prévisionnel.

    « Avant les salariés remplissaient leur temps par obligation. Maintenant, nous avons mis en place des reportings nous permettant de suivre l’avancée d’un projet, anticiper une dérive de budget liée à des retards... un véritable avantage pour les chefs de projets dans leurs missions au quotidien ».

    Vous avez fait des formations à vos collaborateurs ?

    « Pas de formations mais on a créé des profils types pour se repérer. À chaque nouvel arrivant, je crée l’utilisateur et le chef de projet fait un accompagnement de 20 min sur la prise en main de l’outil ».

    Avant les modifications de cette dernière année sur l'instance AAA Data, chaque utilisateur du logiciel voyait toutes les activités et certains pouvaient se perdre. Désormais, les salariés ont un petit accompagnement pour leur montrer comment se connecter et se repérer dans leur instance personnalisée qui ne comporte que ce qui les concerne.

    Qu’est-ce-que vous utilisez le plus sur le logiciel ?

    Monsieur Minos m'informe que chez AAA Data, la fonctionnalité la plus utilisée est celle du temps. Le reporting est également utilisé pour le suivi de la validation et des projets.

    Au sein de leur instance sont intégrées toutes les personnes concernées par le projet : collaborateurs, prestataires, internes…

    Les dernières évolutions ont été réalisées en communiquant avec l’équipe technique d’Opentime qui a démontré la possibilité de trouver des solutions techniques comme la duplication : « lors de la création d’activités, de sous activités et de prestations, avant, chaque item était créé manuellement, mais grâce à la duplication, nous avons gagné un temps fou ! ».

    Si faire évoluer le logiciel peut paraître compliqué et long à premier abord, on se rend vite compte qu’en utilisant les possibilités techniques, c’est beaucoup plus rapide.

    Qu’aimeriez-vous en plus sur le logiciel ?

    Avec la crise sanitaire et la mise en place renforcée du télétravail, AAA Data était dernièrement à la recherche d’un outil de time tracking pour suivre le droit à la déconnexion.

    « Nous avons eu la présentation par Ophélie de la partie pointeuse d’Opentime, insérée à l’onglet temps. Nous avions besoin d’un petit bout de logiciel installé sur le PC, sur lequel cliquer pour démarrer et stopper sa journée et qui comptabilise le temps de travail via un reporting pour notre DRH ».

    Sur Opentime, la pointeuse est en effet différente puisqu’elle est plus précise et il faut ouvrir le logiciel. « Chez AAA Data, les gens remplissent le logiciel en fin de semaine et pas tous les jours donc on ne voulait pas leur imposer de se connecter chaque jour sur le site ».

    « Nous aurons certainement de nouveaux besoins quand nous allons utiliser la fonctionnalité du plan de charge pour confronter le planifié au réalisé ».

    « Nous avons également un besoin côté technique pour gérer les mots de passe des utilisateurs et les renouveler directement via Windows ».

    Sur ce dernier point, il est en effet possible de lier Opentime à l'annuaire LDAP de l'entreprise.

    Recommanderiez-vous le logiciel ?

    « Je dirais qu’on a eu beaucoup de mal au départ puisqu'on avait une organisation qui pouvait être simplifiée sur Opentime mais à partir du moment où on se retourne vers vos équipes techniques et que nous sommes bien accompagnés, on peut faire de très belles choses avec l’outil. On ne doit pas vouloir porter sa construction et son paramétrage tout seul », il faut s’appuyer sur l’équipe technique toujours disponible pour comprendre notre besoin et trouver une solution simple pour sa réalisation.

    « Aujourd’hui tous les collaborateurs se sont remis à utiliser le produit sans aucune réticence.Tous les acteurs sont convaincus de son utilité et de sa pertinence ».

    Monsieur Minos souligne également sa grande satisfaction de la réactivité des équipes supports :

    « si le besoin n’est pas clair, on s’appelle, à chaque fois j’ai des réponses de Perrick et d’Ophélie qui sont incroyablement réactifs ».

  2. Nous sommes heureux de compter parmi nos clients fidèles l'entreprise de distribution de gaz naturel GRDF. Embarqués dans l'aventure Opentime depuis 2012, ils reviennent avec nous sur ce parcours et leur utilisation actuelle du logiciel. J'ai eu le plaisir pour l'occasion de discuter avec Cécile Laroussiene qui travaille en accompagnement du pilotage gestion et logistique chez GRDF.

    Pouvez-vous me présenter votre activité et votre métier en quelques phrases ?

    « Je suis Cécile Laroussiène, je travaille depuis septembre 2006 chez GRDF en tant que consultante ».

    Cécile travaille en appui au pilotage du domaine. Elle s’intéresse au nombre de jours des consultants tandis que d’autres équipes s’occupent des activités budgétaires.

    « Je connais depuis très longtemps l’outil puisque avec deux autres personnes, je suis celle qui a fait entrer Opentime chez GRDF ».

    Opentime c’est chez vous depuis quand ?

    Opentime est en effet chez GRDF depuis 2012.

    « A cette époque, nous avions de nouveaux besoins, on utilisait encore les CRA papier…C’est pas très pratique et pas très sécurisé ! Nous avons eu la visite de Monsieur Penet sur le site qui a présenté l’outil et alors on a embarqué sur l’utilisation d’Opentime ».

    « Et puis on en est contents puisqu’on l’a toujours ! ».

    Quelles sont vos habitudes digitales chez GRDF ?

    Chez GRDF, le digital est beaucoup utilisé notamment à la DSI, ce n’est donc pas un problème pour utiliser et gérer Opentime.

    Comment fonctionne Opentime chez vous ?

    « Nous on travaille pour la DSI de GRDF. Chez GRDF, il y a plusieurs domaines, des très grosses équipes sur des secteurs particuliers au sein de la DSI (SIDC). Au sein de notre domaine il y a ensuite plusieurs équipes, qu’on appelle des pôles qui sont catégorisés en fonction de l’activité ».

    On pourrait donc dire qu’il y a une vie Opentime globale au domaine et une vie propre aux différentes équipes dans l’instance GRDF et chaque entité est matérialisée dans l'outil Opentime pour plus de personnalisation.

    Quelles fonctionnalités vous utilisez le plus sur le logiciel ?

    GRDF utilise tout d’abord le module de temps du logiciel.

    « Tous les mois on demande aux consultants externes de saisir leurs temps et activités sur l’outil Opentime. Cela nous permet ensuite de vérifier et contrôler ce qui a été saisi et on communique avec la comptabilité (logiciel spécifique à GRDF) pour facturer ce temps. Le gros de notre activité est donc la gestion des temps ».

    Sur Opentime, Cécile s’occupe également de la configuration de l’instance pour les équipes. Il s’agit en effet de rajouter des profils, des ressources. Dès qu’il y a un problème administratif elle vient en appui.

    Elle utilise également l’onglet Reporting pour connaitre ce qui a été fait sur différents critères et répondre à des questions comme « Quel valideur s’occupe de combien de ressources ? ».

    GRDF utilise également Opentime sous un autre angle, le suivi budgétaire, pour gérer les projets.

    Vous avez fait des formations à vos collaborateurs ?

    « On avait créé il y a quelques années un PowerPoint avec un pas à pas simplifié pour indiquer la marche à suivre pour renseigner les temps et demander la validation. Quand une nouvelle ressource arrive, je créé le compte Opentime et j’envoie le mail avec ce PowerPoint pour m’assurer que la prise en main soit simple ».

    Et vous comment vous le gérez au quotidien ?

    « Avec mes collègues on est trois ou quatre administrateurs dont un qui s’occupe uniquement de la partie budgétaire. On s’est créé un mode opératoire d’administrateur. ».

    Chaque entreprise a en effet des cas de figure un peu particuliers comme la mise en place de la délégation de validation qu’il convient de gérer en interne pour se faciliter la tâche.

    « On a donc un super protocole que l’on suit, que l’on s’est créé et que l’on alimente tout le temps ».

    Et quand vraiment ça ne va pas, s’il y a un bug surtout, Cécile n’hésite pas à contacter Ophélie par mail ou par téléphone pour avoir de l’aide.

    Qu’est-ce-que vous pensez qu’Opentime vous apporte au quotidien ? Il est bien installé chez GRDF ?

    « Il y a un an ou deux, il a été question de se séparer de cet outil pour des questions juridiques ».

    Au final, une entente a été trouvée avec les autres instances en sachant que les informations étaient sécurisées sur le logiciel.

    « Je me suis battue bec et ongles pour le garder car Opentime est simple et facile à utiliser ! »

    En plus, Cécile considère qu’au fur et à mesure des années, elle a connu une montée en compétence dans la gestion du logiciel avec ses collègues et pour former d’autres personnes donc il aurait été difficile de repartir de zéro. Elle est donc ravie d’avoir pu garder Opentime comme outil de gestion.

    Qu’aimeriez-vous en plus sur le logiciel ?

    « Très honnêtement, la façon dont il a été mis à notre disposition nous convient. Certains onglets ne sont pas utilisés mais très peu. Quelques petites améliorations pourraient éventuellement être faites mais avec la situation économique difficile en ce moment, ce n’est pas notre priorité ».

    « En l’état actuel des choses, le logiciel nous convient donc totalement comme ça mais on ne s’interdit pas de le faire évoluer dans les prochaines années ».

    Recommanderiez-vous le logiciel ?

    « Bien sur, c’est un logiciel que je recommanderais tout à fait ! ».

  3. Nous sommes heureux de compter parmi nos clients fidèles certaines business units de la multinationale française Veolia. J’ai pu rencontrer il y a quelques semaines Thierry Quesneau, responsable du contrôle des ressources opérationnelles dans l’entreprise de services de gestion d’eau, de propreté et de services énergétiques (Veolia IST).

    Opentime c’est chez vous depuis quand ? Et ça a été mis en place depuis que vous êtes là ?

    « Ce compte a été créé en 2018, mais ça n'était pas moi au début, je l'ai repris en septembre 2019. La gestion des temps est un sujet que j'ai déja beaucoup travaillé chez Veolia sur d'autres systèmes, mais sur Opentime j'ai travaillé pour définir un certain nombre de choses sur la façon d'utiliser le logiciel. Il y a eu beaucoup d'évolutions de faites à partir de la version de base ».

    Comment se passent ces développements ? Ces nouveautés que vous ajoutez ?

    « No Parking c'est une petite boite, on a de très bons rapports, notamment parce qu'il y a une excellente réactivité ».

    Monsieur Quesneau travaille surtout avec Laury, développeuse et Ophélie, customer success manager de la team Opentime.

    « Ça se passe très bien et on a réalisé beaucoup d'améliorations, le logiciel à beaucoup évolué, il s'est complexifié un peu à cause de l'activité puisqu'on manipule beaucoup de projets informatiques ».

    En effet, Opentime est un logiciel qui a la force d’évoluer en fonction des besoins de nos clients s’ils sont réalisables. Avez-vous quelques exemples de nouveautés sur votre instance par rapport à la version basique d’Opentime ?

    « Nous sommes un organisme très matriciel. Ce qu'on a mis en place c'est donc une validation à deux étapes ».

    L'idée est que lorsqu'une personne travaille par activité, elle est pilotée par sa propre équipe ou une autre équipe. Il y a donc, sur leur instance, une validation des temps d'une part par le responsable de l'activité et d'une autre par le manager.

    Ce logiciel est « essentiel dans le travail de l'administrateur pour suivre ce qu’il se passe et pour les managers pour avoir un bon suivi ».

    Beaucoup d'autres choses on été ajoutées comme la création d'un graphique qui permet de challenger les équipes dans la rapidité de la saisie des temps. La notion de suppléance à également été concrétisée avec la possibilité de se faire remplacer en tant que manager afin d'approuver les activités, temps et congés durant une période de congés.

    Un autre point important qui a été concrétisé dans Opentime est le compte rendu de prestation mis en place pour pallier aux délits de marchandage avec les personnels externes. Le document qui ressort de cette mise en place est envoyé automatiquement à la société, aux fournisseurs et au manager pour un suivi efficace.

    « C’est un véritable gain de temps et ça a été totalement intégré à Opentime sous format presque identique à ce que j'avais imaginé il y a quelques années ».

    Qu’aimeriez-vous en plus sur le logiciel ?

    A Veolia, les besoins sont variés et ils évoluent à travers le temps. Thierry Quesneau réalise donc une liste de ses besoins sur une période avant d’en parler avec Perrick ou Laury.

    Une nouvelle demande qu'il va réaliser prochainement concerne le fait de pouvoir avoir un filtre rapide en haut à gauche de la page liste des utilisateurs. C'est un filtre de trigramme ou de nom qui doit être intelligent et qui reconnaitrait l'un ou l'autre en fonction du nombre de lettres saisi.

    Thierry Quesneau insiste sur le fait que lorsque des améliorations sont demandées, il faut toujours faire attention que ça ne pénalise pas les performances du logiciel.

    Et pour ce qui change, vous faites des formations à vos collaborateurs ?

    « Pour tout ce qui est création d’activité seulement moi ou deux de mes collègues sont concernés donc les explications sont relativement rapides ».

    Au niveau des utilisateurs, il s'agit par contre de changements sur la saisie des temps donc cela demande bien sur quelques explications.

    Recommanderiez-vous le logiciel ?

    « J'en suis très content, ce logiciel marche bien, il a une bonne réactivité aux problèmes et au développement » et « je recommande fortement le produit ».

    Comme tout logiciel, Thierry Quesneau note qu'il faut qu'il soit encore plus testé avec des tests fonctionnels de cohérence dans la globalité du logiciel avant de mettre en place une nouvelle fonctionnalité pour que ce soit parfait même si c'est déja très satisfaisant de ce côté-ci.

    Veolia IST a ainsi conseillé Veolia VWT qui utilise déja Opentime à développer une version plutôt similaire à celle développé en partenariat avec Monsieur Quesneau puisqu'ils ont des besoins proches.

    Quelles sont vos habitudes digitales en entreprise ? Vous utilisez beaucoup internet et l’outil informatique chez Veolia ?

    « J'ai fait du développement pendant assez longtemps alors c'est quelque chose qui me parle beaucoup, mais un truc difficile à faire comprendre dans Opentime pour les équipes c’est surtout qu’après avoir saisi les temps il faut demander la validation. Et beaucoup oublient ou ne pensent pas à cette deuxième partie ».

    Qu’est-ce-que vous utilisez le plus sur le logiciel ? Quelles fonctionnalités ?

    Veolia IST utilise uniquement le module de suivi de temps, pas celui de suivi de projet même s'il pourrait être amené à servir.

    Est ce que vous pensez l’utiliser de plus en plus ?

    Selon Thierry Quesneau, ils seront amenés à l'utiliser toujours plus car il y a toujours plus de manières de le rendre plus précis. Aujourd'hui par exemple, il est capable de représenter la vue matricielle par une analyse d'Opentime via Google Data studio.

    La team Opentime remercie chaleureusement Thierry Quesneau pour sa fidélité, son implication et cet échange. Un vrai plaisir de discuter avec vous sur vos besoins et vos avancées à travers Opentime. Nous sommes ravis de continuer avec vous cette aventure Opentime !

  4. Nous sommes heureux de compter parmi nos nouveaux clients Promotion Santé Normandie. Nous les remercions pour la confiance qu'ils nous accordent en rejoignant l'aventure Opentime !

    Promotion Santé Normandie, c'est qui ?

    J’ai eu la chance de discuter il y a quelques jours avec Christelle De Souza, attachée de direction de Promotion Santé Normandie, l'instance régionale d'éducation et de promotion de la santé de Normandie (IREPS Normandie). Cet organisme a pour finalité de contribuer à l’amélioration de l’état de santé globale de la population. Il est né en 2019 de la fusion des IREPS de Haute et Basse Normandie.

    Quel était votre besoin ?

    « Avant nous avions un tableau Excel avec une feuille qui suivait toutes les activités de la structure. Comme nous avons fusionné en février 2019, c'était le moment de se réorganiser, surtout que les tableaux croisés dynamiques, c'est parfois complexe et ça peut amener à des erreurs de calcul ».

    « Nous n'avions pas non plus de logiciel de suivi des congés. De plus en plus nous devons apporter des chiffres précis, des données claires pour justifier nos dépenses et pour ça il y avait besoin d'un bon suivi. »

    Comment avez-vous trouvé et choisi Opentime ?

    Le bouche-à-oreille ! « Nous sommes en lien régulier avec d'autres IREPS qui nous on mentionné à plusieurs reprises dans des échanges l’idée d’Opentime pour gérer les temps de travail des équipes. »

    « Trois structures ont été prospectées et Opentime est ressortie du lot car le logiciel correspondait mieux au besoin. Déjà vous travaillez avec des IREPS donc nous étions surs que vous connaissiez nos problématiques et nos besoins. »

    Comment s'est passée la mise en place d'Opentime ?

    Selon l'attachée de direction, la mise en place a débuté cet été mais le traitement sur Excel étant un peu chaotique auparavant, elle a demandé un peu de temps. Au sein de l'organisme, Opentime est réellement en place et utilisé depuis le 1er octobre.

    Et la prise en main, facile ?

    « La prise en main est assez facile même s’il faut bien connaitre le sujet, s’y intéresser. Mais Ophélie du SAV est très réactive. Dès qu’on a un problème, un souci, on l’appelle. J'ai fait un tuto à mes collègues pour les notes de frais. Ils les faisaient une par une et ça ne facilitait pas la tâche alors j'en ai parlé à Ophélie, qui m'a expliqué et j'ai pu faire un tuto. »

    Si vous avez une question qui vous parait assez classique, n'hésitez pas également à consulter le centre d'aide qui est alimenté régulièrement par les questions fréquentes ! Vous utilisez beaucoup de digital dans l’entreprise ?

    « Oui, on utilise beaucoup internet et l’outil informatique dans la structure donc ça n'est pas un souci pour nous. Mais on est quand même dans un secteur où parfois il y a une certaine réticence au changement, comme partout et on craignait qu'instaurer une nouvelle façon de faire soit compliquée. »

    « Au final, pour l'instant je n'ai que des remontées positives à la mise en place d’Opentime. Chacun ne voit que ce dont il a besoin sur le logiciel et n'est pas perdu. »

    Quels sont les objectifs de votre utilisation d’Opentime ?

    « La facilité. » L'organisme utilise principalement Opentime pour les absences et les temps ainsi que le processus de notes de frais.

    « J'ai commencé à saisir les plans de charge et je vais m'intéresser prochainement aux bilans et à la façon dont je peux lier Opentime au logiciel comptable. »

    Ah oui, grâce aux imports et aux exports, vous pourrez communiquer entre les deux logiciels. Que souhaiteriez-vous améliorer au vu de votre utilisation actuelle ?

    « Ce qui manquait selon nous quand on a découvert Opentime c’était la gestion des tickets restos mais nous en avons parlé à Perrick. »

    En effet, c'est en projet, nous cherchons à mettre ça en place pour 2021 ! Et pour finir, est-ce que vous recommandez Opentime en ce début d'aventure ?

    « Ah oui, complètement. Opentime, ça nous facilite la vie ». Pour Christelle, c'est un véritable gain de temps et selon elle, la personne qui doit gérer les heures supplémentaires a le même avis car tout est facilement visible sur le logiciel.

    « Le jour de la présentation d'Opentime, on avait presque des étincelles dans les yeux ! ».

    Un vrai bonheur d'entendre ça ! Nous remercions chaleureusement Christelle. Vos retours nous sont toujours très précieux dans le cadre de notre amélioration continue d'Opentime.

  5. Nous sommes heureux de compter parmi nos clients depuis 2018 le cabinet de conseil Pragma 9. Nous les remercions pour leur confiance et leurs précieux retours !


    Mais alors, Pragma 9, qui est-ce ?

    J’ai eu la chance d’interviewer Marie Prince, dirigeante d’un de nos fidèles clients : Pragma 9. Société de conseil créée en 2015 à Paris, Pragma 9 est un cabinet indépendant expert des marchés publics informatiques qui assiste les administrations dans la conception, l’optimisation et la mise en oeuvre des politiques d’achats.

    Depuis combien de temps utilisez vous Opentime ?

    « Nous utilisons Opentime depuis au moins 3 ans maintenant ! A la base, nous recherchions un logiciel pour gérer les congés mais nous utilisons désormais tous les modules. »

    Pourquoi avoir choisi ce logiciel ?

    « Nous l’avons choisi car il est :

    • Propre
    • Agréable à utiliser
    • Facile à utiliser pour plusieurs activités, plusieurs métiers… »

    Utilisez-vous beaucoup de digital dans l’entreprise ?

    « Oui, nous sommes une entreprise très tournée vers le digital, il fait partie intégrale de notre activité donc ce n’est pas compliqué pour nous d’utiliser ce type de logiciel. »

    Quels sont les objectifs de votre utilisation d’Opentime ?

    Selon Marie Prince, Pragma 9 utilise le logiciel principalement pour la saisie des CRA (comptes-rendus d’activité), des congés et la partie finance afin que chaque chef de projet puisse avoir accès à sa rentabilité.

    Quels sont les modules et fonctionnalités qui vous servent le plus ?

    Tout d’abord, Ophélie, notre customer success manager, est selon la dirigeante toujours très à l’écoute, très réactive et prête à faire développer des nouveautés dans Opentime pour répondre aux besoins et questions de l’équipe !

    Pour les onglets, si nous les prenons un par un, l’onglet temps est toujours très utilisé chez Pragma.

    « Il est vraiment bien développé notamment l’affichage dynamique. »

    L’onglet gestion de projet est aussi très utilisé, surtout par les chefs de projet pour voir les temps prévisionnels et les charges.

    « Chez Pragma nous avons d’ailleurs beaucoup d’utilisations variées du logiciel. »

    L’onglet d’export leur permet d’exporter les informations d’Opentime vers une document Excel qui est ensuite rentré dans un outil financier.

    « Cela nous apporte une prévision budgétaire assez fine et donc une gestion du prévisionnel. »

    Le prévisionnel de l'onglet finance leur permet également de voir la marge réalisée sur les projets.

    L’onglet Ressources Humaines est enfin « essentiel » puisqu’il permet de gérer absences et frais de l'équipe Pragma 9.

    Que souhaiteriez-vous intégrer de nouveau ou améliorer au vu de votre utilisation ?

    « J’aimerais avoir une gestion du prévisionnel encore plus fine et précise. Il faudrait pour cela que tous les projets soient saisies mais ce n’est pas forcément le cas car beaucoup de chefs de projets utilisent aujourd’hui Excel. L’onglet finance n’est pas utilisé à son maximum chez nous car il n’est pas remplit au fil de l’eau par tous les chefs de projet par exemple. Ils ne le font pas systématiquement. Je souhaiterais mettre en place un import de fichiers Excel si c’est possible qui pourrait également servir dans les catégories Achat et Vente et dans le survol de projet. »

    En effet, c’est possible de réaliser des imports sur Opentime ! Nous allons voir pour mettre cela en place avec vous, d’autres besoins vous viennent en tête ?

    « Il nous est parfois difficile d’expliquer aux nouveaux collaborateurs certains termes du logiciel ou facettes de son utilisation. Il pourrait être bien d’avoir des tutoriels sous format vidéo par exemple ou d’avoir des définitions des termes utilisés dans le logiciel lorsqu’ils ne peuvent pas être personnalisés. »

    Un dernier bémol selon la dirigeante, le temps prévu dans la gestion de projet n’est pas reporté d’un mois sur l’autre, il serait peut-être possible de mettre le résiduel qui se répercuterait d’un mois sur l’autre par exemple pour un meilleur suivi.

    Est-ce que vous recommandez ce logiciel?

    « Opentime ? Ah oui, tout à fait, complètement ! »


    Nous remercions chaleureusement Marie Prince. Vos retours nous sont toujours très précieux dans le cadre de notre amélioration continue d'Opentime !

  6. Aujourd’hui, rencontre avec Silvia Jacob, responsable administrative au sein de la société HYGEOS. Partenaire du réseau Euratechnologies, nous avons eu à cœur de lui poser quelques questions quant à son utilisation d’Opentime.

    Pouvez-vous me présenter votre activité et votre métier en quelques lignes ?

    Depuis 17 ans, HYGEOS est une SCOP, spécialisée dans le traitement, l'interprétation et la validation des données des satellites d'Observation de la Terre dans le domaine optique. Suite à la réponse d’appels d’offre essentiellement, nous réalisons des études, des développements algorithmiques et des prototypes de logiciels, en partenariat avec des instituts de recherche et de service. Nos clients sont principalement les agences spatiales, les institutions européennes, les organismes de recherche et les industriels. Les applications sont diverses : énergie solaire, gestion des surfaces continentales, suivi de l’activité biologique des océans, changement climatique, qualité de l’air, météorologie…

    En tant que responsable administrative et gestion, ma fonction est essentiellement une fonction de support à l’ensemble de l’équipe. J’assiste à la gestion des projets, je participe à la rédaction des appels d’offre, je m’occupe de la partie commerciale et de la comptabilité d’HYGEOS. Une grande partie de mon travail est le suivi administratif et financier de l’Entreprise.

    Dans quelle mesure aviez-vous besoin d'un logiciel de gestion de temps et d'activités ?

    Pour certains projets européens on nous demande nos heures travaillées sur ces projets, d’avoir un outil de suivi du temps de travail effectif. Recevant des subventions, qu’il y ait des résultats ou non à la fin du projet, nous devons être en mesure de démontrer que nous avons bien travaillé sur ces projets en respectant bien la législation en vigueur de notre pays. Aussi, certaines heures de travail sont éligibles au Crédit d'Impôt Recherche. Et doivent être également suivies dans un outil de gestion des temps. Opentime nous permet ainsi de saisir nos temps régulièrement et de justifier notre travail.

    Comment avez-vous découvert Opentime ?

    Grâce au réseau Euratechnologies, nous avons découvert No Parking. Cela va bientôt faire une dizaine d’années que nous travaillons avec Opentime.

    Qu’aimeriez-vous en plus dans le logiciel ? Suggestion(s) ?

    La configuration des pages ne permet pas d’avoir une vue d’ensemble. Toutes les informations ne tiennent pas dans un même cadre. C’est-à-dire, qu’il faut constamment scroller pour voir, par exemple, le mois entier.

    Dans notre cas, quand on répond à des appels d’offres, on fait souvent de la prospection. Cependant, on souhaiterait, une fois le projet obtenu, que ces heures soient intégrées. Pour ce faire, l’idéal serait de mettre une description pour expliquer la situation.

    Recommanderiez-vous le logiciel Opentime ?

    Je le recommanderais puisque c’est un outil vraiment polyvalent répondant à des demandes variées.

  7. L’Instance Régionale d’Éducation et de Promotion de la Santé, l’IREPS Bretagne, est une association promouvant la santé et la qualité de vie en Bretagne. Aujourd’hui, Sandrine Chevalier, comptable à l’IREPS Bretagne, nous explique comment Opentime a su répondre à leurs demandes.

    Logo de l'Instance Régionale d'Éducatin et la promotion de la Santé Bretonne

    Pouvez-vous me présenter votre activité et votre métier en quelques lignes ?

    IREPS est une association à but non-lucratif œuvrant pour l’accès à la prévention, aux soins et à la qualité de vie de la population bretonne. Par exemple, on intervient pour les publics en situation de précarité sociale ou on met en place des politiques visant à faciliter l’accès à la santé, tout cela en prenant en compte les contraintes sociétales, environnementales et économiques. Quant à mon rôle, je m’occupe de la comptabilité générale de l’association. C’est-à-dire, je gère les opérations comptables au quotidien, je prépare les comptes annuels, j’établis les fiches de paie des salariés, etc.

    Dans quelle mesure aviez-vous besoin d'un logiciel de gestion de temps et d'activités ?

    Nos projets nous demandent beaucoup d’organisation. On a besoin d’un outil polyvalent, regroupant plusieurs fonctionnalités, nous permettant de saisir des temps, analyser nos activités ou encore prendre nos congés.

    Comment avez-vous découvert Opentime et pourquoi l’avoir choisi ?

    On a réalisé une étude comparative, des offres existantes, suite à la recommandation d’une collègue. On l’a fait étudier à l’ensemble du personnel et on s’est rendu compte qu’il convenait à tout le monde. Il sert à tous les corps de métier au sein de l’association.

    Quels sont les modules que vous utilisez le plus souvent et pourquoi ?

    En tant que comptable, j'utilise principalement les factures fournisseurs et les modules d’absences et de congés. Tandis que mes collègues, utilisent majoritairement la fonction projet. On a vraiment une utilisation très large du logiciel, on l’exploite au maximum !

    Qu’aimeriez-vous en plus dans le logiciel ? Suggestion(s) ?

    À la date d'aujourd'hui, rien. À chaque fois, qu’on a eu l'occasion de poser une question et de savoir si c'était faisable, ça l’a été. En ce qui me concerne, il me satisfait tout à fait.

    Recommanderiez-vous le logiciel Opentime ?

    Oui, je le recommanderai.

  8. Pour célébrer les 15 ans d’Opentime, nous avons eu à cœur de lancer une série de portraits clients. Aujourd’hui, rencontre avec Vincent Augagneur, directeur de la Fédération Départementale des Chasseurs de la Saône et Loire, qui nous en dit un peu plus sur son activité et son utilisation d’Opentime.

    Logo de la Fédération Départementale des Chasseurs de la Saône et Loire

    Pouvez-vous me présenter votre activité et votre métier en quelques lignes ?

    En ce qui me concerne, mon poste de directeur m'oblige à suivre les activités de chacun et gérer les ressources humaines de ma structure. Opentime m'aide dans ces tâches.

    À quelle fréquence utilisez-vous le numérique dans votre quotidien et/ou travail ?

    C’est simple, de 7 h du matin à 19 h au soir ! Que je sois sur différents outils comme le PC, mon smartphone, sur un site internet ou encore sur les réseaux sociaux. Aujourd’hui, le numérique est partout.

    Dans quelle mesure aviez-vous besoin d'un logiciel de gestion de temps et d'activités ?

    Il nous fallait un outil qui nous permette de traiter le temps passé par activité. Ce fut entre autres également suite à la demande des ressources humaines pour mieux suivre les absences, les demandes de congés et RTT, de nos 13 collaborateurs.

    Quel était votre système d’organisation auparavant ?

    On écrivait tout sur papier ou Excel… Le traitement des données par activité restait assez complexe et peu fiable.

    Comment avez-vous découvert Opentime et pourquoi l’avoir choisi ?

    Ce fut suite à la recommandation d’une fédération voisine. On a tout de même réalisé un benchmark concurrentiel pour analyser les différentes offres. Ce qui a alors différencié Opentime des autres logiciels, c’est sa configuration très intuitive et l'adaptation que ce logiciel peut avoir en fonction de nos besoins. Pour finir, un point non-négligeable à nos yeux est l’accompagnement proposé. Grâce à Ophélie on a le sentiment que quelqu’un peut nous répondre tout de suite.

    Qu’aimeriez-vous en plus dans le logiciel ? Suggestion(s) ?

    Et bien la configuration en elle-même est simple, mais le côté visuel n’est pas facile pour l’œil. Par exemple, on ne voit pas les projets immédiatement, il faut chercher à travers une liste. Aussi, nous aimerions, que par semaine, un compteur reprenne les heures effectuées depuis le début de l'année mais aussi qu’un compteur calcule le total des heures saisies depuis le début de l’année.

    Recommanderiez-vous le logiciel Opentime ?

    Oui, sans aucun problème !

  9. Il y a quelques jours, Monsieur BRICOGNE, Directeur Général de la société Batixia a eu la gentillesse de répondre à nos questions et de témoigner quant à son utilisation d'Opentime.

    Pouvez-vous me présenter votre activité et votre métier en quelques lignes ?

    Batixia est une société anonyme créée en 2002. Ses actionnaires sont la région Nord - Pas de Calais, la Caisse des dépôts, la Caisse d’Epargne Nord France-Europe et Batixis. Batixia a pour objet de favoriser le développement économique, l’emploi et la reconquête urbaine des sites urbains sensibles en région Nord - Pas de Calais. Elle est investisseur dans des projets d’immobilier d’entreprises de qualité pour favoriser l’implantation d’entreprises, le développement de l’emploi sur des sites urbains en reconquête. Nous intervenons pour amorcer une dynamique au sein d’un territoire, relayé dans un deuxième temps pas les investisseurs plus classiques.

    Batixia a investi dans une trentaine d’opérations représentant plus de 100 000 m² d’immobilier d’entreprises pour plus de 120 millions d’euros d’actifs immobiliers.

    Dans quelle mesure aviez-vous besoin d'un logiciel de gestion de temps et d'activités ?

    A chacun des investissements immobiliers correspond une société particulière. Nous devons être capable de quantifier le temps passé par chacun des collaborateurs pour chacune des sociétés mais aussi le temps consacré à l’identification, l’étude et le développement des nouveaux projets.

    Pourquoi avoir choisi Opentime ?

    Nous avons procédé à une étude comparative des offres existantes. Nous avons particulièrement apprécié la facilité d’appropriation de l’outil et son ergonomie. De plus, les demandes d’adaptation de l’outil ont pu être prises en compte avec réactivité. L’ergonomie d’Opentime est indiscutable et c’est un facteur important dans la mesure où l’outil est utilisé très régulièrement par 100% des effectifs.

    Au sein de votre entreprise, quels sont les modules que vous utilisez le plus souvent et pourquoi ?

    C’est indiscutablement la fonction de comptage et d’analyse du temps passé par chacun des collaborateurs pour l’affecter aux différentes sociétés que nous gérons.

    Recommanderiez-vous le logiciel Opentime ?

    Oui, sans restriction pour l’outil et pour l’équipe No Parking qui fait preuve de disponibilité et de réactivité. Nous attendons avec impatience les nouvelles solutions facilitant encore l’exploitation des données.

  10. Bientôt 1 an que les équipes de Med-El font confiance à Opentime. Pour fêter cet anniversaire, nous en avons profité pour poser quelques questions à Marie Duroy, Office Manager et notre contact privilégié chez Med-El.

    Pouvez-vous me présenter votre activité et votre métier en quelques lignes ?

    Nous commercialisons des prothèses auditives implantables. La plus grande partie du personnel se déplace souvent dans les hôpitaux et sur les congrès. Nous sommes répartis sur plusieurs secteurs géographiques. Nous avions besoin d’un compteur congés accessible par tous à distance et d’un compteur de récupération pour les week-end travaillés.

    Dans quelle mesure aviez-vous besoin d'un logiciel de gestion des absences ?

    Pas indispensable, mais c’est quand même mieux que les feuilles Excel, et surtout cela permet aux salariés de gérer leurs demandes et de voir où ils en sont quand ils le souhaitent.

    Pourquoi avoir choisi Opentime ?

    J’ai contacté plusieurs sociétés. Opentime était la seule dont le logiciel fonctionnait en dépit du haut niveau de sécurité de notre réseau informatique.

    Au sein de votre entreprise, quels sont les modules que vous utilisez le plus souvent et pourquoi ?

    Le compteur congé principalement et un compteur de gestion des récupérations pour les week-ends travaillés.

    Recommanderiez-vous le logiciel Opentime ?

    Oui. Nous avons gardé les deux systèmes en parallèle pendant quelques mois le temps de tout roder, mais nous sommes contents de cette solution.

  11. Voilà maintenant plus de 5 ans que TelNowEdge fait confiance à Opentime. Rencontre avec Bruno Guibert, président et directeur commercial.

    Bonjour Bruno Guibert, pouvez-vous nous parler pour commencer de TelNowEdge ?

    Bruno Guibert : TelNowEdge, éditeur de la solution de "téléphonie managée" leader du marché des appliances logicielles virtuelles qui permet de bénéficier des avantages de la ToIP tout en maîtrisant les besoins critiques des communications unifiées. Dans un contexte d’évolution constante des technologies au service de la téléphonie, TelNowEdge aide les entreprises à améliorer la qualité de leur système de télécommunications, tout en optimisant le coût total d’opérations.

    Et quel est votre travail au sein de TelNowEdge ?

    BG : Je suis Président et Directeur Commercial. Je dirige la politique générale de l'entreprise en relation avec le responsable de la ligne de produit et le directeur technique.

    Comment en arriver à vouloir mettre en place une solution de gestion du temps ?

    BG : A la création de la société, sous l'influence de mon expérience passée, suivant l'adage : "We believe that measurement is the foundation of learning, and that learning is the force that provides continuous quality improvements". Autrement dit : on ne peut progresser dans le monde de demain qu'en se mesurant au quotidien.

    Pourquoi avoir choisi Opentime ?

    BG : Opentime nous a été recommandé par nos amis, voisins, colocataires ou partenaires comme IVèS. ndlr : IVèS est client d'Opentime depuis plus de 6 ans maintenant

    Quelle(s) évolution(s) souhaiteriez-vous sur Opentime ?

    BG : M. Penet a développé un module tickets/actions début 2010 à la demande de Telnowedge. L'idéal serait d'avoir :

    • un couplage email vers le client
    • une génération automatique de ticket sur réception de mail client
    • le décompte automatique du temps passé par ticket

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