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Fin 2021, j’ai eu l’occasion d’échanger avec Fanny Patinier, directrice de l’URPS Pharmaciens Hauts-de-France (Union Régionale des Professionnels de Santé).
Cet organisme « a pour but d'assurer des missions particulières impliquant les professionnels de santé libéraux dans les domaines de compétence de l'Agence Régionale de Santé ».
L’URPS Pharmaciens HDF a commencé à utiliser Opentime en 2017. Je vous emmène cette semaine en compagnie de Fanny à la découverte de leur aventure Opentime !
Quel est le rôle de l’URPS Pharmaciens Hauts-de-France ?
L’objectif de l’URPS est d’« accompagner les pharmaciens d’officine dans leurs nouvelles pratiques professionnelles ». Les missions des URPS sont définies dans l’article R. 4031-2 du Code de la Santé Publique et elles regroupent entre autres des actions de formation, de prévention, d’accompagnement et de coordination des soins notamment dans le cadre d’une crise sanitaire comme celle du Covid-19.
Comment avez-vous découvert Opentime lors de la création du compte en 2017 ?
« Nous l’avons mis en place parce que l’URPS Médecins Libéraux Hauts-de-France en disposait pour la gestion de projet et la gestion des RH. La directrice de l’URPS ML nous l’a présenté ».
2017 était une année de changement. L’URPS Pharmaciens HDF a été créée en 2011 et elle était initialement composée de seulement 2 salariés embauchées en 2013 dont Fanny.
« Nous étions une petite structure donc nous avions peu de projets, les temps étaient gérés par Excel et pareil pour la gestion des congés. »
« Puis, nous montions en charge, avec mon assistante qui avait de plus en plus de travail et nous avons accueilli une personne en plus en septembre 2017. Nous avons ressenti les limites de tout gérer sur Excel notamment les projets subventionnés où l’on doit bien noter le temps passé par action financée. C’est aussi beaucoup plus simple pour les demandes de congés avec Opentime. »
Fanny a donc choisi de mettre en place Opentime sur le long terme dans sa structure puisqu’il correspondait à ses besoins de gestion.
A quels modules et quelles fonctionnalités faites-vous appel au quotidien sur Opentime ?
« Nous utilisons surtout la gestion de projet et la gestion RH que propose Opentime.»
« Finalement je n’ai pas trop approfondi la gestion de projet comme le fait d’affecter des tâches... Par contre, du côté Ressources Humaines nous utilisons la saisie des temps, les congés, la récupération et l’extraction du reporting par exemple. »
Avez-vous souvent de nouveaux besoins sur le logiciel ?
« Les nouveaux besoins... Ils se sont sentis au fur et à mesure. La structure évoluant, nous avons dû mettre en place une nouvelle arborescence par exemple. En pratiquant, on se rend compte des besoins. Avant je demandais une saisie du temps par tâche au sein d’un projet, lui-même au sein d’une thématique ».
En octobre, Fanny a décidé de simplifier cette saisie en créant une nouvelle arborescence moins détaillée qui leur donne plus de souplesse.
« Au sein d’Opentime vous avez été réactifs pour basculer l’arborescence comme je le demandais !»
En parlant de l’équipe Opentime, est-ce que vous faites souvent appel à des évolutions pour améliorer votre instance ?
Quelques éléments ont été personnalisés sur l’instance Opentime d’URPS Pharmaciens pour correspondre à leurs besoins.
« Par exemple sur le versant RH, pour la pointeuse nous souhaitions que la date apparaisse, ça a été fait. Aussi les congés payés fractionnés et notre système avec 5 samedis pour poser les congés ont été mis en place. »
« Ophélie est vraiment réactive quand on a une demande. Parfois ce sont des demandes un peu particulières mais elle est vraiment réactive à mes questions. »
Est-ce qu’il y a des points que vous avez relevés récemment et qui pourraient être améliorés dans votre utilisation quotidienne d’Opentime ?
Fanny m’explique qu’une de ses collaboratrices s’est retrouvée bloquée pour poser une semaine de congés la dernière semaine de 2021. Le samedi 1er janvier était décompté alors qu’il s’agissait d’un jour férié.
La solution à ce problème est de mettre à jour les jours fériés sur l’année 2022, une manipulation que vous pouvez retrouver dans le récap’ des actions à faire en début d’année si vous ne l’avez pas encore fait.
« J’ai aussi connu une autre problématique récemment. Comme nous avons changé d’arborescence je ne peux plus accéder aux bilans pour les actions avec l’ancienne arborescence alors que j’ai besoin de tous les rapports. »
Si Fanny avait toutefois sauvegardé les extractions Excel des précédentes arborescences, il existe une technique encore plus simple pour les retrouver facilement. Opentime possède un reporting concernant les projets archivés qui se trouve dans la liste des différents exports disponibles.
Vous utilisez donc beaucoup le reporting. Au début, ça n’a pas été trop difficile de passer à un suivi du temps sur un logiciel web ?
« Non ça a été fluide. J’avais été formée à l’époque, par Ophélie, il me semble. »
Fanny n’a pas eu besoin de faire de formations à ses collaboratrices puisqu’elles ont aussi connu Opentime depuis sa mise en place à l’URPS Pharmaciens.
Est-ce que vous pensez qu’Opentime a amélioré votre productivité et diminué la pénibilité de certaines de vos tâches ?
« Ah oui, il l’a amélioré, facilité. Avant nous aurions fait des diagrammes, des plannings sous Excel. »
« Sur la gestion des tâches RH et du temps surtout. En ce moment par exemple, nous sommes en pleine phase de bilan pour les actions subventionnées et le reporting sur Opentime...
c’est royal ! Un vrai gain de temps ».
Recommanderiez-vous le logiciel ?
« Oui, j’ai d’ailleurs déjà eu l’occasion de le présenter à d’autres URPS. Il existe 10 URPS pour chaque profession libérale de santé : médecins, dentistes, pharmaciens... Hormis l’arborescence, le fonctionnement est presque identique dans chaque URPS ».
Je remercie chaleureusement Fanny Patinier pour cet échange. Un vrai plaisir de discuter avec vous sur vos besoins et vos avancées à travers le logiciel. Nous sommes ravis de continuer avec URPS Pharmaciens HDF cette aventure Opentime !
