Que vous soyez dans la vente de produits finis ou de services, à destination d'entreprises ou de particuliers, la facturation est un élément central dans la gestion de votre entreprise.

La facture est un document comptable qui permet de demander le paiement de votre prestation suite à sa réalisation. Si auparavant il vous suffisait de fournir ce document au format PDF, il vous faudra bientôt faire évoluer cette pratique pour répondre aux nouvelles normes gouvernementales.

En effet, afin d'harmoniser les pratiques de facturation, de lutter contre la fraude fiscale et de sécuriser les échanges monétaires, en particulier entre les entreprises, le gouvernement français a décidé d'encadrer les opérations de facturation par la mise en place de la facture dématérialisée obligatoire.

Mais alors, de quoi s'agit-il exactement ? Qu'est-ce que cette obligation implique pour votre entreprise ? La team Opentime s'est penchée sur cette nouvelle solution pour vous donner toutes les clés afin de mettre en place la facture électronique dans votre entreprise.

La facture électronique c’est quoi ?

La facture électronique aussi appelée e-invoicing est un système qui comprend à la fois un nouveau format de facture dématérialisée et un nouveau processus de dépôt des données de facturation auprès des partenaires commerciaux et de l'Etat.

Selon le ministère de l'économie et des finances, à la date de mise en application de la réforme, « les assujettis à la TVA en France devront, à terme, émettre, transmettre et recevoir les factures sous format électronique, dans leurs transactions avec d’autres assujettis ».

Pour échanger leurs factures, les entreprises seront ainsi dans l'obligation de passer par des plateformes spécialisées et de fournir des documents au format numérique afin d'assurer la conformité des factures et d'optimiser leur flux de transmission. Depuis le 1er janvier 2020, ce système est déjà en place pour toutes les entreprises traitant avec une administration ou une structure publique pour qui les factures sont transmises obligatoirement sous format dématérialisée à leur destinataire via la plateforme Chorus Pro. 

Qui est concerné par la facture électronique ?

Seules les entreprises assujettis à la TVA devront émettre leurs factures dans ce format numérique pour leurs clients. Toutefois, toute entreprise, assujettie ou non à la TVA devra être capable de recevoir les factures électroniques de ses fournisseurs.

Attention, si vous ne faites pas partie des entreprises concernées par le e-invoicing vous faîtes peut-être tout de même partie de celles concernées par le e-reporting !

Le e-reporting englobe les entreprises qui effectuent une partie ou l'intégralité de leurs transactions avec des clients individuels (B2C), ainsi que celles qui mènent des échanges avec des clients à l'étranger, qu'il s'agisse d'entreprises ou de particuliers. Il peut également englober les cas particuliers de clients entreprises qui ne sont pas assujettis à la TVA.

Pour en savoir plus sur cette seconde partie de la réforme, consultez notre article sur le sujet.

A partir de quand le e-invoicing est-il obligatoire ?

Cette réforme ne s’applique pas à partir de la même date pour tous, l'obligation dépend de la taille de l'entreprise.

En juillet 2023, le gouvernement a annoncé que les dates initialement prévues en 2022 seraient reportées pour une meilleure préparation des entreprises.

Ces nouvelles échéances ont été annoncées dans le cadre de la loi de finances pour 2024 :

• à partir du 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises côté réception de la facture
• à partir du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire côté émission de la facture
• à partir du 1er septembre 2027 pour les petites, les moyennes entreprises (PME) et les très petites entreprises (TPE) côté émission de la facture

Sur la période de mise en place de la réforme (des grandes aux petites entreprises) et pour ne pas être bloquées dans leurs échanges, les entreprises devront être en capacité de réceptionner des factures sous différents formats : facture papier, PDF et format numérique.

Après cette réforme la plupart des factures seront donc émises au format numérique sauf quelques exceptions notamment les factures échangées avec des entreprises à l'international. Si ces dates ont été repoussées, il est toutefois important de vous y préparer pour vivre sereinement ce changement !

Concrètement comment fonctionne la facturation électronique ?

Le nouveau processus fonctionne sur ce schéma :

• L'entreprise A vend une prestation à l'entreprise B
• Elle crée une facture au format adéquat : UBL, CII, ou facture-X (un PDF accompagné d'un fichier XML). Ces trois formats respectent la norme sémantique européenne.

Ensuite deux choix s'offrent à l'entreprise A :

• Déposer directement la facture sur le portail public de facturation - PPF avec l'aide ou non d'un opérateur de dématérialisation (OD).
• Déposer la facture sur une plateforme de dématérialisation partenaire - PDP qui servira d'intermédiaire et s'occupera de la fournir au PPF

Le dépôt de la facture sur cette plateforme permet automatiquement la transmission des données à l’administration fiscale.

L'entreprise B pourra ensuite récupérer la facture sur son portail. L’entreprise A peut également récupérer sur son portail les factures de ses fournisseurs.

Est-ce que le détail de la facture évolue ?

En parallèle de la mise en place de ce processus, de nouvelles mentions obligatoires sont à indiquer sur les factures électroniques :

• Le numéro SIREN du vendeur
• Le numéro SIREN de l'acheteur
• L'adresse de livraison du produit ou de réalisation du service
• L'option de paiement de la TVA sur les débits
• La nature de l'opération (vente de produit ou service)

Quel impact sur mes outils de gestion ?

S'agissant d'un changement important au niveau de la gestion globale de l'entreprise, les structures devront s'organiser en amont pour ne pas être dépassées par la nouvelle norme de facturation au moment de son application.

Le plus important est de mettre en place les différents outils qui aideront à faciliter la facturation électronique. Le choix de la plateforme de dépôt des factures risque notamment d'être un sujet très présent.

Dans un second temps, vos outils internes actuels doivent aussi être mis à jour. Si votre processus de facturation dépend de logiciels externes (comptabilité, gestion du temps, émission des factures), n'hésitez pas à contacter les sociétés éditrices de ces logiciels pour obtenir des informations sur leurs évolutions prévues vis-à-vis de la facturation électronique.

C'est le cas d’Opentime, logiciel de gestion du temps et de suivi d’activité qui permet notamment d’éditer des factures à partir des temps et frais saisis par projet. Dans la vidéo de début d’année 2023 postée par Opentime, Perrick Penet, gérant de l'entreprise éditrice du logiciel explique « Une partie de l’évolution d’Opentime est une évolution contrainte. Par exemple, la partie facturation qui va subir une grosse évolution en 2023 pour anticiper les changements décidés par le gouvernement français. »

Pour certaines entreprises, cette nouvelle norme peut également être une opportunité pour faire évoluer et optimiser le processus de facturation et de reporting interne. Aujourd'hui il existe de nombreuses solutions digitales pour automatiser une partie des tâches quotidiennes en entreprise et gagner du temps notamment dans le domaine du suivi financier.

Vous pouvez retrouver plus d'informations dans l’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 et dans l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021, disponibles sur le site du ministère de l’économie et des finances, qui récapitulent les modalités d'application de la réforme sur la facturation.

Les nouvelles date sont disponibles dans l'amendement n°I-5395 déposé le 17 octobre 2023.