Avec la pérennisation d’une organisation hybride des modes de travail, différents outils numériques se développent notamment dans le secteur des ressources humaines pour faciliter la communication, les échanges et les tâches de chacun. S’ils ne sont pas tous nouveaux, ils prennent toutefois encore plus de sens dans cette période où la structuration de l’entreprise et des méthodes de chacun est nécessaire.

On parle de Système d'Information Ressources Humaines (SIRH) pour désigner les différents logiciels qui recouvrent les besoins RH. Une des briques principales du SIRH est la gestion des temps et des activités (GTA).

Qu'est-ce que la gestion du temps et des activités ?

La GTA se définit comme le suivi du temps de travail des équipes par activité ou dossier. C'est un processus central dans l’entreprise.

Il est notamment au coeur des démarches RH puisque les présences et le temps vont déterminer l’implémentation des congés et la paie.

Entre le devis et la facture émis au client, la gestion du temps et de l'activité permet également de faciliter le suivi d'activité nécessaire au bon fonctionnement de l'entreprise. L'avancée des projets et leur rentabilité est calculée en fonction des heures travaillées pour assurer les prestations vendues au client. Si le budget estimé est dépassé, la GTA permettra d'en identifier les raisons et de retravailler cet aspect lors du prochain projet.

Suivre le temps passé c’est aussi s'intéresser à la productivité globale de l’entreprise et donc avoir plus de recul sur son activité !

Gérer son temps et son activité concerne donc toutes les entreprises et tous les services, quel que soit leur secteur d’activité et leur taille : PME, ETI, Grandes Entreprises…

En quoi consiste un logiciel de GTA ?

Il permet de suivre au quotidien les présences et absences ainsi que le temps de travail des collaborateurs par projet.

Il centralise, dans un même outil numérique, des fichiers encore souvent tenus sous format Excel ou papier comme les feuilles de présence.

L'objectif : fluidifier l'activité, automatiser les tâches chronophages et simplifier l'expérience collaborateur.

Un logiciel de GTA peut donc satisfaire plus ou moins d'aspects de la gestion du temps et des activités :

• La tenue des plannings par équipe
• La gestion des temps de travail dans le cadre des démarches RH (reporting pour la paie, suivi du télétravail, congés et absences...)
• Le pilotage des projets en fonction de l'avancement et de la rentabilité de ces derniers

Quels sont les avantages d'un logiciel GTA ?

Pour le service RH :

• Gagner du temps !
  Comme nous l'évoquions précédemment, les tâches administratives qui traitent du suivi du temps sont chronophages. Le logiciel de GTA permet d'en automatiser quelques-unes pour se focaliser sur d'autres, à plus forte valeur ajoutée.
• Faciliter la validation de temps et des plannings
  directement via le manager ce qui évite les échanges de mail et de dossiers.
• Eviter les erreurs de saisie
  Les erreurs de saisie du temps sont souvent dues à des documents trop complexes et peuvent demander des tâches supplémentaires de correction que ce soit pour la paie ou les congés par exemple.
• Correspondre aux obligations légales
  De plus en plus, des obligations se mettent en place autour du temps de travail des salariés. Dans le cadre du télétravail par exemple, le droit à la déconnexion est essentiel et le suivi du temps de travail permet de le contrôler.
• Obtenir des reportings plus complets
  Un logiciel de GTA va permettre de réaliser des calculs et d'obtenir des reportings en quelques clics avec des critères variés.

Pour les autres services dans l'entreprise :

• Faciliter la validation des temps des équipes.
• Remplir les plannings plus facilement en accédant aux temps de présences et aux absences des salariés.
• Faciliter le suivi des projets et de l'activité en général avec une meilleure maitrise des coûts salariaux.

Finalement, pour le collaborateur lui-même, un logiciel de GTA simple d'utilisation permet une saisie des temps plus autonome et plus agréable. Il donnera aussi accès à une vue globale sur le planning et la charge de travail de chacun.

Vous êtes convaincu de l'utilité d'un logiciel de GTA pour votre entreprise mais ne savez pas quel outil choisir ? Découvrez le guide des 30 questions à compléter pour faire le bon choix.

Bonne lecture !