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Avec le mot-clé 'gestion du temps' nous avons trouvé...

  1. Alors que l'on parle #Covid22 sur Twitter, que certains sont encore en vacances au soleil et que les enfants se préparent à retourner à l'école, la rentrée approche à grands pas... Et avec elle son lot de pratiques émergentes et de nouveautés au travail.

    Comment bien préparer la rentrée en entreprise ? Comment arriver sereins au bureau en septembre?

    Un nouveau rythme de travail pour vos équipes

    Une partie d’entre vous adopte sans doute déjà depuis quelques mois un rythme nouveau avec des salariés en travail hybride et d'autres totalement de retour au bureau.

    Si ce n’est pas le cas, la rentrée est l’occasion d’optimiser le rythme de travail de vos salariés en fonction des différentes possibilités actuelles.

    Parmi celles-ci, celle de la normalisation du travail hybride qui mixe quelques jours en présentiel et quelques jours en distanciel en fonction des tâches à accomplir en équipe ou avec le matériel disponible sur le lieu de travail/

    42% des salariés français souhaitent ainsi « une meilleure prise en compte de l’hybridation des modes de travail (présentiel, distanciel) » d’après une enquête de l’entreprise Génie des Lieux publiée le 25 mai dernier.

    Les salariés y voient une possibilité de mieux gérer leur temps, leurs tâches et d’améliorer leur qualité de vie au travail.

    Une seconde pratique émergente en cette période de reprise de l’activité post covid est celle des horaires de travail flexibles.

    Cette solution répond à des problématiques de qualité de vie au travail et de productivité.

    Ainsi différentes entreprises mettent en place une plage horaire fixe de quelques heures par jour (4 par exemple) afin de côtoyer les autres membres de l’équipe. Autour de cette plage horaire, il est possible pour chacun de choisir les jours où il souhaite travailler tant que les tâches et/ou le nombre d’heure total est accompli.

    Cette pratique répond à des envies et besoins nés des longues périodes de confinement avec des horaires parfois décalés qui ont permis à chacun de se rendre compte de leur propre productivité pas nécessairement liée aux horaires.

    La gestion du vaccin et du pass sanitaire

    Contrairement aux Etats-Unis, en France, il n'est pas possible pour l'employeur de rendre le vaccin obligatoire à proprement parler. En effet, de l'autre coté de l'Atlantique, des entreprises comme Google, Facebook ou United Airlines réclament à leurs employés une preuve de vaccination pour pouvoir revenir au bureau, au risque de perdre leur emploi.

    En France, si le Pass sanitaire est obligatoire dans certains secteurs, il s'agit plus d'inciter à la vaccination que de l’obliger.

    Au travail comme en dehors le pass sanitaire est un document qui justifie :

    • De la réalisation d’un schéma vaccinal complet contre le coronavirus
    • Ou d'un « test RT-PCR ou antigénique positif attestant du rétablissement de la Covid-19, datant d'au moins 11 jours et de moins de 6 mois »
    • Ou d’un test négatif

    Le pass s’applique pour les salariés travaillant avec du public à partir du 30 août et jusqu’au 15 novembre. Les salariés devront présenter un pass sanitaire valide dans tous les lieux où il est actuellement demandé au public, établissements recevant plus de 50 personnes.

    La vaccination est tout de même obligatoire en France pour le personnel du milieu de la santé, avec une preuve à présenter d’ici le 15 septembre.

    Pour plus de détails sur le pass sanitaire en entreprise, consultez notre article sur le sujet.

    Recréer du lien

    Avec le télétravail de plus en plus présent, de nombreuses entreprises notent une baisse des relations d’échange entre les salariés.

    Cette rentrée est l’occasion d’agir sur ces liens pour rapprocher les membres de votre équipe.

    Les outils numériques tels que les mails, le téléphone portable, les réseaux sociaux mais aussi les outils collaboratifs et les applications de communication sont de plus en plus utilisés. La communication est un élément clé pour le bien-être des membres d’une équipe. Cette communication est également importante entre les personnes présentes au bureau et celles à distance si vous êtes en fonctionnement hybride puisque certaines discussions informelles mais majeures peuvent échapper aux salariés non présents qui se sentent rejetés ou pas à la page dans leurs actions.

    Utiliser un outil comme Element, une application de messagerie collaborative, décentralisée et chiffrée (Matrix), peut être une bonne solution. Element permet la création de salons pour les discussions par équipes ou en privé. En France, Tchap - la messagerie instantanée sécurisée de l'Etat français - utilise ce système.

    La rentrée peut également permettre d’organiser un évènement qui fasse revenir tous les membres de l’équipe au bureau un même jour comme un repas ou un atelier de team building afin de favoriser la cohésion.

    Faire un point sur votre organisation

    Pour finir, la reprise du travail c’est aussi celle des les bonnes habitudes !

    Elle amène avec elle un ensemble de tâches qui vont s’accumuler rapidement si vous n’avez pas tendance à hiérarchiser vos objectifs.

    C’est l’occasion de mieux organiser votre gestion du temps et des activités notamment à travers des outils et logiciels.

    Plus performant, précis et automatisé que des fichiers Excel, le logiciel Opentime répond par exemple à de nouvelles attentes de suivi des temps avec différentes interfaces remplies au fur et à mesure de la période travaillée.

    Au niveau des responsables des ressources humaines, les attentes et besoins évoluent également vers une digitalisation et une automatisation des modes de travail. Il s’agit par exemple de digitaliser la mise à disposition de documents RH comme le bulletin de paie ou les demandes de congés pour plus d'accessibilité.

    De nouveaux besoins émergent également du côté des collaborateurs avec la généralisation d’un mode hybride de travail. Pour cela, Opentime vous permet de gérer les demandes de télétravail avec ou sans validation de la part des managers en fonction de votre organisation.

    Vous pouvez également mettre en place un outil de gestion des tâches pour travailler chacun de votre côté au sein d’une équipe mais partager les avancées et avoir un aperçu global de celles-ci.

    Autant de possibilités de débuter la rentrée 2021 dans les meilleures dispositions !

  2. Depuis quelques années, alors que les outils digitaux ont pris une place indispensable dans notre quotidien et notre travail, le mobile se développe également dans tous les domaines. Le téléphone portable est aujourd’hui de plus en plus présent pour nous aider dans les tâches du quotidien. Le temps quant à lui est une ressource limitée qui demande une bonne gestion pour pouvoir vivre sereinement.

    La team Opentime s’est donc penchée sur le sujet du mobile pour savoir comment il peut être un outil parfait pour gérer les temps de travail de vous-même et de vos équipes.

    Utiliser un téléphone pour gérer ses tâches et son temps de travail

    La gestion du temps de travail

    Au niveau RH et en tant que responsable de manière générale, la tâche de gestion du temps de travail est centrale. L'organisation de votre journée et de celle de vos collaborateurs peut fortement faire évoluer la réussite de vos objectifs.

    Il est primordial de définir ces objectifs pour pouvoir organiser les plannings en fonction des compétences de vos collaborateurs. Lorsque ces objectifs sont définis, il vous sera par la suite plus simple de définir pour chacun un plan de charge, une semaine type ou un planning que vous pourrez ensuite comparer avec le temps réalisé.

    L'intérêt d'utiliser un logiciel de gestion du temps de travail est multiple : gagner en efficacité avec des tâches plus structurées, dégager du temps disponible pour des temps de partage et de communication sur les tâches réalisées et diminuer le stress pour améliorer la qualité de vie au travail.

    En tant que responsable, il est intéressant d'avoir une vue sur le temps réalisé des membres de votre équipe pour connaitre la répartition du temps alloué à chaque projet et parfois travailler sur une optimisation de ce temps avec chacun.

    Gérer le temps de votre équipe

    D'un point de vue comptable, accéder aux temps de travail des équipe via un logiciel simple permet d'anticiper les factures et de fournir des informations nécessaires aux partenaires externes comme pour le crédit impôt recherche par exemple. Un logiciel de gestion de temps permet ainsi d'avoir un accès digital à l'avancement des activités vis-à-vis du temps et du budget établi.

    Pour les employés, avoir un logiciel de gestion de temps à disposition est également un bon moyen d'avoir une vue d'ensemble sur le travail accompli. En effet, cela permet de visualiser le temps attribué à chaque action pour le faire évoluer en fonction des besoins.

    En quoi le téléphone portable est un bon outil de gestion de temps ?

    Il existe différentes manières d'optimiser l'utilisation de votre smartphone pour gérer votre temps. Différentes applications de calendrier et de planning vous apportent des solutions pour y voir plus clair en termes d'organisation. Il existe également différentes applications de to do list et de gestion des tâches.

    Au travail aussi, le mobile peut être un atout.

    En effet, il peut être utilisé pour accompagner le logiciel de gestion de temps sur ordinateur s'il est disponible sur mobile. Cela vous permet d'avoir une utilisation similaire si vous préférez l'interface mobile ou une utilisation différenciée s'il est utilisé dans des lieux spécifiques, par exemple dans le coeur d'une usine.

    Le mobile vous permet également de gérer vos taches et votre calendrier en ayant toutes ces informations à portée de main, directement dans votre poche !

    Opentime sur mobile

    Quels atouts supplémentaires le mobile apporte à Opentime ?

    Le logiciel de gestion de temps et d'activité Opentime est disponible sur différentes plateformes. Il existe en effet une application Android et IOS que vous pouvez installer directement sur votre téléphone. Vous pouvez alors accéder aux plannings, aux temps, aux congés ou encore aux contacts et au calendrier.

    Selon nos clients, sur Opentime, une fois le paramétrage réalisé par rapport aux besoins spécifiques, on se connecte très rapidement, avec peu de champs à remplir pour déclarer son temps.

    « Et le mieux c’est que l’on peut faire ça sur n’importe quel poste ou téléphone. Le téléphone c’est très utile pour nous, le temps est rentré facilement et nous pouvons le faire de n’importe où, même dans le taxi pour gagner du temps ! […] Et ce qui est bien sur Opentime également c’est que l’affichage est optimisé sur smartphone. »

  3. Ces dernières années, le numérique a pris une place cruciale au sein de l’environnement de travail. Pendant la pandémie, son rôle s’est encore décuplé : réunions en visioconférence, suivi des tâches en cours, emails, webinaires…

    La transformation numérique en cours influe fortement sur la façon dont est pratiqué le travail.

    Une transformation numérique boostée par la crise sanitaire

    Un changement radical a eu lieu dans certaines entreprises puisque contraint par la situation, le numérique s’est imposé à tous, quelque soit les métiers pratiqués.

    Selon une étude de Service Now « 87% des cadres dirigeants ont affirmé que la crise sanitaire avait poussé leur entreprise à repenser la façon de travailler. »

    De manière générale, il est important aujourd’hui de se questionner sur le ressenti des collaborateurs face à cette transformation plus ou moins radicale et sur les outils à conserver s’ils sont bien intégrés dans le parcours collaborateur.

    Utilisation du numérique au travail

    Comment devenir plus productif grâce à la transformation numérique ?

    La transformation numérique est un véritable levier de productivité. Elle permet d’évincer certaines tâches longues et redondantes en les automatisant et de rendre certaines informations plus accessibles.

    En effet, un des secteurs clés de cette transformation est celui de la communication entre les membres d’une équipe. Les outils numériques tels que les mails, le téléphone portable, les réseaux sociaux mais aussi les outils collaboratifs et les applications de communication sont de plus en plus utilisés. La communication est un élément clé pour le bien-être des membres d’une équipe. Cette communication est également importante entre les personnes présentes au bureau et celles à distance si vous êtes en fonctionnement hybride (télétravail et présentiel) puisque certaines discussions informelles mais majeures peuvent échapper aux salariés non présents qui se sentent rejetés ou pas à la page dans leurs actions.

    Utiliser un outil comme Element, une application de messagerie collaborative, décentralisée et chiffrée (Matrix), peut être une bonne solution. Element permet la création de salons pour les discussions par équipes ou en privé.

    Un autre domaine dans lequel la transformation numérique permet une meilleure productivité est celui du suivi du temps et de l’activité. Que ce soit pour gérer au mieux les tâches de vos équipes, obtenir des fichiers pour le Crédit Impôt Recherche ou déterminer le droit aux congés, le suivi du temps se fait de plus en plus à travers des logiciels.

    Plus performant, précis et automatisé que des fichiers Excel, le logiciel Opentime répond par exemple à de nouvelles attentes de suivi des temps avec différentes interfaces remplies au fur et à mesure de la période travaillée.

    Au niveau des responsables des ressources humaines, les attentes et besoins évoluent également vers une digitalisation des modes de travail. Il s’agit par exemple de digitaliser la mise à disposition de documents RH comme le bulletin de paie ou les demandes de congés pour plus d'accessibilité.

    De nouveaux besoins émergent également du côté des collaborateurs avec la généralisation d’un mode hybride de travail. Pour cela, Opentime vous permet de gérer les demandes de télétravail avec ou sans validation de la part des managers en fonction de votre organisation.

    Opentime, tableau de suivi du télétravail

    Bien sur, il s'agit là d'une liste réduite des nombreuses avancées que permet la transformation numérique. Le téléphone portable occupe par exemple une place de plus en plus importante dans les modes de travail.

    Comment s’assurer du bien-être des collaborateurs face au numérique ?

    Dans le cadre de la transformation numérique de vos modes de travail, il est important de s’assurer que le bien-être des collaborateurs évolue positivement. En effet, certaines nouveautés mises en place pendant la pandémie ont été réalisées dans l’urgence et peuvent être améliorées.

    Tout d'abord, il faut s’assurer que l’expérience digitale du collaborateur est agréable. Pour cela, il suffira de s’informer directement auprès des salariés par des points réguliers.

    Ces points vous permettront également de vous assurer que les outils utilisés sont optimisés pour répondre aux besoins de vos équipes. Ils doivent être adaptables en fonction des situations, qui peuvent évoluer très rapidement comme l'année passée nous l'a démontré.

    Différents logiciels comme Opentime sont intégralement modulables et personnalisables. Si une équipe performante vous accompagne dans l’utilisation du logiciel, il vous sera facile de le moduler en fonction de vos attentes !

    Un troisième point concerne le nombre d’outils pour une expérience satisfaisante et productive. Il vaut mieux ne pas démultiplier les outils pour gagner en simplicité notamment pour les salariés qui ont peu l’habitude du numérique.

    Le suivi de ces salariés est majeur pour ne pas perdre en compétences. Un engagement et une satisfaction plus fortes découleront d’un accompagnement fort des collaborateurs notamment par des formations qui leur permettront une montée en compétences sur les sujets digitaux.

    Bien sur, tous ces outils demandent un matériel de qualité, à la maison comme au bureau et une connexion wifi suffisante, deux points qui sont un sujet récurrent mis en lumière par l'Accord national interprofessionnel sur le télétravail.

  4. Réouverture des restaurants en intérieur, couvre feu à 23h, pass sanitaire… Le 9 juin sera la date de beaucoup d’évolutions dans le déconfinement progressif.

    En entreprise aussi, les changements ne manquent pas puisqu’un nouveau protocole sanitaire s'applique avec notamment l’assouplissement de l’obligation de télétravail.

    La team Opentime vous propose aujourd'hui un petit tour d'horizon du nouveau protocole sanitaire qui s'impose ce mercredi !

    Nouveau protocole sanitaire, retour progressif en entreprise

    Fin du 100% télétravail

    Elisabeth Borne, ministre du travail a annoncé le 26 mai la fin du 100% télétravail obligatoire pour les entreprises qui le pouvaient. Il s’agit d’un retour toutefois progressif puisqu’elle a insisté sur le fait que les dirigeants ne peuvent pas obliger leurs salariés à revenir totalement en entreprise dès le 9 juin.

    Elle a souligné que le télétravail reste d'actualité puisqu'il constitue une mesure efficace pour éviter la transmission du coronavirus.

    L'objectif à court terme est de définir un nombre de jours minimal de travail à distance instauré par chaque entreprise. Ce chiffre clé sera fixé dans le cadre du dialogue social de proximité (direction DRH, syndicats, salariés) d’après le projet de nouveau protocole sanitaire.

    A titre d’exemple, au sein de la fonction publique il sera de 3 jours de télétravail par semaine.

    Nouveau protocole sanitaire

    Au niveau du reste des mesures énoncées dans le protocole, elles concernent un retour progressif à la normale avec par exemple la possibilité de réorganiser des moments de convivialité « organisés dans le strict respect des gestes barrières, notamment le port du masque dans les espaces clos, les mesures d'aération/ventilation ainsi que des règles de distanciation ».

    Le protocole évoque également les lieux de restaurations internes aux entreprises dans lesquels une jauge de 50% d’occupation sera applicable dès mercredi avec 1 mètre de distanciation entre chaque collaborateur.

    Le protocole incite à privilégier les réunions à distance (visioconférence, téléphone) tout en autorisant leur mise en place au bureau avec respect des gestes barrières et du port du masque.

    Un protocole qui s'assouplit donc en ce mercredi tout en confirmant le besoin de maintenir les mesures de protection des salariés contre le Covid-19 et la possibilité de pérenniser en partie le télétravail.

    Chez Opentime, vous pouvez profiter du pack Télétravail pour gérer cette nouvelle période dans les meilleurs conditions.

  5. Les articles traitants de la gestion du temps et des activités dans les entreprises sont assez rares et souvent peu pertinents. Heureusement, certains restent intéressant à parcourir. Celui-ci date de 3 ans déjà mais explique clairement toute la problématique en amont de la mise en place d'une solution de gestion des temps et de suivi d'activités.

    Les auteurs soulignent trois facteurs primordiaux à résoudre :

    • l’intégration globale des données disséminées dans le système d’information.
    • l’ergonomie globale de la solution doit être intuitive et ne pas nécessiter des semaines de formation. Ces systèmes sont destinés au plus grand nombre, des personnes qui ne sont pas des pros de l’informatique mais ont besoin d’accéder à l’information.
    • l’adaptabilité de la solution car la législation et l’organisation des sociétés changent. Le système doit être malléable et évolutif.

    L'article prône également le mode SaaS même si il est vrai qu'il est difficile à mettre en place pour certaines grosses structures qui préfèrent un mode de fonctionnement plus "interne".

    Néanmoins, on remarque que si le travail en amont (à savoir la mise en place) a été correctement effectué, le retour sur investissement est significatif.

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