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Avec le mot-clé 'télétravail' nous avons trouvé...

  1. Depuis 2018, avec la mise en place de la RGPD, la sécurité des données est un sujet qui refait fréquemment surface parmi les problématiques d'actualité.

    La crise sanitaire a elle aussi attiré l'attention sur quelques questions de protection des données !

    Au coeur de l'actualité ces derniers jours, l'application gouvernementale TousAntiCovid Vérif qui permet de lire le QR Code des employés devant justifier d'un pass sanitaire. Dans un souci de respect des données personnelles, celles-ci n'apparaissent que partiellement à la lecture du QR Code et elles ne peuvent pas être conservées par l'employeur même s'il s'agit d'un vaccin ce qui complique parfois la gestion des RH.

    Si la protection des données s'applique aux informations sur les salariés, elle concerne également les données de l'entreprise visibles par les salariés. Avec la montée du télétravail permanent, de nouvelles règles sont de mise pour garantir leur sécurité...

    Sécurité des données et télétravail

    Si une partie des salariés souhaite désormais travailler à domicile un ou plusieurs jours par semaine, les conditions de sécurité de l'équipement informatique ne sont pas toujours optimales. En effet, dans certaines entreprises, il est possible d'obtenir un PC portable professionnel mais dans les petites entreprises ce n'est pas toujours possible. Il est alors nécessaire d'avoir sur votre ordinateur personnel des outils performants pour faire face aux risques de sécurité sur des fichiers professionnels et parfois confidentiels.

    En dehors de cette question de sécurité, de nombreuses entreprises se questionnent sur le confort de l'expérience utilisateur quand il s'agit de travailler à domicile.

    Selon une enquête menée par Enterprise Management Associates (EMA) en Europe et aux USA en 2021 et évoquée dans un article de Le MagIT, « les équipes réseau des entreprises prennent en ce moment même des mesures pour formaliser l’architecture réseau du télétravail. L’enjeu de fournir à domicile une expérience utilisateur comparable à celle du travail dans les locaux de l’entreprise préoccupe 90,7 % des 312 DSI interrogés ».

    La loi RGPD et les outils adaptés

    Il existe depuis Mai 2018 un Règlement Général, le RGPD qui régit les normes de protection des données à caractère personnel sur tout le territoire européen. Comme le soulignait à l'époque la Commission Européenne, les règles ne s’appliquent pas aux données traitées par une personne à des fins purement personnelles ou dans le cadre d’une activité domestique [...]. Lorsqu'une personne utilise les données à caractère personnel en dehors de la « sphère privée », par exemple dans le cadre d’activités sociales et culturelles ou financières, elle est alors tenue de respecter la législation en matière de protection des données.

    Au sein de l'entreprise, des obligations sur le traitement des informations personnelles découlent de ce règlement universel ce qui nécessite pour l'employeur de garantir même en télétravail la protection informatique des données manipulées par les salariés.

    La mise en place rapide et généralisée du cloud et d'autres outils pour faciliter l'accès aux données face au télétravail d'urgence créée de nouvelles menaces. Pour l'instant, aucune nouvelle réglementation généralisée n'a été réalisée concernant le sujet spécifique du télétravail mais chaque entreprise ou groupement d'entreprise peut décider de formuler de nouvelles règles pour l'encadrer.

    Dans une note publiée en 2020 suite à l'obligation de télétravail, la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) apportait différentes recommandations aux entreprises. Il est préférable, pour limiter les risques, d'équiper « tous les postes de travail de vos salariés au minimum d'un pare-feu, d'un anti-virus et d'un outil de blocage de l'accès aux sites malveillants ». La mise en place d'un VPN et d'une charte de sécurité spécialisée au cadre du télétravail peuvent également jouer un rôle clé dans votre protection des données.

    En parallèle de ces actions techniques, il est nécessaire de sensibiliser et de former les collaborateurs puisqu'ils seront les premiers confrontés à certaines attaques. Il peut s'agir de formations sur la nécessité de mise à jour des mots de passes ou la possibilité d'impression et de conservation de différents documents comportant des données personnelles.

    Outre les actions de la part des entreprises, il s'agit également d'une implication de la part des prestataires de services informatiques et d'applications pour fournir des outils sécurisés aux entreprises. Que ce soit des outils comptables, RH ou de CRM, ils regroupent de nombreuses informations nécessitant une protection.

    En tant que logiciel en ligne de gestion du temps et de l'activité, Opentime héberge par exemple un flux important de données à caractère personnel. Ces données se doivent donc d'être stockées en France sur des serveurs sécurisés et chiffrés. En outre les utilisateurs peuvent bénéficier d'un SSO (ie. Single Sign-On) pour éviter qu'un nouveau mot de passe ne les encombrent : une des nombreuses options de sécurisation disponible.

  2. Alors que l'on parle #Covid22 sur Twitter, que certains sont encore en vacances au soleil et que les enfants se préparent à retourner à l'école, la rentrée approche à grands pas... Et avec elle son lot de pratiques émergentes et de nouveautés au travail.

    Comment bien préparer la rentrée en entreprise ? Comment arriver sereins au bureau en septembre?

    Un nouveau rythme de travail pour vos équipes

    Une partie d’entre vous adopte sans doute déjà depuis quelques mois un rythme nouveau avec des salariés en travail hybride et d'autres totalement de retour au bureau.

    Si ce n’est pas le cas, la rentrée est l’occasion d’optimiser le rythme de travail de vos salariés en fonction des différentes possibilités actuelles.

    Parmi celles-ci, celle de la normalisation du travail hybride qui mixe quelques jours en présentiel et quelques jours en distanciel en fonction des tâches à accomplir en équipe ou avec le matériel disponible sur le lieu de travail/

    42% des salariés français souhaitent ainsi « une meilleure prise en compte de l’hybridation des modes de travail (présentiel, distanciel) » d’après une enquête de l’entreprise Génie des Lieux publiée le 25 mai dernier.

    Les salariés y voient une possibilité de mieux gérer leur temps, leurs tâches et d’améliorer leur qualité de vie au travail.

    Une seconde pratique émergente en cette période de reprise de l’activité post covid est celle des horaires de travail flexibles.

    Cette solution répond à des problématiques de qualité de vie au travail et de productivité.

    Ainsi différentes entreprises mettent en place une plage horaire fixe de quelques heures par jour (4 par exemple) afin de côtoyer les autres membres de l’équipe. Autour de cette plage horaire, il est possible pour chacun de choisir les jours où il souhaite travailler tant que les tâches et/ou le nombre d’heure total est accompli.

    Cette pratique répond à des envies et besoins nés des longues périodes de confinement avec des horaires parfois décalés qui ont permis à chacun de se rendre compte de leur propre productivité pas nécessairement liée aux horaires.

    La gestion du vaccin et du pass sanitaire

    Contrairement aux Etats-Unis, en France, il n'est pas possible pour l'employeur de rendre le vaccin obligatoire à proprement parler. En effet, de l'autre coté de l'Atlantique, des entreprises comme Google, Facebook ou United Airlines réclament à leurs employés une preuve de vaccination pour pouvoir revenir au bureau, au risque de perdre leur emploi.

    En France, si le Pass sanitaire est obligatoire dans certains secteurs, il s'agit plus d'inciter à la vaccination que de l’obliger.

    Au travail comme en dehors le pass sanitaire est un document qui justifie :

    • De la réalisation d’un schéma vaccinal complet contre le coronavirus
    • Ou d'un « test RT-PCR ou antigénique positif attestant du rétablissement de la Covid-19, datant d'au moins 11 jours et de moins de 6 mois »
    • Ou d’un test négatif

    Le pass s’applique pour les salariés travaillant avec du public à partir du 30 août et jusqu’au 15 novembre. Les salariés devront présenter un pass sanitaire valide dans tous les lieux où il est actuellement demandé au public, établissements recevant plus de 50 personnes.

    La vaccination est tout de même obligatoire en France pour le personnel du milieu de la santé, avec une preuve à présenter d’ici le 15 septembre.

    Pour plus de détails sur le pass sanitaire en entreprise, consultez notre article sur le sujet.

    Recréer du lien

    Avec le télétravail de plus en plus présent, de nombreuses entreprises notent une baisse des relations d’échange entre les salariés.

    Cette rentrée est l’occasion d’agir sur ces liens pour rapprocher les membres de votre équipe.

    Les outils numériques tels que les mails, le téléphone portable, les réseaux sociaux mais aussi les outils collaboratifs et les applications de communication sont de plus en plus utilisés. La communication est un élément clé pour le bien-être des membres d’une équipe. Cette communication est également importante entre les personnes présentes au bureau et celles à distance si vous êtes en fonctionnement hybride puisque certaines discussions informelles mais majeures peuvent échapper aux salariés non présents qui se sentent rejetés ou pas à la page dans leurs actions.

    Utiliser un outil comme Element, une application de messagerie collaborative, décentralisée et chiffrée (Matrix), peut être une bonne solution. Element permet la création de salons pour les discussions par équipes ou en privé. En France, Tchap - la messagerie instantanée sécurisée de l'Etat français - utilise ce système.

    La rentrée peut également permettre d’organiser un évènement qui fasse revenir tous les membres de l’équipe au bureau un même jour comme un repas ou un atelier de team building afin de favoriser la cohésion.

    Faire un point sur votre organisation

    Pour finir, la reprise du travail c’est aussi celle des les bonnes habitudes !

    Elle amène avec elle un ensemble de tâches qui vont s’accumuler rapidement si vous n’avez pas tendance à hiérarchiser vos objectifs.

    C’est l’occasion de mieux organiser votre gestion du temps et des activités notamment à travers des outils et logiciels.

    Plus performant, précis et automatisé que des fichiers Excel, le logiciel Opentime répond par exemple à de nouvelles attentes de suivi des temps avec différentes interfaces remplies au fur et à mesure de la période travaillée.

    Au niveau des responsables des ressources humaines, les attentes et besoins évoluent également vers une digitalisation et une automatisation des modes de travail. Il s’agit par exemple de digitaliser la mise à disposition de documents RH comme le bulletin de paie ou les demandes de congés pour plus d'accessibilité.

    De nouveaux besoins émergent également du côté des collaborateurs avec la généralisation d’un mode hybride de travail. Pour cela, Opentime vous permet de gérer les demandes de télétravail avec ou sans validation de la part des managers en fonction de votre organisation.

    Vous pouvez également mettre en place un outil de gestion des tâches pour travailler chacun de votre côté au sein d’une équipe mais partager les avancées et avoir un aperçu global de celles-ci.

    Autant de possibilités de débuter la rentrée 2021 dans les meilleures dispositions !

  3. Le télétravail a pris une place importante depuis le début de la crise sanitaire. Dans une période où il perd de son côté obligatoire (évolution du protocole sanitaire depuis le 9 juin), de nombreux instituts de sondage se sont intéressés à la manière dont il est vécu par les salariés.

    La team Opentime s'est penchée pour vous sur le rapport entre ces nouvelles attentes des salariés et le texte qui encadre depuis le 2 avril 2021 la mise en oeuvre des conditions de télétravail.

    Hybridation des modes de travail

    L’entreprise de conseil en gestion des espaces de travail Génie des Lieux a publié une enquête le 25 mai dernier sur la manière dont les français imaginent leur façon de travailler dans le futur à plus ou moins long terme.

    Il en ressort une information que l’on voit beaucoup ces derniers temps et qui n’étonne pas au vu des apprentissages de la crise ; « 66% des français aimeraient choisir librement leur lieu de travail ». En effet, le télétravail a permis de faire évoluer la vision de tous sur le rapport au lieu de travail et à la gestion du temps.

    42% des salariés français souhaitent également « une meilleure prise en compte de l’hybridation des modes de travail (présentiel, distanciel) ».

    En effet, depuis les dernières annonces concernant la fin du 100% télétravail, il s’agit de mettre en place pour beaucoup d’entreprises un mode hybride du travail. Cette hybridation est un format qui pourrait se pérenniser puisqu’il est déjà adopté par différentes entreprises. Les salariés y voient une possibilité de mieux gérer leur temps, leurs tâches et d’améliorer leur qualité de vie au travail.

    Dans le cadre de cette hybridation des modes de travail, 58% des personnes interrogées souhaitent « une meilleure prise en compte des conditions de travail en home office » (Génie des Lieux). Une attente qui résonne particulièrement dans cette période où la gestion du télétravail est questionnée par les textes qui l’encadrent.

    Accord national interprofessionnel sur le télétravail

    Un premier accord national interprofessionnel (ANI) concernant le télétravail datant du 19 juillet 2005 a été clarifié le 26 novembre 2020 par les organisations patronales et syndicales à travers la publication d’un nouvel ANI. Le texte se veut non normatif puisqu’il ne prévoit pas d’obligations pour les acteurs mais propose un cadre pour la mise en oeuvre du télétravail avec des conseils et recommandations notamment dans le cas de circonstances exceptionnelles de mise en place.

    Un arrêté du 2 avril dernier à étendu l’ANI . Il a ensuite été publié le 13 avril au Journal Officiel, s’appliquant ainsi de manière obligatoire à toutes les entreprises des organisations patronales signataires (MEDEF, CPME et U2P) sauf si un autre texte est réalisé au sein de l’entreprise ou du groupe en question (accord).

    Arrêté du 2 avril 2021

    Dans le texte actif vous retrouverez des précisions intéressantes en matière de télétravail qui ne figurent pas dans le Code du travail notamment sur la formation des managers et les pratiques managériales, l’isolement et le lien social ainsi que l’organisation matérielle.

    Télétravail et frais professionnels

    Lors de l’arrêté du 2 avril, une réserve d’interprétation a été émise concernant la partie du texte sur les frais professionnels.

    L’article en question (3.1.5 de l’ANI) prévoit que « les frais engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l’employeur s’applique à l’ensemble des situations de travail ».

    La réserve stipule quant à elle que « la validation de l’employeur soit interprétée comme étant préalable, et non postérieure, à l’engagement des dépenses par le salarié ». Cette précision a pour objectif d’éviter que le remboursement de frais professionnels se fasse à travers l’imputation sur la rémunération si ce n’était pas prévu comme cela en amont.

    Gestion du télétravail sur Opentime

    Dans le cadre du télétravail et de l’hybridation, la gestion des frais professionnels ainsi que celle de l’organisation matérielle jouent un rôle clé dans la prise en compte des conditions de travail souhaitée par les salariés.

    51 % des personnes interrogées (Génie des Lieux) attendent également « plus de souplesse (ou de liberté) d’organisation équipe par équipe ». Cette souplesse peut en partie être obtenue par l’acceptation d’un travail hybride qui soit géré avec bienveillance et simplicité.

    Chez Opentime, vous pouvez profiter du pack Télétravail pour gérer cette nouvelle période dans les meilleurs conditions.

  4. Réouverture des restaurants en intérieur, couvre feu à 23h, pass sanitaire… Le 9 juin sera la date de beaucoup d’évolutions dans le déconfinement progressif.

    En entreprise aussi, les changements ne manquent pas puisqu’un nouveau protocole sanitaire s'applique avec notamment l’assouplissement de l’obligation de télétravail.

    La team Opentime vous propose aujourd'hui un petit tour d'horizon du nouveau protocole sanitaire qui s'impose ce mercredi !

    Nouveau protocole sanitaire, retour progressif en entreprise

    Fin du 100% télétravail

    Elisabeth Borne, ministre du travail a annoncé le 26 mai la fin du 100% télétravail obligatoire pour les entreprises qui le pouvaient. Il s’agit d’un retour toutefois progressif puisqu’elle a insisté sur le fait que les dirigeants ne peuvent pas obliger leurs salariés à revenir totalement en entreprise dès le 9 juin.

    Elle a souligné que le télétravail reste d'actualité puisqu'il constitue une mesure efficace pour éviter la transmission du coronavirus.

    L'objectif à court terme est de définir un nombre de jours minimal de travail à distance instauré par chaque entreprise. Ce chiffre clé sera fixé dans le cadre du dialogue social de proximité (direction DRH, syndicats, salariés) d’après le projet de nouveau protocole sanitaire.

    A titre d’exemple, au sein de la fonction publique il sera de 3 jours de télétravail par semaine.

    Nouveau protocole sanitaire

    Au niveau du reste des mesures énoncées dans le protocole, elles concernent un retour progressif à la normale avec par exemple la possibilité de réorganiser des moments de convivialité « organisés dans le strict respect des gestes barrières, notamment le port du masque dans les espaces clos, les mesures d'aération/ventilation ainsi que des règles de distanciation ».

    Le protocole évoque également les lieux de restaurations internes aux entreprises dans lesquels une jauge de 50% d’occupation sera applicable dès mercredi avec 1 mètre de distanciation entre chaque collaborateur.

    Le protocole incite à privilégier les réunions à distance (visioconférence, téléphone) tout en autorisant leur mise en place au bureau avec respect des gestes barrières et du port du masque.

    Un protocole qui s'assouplit donc en ce mercredi tout en confirmant le besoin de maintenir les mesures de protection des salariés contre le Covid-19 et la possibilité de pérenniser en partie le télétravail.

    Chez Opentime, vous pouvez profiter du pack Télétravail pour gérer cette nouvelle période dans les meilleurs conditions.

  5. Favoriser le bien-être au travail

    Malgré le déconfinement qui approche, de nombreuses entreprises vont choisir de garder une partie de leurs employés en télétravail pour éviter le nombre de contacts au travail.

    Alors pour vous aider dans cette nouvelle période, nous vous avons regroupé dans cette infographie, un ensemble de tips pour se sentir bien en télétravail.

    On en est où ?

    Selon une enquête de Malakoff Humanis, en fin 2020, « 75 % des salariés et 66 % des dirigeants pensent que le télétravail va continuer à se développer ».

    Une grande majorité de travailleurs sondés estime également qu’elle souhaiterait poursuivre le télétravail même si on remarque tout de même ces derniers mois que la part des managers favorables à celui-ci à baissé.

    « 64% des salariés et 54% des dirigeants s’accordent également à dire que le télétravail risque de créer de nouvelles fractures au sein d’une entreprise ».

    Pour éviter au maximum l’impact des fractures qui peuvent en résulter, la bonne technique serait donc de capitaliser sur ce qu’apporte la possibilité de télétravailler au quotidien.

    Pour cela, certaines pratiques permettent d’avoir un télétravail plus ou moins agréable, que l’on travaille à distance 5j/7 ou moins.

    Gestion de son temps en télétravail

    Apprendre à gérer son temps

    Pour un télétravail productif, il est intéressant d’apprendre à gérer son temps de la façon qui vous convient le mieux.

    Utiliser un logiciel de gestion de temps permet à la fois d’avoir un recul sur le temps réel et de le comparer au plan de charge du temps initialement prévu, par activité.

    Vous pouvez ainsi apprendre de vos tâches précédentes pour gérer au mieux le temps sur les prochains projets.

    Définir un espace de travail

    Favoriser le bien-être au travail passe par une délimitation dans le temps et l’espace.

    Pour éviter au maximum de mélanger vie privée et vie professionnelle, prévoyez un planning avec les heures de travail et les heures de repos, comme si vous étiez au bureau. Vous installer à une table plutôt que dans une position allongée permet également de rester concentré et productif plus longtemps.

    Travailler confortablement de chez soi

    Planifier ses tâches

    Chacun trouve son organisation en termes de planification, les to do list à rallonge n’étant parfois pas les bonnes solutions pour avoir un recul et se sentir accompli.

    Sur Opentime par exemple, les tickets (ou demandes ou kanbans) permettent à chacun de se coordonner avec le client final et les autres membres de l’équipe avec lesquels il faut interagir.

    Cette technique basée sur le lean permet d’apprendre de chaque tâche réalisée et d’éviter les échanges de mails parfois improductifs.

    Communiquer

    La communication est un élément clé pour le bien-être des membres d’une équipe. Favoriser le téléphone ou les outils de gestion et de tchat internes permet d’éviter le temps perdu.

    Pour les tâches longues comme le lancement d’un projet ou les échanges informels pour s’entretenir du bien-être de l’équipe, favoriser les visioconférences permet un meilleur contact avec ses collaborateurs.

    Retrouvez l'infographie complète juste ici :

    Infographie sur la qualité de vie au travail en période de télétravail, gestion de son temps et de l'activité
  6. Le printemps approche et par la même occasion la période de l’accueil des stagiaires en entreprise. Alors en 2021, comment accueillir au mieux vos stagiaires pour en faire de précieuses ressources ?

    Les nouveautés de 2021

    Il faut déjà noter que certains points ont évolué pour assouplir les conditions de stage depuis mi février 2021. En effet, de nombreuses entreprises ont décidé de ne pas accueillir de stagiaire ces derniers mois en raison des conditions particulières et de l’activité économique.

    Certaines entreprises font par contre le choix de continuer de prendre des stagiaires mais il peut être compliqué de rendre le stage vraiment pertinent pour les étudiants en sachant qu’il sera majoritairement à distance et qu’il est donc difficile de se projeter.

    Pour pallier à ce manque d’offres de stages, la circulaire du 15 février du ministère de l’enseignement supérieur rend possible les stages en distanciel en raison du télétravail intégral conseillé aux entreprises actuellement. Le stage peut également être réalisé dans des « domaines différents de ceux initialement prévus » afin d’éviter l’invalidité de certains cursus ce qui peut vous amener à recruter des profils plus variés.

    On note aussi que le stage peut désormais être poursuivi si les employés sont mis en chômage partiel, au lieu de rompre le contrat comme cela a été beaucoup fait l’an passé au début de la crise.

    Un stage en télétravail complet ou partiel

    En période de crise sanitaire et de travail à distance, au delà de l’insertion, l’intégration des nouveaux entrants dans une organisation se complique également. En effet, l’apprentissage par mimétisme étant souvent primordial, il faut créer un lien entre les stagiaires et l’équipe d’une autre manière qu’en les rencontrant au bureau et éviter le décrochage des jeunes à qui il manque l’écoute des collègues pour réaliser leur travail.

    Beaucoup d'entreprises essayent pour cela de faire évoluer les techniques d'intégration !

    Un accueil si possible en présentiel

    Pour réussir à véhiculer de la proximité et de l’accompagnement lors de l’accueil des stagiaires, l’accueillir en présentiel au moins pour lui faire visiter les locaux et lui fournir des informations sur le fonctionnement de l’entreprise peut être un bon point.

    Vous pouvez ainsi imaginer un parcours d’intégration spécifique pour les stagiaires qui intègrent l'entreprise en ce jour de visite avec les démarches pour obtenir le matériel professionnel ainsi que la présentation de l’équipe de travail en présentiel ou en visioconférence.

    Créer et entretenir le contact

    De tous les retours qui ont été fait ces derniers mois, s’il y a bien une chose qui manque en tant que nouvelle recrue au début comme dans la continuité de la période de travail, c’est le contact. Alors pour ça, chaque entreprise propose une solution différente.

    On a ainsi vu naitre dans de nombreuses entreprises un principe de mentorat. Cette technique est encore plus pertinente dans le cadre de stages puisque les stagiaires sont demandeurs en termes de nouvelles connaissances que peut leur apporter ce parrain ou cette marraine.

    Les moyens technologiques actuels permettent également d’entretenir très facilement le lien entre l’équipe et le stagiaire. En effet, utiliser Teams, Zoom pour des visioconférences ou Element pour communiquer au sein de l’équipe vous permet de fluidifier les échanges et donc de rendre votre nouvel arrivant opérationnel plus rapidement.

    Utiliser Opentime peut être aussi un bon moyen d'assurer un suivi du stagiaire puisque vous pourrez lui fixer des tâches et suivre son avancement au travers de son suivi du temps.

    Fournir différentes ressources

    Pour répondre aux questions des nouvelles recrues, le rôle des documents d’accueil prend encore plus de sens en cette période.

    Le livret d’accueil permettra ainsi au stagiaire d’éviter certains questionnements sur le fonctionnement de l’entreprise.

    Il peut également être pertinent de préparer un carnet de mots de passe pour optimiser la mise en en place du stagiaire et un organigramme de votre entreprise pour remplacer le tour des bureaux !

    Un stagiaire plus responsable ?

    Depuis plusieurs années, beaucoup de responsables des ressources humaines considèrent se fier plus aux stages réalisés par les jeunes qu’à leurs diplômes. Les entreprises ont donc un rôle majeur à jouer dans l’évolution professionnelle des jeunes afin de les aider à construire leur projet professionnel.

    En cette période complexe, il est également interessant de voir qu'en organisant bien cet accueil, on peut déceler de nouvelles compétences chez les stagiaires, celles d'être plus autonomes, indépendants et de s'intégrer à une équipe virtuellement.

    Ainsi, selon un article du Journal du Net, « les entreprises qui arriveront à adapter leur besoin et leur processus de sélection aux nouvelles réalités du marché, augmenteront leur vivier potentiel de candidats sans pour autant perdre en exigence ».

    Plutôt positif comme message !

  7. Et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous avez des problématiques précises concernant la gestion du travail à distance ou d'autres questions.

  8. Nous faisons face à une période relativement compliquée dans laquelle il faut développer de nouvelles compétences et s’adapter. Si le télétravail va et vient en fonction des entreprises, il y en a bon nombre pour lesquelles il est aujourd’hui de mise au moins 2 jours par semaine.

    Cette vague de télétravail ne sous-entend pourtant pas que l’on doit délaisser ses collaborateurs ou salariés ! S’il y en a pour qui il peut être encore plus difficile ce sont les nouveaux arrivants, qui doivent s’intégrer dans un domaine, un secteur, une entreprise sans en connaitre les pratiques, les coutumes et la manière de travailler à distance.

    Le télétravail n’est pourtant pas voué à disparaitre puisque sous plein d’aspects il peut être bénéfique et valorisant dans vos équipes !

    Mais alors comment faire pour intégrer ces nouveaux arrivants tout en restant à distance ou en ayant une partie de l’équipe à distance ?

    Recréer virtuellement une expérience

    Cette expérience humaine est importante pour deux raisons. La première est qu’une mauvaise intégration d’un employé a des conséquences sur son moral et joue sur son efficacité ainsi que sa volonté à rester dans l’entreprise. La seconde est bien sur que cette intégration a un fort impact sur votre marque employeur, ce qui vous facilitera ensuite la tâche pour avoir de nouveaux collaborateurs compétents.

    Digitaliser le cycle d’intégration

    L’onboarding doit se faire digitalement comme il aurait pu avoir lieu en présentiel avec des étapes, un guide, un standard. Il ne doit pas disparaitre pour cause de travail à distance même s’il peut se concentrer sur l’essentiel au lieu de durer plusieurs jours comme c’était le cas auparavant. Pour faciliter la mise en place de cet onboarding digital, il est recommandé de regrouper les dates d’arrivée des nouveaux entrants pour le réaliser à plusieurs. Première étape digitale, celle de la réunion de présentation qui peut tout à fait avoir lieu en visioconférence grâce aux outils Zoom ou Meets par exemple. La visite des locaux peut avoir lieu à distance également avec une vidéo préenregistrée si possible en 360 degrés pour rendre le tout plus vivant.

    Digitaliser ses évènements et formations

    Il s’agit ici de choisir une ou plusieurs plateformes adaptées à vos besoins. Cela peut tout aussi bien être une plateforme de webinar, les réseaux sociaux, ou une application. Pour les évènements, les possibilités sont variées en fonction de la créativité que vous souhaitez y mettre ! Si vous avez l’habitude d’organiser des évènements originaux tels que des jeux d’équipe par exemple, il existe des plateformes d’évènements comme des sites d’escape game qui pourront renforcer l’esprit d’équipe de vos collaborateurs. Le fait de passer certaines des formations en digital est également un atout puisque cela permet de les ancrer dans la durée et dans la simplicité pour les salariés qui seront intégrés par le futur en télétravail ou sur un autre site.

    Utiliser des applications et des logiciels de suivi

    L’utilisation de logiciels de gestion permet de simplifier l’organisation à distance. Les nouveaux collaborateurs pourront plus facilement se rendre compte de l’organisation interne et des projets. Opentime permet ainsi d’organiser le temps de travail, de suivre les taches en cours et de garder un lien sur le travail de l’équipe et les projets. La team Opentime prévoit également la possibilité d’organiser des formations sur le logiciel si vous intégrez plusieurs collaborateurs à la fois et que vous souhaitez une formation complète sur son utilisation !

    Communiquer un maximum

    Organiser une visioconférence peut permettre de se comprendre plus facilement et plus rapidement que d’accumuler les emails d’incompréhension ! Le fait de communiquer a plusieurs objectifs, celui d’avancer sur des projets bien sur mais également de conserver ou créer le lien social et de mettre en confiance. Il est conseillé d’appeler directement les membres d’une équipe lorsqu’un échange par mails ou messages dure plus de 5 minutes à la suite par exemple.

    Assurer l’interactivité

    L’interactivité a pour objectif principal de créer un sentiment d’appartenance au sein d’une équipe. Pour cela, lors de l’onboarding d’un collaborateur, il peut être pertinent de le faire participer aux réunions d’équipe via visioconférence, même s’il n’a rien d’engageant à dire lors de ces réunions. Il s’agira ici de lui donner une idée du fonctionnement de l’équipe en action et des relations interpersonnelles. Lors des premiers jours d’un salarié entrant, vous pouvez également demander à votre équipe de lui envoyer des messages de présentation pour le mettre en confiance.

    Assurer le partage d’informations

    Un point majeur du télétravail est de s’assurer de favoriser au maximum des bonnes conditions de travail à domicile. Cela passe par la mise à disposition de matériel informatique mais également par le partage d’informations. En effet, toutes les informations nécessaires doivent être disponibles pour le nouveau salarié ! Vous pouvez pour cela dresser une liste des personnes à qui il doit s’adresser pour obtenir ces informations ou lui attribuer un référent qui sera en charge de lui indiquer qui contacter, de quelle manière et de faire des points fréquents avec lui.

    Ça y est, vous êtes fin prêts à intégrer de nouveaux collaborateurs en temps de télétravail ! Et surtout, n’hésitez pas à en faire plus que d’habitude, ce ne sera jamais trop pour créer une nouvelle relation de travail efficace et enrichissante 😉

  9. Entre les entreprises qui se mettent au 100 % télétravail et vendent leurs locaux et les entreprises d’ameublement et d’informatique qui vendent des kits de télétravail, le moins que l’on puisse dire est que le télétravail se démocratise ! Sans s’apparenter aux extrêmes, il est important pour vous de mettre en place quelques mesures pour rendre les prochaines périodes de télétravail sereines.

    Le télétravail ne doit en effet pas être une source d’angoisse pour les salariés ou les managers malgré la difficulté qu'apporte celui-ci dans la coordination des rythmes des différents membres de vos équipes.

    Pour cela la team Opentime vous a fait une petite sélection des actions primordiales à mettre en place.

    S’organiser

    L’organisation est un élément principal du télétravail et de la gestion des équipes à distance. Il faut en effet vous assurer que chacun trouve son rythme de travail et gère son temps correctement pour réaliser ses missions. Utiliser un logiciel de gestion de temps permet de rendre plus facile la gestion des heures travaillées. Pour cela Opentime est un vrai plus puisqu’il vous permet de gérer les heures de travail en indiquant les activités réalisées sur le temps à distance ainsi que de gérer le télétravail avec le module développé cette année. Notre module vous permet à la fois de discerner le temps passé en télétravail et celui passé en entreprise mais également de mettre en place des demandes de télétravail dans la même configuration que des demandes d’absence afin de gérer ces périodes au mieux au sein de l’équipe.



    Communiquer

    La communication est un élément clé pour le bien-être des membres d’une équipe. N’hésitez pas à organiser des évènements à distance qui puissent rapprocher vos salariés. En effet, le télétravail rend les relations plus compliquées mais les logiciels de visioconférence sont une bonne alternative pour remédier à ce manque de communication et de proximité. Mettre en place des activités de team building plus ou moins informelles peut permettre de rassembler vos équipes pour garder le lien social, indispensable à la survie de l’esprit d’équipe. Cette communication est également importante entre les personnes présentes au bureau et celles à distance si vous êtes en télétravail partiel puisque certaines discussions informelles mais majeures peuvent échapper aux salariés non présents qui se sentent à la fois rejetés et pas à la page dans leurs actions.



    Fixer des limites

    Eviter l’épuisement professionnel de votre équipe en fixant des limites et des règles est indispensable. Pour cela il est important d’établir des programmes, des taches, des missions pour amener vos collaborateurs à un sentiment d’épanouissement et de réalisation. Les managers doivent également faire prendre conscience à leurs équipes de l’importance des horaires et des habitudes malgré le flou qui s’installe entre le temps de travail et le temps personnel. Vos collaborateurs doivent pour cela éviter de communiquer par téléphone ou par mail en dehors des horaires de travail. La mise en œuvre d’un outil de gestion de temps peut aider à ce sujet. Opentime est également une bonne solution pour apprendre à gérer des missions et des tâches au sein de votre équipe à distance. Sur le logiciel, les tickets (ou demandes ou kanbans) permettent à chacun de se coordonner avec le client final et les autres membres de l’équipe avec lesquels il faut interagir. Pour finir, définir un espace de travail est également une action saine pour éviter le conflit entre repos et concentration en période de télétravail.


    La team Opentime vous conseille donc de définir des limites pour que votre équipe gère au mieux son temps de travail, de maintenir une communication forte et efficace et de ne pas hésiter à utiliser les outils technologiques à votre disposition ou à en mettre en place de nouveaux pour rendre cette période productive et enrichissante pour tous !

  10. 17 mars – 11 mai 2020. 55 jours de confinement strict pour les secteurs professionnels « non essentiels ». Malgré l'inquiétude face au contexte, malgré la fatigue causée par le cumul des charges familiales et professionnelles, malgré les douloureuses restrictions, l'expérience collective du télétravail a aussi apporté sa part d'enseignements. Dans cette série d'articles, la penseuse et écrivaine Peggy Avez propose un regard philosophique sur certains effets libérateurs du télétravail.


    La liberté de choisir son heure

    Avoir l'initiative de son emploi du temps transforme l'acte de travailler. Un leitmotiv récurrent chez les free-lance. C'est aussi ce que de nombreuses personnes salariées ont (re)découvert durant la crise du coronavirus. Quitte à travailler lorsque les enfants dorment, à jongler d'improvisations en improvisations pour pallier à court terme la fermeture des écoles, le fait de ne plus subir les horaires rigides uniformément imposés par les entreprises leur a restitué la jouissance d'un plaisir simple : organiser soi-même sa journée. Même lorsqu'on ne décide pas de ses contraintes, pouvoir choisir la façon dont on les articule dans sa journée, en respectant le rythme propre de ses besoins, comporte une part de liberté dont nous prive le fonctionnement habituel, uniforme et hiérarchisé du travail salarié.

    Pourquoi est-ce si important non pas seulement de choisir ce qu'on fait, mais de choisir le moment où on le fait ? Pourquoi certain·e·s se disent prêt·e·s à travailler plus à condition de pouvoir choisir leurs horaires ?

    Cette motivation aux apparences toutes contemporaines se trouve déjà finement décrite chez Jean- Jacques Rousseau. Le penseur de l'émancipation politique et pédagogique avait découvert pour lui- même une autre forme de liberté, à la première personne : celle d'une temporalité rendue possible par la solitude (récemment appelée « distanciation sociale » !) et ses rêveries. Disposer de son propre temps constitue une expérience fondamentale de liberté.

    « Jean-Jacques – c'est ainsi qu'il se dépeint – déteste la gêne autant qu'il aime l'occupation. Le travail ne lui coûte rien pourvu qu'il le fasse à son heure et non à celle d'autrui. »
    Rousseau, juge de Jean-Jacques

    Il suffit qu'on lui prescrive le moment d'une action pour que celle-ci devienne illico un obstacle tant à son plaisir qu'à sa liberté. Car le timing imposé par autrui m'interdit d'avoir l'initiative de mon action, initiative pourtant déterminante pour le plaisir que j'en tirerai. La planification des mes journées par autrui me dépossède de ma capacité d'initier mon présent, de telle sorte qu'elle suffit à transformer une action en travail servile. Initier, c'est commencer intentionnellement. L'initiative n'est donc pas seulement le choix d'une action, mais le choix du moment où j'entreprends cette action. Le contexte temporel de mon existence détermine mon degré de liberté.

    Soit, mais le temps n'est-il pas toujours contraint par sa limite quantitative et par son irréversibilité ? Le temps n'est-il pas toujours un obstacle douloureux pour mes projets ? Rousseau nous interpelle au contraire : le temps n'est pas une contrainte, pas plus que ne le seraient nos instruments de mesure (montres, horloges, smarphones...). Mais il devient vecteur de contraintes lorsqu'autrui en use pour me prescrire mes actions. Assujetti aux attentes, pressions, désirs des personnes qui m'entourent, le temps cesse de m'appartenir ainsi que tout ce que j'y accomplis. À l'inverse, il suffit que je puisse initier moi-même une action pour qu'à mes yeux au moins, elle devienne libre.

    « Après avoir donné la matinée à divers soins que je remplissais tous avec plaisir, parce que je pouvais les remettre à un autre temps, je me hâtais de dîner pour échapper aux importuns, et de me ménager un plus long après-midi. (...) Me voilà maître de moi pour le reste de ce jour ! »
    Rousseau, Lettre à Malesherbes

    On remarque ici le plaisir évoqué par celles et ceux qui apprécient des formes souples de télétravail : les tâches peuvent me devenir agréables si je les exécute au moment où je choisis de le faire. Je peux faire avec enthousiasme ce que j'aurais fait dans la souffrance sous l'injonction arbitraire de quelqu'un.

    Conformément à l'idéal moderne de liberté, résumé par Benjamin Constant dans De la liberté des Anciens comparée à celle des Modernes, la jouissance privée suppose l'indépendance protectrice de l'individu à l'égard de la volonté d'autrui. La liberté s'accompagne toujours du plaisir d'avoir fait ce qu'on a voulu et non ce qu'autrui a voulu qu'on fasse. Nous ne nous épargnerons jamais certaines contraintes, mais nous pouvons vivre de telle sorte que ces contraintes ne soient pas instrumentalisées dans un rapport de domination. Pouvoir organiser soi-même ses journées, c'est faire ce qu'on a à faire sans jamais obéir à un ordre.

    « Je n'ai jamais cru que la liberté de l'homme consistât à faire ce qu'il veut, mais bien à ne jamais faire ce qu'il ne veut pas, et voilà celle que j'ai toujours clamée, souvent conservée, et par qui j'ai été le plus en scandale avec mes contemporains. »
    Rousseau, Rêveries du promeneur solitaire (Sixième promenade)

    Ces quelques remarques rousseauistes nous permettent d'approfondir la dimension temporelle de notre liberté : nous n'avons pas seulement besoin d'espace pour agir librement. Il nous faut aussi libérer le temps des multiples pressions et compressions qu'il subit dans nos pratiques actuelles, ce qui suppose de modifier en profondeur notre représentation du travail et de ses impératifs soi-disant incontournables.

    Contrairement à l'approche quantitative management néolibéral, le temps de travail n'est pas qu'une ressource mesurable à maximiser ! Pour être humain, l'organisation de notre temps doit pouvoir exprimer notre intentionnalité, donc notre capacité à tenir compte de notre rythme, de nos contraintes, de nos facilités et difficultés, en vue de travailler de la façon la plus adéquate. Cela ne nous empêche bien sûr pas de comprendre certaines contraintes de synchronisation sociale lorsque les échéances, réunions ou rendez-vous sont indispensables. Mais ces contraintes professionnelles et personnelles – si elles sont pertinentes – doivent pouvoir être appropriées par la personne qui peut user de sa capacité à les évaluer et à les articuler au mieux. À l'inverse, l'hyperplanification épuise et conduit souvent les salarié·e·s à devoir s'arrêter plus ou moins ponctuellement, faute d'avoir pu initier un rythme respirable. Plus les horaires sont rigides, plus les individus doivent perdre leur énergie à subir, plutôt qu'à agir.

    Ce constat déborde la sphère professionnelle. Bien que nous aimions nos ami·e·s, nos loisirs, nos familles, le remplissage de nos agendas finit par nous ôter la possibilité d'improviser – d'improviser ne serait-ce qu'un repos nécessaire mais non planifié ! – et réduit par là notre entrain. C'est que nous avons besoin de reconnaître dans le fil de nos journées la marque de notre pouvoir d'initiative, tout comme nous avons besoin de reconnaître dans les espaces que nous habitons la marque de notre personnalité. Au fond, ce n'est sans doute pas le bonheur que nous attendons du travail, mais la possibilité d'habiter personnellement le monde par ses actions et ses talents, au lieu d'y être réduit à une main d'oeuvre mesurable.

  11. Depuis le mercredi 4 mars, une procédure simplifiée d'arrêt de travail a été mise en place pour les parents qui doivent garder leur enfant à la maison.

    Si l'école ou la crèche de l'enfant est fermée, l'employeur peut demander, en ligne, un arrêt de travail pour les salariés qui doivent garder leur enfant grâce au télé-service. Cet arrêt durera 14 jours calendaires à partir du début de l’arrêt déclaré. De plus, le salarié percevra des indemnités journalières sans délai de carence, ainsi qu'un complément de salaire de la part de son employeur (mais seulement selon certaines conditions).

    Cependant, seul un des parents peut bénéficier de cet arrêt de travail, et il y a certaines conditions à respecter pour qu'il puisse être délivré :

    1. l'enfant doit être âgé de moins de 16 au premier jour d’arrêt
    2. l'établissement de l'enfant doit être fermé ou bien domicilié dans une des communes concernées (dont la liste est mise à jour régulièrement sur
    3. l'employé ne doit pas avoir les moyens de se mettre en télétravail

    Si l'enfant doit être isolé (car de retour de voyage dans les zones à risque) et qu'il n'y pas d'autre moyen de le faire garder : l'employé doit appeler l'agence régionale de santé pour qu'un médecin habilité puisse faire un arrêt de travail correspondant à la durée d'isolement préconisée de l'enfant. Dans ce cas, le salarié pourra percevoir des indemnités journalières de sécurité sociale.

    Grâce à Opentime, vous pouviez déjà faire des demandes de télétravail si vous devez garder votre ou vos enfants à la maison. Pour cela, il vous suffit de suivre la démarche présentée dans notre FAQ.

    Mais si vous n'en avez pas les moyens, vous pouvez également faire une demande de « Congés maintien à domicile – Coronavirus ». En effet depuis le jeudi 12 mars 2020 en fin de matinée, tous les nouveaux comptes comporte le type « Congés maintien à domicile – Coronavirus » dans la liste des congés de base d'Opentime. Cette liste est par ailleurs totalement modulable.

    Pour faire une demande d'absence, il vous suffit d'aller dans l'onglet Ressources humaines puis Demandes d'absence.

    Onglet Demandes d'absence
    Onglet Demandes d'absence

    Ensuite vous devez cliquer sur + Demande de congés puis remplir le formulaire.

    Bouton d'ajout
    Bouton d'ajout

    Il faudra ensuite confirmer la demande en la cochant et appuyant sur Confirmer, et l'administrateur pourra par la suite la valider.

    Un administrateur peut également exécuter la même démarche pour mettre des jours de congés à un des utilisateurs. Il suffira juste d'indiquer le nom de l'employé dans le formulaire de demande de congés, puis de confirmer et finalement de la valider.

    Formulaire de demande
    Formulaire de demande
  12. Depuis le mois de janvier 2020, le module de télétravail est disponible dans les packs RH et Premium de notre logiciel Opentime. Et même si on vous a déjà expliqué dans le billet d'il y a quelques jours que cette nouvelle méthode de travail progresse petit à petit en France, il pourrait rapidement être mis en place à plus grande échelle et cela à cause de l'expansion du coronavirus. Ainsi pour faciliter sa mise en place, le module de télétravail est désormais disponible dans les packs Start et Projet d'Opentime. Il est donc disponible pour tous !

    Où trouver le module de télétravail
    Où trouver le module de télétravail (une fois qu'il est activé sur votre instance)

    Vous pouvez tester cette fonctionnalité grâce à l'essai gratuit de 30 jours et nous contacter par mail ou par téléphone au 03 20 06 51 26 pour une démo.

    Et pour limiter le risque de transmission, n'oubliez pas :

    • Lavez-vous les mains très régulièrement
    • Utilisez des mouchoirs à usages uniques
    • Toussez et éternuez dans votre coude
    • Evitez les embrassades et ne serrez pas la main pour vous saluer
    • Portez un masque si vous êtes malade

    Si vous avez des questions, un numéro vert est en place 24h/24 et 7j/7 : 0 800 130 000 ou appelez le 15.

  13. Depuis quelques années, le télétravail séduit de plus en plus les salariés, mais les employeurs aussi ! Selon l'Observatoire du télétravail, 17 % des salariés français seraient concernés par cette nouvelle organisation du mode de travail.

    Qu'est-ce que le télétravail ?

    C'est lorsqu'un salarié exerce son activité professionnelle à distance de son entreprise, que ce soit depuis son domicile ou dans un bureau équipé mis à sa disposition par l'employeur, grâce aux outils de télécommunication (internet, téléphone, etc.). Bien que théoriquement le télétravail puisse être appliqué par tous, il ne s'agit pas pour autant d'un droit pour les salariés. Il peut se faire à la demande du salarié ou sur proposition de l'employeur.

    Le télétravail possède de nombreux avantages, aussi bien pour le salarié que pour l'employeur. Pour ce dernier, il permet entre autres d'accroître la motivation et l'implication des salariés notamment en améliorant leur qualité de vie au travail, mais également de faire baisser l'absentéisme et le turnover dans l'entreprise. Pour le télétravailleur, il est donc possible d'avoir des horaires de travail plus souples ainsi qu'une diminution de la fatigue et du stress, mais aussi une augmentation de l'autonomie et des responsabilités.

    Le module de télétravail chez Opentime

    Le télétravail permet essentiellement de manager le temps des salariés de façon différente. C'est dans l'optique de faciliter cette démarche que depuis le mois de janvier 2020, un module de télétravail avec et sans validation a été ajouté à Opentime. Il rend possible, entre autres, la création d'une demande avec ou sans validation, pour le matin, l'après-midi ou bien une journée complète.

    Ainsi un collaborateur peut faire une demande de télétravail :

    Bouton pour ajouter une demande de télétravail
    Formulaire de demande de télétravail

    Ensuite son responsable pourra les valider (ou non) :

    Demande de validation

    Et enfin cette journée de télétravail apparaît dans sa grille hebdomadaire.

    Bien sûr il existe un tableau de bord avec toutes les journées en télétravail pour le service RH et/ou la direction :

    Tableau récapitulatif du télétravail

    Depuis le début de l'année 2020, qui a vu le télétravail augmenter de manière exponentielle, nous avons cherché à mettre en place de plus en plus de solutions de gestion du télétravail à votre disposition dans Opentime.

    Il vous est ainsi possible de sélectionner directement dans la saisie de temps, la période d'une journée réalisée en télétravail si cela ne requiert pas de validation de la part de l'employeur :

    Indiquer les périodes en télétravail dans la saisie de temps

    Ces différentes saisies sont désormais disponibles dans tous les packs pour vous faciliter la gestion de cette période un peu compliquée.

    Si vous souhaitez une démo, contactez-nous par mail ou par téléphone 03 20 06 51 26. Et bien sûr vous pouvez aussi créer votre compte directement.

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