Depuis 2018, avec la mise en place de la RGPD, la sécurité des données est un sujet qui refait fréquemment surface parmi les problématiques d'actualité.

La crise sanitaire a elle aussi attiré l'attention sur quelques questions de protection des données !

Au coeur de l'actualité ces derniers jours, l'application gouvernementale TousAntiCovid Vérif qui permet de lire le QR Code des employés devant justifier d'un pass sanitaire. Dans un souci de respect des données personnelles, celles-ci n'apparaissent que partiellement à la lecture du QR Code et elles ne peuvent pas être conservées par l'employeur même s'il s'agit d'un vaccin ce qui complique parfois la gestion des RH.

Si la protection des données s'applique aux informations sur les salariés, elle concerne également les données de l'entreprise visibles par les salariés. Avec la montée du télétravail permanent, de nouvelles règles sont de mise pour garantir leur sécurité...

Sécurité des données et télétravail

Si une partie des salariés souhaite désormais travailler à domicile un ou plusieurs jours par semaine, les conditions de sécurité de l'équipement informatique ne sont pas toujours optimales. En effet, dans certaines entreprises, il est possible d'obtenir un PC portable professionnel mais dans les petites entreprises ce n'est pas toujours possible. Il est alors nécessaire d'avoir sur votre ordinateur personnel des outils performants pour faire face aux risques de sécurité sur des fichiers professionnels et parfois confidentiels.

En dehors de cette question de sécurité, de nombreuses entreprises se questionnent sur le confort de l'expérience utilisateur quand il s'agit de travailler à domicile.

Selon une enquête menée par Enterprise Management Associates (EMA) en Europe et aux USA en 2021 et évoquée dans un article de Le MagIT, « les équipes réseau des entreprises prennent en ce moment même des mesures pour formaliser l’architecture réseau du télétravail. L’enjeu de fournir à domicile une expérience utilisateur comparable à celle du travail dans les locaux de l’entreprise préoccupe 90,7 % des 312 DSI interrogés ».

La loi RGPD et les outils adaptés

Il existe depuis Mai 2018 un Règlement Général, le RGPD qui régit les normes de protection des données à caractère personnel sur tout le territoire européen. Comme le soulignait à l'époque la Commission Européenne, les règles ne s’appliquent pas aux données traitées par une personne à des fins purement personnelles ou dans le cadre d’une activité domestique [...]. Lorsqu'une personne utilise les données à caractère personnel en dehors de la « sphère privée », par exemple dans le cadre d’activités sociales et culturelles ou financières, elle est alors tenue de respecter la législation en matière de protection des données.

Au sein de l'entreprise, des obligations sur le traitement des informations personnelles découlent de ce règlement universel ce qui nécessite pour l'employeur de garantir même en télétravail la protection informatique des données manipulées par les salariés.

La mise en place rapide et généralisée du cloud et d'autres outils pour faciliter l'accès aux données face au télétravail d'urgence créée de nouvelles menaces. Pour l'instant, aucune nouvelle réglementation généralisée n'a été réalisée concernant le sujet spécifique du télétravail mais chaque entreprise ou groupement d'entreprise peut décider de formuler de nouvelles règles pour l'encadrer.

Dans une note publiée en 2020 suite à l'obligation de télétravail, la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) apportait différentes recommandations aux entreprises. Il est préférable, pour limiter les risques, d'équiper « tous les postes de travail de vos salariés au minimum d'un pare-feu, d'un anti-virus et d'un outil de blocage de l'accès aux sites malveillants ». La mise en place d'un VPN et d'une charte de sécurité spécialisée au cadre du télétravail peuvent également jouer un rôle clé dans votre protection des données.

En parallèle de ces actions techniques, il est nécessaire de sensibiliser et de former les collaborateurs puisqu'ils seront les premiers confrontés à certaines attaques. Il peut s'agir de formations sur la nécessité de mise à jour des mots de passes ou la possibilité d'impression et de conservation de différents documents comportant des données personnelles.

Outre les actions de la part des entreprises, il s'agit également d'une implication de la part des prestataires de services informatiques et d'applications pour fournir des outils sécurisés aux entreprises. Que ce soit des outils comptables, RH ou de CRM, ils regroupent de nombreuses informations nécessitant une protection.

En tant que logiciel en ligne de gestion du temps et de l'activité, Opentime héberge par exemple un flux important de données à caractère personnel. Ces données se doivent donc d'être stockées en France sur des serveurs sécurisés et chiffrés. En outre les utilisateurs peuvent bénéficier d'un SSO (ie. Single Sign-On) pour éviter qu'un nouveau mot de passe ne les encombrent : une des nombreuses options de sécurisation disponible.

Depuis quelques années, alors que les outils digitaux ont pris une place indispensable dans notre quotidien et notre travail, le mobile se développe également dans tous les domaines. Le téléphone portable est aujourd’hui de plus en plus présent pour nous aider dans les tâches du quotidien. Le temps quant à lui est une ressource limitée qui demande une bonne gestion pour pouvoir vivre sereinement.

La team Opentime s’est donc penchée sur le sujet du mobile pour savoir comment il peut être un outil parfait pour gérer les temps de travail de vous-même et de vos équipes.

La gestion du temps de travail

Au niveau RH et en tant que responsable de manière générale, la tâche de gestion du temps de travail est centrale. L'organisation de votre journée et de celle de vos collaborateurs peut fortement faire évoluer la réussite de vos objectifs.

Il est primordial de définir ces objectifs pour pouvoir organiser les plannings en fonction des compétences de vos collaborateurs. Lorsque ces objectifs sont définis, il vous sera par la suite plus simple de définir pour chacun un plan de charge, une semaine type ou un planning que vous pourrez ensuite comparer avec le temps réalisé.

L'intérêt d'utiliser un logiciel de gestion du temps de travail est multiple : gagner en efficacité avec des tâches plus structurées, dégager du temps disponible pour des temps de partage et de communication sur les tâches réalisées et diminuer le stress pour améliorer la qualité de vie au travail.

En tant que responsable, il est intéressant d'avoir une vue sur le temps réalisé des membres de votre équipe pour connaitre la répartition du temps alloué à chaque projet et parfois travailler sur une optimisation de ce temps avec chacun.

D'un point de vue comptable, accéder aux temps de travail des équipe via un logiciel simple permet d'anticiper les factures et de fournir des informations nécessaires aux partenaires externes comme pour le crédit impôt recherche par exemple. Un logiciel de gestion de temps permet ainsi d'avoir un accès digital à l'avancement des activités vis-à-vis du temps et du budget établi.

Pour les employés, avoir un logiciel de gestion de temps à disposition est également un bon moyen d'avoir une vue d'ensemble sur le travail accompli. En effet, cela permet de visualiser le temps attribué à chaque action pour le faire évoluer en fonction des besoins.

En quoi le téléphone portable est un bon outil de gestion de temps ?

Il existe différentes manières d'optimiser l'utilisation de votre smartphone pour gérer votre temps. Différentes applications de calendrier et de planning vous apportent des solutions pour y voir plus clair en termes d'organisation. Il existe également différentes applications de to do list et de gestion des tâches.

Au travail aussi, le mobile peut être un atout.

En effet, il peut être utilisé pour accompagner le logiciel de gestion de temps sur ordinateur s'il est disponible sur mobile. Cela vous permet d'avoir une utilisation similaire si vous préférez l'interface mobile ou une utilisation différenciée s'il est utilisé dans des lieux spécifiques, par exemple dans le coeur d'une usine.

Le mobile vous permet également de gérer vos taches et votre calendrier en ayant toutes ces informations à portée de main, directement dans votre poche !

Quels atouts supplémentaires le mobile apporte à Opentime ?

Le logiciel de gestion de temps et d'activité Opentime est disponible sur différentes plateformes. Il existe en effet une application Android et IOS que vous pouvez installer directement sur votre téléphone. Vous pouvez alors accéder aux plannings, aux temps, aux congés ou encore aux contacts et au calendrier.

Selon nos clients, sur Opentime, une fois le paramétrage réalisé par rapport aux besoins spécifiques, on se connecte très rapidement, avec peu de champs à remplir pour déclarer son temps.

« Et le mieux c’est que l’on peut faire ça sur n’importe quel poste ou téléphone. Le téléphone c’est très utile pour nous, le temps est rentré facilement et nous pouvons le faire de n’importe où, même dans le taxi pour gagner du temps ! […] Et ce qui est bien sur Opentime également c’est que l’affichage est optimisé sur smartphone. »

Ces dernières années, le numérique a pris une place cruciale au sein de l’environnement de travail. Pendant la pandémie, son rôle s’est encore décuplé : réunions en visioconférence, suivi des tâches en cours, emails, webinaires…

La transformation numérique en cours influe fortement sur la façon dont est pratiqué le travail.

Une transformation numérique boostée par la crise sanitaire

Un changement radical a eu lieu dans certaines entreprises puisque contraint par la situation, le numérique s’est imposé à tous, quelque soit les métiers pratiqués.

Selon une étude de Service Now « 87% des cadres dirigeants ont affirmé que la crise sanitaire avait poussé leur entreprise à repenser la façon de travailler. »

De manière générale, il est important aujourd’hui de se questionner sur le ressenti des collaborateurs face à cette transformation plus ou moins radicale et sur les outils à conserver s’ils sont bien intégrés dans le parcours collaborateur.

Comment devenir plus productif grâce à la transformation numérique ?

La transformation numérique est un véritable levier de productivité. Elle permet d’évincer certaines tâches longues et redondantes en les automatisant et de rendre certaines informations plus accessibles.

En effet, un des secteurs clés de cette transformation est celui de la communication entre les membres d’une équipe. Les outils numériques tels que les mails, le téléphone portable, les réseaux sociaux mais aussi les outils collaboratifs et les applications de communication sont de plus en plus utilisés. La communication est un élément clé pour le bien-être des membres d’une équipe. Cette communication est également importante entre les personnes présentes au bureau et celles à distance si vous êtes en fonctionnement hybride (télétravail et présentiel) puisque certaines discussions informelles mais majeures peuvent échapper aux salariés non présents qui se sentent rejetés ou pas à la page dans leurs actions.

Utiliser un outil comme Element, une application de messagerie collaborative, décentralisée et chiffrée (Matrix), peut être une bonne solution. Element permet la création de salons pour les discussions par équipes ou en privé.

Un autre domaine dans lequel la transformation numérique permet une meilleure productivité est celui du suivi du temps et de l’activité. Que ce soit pour gérer au mieux les tâches de vos équipes, obtenir des fichiers pour le Crédit Impôt Recherche ou déterminer le droit aux congés, le suivi du temps se fait de plus en plus à travers des logiciels.

Plus performant, précis et automatisé que des fichiers Excel, le logiciel Opentime répond par exemple à de nouvelles attentes de suivi des temps avec différentes interfaces remplies au fur et à mesure de la période travaillée.

Au niveau des responsables des ressources humaines, les attentes et besoins évoluent également vers une digitalisation des modes de travail. Il s’agit par exemple de digitaliser la mise à disposition de documents RH comme le bulletin de paie ou les demandes de congés pour plus d'accessibilité.

De nouveaux besoins émergent également du côté des collaborateurs avec la généralisation d’un mode hybride de travail. Pour cela, Opentime vous permet de gérer les demandes de télétravail avec ou sans validation de la part des managers en fonction de votre organisation.

Bien sur, il s'agit là d'une liste réduite des nombreuses avancées que permet la transformation numérique. Le téléphone portable occupe par exemple une place de plus en plus importante dans les modes de travail.

Comment s’assurer du bien-être des collaborateurs face au numérique ?

Dans le cadre de la transformation numérique de vos modes de travail, il est important de s’assurer que le bien-être des collaborateurs évolue positivement. En effet, certaines nouveautés mises en place pendant la pandémie ont été réalisées dans l’urgence et peuvent être améliorées.

Tout d'abord, il faut s’assurer que l’expérience digitale du collaborateur est agréable. Pour cela, il suffira de s’informer directement auprès des salariés par des points réguliers.

Ces points vous permettront également de vous assurer que les outils utilisés sont optimisés pour répondre aux besoins de vos équipes. Ils doivent être adaptables en fonction des situations, qui peuvent évoluer très rapidement comme l'année passée nous l'a démontré.

Différents logiciels comme Opentime sont intégralement modulables et personnalisables. Si une équipe performante vous accompagne dans l’utilisation du logiciel, il vous sera facile de le moduler en fonction de vos attentes !

Un troisième point concerne le nombre d’outils pour une expérience satisfaisante et productive. Il vaut mieux ne pas démultiplier les outils pour gagner en simplicité notamment pour les salariés qui ont peu l’habitude du numérique.

Le suivi de ces salariés est majeur pour ne pas perdre en compétences. Un engagement et une satisfaction plus fortes découleront d’un accompagnement fort des collaborateurs notamment par des formations qui leur permettront une montée en compétences sur les sujets digitaux.

Bien sur, tous ces outils demandent un matériel de qualité, à la maison comme au bureau et une connexion wifi suffisante, deux points qui sont un sujet récurrent mis en lumière par l'Accord national interprofessionnel sur le télétravail.

Ce mois-ci, la team Opentime s'est intéressée au numérique au service des organismes à but non lucratif, un petit tour du sujet, ça vous dit ?

Les associations ont-elles besoin d'intégrer la technologie ?

Le numérique évolue chaque jour. Il permet à tous types d’organisme de se faire connaitre et de développer ses actions et projets plus efficacement. Les associations et autres organismes à but non lucratif n’échappent pas à la règle puisqu’elles intègrent aujourd’hui de plus en plus le numérique dans leur développement.

Selon une enquête de Recherches et Solidarité en 2019, le nombre d’associations en activité en France se situait entre 1,35 et 1,45 million. De ces diverses associations découlent des projets variés qu’il s’agit de développer du mieux possible.

Les associations doivent donc opérer aujourd’hui une véritable transition numérique en intégrant la dimension virtuelle et les nouvelles technologies de l’information et de la communication à leur fonctionnement.

Si les associations ne sont pas équipées c’est pour la plupart pour des raisons d’une mauvaise estimation des coûts. En effet, le numérique est devenu de plus en plus accessible s’il on sélectionne correctement ses objectifs et les outils pour les atteindre.

Pourquoi passer au numérique ?

Utiliser internet est un atout majeur aujourd’hui pour développer des projets. C’est un outil qui permet une coopération et une coordination entre les membres simplifiées ainsi qu'un recrutement d’éléments extérieurs plus rapide.

Le numérique joue sur plusieurs tableaux pour les associations. Il vous permet tout d’abord d’améliorer l'image et la notoriété de votre organisation. En effet, en termes de marketing et de communication, internet joue un rôle clé que ce soit en interne ou en externe.

La transition numérique d'une association peut également permettre de répondre aux enjeux majeurs de structuration de l'activité et de prise en charge des ressources d'une association.

Quels outils choisir pour une association ?

Site internet

Internet est avant tout un moyen de communication institutionnelle pour les associations. Il s'agit dans un premier temps de créer un site internet. Pour cela, vous avez à votre disposition de nombreux sites gratuits ou accessibles comme Nursit et Wix qui vous permettent de générer un site plus ou moins personnalisé.

Réseaux internes et externes

Pour renforcer votre présence via la communication digitale, il est évident que l'utilisation des réseaux sociaux est de plus en plus indispensable. Il faut toutefois sélectionner les réseaux qui correspondent au public de l'association : plus institutionnel pour Linkedin et plus personnel sur Instagram par exemple. Facebook reste le réseau privilégié des associations puisqu'il permet d'atteindre des personnes de tout âge dans leur utilisation personnelle des réseaux.

Il peut également être intéressant pour renforcer la coordination des membres de l'association de mettre en place un réseau social interne, encore plus en cette période de crise sanitaire où il est complexe de se réunir pour un projet commun. Ce type d'outil facilitera le travail collaboratif entre vos membres. Il peut ainsi s'agir de créer des groupes avec les adhérents actuels, les mécènes ou les anciens adhérents pour partager idées et avis.

Designs

Afin de rendre ces réseaux performants, vous ne devez pas hésiter à vous intéresser aux différents logiciels de conception graphique disponibles sur internet. Evidemment la suite Adobe est un outil performant mais qui demande une maitrise importante. Vous pouvez également utiliser le logiciel gratuit Canva pour réaliser des designs attractifs.

Gestion

Il faut toutefois constater que de trop nombreuses associations voient uniquement internet comme un outil de communication.

Mais attention, vous pouvez également vous en servir pour gagner en efficacité dans vos activités !

Un outil de gestion des temps et de l'activité peut vous permettre de structurer vos actions, de répartir les tâches entre les membres et de suivre les actions réalisées par chacun même à distance. Sur Opentime, chaque membre et/ou salarié-e se connecte via des identifiants personnels, pour y saisir les temps consacrés à chaque projet, ainsi que les congés, absences et déplacements.

Vous pouvez suivre l'évolution de votre activité et éditer à n'importe quel moment les reportings demandés par vos subventionneurs. Ainsi, vous pouvez anticiper les attentes de vos financeurs et suivre vos projets d'un coup d'oeil, grâce à une base de données rassemblant vos partenaires, projets, temps, frais, factures.

Comptabilité

À ces outils de gestion du temps et de l'activité, vous pouvez également ajouter des outils digitaux de gestion comptable comme Assoconnect qui permettent de suivre les finances de l'association.

Recrutement & évènements

Afin de renforcer l'ampleur des actions de l'association, HelloAsso pour obtenir des financements et des participants aux évènements ainsi que Benevolt pour faire appel à des membres bénévoles sur des missions ponctuelles sont des sites internet qu'il peut être intéresser d'intégrer à la transition digitale de votre association.

Alors, vous êtes partants ?

La technologie est donc aujourd'hui un vrai atout pour les associations puisqu'en plus des avantages qu'elle offre en termes de communication, elle améliore le fonctionnement de l'organisation au quotidien.

Les solutions développées à l’origine pour les entreprises sont adaptables aux associations qui ont finalement des problématiques en partie similaires.

Il s'agit donc de lever les freins qui bloquent les associations dans l'intégration du numérique : appréhensions des membres concernant le maintien des relations humaines et le prix des outils, manque de compétences et d'équipements... Ces freins peuvent être levés par une bonne étude du sujet ainsi que des formations, le marché offrant aujourd'hui des solutions flexibles.

L'avantage des services en ligne et des logiciels est également leur personnalisation. La team Opentime reste en effet disponible à tout moment pour s'adapter à vos exigences individuelles

Portez-vous bien et n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par mail si vous souhaitez plus d'informations sur la manière dont nous pouvons vous aider.