Bulletin de paie dématérialisé, où en est-on en fin 2021 ?
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Bulletin de paie dématérialisé, où en est-on en fin 2021 ?

Publication initiale le 29/10/2021
4 min de lecture

Le nombre d'entreprises qui choisissent de renforcer la numérisation de leurs processus internes augmente de jour en jour et à plus grande vitesse depuis les différentes périodes de télétravail imposées.

Le domaine des ressources humaines ne déroge pas à la règle même s'il demande une considération importante de la protection des données personnelles. Parmi les différents processus RH dématérialisables, le bulletin de paie numérique est le plus développé.


Difficile aujourd'hui de trouver une source d'informations qui indique la même progression de la mise en place de la fiche de paie dématérialisée dans les entreprises françaises.

Il semble toutefois dans les derniers chiffres sortis que ce nombre soit en forte augmentation. Selon un article de Clémence Jost publié par Archimag suite au salon Documation de septembre 2021, « seuls 33 % des responsables des ressources humaines (RH) français remettent leurs bulletins de paie au format numérique à leurs collaborateurs » en 2021. Un chiffre qui paraît plutôt bas mais pas tellement puisqu'en 2019 ils étaient seulement 20 % !

La team Opentime s'est penché cette semaine sur son fonctionnement et ses avantages !

Bulletin de salaire sous forme électronique : comment fonctionne-t-il ?

Depuis le premier janvier 2017, il est possible pour les employeurs de choisir la remise de la fiche de paie par voie électronique au lieu du classique bulletin de paie papier. Auparavant, il était nécessaire de demander l’accord des employés.

Comme un document classique, la fiche de paie dématérialisée contient les informations obligatoires : le nom de l’employeur et du salarié, le nombre d’heures travaillées, les congés, le montant du salaire ainsi que les cotisations et les impôts.

Aujourd’hui la dernière loi étant celle de 2017 sur l’autorisation de ce format, il n’est pas obligatoire de dématérialiser le bulletin de paie et il n’est pas prévu qu’il le soit l’année prochaine malgré les différentes informations disponibles sur le net !

Le prochain document qui devra être obligatoirement dématérialisé sort du processus RH puisqu’il s’agit de la facture électronique, obligatoire en 2025. Toutefois, d’ici 2022, dans le secteur public, le bulletin de paie numérique devrait être obligatoire puisqu’il fait partie d’une démarche globale de dématérialisation des procédures publiques (Plan Action Publique 2022).

Quelques règles s’appliquent à la fiche de paie numérique :

  • Obligation de prévenir les salariés de la dématérialisation avant la première remise électronique
  • Possibilité pour les salariés de refuser la version numérique, dans ce cas l’employeur doit fournir une version papiers aux employés qui refusent
  • Le bulletin de paie doit être disponible sur un site sécurisé ou un coffre fort à n’importe quel moment (il existe différents prestataires certifiés par le Compte Personnel d’Activité)
  • L’accès aux documents doit être garanti pour au moins 50 ans ou jusqu'à ce que l’employé ait 75 ans

D’autres informations sont à consulter sur le texte de 2017.

Photo par Christin Hume sur Unsplash

Pour quels avantages ?

Si la progression sur les deux dernières années s’explique en partie par la situation sanitaire qui a obligé à accélérer la numérisation des processus pour faciliter l’accès aux documents à distance, la fiche de paie dématérialisée se développe aussi pour ses avantages.

Pour les responsables des ressources humaines, il s’agit principalement d’un gain de temps et de facilité d’organisation puisqu’une fois la démarche mise en place, il est plus facile de réaliser la remise via un système électronique plus ou moins automatique en fonction des besoins. Cette pratique permet d’éviter des taches chronophages d’impression et de mise en pli par exemple.

En fonction de la solution numérique sélectionnée par l’employeur il peut également s’agir d’une économie satisfaisante pour l’entreprise notamment au niveau de l’impression même si cela dépend fortement de la taille de l’entreprise.

Certains évoquent une amélioration du coût écologique puisque diminuer l’impression peut impacter positivement le bilan carbone mais cet impact est fortement restreint surtout si des mails sont envoyés par le logiciel utilisé.

En termes de marque employeur il s’agit d’un plus puisque cette pratique tend à jouer sur l’image innovante de l’entreprise dans l’organisation. Un stress en moins pour les salariés et les services RH puisqu’il n’y a plus de risque d’égarement au cours de l’archivage de ces documents importants, chaque bulletin est disponible en ligne et à tout moment. Un bonus pour la qualité de vie au travail !

Ainsi, « parmi les salariés qui ne bénéficient pas encore de la dématérialisation, 70% souhaiteraient recevoir des bulletins de paie numériques », souligne Bertrand Dolbeau, directeur produit, marketing et partenariat, Digiposte dans un article du Figaro.

Une première étape pour un processus RH entièrement en ligne ?

Si la dématérialisation de la fiche de paie est une étape qui n’est pas encore franchie par plus de la moitié des entreprises françaises puisqu’elle prend du temps, il ne s’agit que d’un premier pas vers d’autres avancées.

En effet, de nombreuses avancées sont possibles en termes de digitalisation et d’automatisation des processus RH. S’il est évident que chaque entreprise est différente et qu’il faut prendre en considération les caractéristiques qui feront de ces étapes une simplification ou une complexification des processus, pour une grande majorité, se débarrasser des documents Excel permet d’éviter des erreurs et d’éliminer des tâches chronophages.

Il s’agit par exemple de la digitalisation de la saisie des temps via un logiciel web qui viendra ensuite alimenter les logiciels de paie et la création de la fiche de paie dématérialisée. Ou bien de la gestion des congés et des absences, ou des notes de frais…

Attention toutefois à la dématérialisation de la signature du contrat de travail ou d’autres documents officiels qui demande de s’assurer de la sécurité des logiciels sélectionnés afin de sécuriser les données sensibles qu’ils contiennent !