La fin de l'année approche et nous savons qu'il n'est pas toujours facile de se rappeler des actions qu'on ne fait qu'une fois par an. Alors pour vous aider, voici un récapitulatif rapide des actions à faire sur votre instance Opentime afin de préparer la reprise en janvier 2023. ll est possible que vous ne soyez pas concernés par certaines de ces astuces si vous n'utilisez pas l'ensemble des fonctionnalités disponibles dans le pack Premium ou le pack Association.

L'heure du bilan a sonné...

Clôturer la saisie des temps

En cette fin d'année, vous pouvez figer les temps si vous souhaitez faire un bilan par projet, client ou activité des heures travaillées.

Vous devrez pour cela forcer les dates de validation de chacun de vos collaborateurs. Vous pouvez passer par l'onglet Temps et valider semaine après semaine les grilles à partir de la dernière semaine validée. Ou pour aller plus vite, petite astuce : rendez-vous dans le sous-onglet Utilisateurs de Configuration et modifier la date de dernière validation directement dans les fiches utilisateurs de chacun, ce qui figera le temps avant cette date.

Analyser les données de l'année 2022

N'hésitez pas à utiliser les exports disponibles sur votre instance Opentime pour documenter votre bilan de fin d'année. Pour cela rendez-vous dans le sous-onglet Exports Excel de la page Reporting.

Si vous utilisez les modules de gestion de projet d'Opentime, vous pourrez également utiliser les informations disponibles dans l'onglet Finances pour calculer des informations clés comme le restant à facturer ou le produit constaté d'avance en fonction des avancés de vos projets au 31 décembre.

Vous trouverez aussi les sous-onglets Compte-rendu d'activité, Synthèse et Rapport. Le compte rendu d'activité vous donnera le détail des temps pour chaque salarié alors que générer une synthèse vous permettra d'obtenir les temps par collaborateur et projet ou activité.

Générer un rapport vous donnera une analyse plus détaillée notamment en termes de congés ou par métier.

Les congés c'est pour quand ?

Mettre à jour les compteurs de congés

Deux actions à faire concernant les congés pour bien préparer le début d'année : la mise à jour des compteurs et le report du reliquat de congés.

Pour certains d'entre vous, les périodes de congés se clôturent au 31 décembre de chaque année. Si c'est votre cas, et que vous n'avez pas mis en place la mise à jour automatique des congés, pensez à recharger les compteurs de congés pour l'année prochaine.

Concernant le reliquat, rendez-vous dans le sous-onglet Crédit/Débit de Ressources Humaines. Après avoir sélectionné le filtre du type de congés dont vous souhaitez reporter le reliquat, sélectionnez une date en 2023 dans le calendrier. En bas de page, dans l'encart bleu, vous trouverez un bouton pour mettre à jour de reliquat au 31/12/2022.

Faire vos prévisions de congés avec la nouvelle vue

Vous pouvez commencer à prévoir vos congés pour l'année 2023 en créant des brouillons de demandes de congés. Pour cela, rendez-vous dans le sous-onglet Demandes d'absences du menu Ressources Humaines. Vous trouverez sur cette page un calendrier qui récapitule vos demandes de congés en cours et validées sur les 12 prochains mois !

Les demandes en brouillon s'affichent avec un picto crayon, celles en cours de validation avec un picto stylo plume et les demandes validées sont symbolisées par une case remplie de la couleur de l'absence posée.

Vous pouvez compléter ce tableau en préparant vos demandes de congés, elles ne seront pas envoyées pour validation et resteront au statut de brouillon tant que vous ne les confirmez pas.

Ajouter les jours fériés 2023

Vous pouvez également charger les jours fériés de 2023 pour qu'ils apparaissent dans la saisie des temps en vous rendant dans le sous-onglet Jours fériés de Configuration. En bas de page, dans l'encadré bleu, indiquez 2023 dans Charger les jours fériés de puis cliquez sur Charger. Appuyez sur le bouton Appliquer ces jours fériés à tous les utilisateurs pour qu'ils s'appliquent à l'ensemble de votre équipe.

Nouvelle année, nouvelle saisie des temps

Mettre à jour l'arborescence de saisie

Il est possible que vos projets varient d'une année sur l'autre ou que vous débutiez de nouveaux projets en début 2023. Pour cela, n'oubliez pas de mettre à jour votre arborescence afin que vos collaborateurs rentrent leurs temps sur les bonnes versions des projets et les bons projets.

Attendez toutefois que les temps aient bien été saisis par vos collaborateurs pour fin 2022 avant d'archiver des projets.

Rendez-vous pour cela dans les sous-onglets Clients et Projets de Configuration.

Vous pouvez supprimer des projets en les sélectionnant et en cliquant sur Supprimer dans la liste déroulante en bas à gauche. Si vous avez ajouté l'option de statut du projet, vous pouvez archiver un projet en changeant son statut . Vous pouvez également ajouter vos nouveaux projets et clients grâce au + vert en haut à gauche de chacune de ces pages.

Si vous souhaitez faire importer en masse de nombreux projets et clients dans votre arborescence, n'hésitez pas à nous contacter directement par mail ou téléphone.

Actualiser le plan de charge

Si vous utilisez les modules de gestion de projet d'Opentime, pensez finalement à bien mettre à jour votre plan de charge via le sous-onglet Plan de charge de Gestion de projet. En complétant ce plan de charge avec les heures prévues pour chaque collaborateur, projet et client, vous aurez la possibilité de réaliser une analyse plus fine de l'avancement de votre projet en comparaison au prévisionnel.

Et voilà, le tour est joué. Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à nous envoyer un petit mail ou à nous appeler, nous restons disponibles pour vous accompagner dans ces différentes actions. En attendant, toute l'équipe Opentime vous souhaite de très belles fêtes de fin d'année !

A bientôt pour de nouvelles aventures sur Opentime 😉