L’année 2025 approche à grands pas !

Vous sentez venir la vague des bonnes résolutions après les fêtes ? Pas de panique, avec un peu d’organisation, vous pouvez mettre toutes les chances de votre côté pour aborder cette nouvelle année avec sérénité au travail.

Que vous soyez dirigeant, manager ou responsable RH, nous savons qu’il n’est pas toujours facile de se souvenir des petites actions que vous ne faîtes qu’une seule fois par an. Pour éviter le stress de dernière minute et vous aider à démarrer efficacement janvier 2025, nous vous avons préparé un récapitulatif clair et efficace des étapes clés pour configurer votre outil de GTA (Gestion des Temps et des Activités).

Sur cette page, vous trouverez les bonnes pratiques à suivre pour tirer pleinement parti de votre logiciel RH en 2025. Que vous utilisiez l’intégralité des fonctionnalités d’Opentime ou seulement quelques-unes (ou même un autre logiciel GTA), ces conseils vous aideront à optimiser votre instance, organiser vos équipes et planifier les temps de travail.

Prêts à maîtriser votre gestion du temps comme un chef en 2025 ? C’est parti pour quelques astuces simples mais ultra-efficaces !

Bilan de l’année : dites adieu à 2024

Clôturez la saisie des temps en toute simplicité

En cette fin d'année, une bonne pratique pour améliorer la gestion du temps de vos équipes est de partir sur de nouvelles bases côté saisie du temps. En figeant les temps dans votre logiciel, vous pouvez non seulement réaliser un bilan précis des heures travaillées par projet, client ou activité, mais aussi faciliter vos processus de paie. Des données bien saisies garantissent une préparation rapide et fiable des bulletins de salaire, tout en évitant les erreurs liées aux heures déclarées.

Dans Opentime, pour figer les temps, vous devrez forcer les dates de validation de chacun de vos collaborateurs. Vous pouvez passer par l'onglet Temps et valider semaine après semaine les grilles à partir de la dernière semaine validée. Pour aller plus vite, petite astuce : rendez-vous dans le sous-onglet Utilisateurs de Configuration et modifier la date de dernière validation directement dans les fiches utilisateurs de chacun, ce qui figera le temps avant cette date.

Analysez les données de 2024 pour mieux planifier 2025

N'hésitez pas à utiliser les exports disponibles sur votre interface Opentime pour documenter votre bilan de fin d'année. Pour cela rendez-vous dans le sous-onglet Exports Excel de la page Reporting.

Vous trouverez aussi les sous-onglets Compte-rendu d'activité, Synthèse et Rapport. Le compte-rendu d'activité vous donne le détail des temps pour chaque salarié, la synthèse vous permet d'obtenir les temps par collaborateur et projet / activité et le rapport vous donne une analyse plus détaillée notamment en termes de congés et absences.

Ce travail de fin d'année vous permettra de mieux anticiper vos besoins en gestion des ressources humaines pour l’année à venir. En ayant une visibilité sur les heures travaillées et la répartition par activité, vous pourrez ajuster vos plannings pour optimiser les charges de travail et la répartition des tâches au sein des équipes. Une saisie des temps bien structurée est donc la clé pour démarrer l'année avec une organisation claire et sereine. Et si cette année, vous n'avez pas l'impression d'avoir optimisé au mieux les temps passés, ce bilan peut-être l'occasion d'échanger avec les membres de votre équipe sur une nouvelle organisation.

Si vous utilisez les modules de gestion de projet d'Opentime, vous pouvez également utiliser les informations disponibles dans l'onglet Finances pour calculer des informations clés comme le restant à facturer ou le produit constaté d'avance en fonction des avancés de vos projets au 31 décembre.

Les congés : anticipez et gardez le sourire pour 2025

Mettez à jour les compteurs de congés pour repartir sur de bonnes bases

Pour bien commencer l’année, il est essentiel de mettre à jour vos compteurs de congés dans votre logiciel de gestion. Deux actions s’imposent : la mise à jour des compteurs de congés et le report du reliquat de congés pour assurer une transition fluide vers 2025.

Pour certains d'entre vous, les périodes de congés se clôturent au 31 décembre de chaque année. Si c'est votre cas, et que vous n'avez pas mis en place la mise à jour automatique des congés, pensez à recharger les compteurs de congés pour l'année prochaine.

Concernant le reliquat, rendez-vous dans le sous-onglet Crédit/Débit de Ressources Humaines. Après avoir sélectionné le filtre du type de congés dont vous souhaitez reporter le reliquat, sélectionnez une date en 2025 dans le calendrier. En bas de page, dans l'encart bleu, vous trouverez un bouton pour mettre à jour le reliquat au 31/12/2024. Cette étape garantit que les soldes de congés soient correctement actualisés pour l’année suivante.

Préparez les vacances 2025

Vous pouvez commencer à prévoir vos congés pour l'année 2025 en créant des brouillons de demandes de congés. Pour cela, rendez-vous dans le sous-onglet Demandes d'absences du menu Ressources Humaines. Vous trouverez sur cette page un calendrier qui récapitule vos demandes de congés en cours et validées sur les 12 prochains mois.

Les demandes en brouillon s'affichent avec un picto crayon, celles en cours de validation avec un picto stylo plume et les demandes validées sont symbolisées par une case remplie de la couleur de l'absence posée.

Vous pouvez compléter ce tableau pour préparer vos demandes de congés à venir, elles ne seront pas envoyées pour validation et resteront au statut de brouillon tant que vous ne les confirmez pas.

Ajouter les jours fériés 2025

La plupart d'entre vous ont opté pour un chargement automatique des jours fériés d'une année sur l'autre. Cette option proposée par Opentime vous permet de passer cette étape. Toutefois, il est possible que la configuration de votre instance soit plus spécifique pour votre entreprise, et que vous ayez donc besoin de faire la manipulation par vous-même.

Dans ce cas, pour que les jours fériés de 2025 apparaissent dans la saisie des temps de votre structure, rendez-vous dans le sous-onglet Jours fériés de Configuration. En bas de page, dans l'encadré bleu, indiquez 2025 dans Charger les jours fériés de puis cliquez sur Charger. Appuyez sur le bouton Appliquer ces jours fériés à tous les utilisateurs pour qu'ils s'appliquent à l'ensemble de votre équipe.

Nouvelle année, nouvelle saisie des temps : soyez à la page pour 2025

Mettez à jour votre arborescence de saisie des temps

Il est possible que vos projets varient d'une année sur l'autre ou que vous débutiez de nouveaux projets en début 2025. Pour cela, n'oubliez pas de mettre à jour votre arborescence afin que vos collaborateurs rentrent leurs temps sur les bonnes versions des projets et les bons projets.

Attendez toutefois que les temps aient bien été saisis par vos collaborateurs pour fin 2024 avant d'archiver des projets.

Rendez-vous pour cela dans les sous-onglets Clients et Projets de Configuration.

Vous pouvez supprimer des projets en les sélectionnant et en cliquant sur Supprimer dans la liste déroulante en bas à gauche. Si vous avez ajouté l'option de statut du projet, vous pouvez archiver un projet en changeant son statut . Vous pouvez également ajouter vos nouveaux projets et clients grâce au + vert en haut à gauche de chacune de ces pages.

Mettre à jour l'arborescence de saisie dans votre logiciel de gestion du temps permettra à vos équipes de saisir leurs heures sur les bonnes versions des projets, tout en optimisant le suivi des temps. Cette étape est essentielle pour garantir que chaque niveau de saisie est bien organisé, et pour vous aider à planifier et suivre les activités à venir. Une bonne gestion en début d'année vous aidera à anticiper plus facilement vos besoins en ressources en cours d'année.

Si vous souhaitez faire importer en masse de nombreux projets et clients dans votre arborescence, n'hésitez pas à nous contacter directement par mail ou téléphone.

Actualisez le plan de charge pour une organisation optimale

Pour finir cette checklist des bonnes actions en fin d'année, si vous utilisez les modules de gestion de projet d'Opentime, pensez à bien mettre à jour votre plan de charge via le sous-onglet Plan de charge de Gestion de projet. En complétant ce plan de charge avec les heures prévues pour chaque collaborateur, projet et client, vous aurez une analyse plus fine de l'avancement de vos projets en comparaison au prévisionnel. Si le plan de charge n'est pas déjà en place sur votre instance, c'est l'occasion de le tester en 2025 !

Cela vous permettra non seulement de suivre l’état d'avancement de chaque projet en temps réel, mais aussi de mieux planifier les ressources et d’ajuster les tâches en fonction des priorités. Grâce à ce suivi détaillé, vous pourrez identifier rapidement les écarts entre le prévisionnel et le réel, optimisant ainsi la gestion des ressources humaines et des heures supplémentaires.

2025 n'a qu'à bien se tenir, vous voilà fin prêt. N'oubliez pas que l'optimisation de votre gestion du temps est un levier puissant pour démarrer l’année sur de bonnes bases, tout en gardant le sourire. En appliquant toutes ces bonnes pratiques sur votre logiciel de gestion du temps, préparez-vous à une année 2025 encore plus organisée et performante !

Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à nous envoyer un petit mail ou à nous appeler, nous nous tenons à votre disposition pour vous accompagner dans ces différentes étapes. En attendant, toute l'équipe Opentime vous souhaite de très belles fêtes de fin d'année !