En direct de la team Opentime...

1. Les petites astuces pour commencer 2021 avec Opentime

   En ce premier mois de l'année 2021, il se passe pas mal de choses sur Opentime pour que vous puissiez planifier votre année. Comme promis, la team Opentime vous a donc fait un récap' des manipulations qui pourraient vous aider.

   

   Mettre à jour l'arborescence de saisie et archiver l'ancienne

   Il est possible que vos projets varient d'une année sur l'autre ou que vous débutiez de nouveaux projets en début 2021. Pour cela, n'oubliez pas de mettre à jour votre arborescence afin que vos collaborateurs rentrent leurs temps sur les bonnes versions des projets et les bons projets. Rendez-vous pour cela dans les sous-onglets Clients et Projets de Configuration.

   Vous pouvez supprimer des projets en les sélectionnant et en cliquant sur Supprimer dans la liste déroulante en bas à gauche. Si vous avez débloqué l'option de statut du projet, vous pouvez archiver un projet en changeant son statut . Vous pouvez également ajouter vos nouveaux projets et clients grâce au + vert en haut à gauche de chacune de ces pages.

   Si vous souhaitez faire évoluer en masse de nombreux projets et clients de votre arborescence, n'hésitez pas à nous contacter directement par mail ou téléphone, nous nous ferons un plaisir de vous aider.

   

   Charger les jours fériés

   Si vous ne l'avez pas fait fin 2020, vous pouvez charger les jours fériés de l'année 2021 en vous rendant dans le sous-onglet Jours fériés de Configuration. Indiquez alors l’année concernée puis cliquez sur Ajouter automatiquement et ensuite pensez à appuyer sur le bouton Mettre à jour afin d'appliquer ces jours fériés à toutes vos équipes.

   Mettre à jour le plan de charge

   Si vous utilisez les modules de gestion de projet d'Opentime, pensez à bien mettre à jour votre plan de charge via le sous-onglet Plan de charge de Gestion de projet. En complétant ce plan de charge avec les heures prévues pour chaque collaborateur, projet et client, vous aurez la possibilité de réaliser une analyse plus fine de l'avancement de votre projet en comparaison au prévisionnel.

   

   Réaliser différentes analyses de l'activité

   L'onglet Reporting peut vous aider à commencer l'année sur de bonnes bases en réalisant différentes analyses de l'activité sur la période précédente. Pour cela, vous trouverez les sous-onglets Exports Excel, Compte-rendu d'activité, Synthèse et Rapport. Le compte rendu d'activité vous donnera simplement le détail des temps pour chaque salarié alors que générer une synthèse vous permettra d'obtenir les temps par collaborateur et projet ou activité. Générer un rapport vous permettra une analyse plus détaillée notamment en termes de congés ou par métier. Vous pouvez pour finir réaliser divers exports Excel afin de faire sortir des informations de votre instance Opentime sous forme de tableaux Excel.

   Si vous utilisez les modules de gestion de projet d'Opentime, vous pourrez également utiliser les informations disponibles dans l'onglet Finances notamment sur l'avancement de vos projets.

   
   

   La team Opentime vous remercie encore pour cette année passée à vos côtés et vous souhaite une belle année source de réussites.

   N'hésitez surtout pas à nous contacter par mail ou téléphone si ce petit récapitulatif n'a pas répondu à toutes vos questions pour commencer 2021 en beauté !

2. La gestion des tickets restaurants : sujet d’actualité sur Opentime

   Les tickets restaurant sont peut-être intégrés depuis longtemps dans vos entreprises respectives mais chez nous c’est un vrai sujet d’actualité : comment vous facilitez la vie en intégrant leur gestion dans Opentime l’année prochaine ? Voyons cela ensemble 😉

   

   Alors déja, les titres restaurant c’est quoi ?

   Selon l’URSSAF, le titre-restaurant est un « titre spécial de paiement des repas remis par l’employeur au salarié ». C’est une prestation cofinancée par l’employeur et l’employé souvent mise en place dans les entreprises qui ne possèdent pas de service de restauration interne au lieu de travail.

   Quelles sont les règles de leur mise en place ?

   La mise en place des titres-restaurant se fait par décision unilatérale de l'employeur ou du comité d'entreprise, mais certaines règles encadrent sa mise en place.

   Ainsi, un seul titre restaurant peut être attribué par jour de travail et uniquement si un repas est compris au sein des horaires de travail. Il n'y a pas de titre restaurant quand le salarié est absent quel que soit le type d’absence.

   C'est l'employeur qui choisit la valeur faciale du titre-restaurant dont il finance une partie et son pourcentage de prise en charge compris entre 50 et 60%.

   Il existe pour finir un principe d’égalité dans lequel on estime que les titres restaurants doivent être accordés de manière égalitaire entre les salariés d’une même entreprise.

   Quelles sont les règle de leur utilisation ?

   L’utilisation de ces tickets est limitée à 19 euros par jour et par personne quel que soit son format et à la consommation d’un repas, de préparations alimentaires directement consommables et de fruits et légumes. Ils sont nominatifs et peuvent être utilisés uniquement dans le département de travail de l’employé ou des départements limitrophes à l’exception des salariés qui seraient amenés à être en déplacement. Utilisables un an, ils doivent être rendus si non utilisés dans les 15 jours qui suivent la fin pour en avoir des nouveaux pour l'année suivante.

   Pourquoi les entreprises les ont mis en place ?

   Le ticket restaurant est avant tout un avantage social, il permet de manger à moindre coût. Pour les salariés c’est en effet un complément de salaire avantageux puisqu’il est non imposé et pour les entreprises c’est un dispositif attractif notamment en termes de fiscalité et qui valorise la marque employeur.

   Quel type de tickets restaurant choisir ?

   Dans un premier temps il existe seulement quatre fournisseurs agréés de ces tickets restaurants que sont Natixis, Accors Services, Chèque Déjeuner et Sodexho.

   Les tickets restaurants existent également sous plusieurs formes, notamment le format papier, classique et différents formats plus ou moins dématérialisés avec une carte ou sur le portable du salarié. 
La différence fondamentale entre ces différents formats est le fait qu’avec un ticket restaurant, le commerçant ne rend pas forcément la monnaie si le montant à payer est inférieur, il n’a aucune obligation de faire un avoir. Alors qu’avec les formats dématérialisés, le salarié est débité uniquement de la somme à payer !

   Et le coronavirus ça change quoi ?

   La crise sanitaire amène à des changements de partout, et les tickets restaurants ne sont pas une exception. Ainsi, le montant maximum des titres restaurant a été remonté à 38 € par jour, s’ils sont utilisés dans des restaurants, des hôtels-restaurants ou des débits de boissons assimilés à ceux-ci. Ils sont aussi utilisables les jours où ils ne l’étaient pas auparavant comme les jours fériés ou les week-end.

   Deux autres mesures ont été mises en place plus récemment : l’utilisation des titres restaurant en click and collect et pour les livraisons ainsi qu’une prolongation de leur validité après la date indiquée sur le titre (jusqu’en septembre 2021 pour la plupart).

   Comment sont-ils gérés ?

   Que les tickets soient en papier ou non, il faut les gérer et ce n’est pas une mince affaire !

   Vous nous avez fait quelques retours en tant que clients d’Opentime sur votre gestion. En effet, chacun décide de la manière dont l’attribution est gérée tant qu’elle est égalitaire entre les salariés.

   Ainsi, par exemple dans la fédération CINOV, les titres restaurants sont gérés d’un mois sur l’autre. Chez un autre de nos clients, un réajustement est réalisé à chaque fin d’année au niveau des jours d’absence et autres différences d’attribution.

   Pour finir, l'association régionale Afipar fonctionne à l'aide d'un tableau avec le nombre de jours ouvrés pour chacun des salariés permettant de commander directement la bonne quantité de titres restaurant pour l'année. Aucun titre restaurant n’est compté au mois d’août pour compenser les 5 semaines de congés payés par an et ils sont réajustés ensuite pour les absences.

   Vos quelques retours nous ont ainsi permis d’avancer doucement vers une idée de la gestion des tickets restaurants sur Opentime qui serait la plus simple, mais nous avons toujours besoin d’en savoir plus alors n’hésitez pas à nous envoyer un message ou à nous téléphoner 😉

3. 2021, prochaine étape avec les tickets restaurants

   
   
   
   

   Bonjour à tous,

   Alors que notre président annonce un « couvre-feu entre 21h et 6h » pour les principales agglomérations françaises, le travail continue chez No Parking. La moitié de l’équipe est en télétravail, l’autre moitié encadre les nouveaux (stagiaire et apprentie) au bureau. On ouvre les fenêtres, on force un courant d’air mécanique en plus et au passage on pousse un peu le chauffage. Bien sûr on commence aussi à préparer 2021.

   Première grosse nouvelle fonctionnalité à l’horizon, la gestion des tickets restaurant. C’est peut-être paradoxale avec tous ces restaurateurs qui tirent la langue, à moins que ce soit juste une occasion de vous soulager de tâches administratives (dans une période qui n'en manquent pas) tout en soutenant une branche particulièrement en difficulté.

   Nous sommes donc en quête de clients (ou prospects) qui souhaiteraient nous expliquer comment ils en gèrent la distribution auprès de leurs équipes : en nombre fixe par mois avec une régularisation en fin d’année ? un calcul savant en fonction des présences du mois précédent ? une combinaison interne qui tienne compte du poste, du service et de l’établissement ? Autant de stratégies que nous avons déjà identifiées : il y en a vraisemblablement d’autres…

   N’hésitez à contacter Ophélie au support (03 20 06 51 26) pour lancer la discussion : nous pourrions ajouter votre formule dans notre roadmap pour le premier trimestre 2021. Et peut-être même que cela pourrait être l'occasion d'influer sur les autres fonctionnalités de l'année prochaine !

   Au plaisir de vous accompagner numériquement pendant cette période de couvre-feu,
            Perrick et toute l’équipe Opentime

   
   
   
   
4. Télé-rentrée et rentrée avec distance : plonger dans la reprise

   
   
   
   

   Bonjour à tous,

   Les enfants sont rentrés à l’école, les masques sont devenus obligatoires au bureau et tout le monde espère que ça tiendra. Au moins quelques temps. Le plus longtemps possible.

   Début 2020, nous avions décidé de focaliser notre attention et les évolutions d’Opentime sur le télétravail : besoin émergeant chez certains de nos clients, nous n’imaginions pas que le Covid19 forcerait tout le monde (ou presque) à expérimenter cette forme de travail à distance.

   Avance rapide de quelques mois : plusieurs modules sont disponibles pour cette rentrée si particulière. On commence bien sûr par tous les types d’absence liés à la pandémie : travail partiel, congés pour garde d’enfants sans mode de garde, etc. Il y a aussi le suivi administratif des jours en télétravail. Ainsi un salarié peut consulter, demander ou poser une journée de télétravail sans que ce soit considéré comme un type d’absence ! Ophélie - qui est revenue de son congé maternité - sera heureuse de paramétrer ces options avec vous dès à présent.

   L’équipe technique avance désormais sur la troisième phase du projet « Ipeka » : comment aider les équipes à s’orienter dans l’activité du quotidien quand elle doit se faire à distance ? La brique que nous développons s’appelle les tickets (ou demandes ou kanbans). Ils permettent à chacun de se coordonner avec le client final (celui qui a fait la demande initiale) et les autres membres de l’équipe avec lesquels il faut interagir. Nous avons par exemple ajouté un bouton « Signaler un problème » : il permet d’alerter la chaîne d’aide (team leader, manager et/ou responsable) et de recevoir un appui quand on se retrouve bloqué avec un besoin mal exprimé, une contrainte gênante ou une dépendance hors de son périmètre.

   Comme pour toutes les évolutions dans Opentime, nous avançons avec les retours et les désirs de toutes les parties prenantes (client, prospect, utilisateur final, etc.) : si vous souhaitez une présentation de ce module - ou d’un autre bien sûr, nous nous ferons un plaisir de trouver un créneau.

   Au plaisir de relever avec vous les défis de cette rentrée si particulière,
            Perrick et toute l’équipe Opentime

   
   
   
   

   PS : en décembre, l’équipe Opentime choisit un nom de code pour marquer les développements de l’année à venir. Après Genova en 2018 et Hevea en 2019, Ipeka avait été choisi pour 2020.

5. Opentime et le coronavirus : une affaire de solidarité

   
   
   
   

   Bonjour à tous,

   Pendant que les équipes médicales sont sur le pied de guerre pour lutter pour l’épidémie du coronavirus, l’équipe Opentime s’est ré-organisée pour maintenir une qualité de service la plus haute possible.

   Si depuis la semaine dernière (le 9 mars 2020), le télétravail est accordé de manière systématique à toute l’équipe, il est évidemment devenu obligatoire pour tout le monde depuis lundi (le 16 mars 2020). Entre temps, nous avions mis en place un outil de télé-conférence (par ailleurs ouvert à tous) et une plateforme de messagerie instantané (en s’appuyant sur les outils choisis par l’Etat français il y a quelques mois, Matrix). L’équipe - ou tout du moins ceux qui n’ont pas d’enfants - travaille désormais à peu près normalement depuis son domicile. Aucun malade n’est déclaré et nous avons même le plaisir de vous annoncer que nous attendons deux naissances dans les semaines à venir (chez Matthieu et Ophélie) : la vie continue.

   Vous aviez peut-être vu passé que nous avions ajouté le module « télétravail » à tous les packs existants : si vous souhaitez l’activer, rien de plus simple : Amélie - notre super stagiaire marketing + communication - a créé une FAQ spécifique pour en montrer le fonctionnement.

   Mais pour les clients Opentime, nous avons effectué un choix encore plus radical : si vous êtes en prélèvement (SEPA ou CB) et sauf mention explicite de votre part, les factures ne seront pas débitées de votre compte avant la fin du confinement. Le coronavirus n'aura pas raison de notre solidarité en ces moments délicats.

   Bien entendu, pour toute demande spécifique, le standard téléphonique - 03 20 06 51 26 - a été dérouté vers mon portable personnel. Vous pouvez aussi utiliser me contacter par email, je suis le contact derrière l’adresse support@opentime.net. Dans les deux cas, je tâcherai de répondre le plus directement possible.

   Avec tous mes encouragements pour cette période délicate,
            Perrick et toute l’équipe Opentime

   
   
   
   

   PS : les plants d'arbre ci-dessus ont été recueillis par mes filles dans un bac à sable proche de chez nous samedi dernier. Ils devront pousser avant qu'on puisse les reconnaître. Mais d'ici là il faudra en prendre soin.